Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 022/14 Referatsaker

Transkript

1 NAMDALSEID KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Møtetid: Kl Møtested: Møterom Dåapma De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 022/14 Referatsaker 023/14 Særskilt orientering fra ordfører 024/14 Statusrapport fra revisor 025/14 Oppfølging av saker 026/14 Oppfølging av besøk på enhet teknisk kultur og service 027/14 Kontrollutvalgets årsplan /14 Henvendelse fra innbygger kommunens salgsrutiner 029/14 Tilleggsak: Forvaltningsrevisjonsrapport Tidlig innsats for tilpasset opplæring Sak 023/14 vil bli behandlet i lukket møte, jfr. hhv. koml. 31 nr. 3. Steinkjer Nils Kristian Lie/s/ leder Einar Sandlund kontrollsekretær E-post: einar.sandlund@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 022/14 REFERATSAKER Kontrollutvalget Einar Sandlund 022/ Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 Kommunal- og Veileder for utredning og prosess Vedlagt Moderniseringsdep 2 Kommunal- og Statlige retningslinjer for samordnet bolig-, Vedlagt 3 4 Moderniseringsdep Kommunal- og Moderniseringsdep Kommunenes Sentralforbund Namdalseid kommune areal- og transportplanlegging Rundskriv H-8/14, Inndelingslova kommunegrenser Arbeidsgivermonitor 2014 Namdalseid Vedlagt Vedlagt 5 Regnskapsrapport 2. tertial 2014 med budsjettjustering Vedlagt 6 NKRF Kontrollutvalgskonferansen 2014 Vedlagt SAK 023/14 SÆRSKILT ORIENTERING FRA ORDFØRER Kontrollutvalget Einar Sandlund 023/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen. Ingen Kontrollutvalget har bedt ordfører om å gi en særskilt orientering i sak unntatt offentlighet, jfr. Fvl 13. Møtet vil bli lukket under saken, jfr. Koml. 31 nr. 3.

3 SAK 024/14 STATUSRAPPORT FRA REVISOR Kontrollutvalget Einar Sandlund 024/ Kontrollutvalget tar avgitt statusrapport fra revisor til orientering. Ingen. Ingen Revisor skal 2 ganger i året avgi statusrapport til kontrollutvalget om sitt arbeid. Skriftlig statusrapport vil bli utgitt og orientert over i møtet. Møtet lukkes under saken, jfr. Koml. 31 nr. 2 og Fvl. 13. SAK 025/14 OPPFØLGING AV SAKER Kontrollutvalget Einar Sandlund 025/ Kontrollutvalget tar saken til orientering. Oversikt over kontrollutvalgets oppfølgingssaker i Ingen Kontrollutvalget har ansvar for å følge opp egne vedtak, og det legges således fram oversikt for 2014 over de sakene som er aktuelle for videresending/oppfølging. Med bakgrunn i listen får kontrollutvalget mulighet til å se på hvordan sakene er fulgt opp.

4 SAK 026/14 OPPFØLGING AV BESØK PÅ ENHET TEKNISK KULTUR OG SERVICE Kontrollutvalget Einar Sandlund 026/ Saken legges frem uten forslag til vedtak Referat etter møte og besøk på Teknisk enhet u.off. jfr. Offl 14 og 16 Ingen. Kontrollutvalget gjennomførte den besøk ved enhet teknisk kultur og service. Besøket ble gjennomført for å bli kjent med og å få nærmere kunnskap om kommunens tekniske, kulturelle og servicetjenester. Enhetens oppgaver favner vidt og bredt med stor grad av utrettet virksomhet, og stor kontakt med brukere og publikum. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk svar på det de spurte om.ved besøket deltok kontrollutvalgets medlemmer, hovedrevisor og utvalgets sekretær. Besøkene var delt i 3 sekvenser: 1. Møte med enhetsleder 2. Møte med hovedtillitsvalgt for Fagforbundet og Delta 3. Møte med hovedverneombud. Med bakgrunn i besøket er det skrevet et internt referat som grunnlag for kontrollutvalgets behandling/oppfølging av besøket. Vurdering Kontrollutvalget møtte ikke verneombudet for uteseksjon teknisk og utvalget har således bedt om at vedkommende inviteres til å komme og orientere om sin virksomhet under behandlingen. Saksbehandler viser til ovenforstående og legger saken frem for kontrollutvalget til behandling uten forslag til vedtak SAK 027/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN 2015 Kontrollutvalget Einar Sandlund 027/

5 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2015 for sin virksomhet i Kontrollutvalgets årsplan oversendes kommunestyret til orientering. Forslag til Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for Ikke trykt vedlegg 1. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. 2. Gjeldende plan for selskapskontroll. 3. Kommuneloven. 4. Forskrift om kontrollutvalg. Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2015 følger vedlagt denne saken. Årsplanen for 2015 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet og er utarbeidet på et overordnet nivå. Planen inneholder derfor ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Det legges opp til 5 møter i 2015, samme antall som i planen for inneværende år. Novembermøtet er ikke tidfestet pga. koordinering av opplæring nye kontrollutvalg, som skal være valgt senest i kommunevalgåret. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året, se også vedlegg til årsplanen. Kontrollutvalget bør alltid innenfor planen ha rom til å omprioritere dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid eller på annen måte. Av viktige dokumenter som ligger til grunn for årsplanen er Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men sendes kommunestyret til orientering. SAK 028/14 HENVENDELSE FRA INNBYGGER KOMMUNENS SALGSRUTINER Kontrollutvalget Einar Sandlund 028/ Kontrollutvalget ber om at rådmannen gir en generell orientering om kommunens rutiner for avhendelse av utstyr i førstkommende møte. Brev fra Odd Magne Lie datert Ingen

6 Kontrollutvalget har mottatt brev fra Odd Magne Lie datert hvor han utrykker generell bekymring for kommunens rutiner, og opptreden, ved salg av kommunalt utstyr. Årsaken er hvordan kommunen håndterte et konkret salg av lastebil med utstyr. Når det gjelder slike henvendelser, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører inn under utvalgets kompetanseområde, om de vil prioritere saken og på evt. hvilken måte. Kontrollutvalget er ikke noe klageorgan og kan ikke prøve hensiktsmessigheten i saker, jfr. merknadene til Forskrift om kontrollutvalg 4. Her fremgår det at kontrollutvalget ikke er et klageorgan. Merknadene til samme paragraf sier videre at det ikke ligger til kontrollutvalget å vurdere den politiske hensiktsmessigheten av de vedtak som er truffet av politiske organer. Det samme gjelder vedtak truffet av rådmannen, med hjemmel i delegert myndighet. Vurdering Saksbehandler viser til at kontrollutvalget ikke er et klageorgan og videre ikke kan vurdere hensiktsmessigheten i beslutninger tatt av folkevalgte organ eller administrasjonen. Imidlertid går henvendelsen en generell bekymring for rutinene vedrørende salg av kommunalt utstyr. Saksbehandler vil derfor anbefale kontrollutvalget å kalle inn rådmannen til en generell redegjørelse på temaet i førstkommende møte og så evt. videre håndtering. TILLEGSSAK - 029/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT TIDLIG INNSATS FOR TILPASSET OPPLÆRING Kontrollutvalget Einar Sandlund 029/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til forvaltningsrevisjonsrapporten Tidlig innsats for tilpasset opplæring. 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med slik innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Tidlig innsats for tilpasset opplæring til orientering 2. Kommunestyret ber rådmannen om tilbakemelding i egen sak innen på anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten. Forvaltningsrevisjonsrapport Tidlig innsats for tilpasset opplæring Plan for forvaltningsrevisjon Prosjektplan vedtatt i KU den , sak 019/14

7 Kontrollutvalget skal påse at kommunens forvaltning årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kommunestyret vedtok Plan for forvaltningsrevisjon i møte den sak nr. 046/12. Spesialundervisning er et område som har vært i fokus en tid, nasjonalt gjennom mål om Tidlig satsing. Dette er også en målsetting for Namdalseid kommune. Namdalseid kommune har også en målsetting om at andel elever som gis spesialundervisning skal reduseres fra dagens nivå på 14 % og til 6 % i Mulig vinkling til forvaltningsrevisjon kan være å se på hvordan kommunen praktiserer tilpasset opplæring gjennom den ordinære undervisningen, om det er etablert rutiner som følges for samhandling mellom barnehager, skole, helsestasjon, barnevern og PPT som sikrer tidlig innsats. Kontrollutvalget ga på våren 2014 innspill til KomRev Trøndelag IKS på problemstillinger. RevisjonEn utarbeidet så prosjektplan som ble vedtatt av KU den 23.09, sak 019/14. Forvaltningsrevisjonens metode omfatter dokumentanalyse og verifiserte intervju. KomRev Trøndelag IKS oversendte rapporten Rådmannen i Namdalseid har fått rapporten til høring med frist og avga sitt høringssvar samme dag. KomSek Trøndelag IKS har fått kopi av høringsutkastet. Problemstillingen er definert slik: Tyder dokumentasjon og de ansattes beskrivelser på at Namdalseid kommune praktiserer tidlig innsats for tilpasset opplæring? Problemstillingen er avgrenses ved at de så på følgende underproblemstillinger: o Hvilke system har kommunen for å fange opp læringsutfordringer på et tidlig stadium (førskolealder og småtrinnet)? o I hvilken grad har kommunen rutiner og system som sikrer god overgang mellom barnehage og skole? o I hvilken grad ivaretas PP-tjenestens ansvar for systemrettet arbeid? I tillegg til ovenfornevnte lover er også revisjonskriterier hentet fra lov, forskrifter, offentlige veiledere og kommunens planer. Revisor gir på bakgrunn av sine data, vurderinger og konklusjoner følgende anbefalinger: Kommunen bør se nærmere på avdekket forskjell mellom egne rutiner og praksis for evalueringsmøter etter overgangen mellom barnehage og skole. Kommunen kan vurdere å se nærmere på forslag fra noen respondenter på områder for forbedring i systemet for overgang mellom barnehage og første klasse, blant annet: - gjennomgå informasjonen som overføres fra barnehage til skole, for å sikre at informasjonen er relevant - avklare forventninger mellom barnehage og skole - gjøre skole og barnehage bedre kjent med hverandres arbeidsmåter og arbeidsområder - gjennomføre flere besøk/flere timer for skolestarterne på skolen i forbindelse med overgangsprosessen Vurdering Saksbehandler viser til at rapportens tema omhandler tidlig innsats for tilpasset opplæring. Slik innsats er helt avgjørende for å gi de som har behov for det best mulig grunnlag i skolen. Det pekes spesielt på overgangen barnehage og skole, samt helsesøster og PP-tjenestens medvirkning der hvor det er behov for tidlig innsats. Hovedkonklusjonen sier at kommunen praktiserer tidlig innsats for tilpasset opplæring og har høy bevissthet rundet dette. Rapportens

8 undersøkelser indikerer imidlertid at kommunen har et forbedringspotensiale å sikre at overgangen mellom barnehage og skole blir fullstendig, god og effektiv for de som trenger tilpasning. Saksbehandler viser til de anbefalinger som er gitt i rapporten og er av den oppfatning at disse absolutt må vurderes nærmere for oppfølging. Saksbehandler vil derfor anbefale at kontrollutvalget slutter seg til vurderingene i rapporten. Kontrollutvalget bør videre således på å innstille til kommunestyret på å ta rapporten til orientering og å be rådmannen om tilbakemelding i egen sak innen på anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten.