MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Onsdag 27. februar 2013 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Fjergen

Transkript

1 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Onsdag 27. februar 2013 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Fjergen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 001/13 Referatsaker 002/13 Orientering fra rådmannen 003/13 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår /13 Orientering fra revisor - Status for revisjonsarbeidet 005/13 Kontrollutvalgets budsjett for /13 Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 Meråker/Steinkjer, Bjørn Madslangrud leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 001/13 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 001/ Referater 1 Meråker kommune KST sak 14/13 Forvaltningsrevisjon prioritering av prosjekt Ikke vedlagt 2 KomRev Trøndelag IKS Regnskapsavslutningen for 2012 Vedlagt 3 KomSek Trøndelag IKS Referat fra kontaktmøtet med revisor U.Off, jf. off.l. 14 og 16 Ikke vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3

4

5

6

7

8 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 002/13 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 002/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget ber rådmannen gjennomgå rutinene for protokollering av formannskapets møter, samt rutinene for publisering av saksdokumenter på internett. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets sak 31/12 Saksopplysninger Oppfølging av kontrollutvalgets vedtak i sak 31/12 vedrørende forenklet saksbehandling mv. Kontrollutvalgets hovedinntrykk er at kvaliteten på den kommunale saksbehandling er god. Kontrollutvalget og kommunens revisor har imidlertid over tid hatt merknader knyttet til en del av formannskapets saker mht. til bruk av såkalt forenklet saksbehandling. Rådmannen skal påse at alle saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Jf. kommunelovens ledd. I den grad det settes opp saker på sakslisten etter at sakslisten er offentliggjort, skal disse i så fall protokollføres som tilleggssaker satt opp på sakslisten i møte. Se også kommunelovens 34 som omhandler endring av saksliste. Selv om rådmannen er ansvarlig for at alle saker som legges fram til politisk behandling er forsvarlig utredet, innebærer dette ikke innskrenkninger i rådmannens iverksettelsesplikt. Dersom et forslag vil kunne innebære et vedtak som vil være i strid med lov eller kommunens egne reglementer, bør imidlertid rådmannen gjøre det folkevalgte organ oppmerksom på dette. For tilleggssaker kan det generelt sett ikke utelukkes at rådmannen ikke har hatt reelle muligheter til å utarbeide en forsvarlig saksutredning. I den grad det ikke har vært mulig å utarbeide en forsvarlig saksutredning, skal imidlertid protokollen da gi tilstrekkelig informasjon til å forstå både vedtaket og bakgrunnen for det. Rådmannen er anmodet om å gi en orientering om rutinene vedrørende møteinnkallinger og publisering på internett. Rådmannen er også anmodet om å gi en orientering rutinene vedrørende protokollering av formannskapets møter. Rådmannen vil gi orienteringen i møte.

9 Vurdering Kommunen bør trolig gjennomgå rutinene mht. protokollføringen av formannskapets møter. Kommunen kan også med fordel gjennomgå rutinene for publisering på internett. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

10 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 003/13 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 2. HALVÅR 2012 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 003/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår Kontrollutvalget ber rådmannen og ordføreren merke seg revisors merknader mht. forenklet saksbehandling. Vedlegg Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Revisor har gjennomgått møteprotokoller fra avholdte møter i komite helse, pleie og omsorg, formannskapet og kommunestyret 2. halvår Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak og at vedtak fattes av rett organ. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Revisor har merknader knyttet til bruk av såkalt forenklet saksbehandling vedrørende enkelte av sakene til formannskapet, se vedlagte rapport. Etter en helhetsvurdering finner allikevel revisor at saksbehandlingen fungerer bra og at politikerne har tilstrekkelig grunnlag for å fatte sine beslutninger. Etter revisors vurdering gir bruk av forenklet saksbehandling politikerne liten mulighet til å sette seg inn i saken før møtet og at dette i tillegg begrenser innbyggernes innsynsmuligheter. Revisor gir videre utrykk for at det burde være mulig å lage saksutredning til de sakene som er lagt fram med forenklet saksbehandling uten at dette ville krevd store ressurser. Revisor har ikke drøftet sakene med kommunen.

11 Vurdering Kontrollutvalget og revisor har kommentert bruken av såkalt forenklet saksbehandling flere ganger tidligere. Ordføreren og rådmannen bør derfor merke seg revisors merknader. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

12

13

14

15

16 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 004/13 ORIENTERING FRA REVISOR - STATUS FOR REVISJONSARBEIDET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 004/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at det føres betryggende revisjon med kommunens regnskaper. Kontrollutvalget skal også påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Revisor vil gi en statusrapport for revisjonsarbeidet i møte. Vurdering Kontrollutvalget vil bli gitt innblikk i revisors foreløpige vurderinger og arbeidsmetoder. Møtet må derfor lukkes under revisors orientering, jf. off.l. 13 og forv.l. 13. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

17 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 005/13 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2013 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 005/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Meråker Budsjettrapport: Kontroll og tilsyn: Vedtatt budsjett 2013, KS Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 125/12 2. Kontrollutvalgets sak 32/12 3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den Kommunestyrets sak 68/12 Plan for forvaltningsrevisjon 5. Kommunestyrets sak 67/12 Plan for selskapskontroll 6. Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. 7. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for 2013 den , sak 32/12. Budsjettrammen omfatter kontrollutvalgets samlede virksomhet, herunder kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester. Budsjettforslaget fra kontrollutvalget hadde en total ramme på kr En har innhentet vedtatt budsjettramme for kontrollutvalget for 2013, se vedlegg. Vurdering Kontrollutvalget kan ta saken til orientering Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

18 - - - Sum Meråker Budsjettrapport: Kontroll og tilsyn: Vedtatt budsjett 2013, KS Beskrivelse Regnskap 2011 Budsjett 2012 Budsjett 2013 Budsjett 2014 Budsjett 2015 Budsjett Kontroll og tilsyn Godtgjørelse folkevalgte Godtgjørelse folkevalgte Arbeidsgiveravgift Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Kontormateriell Matvarer Kommunal bevertning Kurs, opplæringsttiltak Bil- og diettgodtgjørelse, oppgavepliktig Reiseutgifter, ikke oppgavepliktige Kjøp av tjenester fra private Kjøp fra IKS Overføring til andre private Refusjon fra IKS alle arter Rapportmal: Detaljrapport drift februar 2013 kl Side 1

19 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 006/13 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 006/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 vedtas som kontrollutvalgets årsrapport for Årsrapporten oversendes kommunestyret. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 til orientering. Vedlegg Forslag til kontrollutvalgets årsrapport for 2012 til kommunestyret. Saksfremstilling I kommunelovens 77 heter at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallinger med saksdokumenter sendes for øvrig også til rådmannen. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og rådmann. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Ut fra tidligere praksis er det også for 2012 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet til kommunestyret.

20 Vurdering Kontrollutvalget anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollutvalgets årsrapport for Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

21 Meråker kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 til kommunestyret Vedtatt av kontrollutvalget i møte den Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon E post: post@komsek.no Web:

22 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I MØTER BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER TILSYN MED REVISJONEN ORIENTERINGER ORIENTERING FRA ORDFØREREN ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON MV DELTAGELSE PÅ KURS OG KONFERANSER BEFARINGER/BESØK AVSLUTNING... 5 VEDLEGG - OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 SIDE 2 AV 7

23 1 INNLEDNING Kontrollutvalget har som oppgave å føre den løpende kontroll og tilsyn med den kommunale forvaltning på vegne av kommunestyret, jf. kommunelovens kap. 12 med forskrifter. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. For nærmere informasjon om kontrollutvalgets hjemmel og mandat, viser en til kontrollutvalgets årsplan. Kommunestyret valgte kontrollutvalg i møtene den og Kontrollutvalget består av 3 faste medlemmer og 3 varamedlemmer for perioden Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Parti Funksjon Navn Parti Bjørn Madslangrud V Leder Marit Helene Torsvik Reppe MTB Eva Lien Ap Nestleder Eli Stubban Karlsson Sp Morten Aursand Ap Medlem Alberto (Cuneyt) Øzgur SV Bjørn Madslangrud er fast medlem av kommunestyret. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I MØTER Kontrollutvalget har i 2012 holdt 5 møter, og behandlet 38 saker, se vedlegg. Til sammenligning var tilsvarende tall for 2011, 4 møter og 25 saker. Kontrollutvalget besluttet den , sak 17/12 å avholde sine møter for åpne dører som hovedregel. Kommunens revisor benytter seg rutinemessig av sin møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER Kontrollutvalget avga uttalelse til kommunens årsregnskap og årsrapport for 2011, sak 15/12. Saksgangen ved behandlingen av kommunens regnskaper er forøvrig regulert i kommuneloven med tilhørende forskrifter. Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge før formannskapet avgir sin innstilling til kommunestyret, slik at formannskapet kan ta disse uttalelsene i betraktning ved sin innstilling. 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i KL 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen ble behandlet av kontrollutvalget i møte den og vedtatt av kommunestyret den , sak 68/12. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 SIDE 3 AV 7

24 Kontrollutvalget behandlet sak 38/12 «Forvaltningsrevisjon prioritering av prosjekt» den og gjorde slikt vedtak: «Kontrollutvalget vedtar slik prioriteringsliste for forvaltningsrevisjon: 1. Internkontroll 2. Arbeidsmiljø 3. Saksbehandling» Saken er sendt videre til kommunestyret for endelig behandling med slik innstilling: «Kommunestyret viser til sitt vedtak i sak 68/12 den Punktene 1 til 3 er føringer til kontrollutvalget. Pkt. nr. 4 strykes.» I samsvar med Forskrift om kontrollutvalg skal utvalget gi tilbakemelding til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til forvaltningsrevisjonsrapporter er blitt fulgt opp. Kontrollutvalget vil i rimelig tid etter den kommunale behandlingen av hver forvaltningsrevisjon be administrasjonen gjøre rede for hvordan dette er gjort. 2.4 SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i KL 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 13 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Planen ble behandlet av kontrollutvalget i møte den og vedtatt av kommunestyret den , sak 67/ GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER Kontrollutvalget har behandlet rapporter etter revisors gjennomgang av møteprotokoller fra kommunestyret, formannskapet og komite helse, pleie og omsorg. Det foretas imidlertid ikke noen fullstendig gjennomgang av alle saker. Hensikten er å påse at saksframlegg og vedtak i saker av vesentlig økonomisk betydning er i tråd med lov, forskrift, regelverk og overordnede planer. Kontrollutvalgets hovedinntrykk er at kvaliteten på den kommunale saksbehandling er god. Kontrollutvalget og kommunens revisor har imidlertid over tid hatt merknader knyttet til en del av formannskapets saker mht. til bruk av såkalt forenklet saksbehandling. Videre har formannskapet i et tilfelle gått utover sine fullmakter. 2.6 TILSYN MED REVISJONEN Kontrollutvalgets sekretariat har faste møter med revisjonen, der revisjonen orienterer om sitt arbeid. Sekretariatet har fullt innsyn i revisjonens arbeidspapirer, slik at en kan forsikre seg om at revisjonsarbeidet foregår i samsvar med god revisjonsskikk. Referat fra disse møtene legges frem for kontrollutvalget. Utvalget har også blitt holdt orientert om revisjonsstrategi og status for revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlig revisor skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jfr. forskrift om revisjon 15. Uavhengighetserklæring er blitt gitt kontrollutvalget i møtene den og , sakene , sak 1/12 og 29/12. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 SIDE 4 AV 7

25 2.7 ORIENTERINGER ORIENTERING FRA ORDFØREREN Ordføreren ga en orientering vedr. arbeidsforhold og samarbeidsklima i kommunen, sak 34/ ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON MV. Kontrollutvalget har fått orienteringer vedrørende: Omstillingsstyrets måloppnåelse mht. nye arbeidsplasser, sak 3/12 Sentraladministrasjonen, sak 4/12 Skatteoppkreverfunksjonen (sak 14/11) Værnes regionen, sak 12/12 Aktuelle forhold knyttet til de kommunale årsregnskaper og årsrapport (sak 15/11) Utviklingen i kommunens økonomi, sak 16/12 Sektor pleie, helse og omsorg, sak 19/12 Sektor for kommunal utvikling, sak 25/12 utviklingen i kommunens økonomi, sak 27/12 Sektor for skole, oppvekst og kultur, sak 35/ DELTAGELSE PÅ KURS OG KONFERANSER Eva Lien deltok på fagkonferansen for kontrollutvalg 2012 i regi av Forum for kontroll og tilsyn (FKT). 2.9 BEFARINGER/BESØK Det er ikke gjennomført befaringer/besøk i AVSLUTNING Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. I praksis blir forhold som kontrollinstansen avdekker, løst på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis formelt rapportert til kommunestyret. Den årlige meldingen er derfor viktig informasjon om det tilsyn kontrollutvalget utøver på vegne av kommunestyret. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 SIDE 5 AV 7

26 Kontrollutvalget vurderer allikevel fortløpende hvilke saker og hvilken informasjon som bør presenteres for kommunestyret. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Meråker Bjørn Madslangrud leder Eva Lien nestleder Morten Aursand KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 SIDE 6 AV 7

27 VEDLEGG - OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2012 Dato Sak nr. Sakstittel 001/12 Skifte av oppdragsansvarlig revisor 002/12 Referatsaker 003/12 Orientering fra omstillingsstyret 004/12 Orientering fra rådmannen vedrørende sentraladministrasjonen /12 Orientering fra revisor - Status for revisjonsarbeidet 006/12 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår /12 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 008/12 Plan for selskapskontroll 009/12 Kontrollutvalgets årsrapport for /12 Kontrollutvalgets budsjett for /12 Referatsaker 012/12 Orientering fra rådmannen vedrørende Værnesregionen 013/12 Orientering fra revisor - Kommunalt regnskap og revisjon /12 Skatteoppkreverfunksjonen 015/12 Kontrollutvalgets uttalelse til Meråker kommunes årsregnskap for /12 Orientering fra rådmannen vedrørende utviklingen i kommunens økonomi 017/12 Kontrollutvalgets møter åpen eller lukket dør 018/12 Orientering fra sekretær 019/12 Orientering fra rådmannen vedrørende Sektor for Helse, pleie og omsorg 020/12 Notat fra revisor vedrørende Muruvik havn 021/12 Plan for forvaltningsrevisjon /12 Plan for selskapskontroll /12 Planlegging av besøk ved utvalgt kommunal enhet/virksomhet i /12 Referatsaker 025/12 Orientering fra rådmannen vedrørende Sektor for kommunal utvikling 026/12 Referatsaker 027/12 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi 028/12 Notat fra revisor vedrørende Muruvik havn 029/12 Oppdragsansvarlig revisor den årlige uavhengighetserklæring 030/12 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon /12 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår /12 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett /12 Referatsaker 034/12 Orientering fra ordføreren 035/12 Orientering fra rådmannen vedrørende Sektor for skole, oppvekst og kultur 036/12 Orientering fra revisor - Status for revisjonsarbeidet 037/12 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for /12 Forvaltningsrevisjon prioritering av prosjekt KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 SIDE 7 AV 7