STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen

Transkript

1 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen Møteinnkalling DATO: FREDAG 12. NOVEMBER 2010 TID: KL. 09:00 STED: MØTEROM STEINVIKHOLM STJØRDAL RÅDHUS Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 025/10 Referatsaker 026/10 Orientering fra rådmannen 027/10 Oppfølging av kontrollkomiteens sak 021/10* 028/10 Bestilling av forvaltningsrevisjon 029/10 Kontrollkomiteens årsplan / møteplan for 2011 * Sak 027/10 blir ettersendt Stjørdal/Steinkjer, Ole Meier Kjerkol leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 025/10 REFERATSAKER Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 025/ Referat Referatene tas til orientering. SAK 026/10 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 026/ Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kontrollkomiteen ønsker å holde seg orientert om utviklingen i kommunens økonomi og har anmodet rådmannen om en orientering. Rådmannen vil som anmodet gi en orientering om kommunens økonomi i møte.

3 SAK 028/10 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 028/ Kontrollkomiteen ber revisor gjennomføre prosjektet i henhold til det fremlagte forslag til prosjektplan, supplert med styringssignaler gitt i møte. Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Stjørdal kommune som arbeidsgiver ledelse og oppfølging av IA-avtalen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollkomiteens sak 024/10 Bestilling av forvaltningsrevisjon avklaring av problemstilling 2. Kommunestyrets sak 51/09 Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Stjørdal kommune 3. Kontrollkomiteens sak 028/09 4. Kontrollkomiteens sak 003/09 5. Kontrollkomiteens sak 019/08 6. Kommunestyrets sak 053/08 7. Kontrollkomiteens sak 026/07, 003/08 og 016/08 8. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 9. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kontrollkomiteen behandlet sak 024/10 Bestilling av forvaltningsrevisjon avklaring av problemstilling i møte den Denne omhandlet en bestilling av et forslag til prosjektplan med utgangspunkt i prosjekt nr. 4 og nr. 6 på prioriteringslisten - hhv. Stjørdal kommune som arbeidsgiver og etiske retningslinjer. I saken ble det bl.a. lagt vekt på lederens rolle som formidler av verdier og holdninger. Kontrollkomiteen gjorde slikt vedtak i saken: Kontrollkomiteen ber revisor utarbeide forslag til prosjektplan til godkjennelse i neste møte, basert på signaler gitt i møte. Revisor har utarbeidet et forslag til prosjektplan kalt Stjørdal kommune som arbeidsgiver ledelse og oppfølging av IA-avtalen, som følger vedlagt.

4 Her skisserer revisor følgende problemstillinger for prosjektet: Utøver Stjørdal kommune en arbeidsgiverpolitikk som legger til rette for Forebygging av sykefravær? o Iverksatte tiltak o Arbeidsmiljøundersøkelser o Medarbeidersamtaler o Rammebetingelser for ledere Oppfølging av sykemeldte i henhold til IA avtalen? o Dialogmøter o Oppfølgingsplan Prosjektplanen beskriver bl.a. bakgrunnen for prosjektet, problemstilling, hvordan prosjektet er avgrenset og revisjonskriterier. Prosjektplanen redegjør videre for habilitet, metode, milepæler, tids- og ressursbruk. Det er ikke planlagt bruk av ekstern bistand. Estimert timeforbruk er 300 timer. Rapporten forventes levert kontrollkomiteen i mai Vurdering De som er fraværende deltar ikke i utførelsen av de løpende oppgaver. Sykefravær har derfor både en kostnadsmessig betydning og en betydning for produksjonen av tjenestene til innbyggerne. En annen, men kanskje mindre åpenbar virkning, vil være at fokuset i organisasjonen tvinges innover. Det skal skaffes vikarer, eller kanskje faller byrdene på de som fortsatt er på arbeid. Det blir derfor også mindre tid og ressurser til å rette blikket utover og fremover til tjeneste- og kvalitetsutvikling. Sykefravær vil derfor både ha åpenbare og mindre åpenbare konsekvenser for arbeidsgiveren og for tjenesteproduksjonen. Tilsvarende vil det ikke være mindre bekymringsfullt dersom det eksisterer forhold i arbeidsmiljøet som medfører helseproblemer hos de ansatte. Høyt sykefravær blir av mange knyttet til holdninger og moral. Et høyt sykefravær kan på den annen side også være et signal om at en har utfordringer mht. arbeidsmiljøet. Ved analyser av sykefraværet vil det imidlertid være nødvendig å rense tallene for fravær en skjønner ikke kan knyttes til forhold i arbeidsmiljøet og holdninger. En vurderer det allikevel slik at den primære ledelsesoppgaven i forhold til dette er utøvelsen av den daglige ledelse at lederen i tilstrekkelig grad er synlig, tilgjengelig og har tid. Det vesentligste punktet her synes således å være ledernes rammebetingelser. Kontrollkomiteen gis med dette en mulighet til å sikre at problemstillingene er egnet til å svare på de forhold som komiteen ønsker belyst. For at prosjektet skal være mulig å gjennomføre, er det viktig at problemstillingene er tilstrekkelig avgrenset og så konkrete som mulig.

5 SAK 029/10 KONTROLLKOMITEENS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2011 Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 029/ Kontrollkomiteen vedtar det fremlagte forslag til Kontrollkomiteens møteplan / årsplan for 2011 for sin virksomhet i Kontrollkomiteens årsplan oversendes kommunestyret til orientering. Forslag til Kontrollkomiteens årsplan/møteplan for Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. 2. Gjeldende plan for selskapskontroll. Forslag til kontrollkomiteens møteplan / årsplan for 2011 følger vedlagt denne saken. Årsplanen for 2011 samler kontrollkomiteens planer for sin virksomhet og er utarbeidet på et overordnet nivå. Planen inneholder derfor ikke en detaljert beskrivelse av kontrollkomiteens virksomhet. Det er lagt opp til 5 møter i Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollkomiteen vil ta for seg i løpet av året, se også vedlegg til årsplanen. Kontrollkomiteen bør alltid innenfor planen ha rom til å omprioritere dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid eller på annen måte. Av viktige dokumenter som ligger til grunn for årsplanen er Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. Begge disse planene skal rulleres. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men kan sendes kommunestyret til orientering. Saken legges med dette frem for diskusjon i møte. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær