Mulige forfall meldes snarest til Øystein Hagen, tlf , mobil eller Saker til behandling

Transkript

1 MØTEINNKALLING Sørum kontrollutvalg Dato: kl. 18:00 Sted: Arkivsak: 15/00016 Arkivkode: Romerike Avfallsforedling IKS (ROAF), Bølerveien 93, 2021 Skedsmokorset. Mulige forfall meldes snarest til Øystein Hagen, tlf , mobil eller Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. SAKSKART Ca. tid for behandling Saker til behandling 29/16 15/ Virksomhetsbesøk til Romerike Avfallsforedling IKS (ROAF) 18:00 30/16 16/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 19:30 31/16 16/ Revisjonsbrev nr. 1 Årsregnskapet 2015 Sørum kommune 19:45 32/16 15/ Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 20:00 33/16 16/ Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon - kontrollutvalgets risiko- og vesentlightesvurdering 20:05 34/16 16/ Referater 21:00 35/16 16/ Eventuelt 21:15 Lørenskog, Tore Kampen Kontrollutvalgsleder Øystein Hagen Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS 1

2 Saker til behandling 29/16 Virksomhetsbesøk til Romerike Avfallsforedling IKS (ROAF) Arkivsak-dok. 15/ Sørum kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar virksomhetsbesøket til orientering. Ingen vedlegg. Som en del av det generelle tilsynet med forvaltningen gjennomfører kontrollutvalget virksomhetsbesøk. For å bli kjent med den kommunale forvaltningen, og for at ansatte i kommunen skal bli kjent med kontrollutvalget, besøker utvalget ulike kommunale virksomheter. Dette inkluderer også kommunale foretak og selskap. Formålet med besøket er blant annet å: Bli kjent med virksomheten, og å gjøre kontrollutvalgsarbeidet kjent i kommunen Undersøke generelt om krav til internkontroll er kjent i virksomheten, og om sentrale føringer knyttet til for eksempel etikk er kommunisert Sjekke utvalgte områder som for eksempel HMS, offentlige anskaffelser og lignende ved å få orientering om og innsyn i system og rutiner Kontrollutvalget har valgt å legge besøket til Romerike Avfallsforedling IKS (ROAF). Kontrollutvalget har bedt om en generell orientering vedrørende virksomheten, samt en omvisning på anlegget. 2

3 30/16 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt Arkivsak-dok. 16/ Sørum kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området fra Romerike Revisjon IKS. Utvalget ber revisjonen om å legge frem et diskusjonsnotat, basert på diskusjonen i møtet, for dette prosjektet i sitt neste møte den xx.xx.xxxx. 1. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgssak 36/2014 Revidering av plan for forvaltningsrevisjon 3. Pågående og prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjekter for alle kommunene på Romerike Kontrollutvalgsforskriftens 9 sier at kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer medkommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som ersatt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer medoffentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets ellerfylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt. Med utgangspunkt i plan for forvaltningsrevisjon (vedlegg 1) så ble det i kontrollutvalgssak 36/2014 gjort en revidering av plan for forvaltningsrevisjon 3

4 (vedlegg 2) hvor kontrollutvalget vedtok følgende prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekter for perioden : 1. Kommunens styrings- og kontrollsystem 2. Samhandlingsreformen 3. Anskaffelser Kontrollutvalget er gitt fullmakt til å gjøre endringer i planen ved behov, slik at også andre områder enn det som er prioritert kan velges. I den forbindelse har sekretariatet lagt ved en oversikt over pågående og prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjekter for alle kommunene på Romerike (vedlegg 3). De tre siste forvaltningsrevisjonsprosjektene som er behandlet i Sørum er sykefraværsarbeid i Sørum kommune, introduksjonsordningen for flyktninger og Krogstad Miljøpark AS. Det legges opp til en diskusjon i denne saken hvor kontrollutvalget velger ut tema for neste forvaltningsrevisjonsprosjekt. Basert på valg av tema så må kontrollutvalget spesifisere ønsket vinkling og problemstilling(er) på prosjektet, samt bestille en prosjektplan fra revisjonen. Kontrollutvalget kan bestille et diskusjonsnotat fra revisjonen med forslag til mulig viklinger og problemstillinger til valgt tema(er). 4

5 31/16 Revisjonsbrev nr. 1 Årsregnskapet 2015 Sørum kommune Arkivsak-dok. 16/ Sørum kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar rådmannens svar på revisjonsbrev nr. 1 årsregnskapet 2015 til orientering. 1. Revisjonsbrev nr. 1 årsregnskapet 2015 Sørum kommune 2. Rådmannens svar på revisjonsbrev nr. 1 I revisjonsforskriftens 4 er det oppgitt flere forhold som revisor plikter å påpeke skriftlig. Ved revideringen av årsregnskapet har revisjonen avdekket et forhold om administrative budsjettjusteringer i kommunens årsregnskap og et forhold om budsjett Dette er nærmere beskrevet i nummerert brev nr. 1 (vedlegg 1). Forholdet er ikke omtalt i revisjonsberetningen for Kontrollutvalgsforskriftens 8 fastslår at kontrollutvalget skal påse at slike påpekninger blir fulgt opp. Kontrollutvalget har bedt om rådmannens skriftlige svar på revisjonsbrev nr. 1 (vedlegg 2). 5

6 32/16 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS Arkivsak-dok. 15/ Sørum kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Revisjonen rapporterer om sin virksomhet i hvert kontrollutvalgsmøte. 6

7 33/16 Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon - kontrollutvalgets risiko- og vesentlightesvurdering Arkivsak-dok. 16/ Sørum kontrollutvalg /16 Overordnet analyse for kontrollutvalget i Sørum vedtas, med de endringer som fremkom i møtet. Overordnet analyse for kontrollutvalget i Sørum endelig utkast Kontrollutvalget ga sine innspill til risikoområder i møtet den Disse er tatt inn i utkastet til overordnet analyse, se s.13. For å kunne prioritere mellom områdene, må kontrollutvalget vurdere hvilke områder som er mest vesentlige. Det finnes ingen objektiv størrelse å vurdere vesentlighet opp mot. Kontrollutvalget må derfor skjønnsmessig vurdere de ulike områdene opp mot hverandre, og avgjøre hvilke områder de mener det er mest vesentlig å undersøke først. Kontrollutvalget har fått en presentasjon fra rådmannen av Sørum kommune hvor det ble lagt vekt på utfordringer og rådmannens internkontrollaktiviteter. Det legges opp til at utvalget ferdigstiller overordnet analyse i dette møtet, og målet er å få frem en liste over områder som utvalget vil bestille forvaltningsrevisjon på. Omfanget av forvaltningsrevisjon/undersøkelser er ca. 1-2 pr. år. Sekretariatet henviser derfor også til de andre kontrollformene utvalget kan benytte, som orienteringer fra rådmannen, virksomhetsbesøk, mindre undersøkelser mv. Den overordnede analysen danner grunnlag for Plan for forvaltningsrevisjon som skal vedtas av kommunestyret innen utgangen av

8 34/16 Referater Arkivsak-dok. 16/ Sørum kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. 1. Oversikt over saker til oppfølging Oversikt over saker til behandling Bruk av overtid i Sørum kommune 2015 svar til Romerike Revisjon 4. Skatterapport mai Forum for kontrollutvalg på Romerike august kl i Ullensaker rådhus Under denne saken legges referatsakene frem. 8

9 35/16 Eventuelt Arkivsak-dok. 16/ Sørum kontrollutvalg /16.. 9