Tore Kampen (leder), Anita Heier (nestleder), Jan Myhrvold og Rune Viestad.

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Sørum kontrollutvalg Dato: kl. 18:00 Sted: Vektergården, møterom 2 etg. Arkivsak: 15/00016 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Tore Kampen (leder), Anita Heier (nestleder), Jan Myhrvold og Rune Viestad. - Else-Marit Sætaberget. Fra administrasjonen: Rådmann Siri Gauthun Kielland, Kommunalsjef Utdanning og oppvekst Ivar Bø og leder for Levekår/introduksjonsprogrammet, virksomhetsleder Ellen Frosterød. Fra Romerike Revisjon: Prosjektleder forvaltningsrevisjon, Inger Berit Faller, forvaltningsrevisor Hung Tien Vu. Konsulent Øystein Hagen Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 36/16 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Introduksjonsordning for flyktninger 3 37/16 16/ Prosjektplan - Offentlig anskaffelse 4 38/16 15/ Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon 5 39/16 15/ Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 6 40/16 15/ Plan for forvaltningsrevisjon utkast 7 41/16 16/ Overordnet analyse og plan for selskapskontroll utkast 8 1

2 42/16 15/ Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten /16 16/ Referater 11 44/16 16/ Eventuelt 12 Det var ingen merknader til innkallingen og sakslisten. Møte hevet kl. 20:30. Sørumsand, Tore Kampen (sign.) Kontrollutvalgsleder 2

3 Saker til behandling 36/16 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Introduksjonsordning for flyktninger 1 Sørum kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Virksomhetsleder, Ellen Frosterød, presenterte administrasjonens svar på oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 3

4 37/16 Prosjektplan - Offentlig anskaffelse 1 Sørum kontrollutvalg /16 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlig anskaffelser i Sørum kommune, og ber om at vedlagte prosjektplan legges til grunn for det videre prosjektarbeidet. 2. Prosjektet leveres til februar/mars møtet 2017, og gjennomføres innenfor en ramme på inntil 450 timer. Prosjektleder forvaltningsrevisjon, Inger Berit Faller, presenterte prosjektplanen. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlig anskaffelser i Sørum kommune, og ber om at vedlagte prosjektplan legges til grunn for det videre prosjektarbeidet. 2. Prosjektet leveres til februar/mars møtet 2017, og gjennomføres innenfor en ramme på inntil 450 timer. 4

5 38/16 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon 1 Sørum kontrollutvalg /16 Oppdragsansvarlig revisors egenvurderinger tas til orientering. Revisjonen la frem oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæringer. Oppdragsansvarlig revisors egenvurderinger tas til orientering. 5

6 39/16 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 1 Sørum kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Revisjonen orienterte om sin løpende virksomhet. Saken tas til orientering. 6

7 40/16 Plan for forvaltningsrevisjon utkast 1 Sørum kontrollutvalg /16 Forslag til plan for forvaltningsrevisjon vedtas og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for forvaltningsrevisjon vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. Kontrollutvalget behandlet utkast til plan for forvaltningsrevisjon Forslag til plan for forvaltningsrevisjon vedtas, med de endringer som fremkom i møtet, og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for forvaltningsrevisjon vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. 7

8 41/16 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll utkast 1 Sørum kontrollutvalg /16 Utvalgets innspill innarbeides i planen, som legges frem for vedtak i neste møte. Kontrollutvalget gjennomførte en risiko- og vesentlighetsvurdering av selskapene, og dette vil danne grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon Selskaper der flere kommuner er eiere, vil sekretariatet samordne kontrollen gitt at flere kontrollutvalg har prioritert samme selskap. Utvalgets innspill innarbeides i planen, som legges frem for vedtak i neste møte. 8

9 42/16 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten Sørum kontrollutvalg /16 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Sørum kommune vedtas, med forbehold om representantskapsbehandling i Romerike Revisjon IKS og ROKUS IKS, og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for Budsjett 2017 Budsjett 2016 Poster Kontrollutvalget Godtgjørelser kontrollutvalget Uforutsette oppgaver disp. kontrollutvalget Reiseutgifter/kjøregodtgj Arbeidsgiveravgift Abonnementer/medlemskap Møteutgifter Kurs Sum Sekretariatet Ramme for virksomheten *) Revisjonen Ramme for virksomheten *) *) Ikke behandlet i representantskapet 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Sørum kommune Kontrollutvalget behandlet budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Sørum kommune vedtas, med forbehold om representantskapsbehandling i Romerike Revisjon IKS og ROKUS IKS, og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for

10 Budsjett 2017 Budsjett 2016 Poster Kontrollutvalget Godtgjørelser kontrollutvalget Uforutsette oppgaver disp. kontrollutvalget Reiseutgifter/kjøregodtgj Arbeidsgiveravgift Abonnementer/medlemskap Møteutgifter Kurs Sum Sekretariatet Ramme for virksomheten *) Revisjonen Ramme for virksomheten *) *) Ikke behandlet i representantskapet 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Sørum kommune

11 43/16 Referater 1 Sørum kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. - Kontrollutvalget tar referatene til orientering. 11

12 44/16 Eventuelt 1 Sørum kontrollutvalg /16. - (ingen vedtak) 12