Tilstede: Oddvar Brekke (leder), Ellen M. Nicolaisen (nestleder), Inger J. Wernerson, Alfred Roland, Arild Hagen.

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Nannestad kontrollutvalg Dato: kl. 08:00 Sted: Nannestad bygdemuseum, møterom Arkivsak: 15/00014 Tilstede: Oddvar Brekke (leder), Ellen M. Nicolaisen (nestleder), Inger J. Wernerson, Alfred Roland, Arild Hagen. Møtende varamedlemmer: - Forfall: - Andre: Fra administrasjonen: Skolesjef Anne Bergheim i sak 46/16. Fra Romerike Revisjon: Daglig leder Nina Neset og prosjektleder Inger Berit Faller. Protokollfører: Konsulent Øystein Hagen Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 42/16 15/ Overordnet analyse og plan for selskapskontroll /16 15/ Revisjonsåret 2015/2016 rapport fra Romerike Revisjon 4 44/16 15/ Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 5 45/16 15/ Revisjonsundersøkelse av Øvre Romerike Utvikling (ØRU) og Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (ØRIK) 6 46/16 15/ Orientering ved rådmannen 8 47/16 16/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 9 48/16 15/ Referater 10 49/16 15/ Eventuelt 11 Det var ingen merknader til innkallingen og sakslisten. 1

2 Møtet hevet kl. 11:55. Nannestad, Oddvar Brekke (sign.) Kontrollutvalgsleder 2

3 Saker til behandling 42/16 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Nannestad kontrollutvalg /16 Forslag til overordnet analyse og plan for selskapskontroll vedtas, med de endringer som fremkom i møtet, og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for selskapskontroll vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. Kontrollutvalget drøftet saken. Selskaper der flere kommuner er eiere, vil sekretariatet samordne kontrollen gitt at flere kontrollutvalg har prioritert samme selskap. Forslag til overordnet analyse og plan for selskapskontroll vedtas, med de endringer som fremkom i møtet, og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for selskapskontroll vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. 3

4 43/16 Revisjonsåret 2015/2016 rapport fra Romerike Revisjon 1 Nannestad kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar rapport fra Romerike Revisjon for revisjonsåret 2015/2016 til orientering. Daglig leder Nina Neset presenterte rapport fra Romerike Revisjon for revisjonsåret 2015/2016. Kontrollutvalget tar rapport fra Romerike Revisjon for revisjonsåret 2015/2016 til orientering. 4

5 44/16 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 1 Nannestad kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Revisjonen rapporterte om sin løpende virksomhet, samt om effektiviseringsarbeidet som er igangsatt på regnskapsrevisjon. Saken tas til orientering. 5

6 45/16 Revisjonsundersøkelse av Øvre Romerike Utvikling (ØRU) og Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (ØRIK) 1 Nannestad kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget bestiller en revisjonsundersøkelse fra Romerike Revisjon: 1. a) Hvilke tiltak har styret i ØRU gjort for å følge opp nummererte brev og revisjonsberetninger fra revisjonen. b) Hvilke rutiner har ØRIK hatt for å forsikre seg at bonuser blir innbetalt i henhold til avtaler. 2. Kontrollutvalget ønsker å danne seg et bilde av i hvilken grad det er utbetalt bonus i henhold til avtalen og til hvem. 3. Selskapets revisor, Romerike Revisjon, legger frem en redegjørelse over de revisjonshandlinger som er utført i perioden som et vedlegg. 4. Det legges til grunn en tidsramme på timer. Ved behov for vesentlige endringer av prosjektet tas dette opp med kontrollutvalget. Endelig rapport leveres til behandling i kontrollutvalget i februar Prosjektplan Forvaltningsrevisjon styreansvar og økonomioppfølging i ØRU/ØRIK vedtas. Kontrollutvalget drøftet saken. Kontrollutvalget bestiller en revisjonsundersøkelse fra Romerike Revisjon: 1. a) Hvilke tiltak har styret i ØRU gjort for å følge opp nummererte brev og revisjonsberetninger fra revisjonen. b) Hvilke rutiner har ØRIK hatt for å forsikre seg at bonuser blir innbetalt i henhold til avtaler. 2. Kontrollutvalget ønsker å danne seg et bilde av i hvilken grad det er utbetalt bonus i henhold til avtalen og til hvem. 3. Selskapets revisor, Romerike Revisjon, legger frem en redegjørelse over de revisjonshandlinger som er utført i perioden som et vedlegg. 4. Det legges til grunn en tidsramme på timer. Ved behov for vesentlige endringer av prosjektet tas dette opp med kontrollutvalget. Endelig rapport leveres til behandling i kontrollutvalget i februar

7 Prosjektplan Forvaltningsrevisjon styreansvar og økonomioppfølging i ØRU/ØRIK vedtas. 7

8 46/16 Orientering ved rådmannen 1 Nannestad kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Skolesjef Anne Bergheim ga en orientering om hvordan Nannestad kommune forebygger og behandler mobbesaker i skolesektoren, i tillegg ble orienteringen eksemplifisert med noen dagsaktuelle saker. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 8

9 47/16 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 1 Nannestad kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området fra Romerike Revisjon IKS. Utvalget ber revisjonen om å legge frem en prosjektplan, basert på diskusjonen i møtet, for dette prosjektet i sitt neste møte den xx.xx.xxxx. Kontrollutvalget drøftet tema for neste forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området barnevernet fra Romerike Revisjon IKS. Utvalget ber revisjonen om å legge frem en prosjektplan, basert på diskusjonen i møtet og plan for forvaltningsrevisjon , for dette prosjektet i januar/februar

10 48/16 Referater 1 Nannestad kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. - Kontrollutvalget tar referatene til orientering. 10

11 49/16 Eventuelt 1 Nannestad kontrollutvalg /16. - Kontrollutvalget vil innkalle rådmannen til møte den 7. desember for å be om en orientering vedrørende kommunens HMS og IKT planverk. Utvalget ønsker å få informasjon om kommunens planverk og arbeid med områdene HMS og IKT. 11