Forfall meldes til utvalgssekretær Beate Marie Dahl Eide, på e-post eller på mobil snarest mulig.

Transkript

1 Møteinnkalling Tinn kontrollutvalg Dato: kl. 13:00 Møtested: Formannskapssalen, Rjukan Arkivsak: 15/09395 Arkivkode: 033 Forfall meldes til utvalgssekretær Beate Marie Dahl Eide, på e-post eller på mobil snarest mulig. Programmet for møtet: Regnskapskurs v/ Lisbeth Fines, Telemark kommunerevisjon IKS Matpause Ca Oppstart behandling av sakskart, inkl orientering om regnskapet til Tinn kommune Rjukanbadet KF og Tinn kommune Avslutning senest mellom 18 og Sakskart Side Møteinnkalling 2/16 15/ Godkjenning av møteinnkalling til møte Møteprotokoll 2/16 15/ Godkjenning av møteprotokoll fra møte Saker til behandling 8/16 16/ Referatsaker Tinn kontrollutvalg 5 9/16 16/ /16 16/ Tinn kommune Rjukanbadet KFs årsregnskap og årsberetning 2015 Tinn kommunes årsregnskap og årsberetning kontrollutvalgets uttalelse 6 8 1

2 11/16 15/ Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon for Tinn kommune /16 15/ Plan for selskapskontroll Tinn kommune 12 13/16 16/ Eventuelt Tinn kontrollutvalg 14 Sakene legges også ut på Bø/Rjukan, Gunnar Odd Hagen Kontrollutvalgsleder For kontrollutvalgsleder Utvalgsekretær Beate Marie Dahl Eide 2

3 Møteinnkalling 2/16 Godkjenning av møteinnkalling til møte Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Tinn kontrollutvalg /16 Møteinnkalling til møte godkjennes. Møteinnkalling til møte godkjennes. 1) Møteinnkalling

4 Møteprotokoll 2/16 Godkjenning av møteprotokoll fra møte Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Tinn kontrollutvalg /16 Møteprotokoll fra møte godkjennes. Møteprotokoll fra møte legges med dette frem for godkjenning. 1) Møteprotokoll fra møte Vedlegg til sak 4

5 Saker til behandling 8/16 Referatsaker Tinn kontrollutvalg Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Tinn kontrollutvalg /16 Referatsakene tas til orientering. 1. Melding om vedtak fra Tinn kommunestyre : Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Eiendomsforvaltning i Tinn kommune» (se vedlegg) 2. 1) Melding om vedtak fra Tinn kommunestyre Vedlegg til sak 5

6 9/16 Tinn kommune Rjukanbadet KFs årsregnskap og årsberetning 2015 Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Tinn kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Tinn kommune Rjukanbadet KF for regnskapsåret 2015, med årsberetning. Utvalget baserer sin behandling på Telemark kommunerevisjon IKS sitt arbeid og revisors beretning. Kontrollutvalget har ingen merknader og anbefaler at årsregnskapet for Tinn kommune Rjukanbadet KF for 2015 med årsberetning, godkjennes. Uttalelsen og revisors rapport sendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet. Styret i Tinn Kommune Rjukanbadet KF vedtok årsregnskapet for 2015 i styremøte Revisor fikk fremlagt årsberetningen Årsregnskapet viser et negativt netto driftsresultat på kr , og et regnskapsmessig merforbruk på kr ,-. Selskapet har ikke dekket inn fjorårets (2014) merforbruk på kr gjennom tilpasninger i driften. Styret foreslår å dekke inn underskuddene i 2014 og 2015 ved bruk av disposisjonsfond. Etter inndekningen vil fondet da være på under kr , og vere altfor lavt til å dekke inn vedlikeholdsutgifter som skulle komme, eller fremtidige investeringer. Det er ikke foretatt investeringer i 2014, og det er derfor ikke lagt frem noe investeringsregnskap. Netto resultatgrad for foretaket er negativt, og likviditeten er forverret fra Revisjonen mener foretaket har tilfredsstillende rutiner for intern kontroll. Foretaket følger Tinn kommunes etiske retningslinjer. Det vises ellers til årsregnskap og årsmelding for 2015, og revisors beretning. - Rapport om revisjon revisjon av særregnskapet til Tinn kommune Rjukanbadet KF for 2015, datert , og revisors beretning. -Årsregnskap og årsmelding Tinn kommune - Rjukanbadet KF 6

7 Vedlegg til sak 7

8 10/16 Tinn kommunes årsregnskap og årsberetning kontrollutvalgets uttalelse Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Tinn kontrollutvalg /16 Kontrollutvalgets uttalelse til Tinn kommunes årsregnskap 2015: Kontrollutvalget har behandlet Tinns kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet. Driftsregnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. Utvalget baserer sin behandling på revisjonens arbeid, revisors beretning og rapport til kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Tinns kommunes årsregnskap og årsmelding for 2015 godkjennes. Revisors rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2015, datert er vedlagt. Uttalelsen sendes til kommunestyret. Kopi av uttalelsen sendes formannskapet. Bakgrunn for saken: I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til kommunens årsregnskap til kommunestyret. Kopi av uttalelsen skal sendes formannskapet. I følge Forskrift om årsregnskap og årsmelding 10 skal kommunens årsmelding fremlegges for kontrollutvalget før det gir sin uttalelse. Telemark kommunerevisjon IKS, som er kommunens revisor, har avlagt revisors beretning datert Beretningen er en normalberetning. Årsregnskap er formelt avlagt Fristen for å avlegge regnskap er og årsberetning Driftsregnskapet Driftsregnskapet viser kr til fordeling drift og et netto driftsresultat på kr Det er et regnskapsmessig mindreforbruk på kr

9 Tinn kommune har et netto driftsresultat på 3%, noe om er godt over det minimum anbefalte for å ha en sunn økonomi (1,75%). Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. Investeringsbudsjettet er kraftig redusert sammenlignet med opprinnelig budsjett fra Dette har ført til at investeringsbudsjettet har vært et reellt styringsverktøy. Balanseregnskapet Revisor påpeker at enkelte poster i balanseregnskapet viser for høy verdi, og at det burde vært gjennomført nedskrivninger av enkelte sosiale lån og avskrivninger at antatte tap. Kundefordringer må følges tettere opp. Økonomisk situasjon Tinn kommune har redusert likviditeten sin fra 2014 til 2015, men har fremdeles en tilfredsstillende likviditet. Tinn kommune har et disposisjonsfond på ca 76 millioner kroner, hvorav det meste av fondet er disponert gjennom vedtatte bevilgninger. Disposisjonsfondet er redusert med vel 9 millioner fra ) Rapport om revisjon av regnskapet for Tinn kommune for 2015, med vedlegg; Revisjonsberetning for 2015, datert Årsmelding og årsregnskap 2015 for Tinn kommune Vedlegg til sak 9

10 11/16 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon for Tinn kommune Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Tinn kontrollutvalg /16 Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for som den foreligger, med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Barnevern 2. Informasjonssikkerhet og personvern 3. Kvalitetssystem/ internkontroll: Kontrollutvalget gis myndighet til å rullere planen i perioden. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget skal sørge for at det gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Bestilling av forvaltningsrevisjon skal ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 skje på bakgrunn av en plan som skal vedtas i kommunestyret. Denne skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Overordnet analyse: Plan for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse. Dette er en helhetlig gjennomgang av kommunens virksomhet, på et overordnet nivå, der det legges vekt på å identifisere potensielle risikoer og vurdere vesentligheten av disse. Analysen er utarbeidet av Telemark kommunerevisjon IKS på oppdrag fra kontrollutvalget. Den overordnede analysen legges frem for kontrollutvalget som et grunnlagsdokument for utarbeidelsen av ferdig plan. Hensikten er å fremskaffe relevant informasjon til å kunne gjøre prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekter. Utarbeidelsen av plan for forvaltningsrevisjon Telemark kommunerevisjon IKS har kommet med et forslag til plan for forvaltningsrevisjon basert på vurderingene gjort i overordnet analyse. Det er opp til kontrollutvalget å foreta den endelige prioriteringen av prosjekter og sikre at den er i tråd med kommunestyrets behov. 10

11 Revisjonen har foreslått å se på følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Barnevern: Se nærmere på situasjonen innen økonomi, kapasitet og kompetanse. 2. Informasjons-sikkerhet og personvern: Se nærmere på om sensitiv informasjon og IKT-systemer blir behandlet med tilstrekkelig konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. 3. Kvalitetssystem/ internkontroll: Se nærmere på utrulling og bruk. Det henvises til den vedlagte analysen og forslaget til plan for nærmere informasjon. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet er enig med revisjonen i deres forslag til plan for forvaltningsrevisjon og de vurderingene som er gjort med bakgrunn i den overordnede analysen. Sekretariatet vil allikevel minne om at kontrollutvalget står fritt til å endre revisjonens forslag og prioritere de prosjektene de selv ønsker i plan for forvaltningsrevisjon. Vurderingene kan også endres i løpet av perioden, og det er derfor viktig at kontrollutvalget har myndighet til å rullere planen i løpet av perioden 1) Overordna analyse og Forslag til plan for forvaltningsrevisjon , Tinn kommune, 2016: , datert Vedlegg til sak 11

12 12/16 Plan for selskapskontroll Tinn kommune Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Tinn kontrollutvalg /16 Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for som den foreligger, med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1) Styresammensetning styreevaluering og valgprosess 2) Føringer for eierskap og opplæring av styrerepresentanter 3) Gjennomføring av virksomhet næringsarbeid 4) Samfunnsansvar habilitet, etikk og varsling, offentlig innsyn, anskaffelser Kontrollutvalget gis myndighet til å rullere planen i perioden. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget bestilte utarbeidelse av forslag til plan for selskapskontroll fra Telemark kommunerevisjon IKS i møte , sak 25/15. Kommunelova 77 nr. 5 og kontrollutvalsforskrifta 13 slår fast at kontrollutvalget skal se til at det er kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskap m.m. Kontrollutvalget skal se til at kommunen får en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens eierskap. Analysen skal ha fokus på risiko og hva som er vesentlig i kommunens eierskap. Kommunestyret skal vedta planen. Dette skal senest skje innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert Telemark kommunerevisjon IKS foreslår i planen at det gjennomføres følgende selskapskontroller: 1) Styresammensetning styreevaluering og valgprosess Stikkprøver i selskap. Eierskapskontroll. Kan gjennomføres når som helst 2) Føringer for eierskap og opplæring av eierrepresentanter Kan ha stikkprøver i utvalgte selskap med delt eierskap, f.eks. Krossobanen AS eller IKA Kongsberg. Eierskapskontroll. Kan gjennomføres når som helst 12

13 3) Gjennomføring av virksomhet næringsarbeid Rjukan Næringsutvikling AS. Forvaltningsrevisjon. Kan gjennomføres når som helst 4) Samfunnsansvar habilitet, etikk og varsling, offentlig innsyn, anskaffelser Selskap velges ut fra formål og eierandel. F.eks. energiselskap, Tinn vann og avløp AS. Forvaltningsrevisjon. Kan gjennomføres når som helst Prosjektene er ikke i en prioritert rekkefølge fra TKR. Vurdering fra sekretariatet: Telemark kommunerevisjon IKS har valgt en ny måte å lage plan for selskapskontroll på, ved å løfte aktuelle tema på tvers av selskapene kommunen eier. Dette er et spennende, nytt grep, som sekretariatet ser som positivt, spesielt med tanke på læringen selskapskontroll er tenkt å gi for både kommunens organisasjon og det enkelte selskap. 1) Forslag til plan for selskapskontroll , fra Telemark kommunesrevisjon IKS, datert Vedlegg til sak 13

14 13/16 Eventuelt Tinn kontrollutvalg Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Tinn kontrollutvalg /16 14