Til kontrollutvalgets medlemmer: Kirsten Svensson (leder), Alf Magne Skeime (nestleder), Kjell Rune Klungland (medlem)

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer: Kirsten Svensson (leder), Alf Magne Skeime (nestleder), Kjell Rune Klungland (medlem) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid/sted: Mandag 4. juni 2018 kl i kommunestyresalen. SAKSLISTE SAK 08/18 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 09/18 FORVALTNINGSREVISJON DRØFTING OG BESTILLING SAK 10/18 MØTEPLAN HØSTEN 2018 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Videre arbeid i kontrollutvalget: Planlegging EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. REFERATER Birkeland, 25. mai 2018 Kirsten Svensson Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og inhabilitet bes meldt til Willy Gill, tlf / willy.gill@asekretariat.no Kopi til: Ordfører, rådmann, revisor, 1. vara Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no 1

2 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Hægebostad kommune Sak 08/18 Møtedato: SAK 08/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 2

3 HÆGEBOSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 02/18 Tid: , kl Sted: Kommunestyresalen/møterom Tilstede: Kirsten Svensson, leder Alf Magne Skeime, nestleder Sigurd Orthe, møtte for Klungland Forfall: Kjell Rune Klungland, medlem MØTEBOK Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE Andre til stede: Administrasjonen v/ Åse Reidun Lande Kmmunerevisjonen Vest v/ Monica Nilsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Kl ORIENTERINGER Presentasjon av kommunens årsregnskap 2017 for formannskap og kontrollutvalg. SAK 05/18 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 06/18 ÅRSREGNSKAP FOR HÆGEBOSTAD KOMMUNE 2017 SAK 07/18 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2017 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Videre arbeid i kontrollutvalget: Planlegging EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. REFERATER REF. 01/18 Årsrapport fra skatteoppkrever 2017 Underskrift Kirsten Svensson Leder Utskrift til: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann, revisor. 3

4 Møtebok Hægebostad kontrollutvalg SAK 05/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 06/18 ÅRSREGNSKAP FOR HÆGEBOSTAD KOMMUNE 2017 Årsregnskapet ble presentert for formannskap og kontrollutvalg. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: 1. Kontrollutvalget har behandlet Hægebostad kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen, samt revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Det er avgitt standard revisjonsberetning uten presiseringer eller forbehold. 2. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. 3. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 23. mars 2018, har kontrollutvalget ingen merknader til Hægebostad kommunes årsregnskap for Saksfremstilling: 4 2

5 Møtebok Hægebostad kontrollutvalg Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Revisjonsberetning, datert 23. mars 2018 Årsregnskapet/årsmelding for 2017 Saksopplysninger: Driftsregnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr I revisjonsberetningen uttaler revisor seg om revisjonen av årsregnskapet, samt om budsjett, årsberetning, samt registrering/dokumentasjon. Revisjonen har gjennom sine handlinger ikke avdekket forhold som er av en slik art at de har betydning for konklusjonen i revisjonsberetningen. Revisor har avgitt normal revisjonsberetning uten presiseringer og forbehold. Vurderinger: Alt ligger til rette for en standard uttalelse til årsregnskapet fra kontrollutvalget. Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: 1. Kontrollutvalget har behandlet Hægebostad kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen, samt revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Det er avgitt standard revisjonsberetning uten presiseringer eller forbehold. 2. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. 3. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 23. mars 2018, har kontrollutvalget ingen merknader til Hægebostad kommunes årsregnskap for SAK 07/18 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2017 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2017 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. 5 3

6 Møtebok Hægebostad kontrollutvalg Saksfremstilling: Forslag til årsmelding for 2017 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som vil bli gjennomgått i møtet. 1. Forslag til årsmelding for 2017 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Videre arbeid i kontrollutvalget: Det gjennomføres et møte i juni med bestilling av forvaltningsrevisjon der forvaltningsrevisor inviteres til å delta. EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. REFERATER REF. 01/18 Årsrapport fra skatteoppkrever 2017 Konklusjon: Referatet ble tatt til orientering. 6 4

7 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Hægebostad kommune Sak 09/18 Møtedato: SAK 09/18 FORVALTNINGSREVISJON DRØFTING OG BESTILLING Særutskrift fra kontrollutvalgets sak 03/18 Bakgrunn for saken: I forrige møte drøftet kontrollutvalget muligheten for å gjennomføre forvaltningsrevisjon innen Pleie- og omsorgssektoren med fokus på tildeling av tjenester, herunder om tildelte tjenester leveres som forutsatt. Vedlagt følger utskrift av sak 3 fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget har fått fullmakt av kommunestyret til å omprioritere prosjekter eller sette i gang et nytt prosjekt dersom det er behov for det. Forvaltningsrevisor vil delta på møtet for å bistå kontrollutvalget med utformingen av problemstilling m.m. dersom dette nye prosjektet blir bestilt. 7

8 UTSKRIFT AV MØTEBOK HÆGEBOSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Mandag 5. februar 2018 SAK 03/18 GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL I 2018 DRØFTING/BESTILLING, UTSATT FRA Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Saken utsettes. Saksfremstilling: Kontrollutvalgets behandling : Utvalget drøftet saken. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Saken utsettes til neste møte. Saksfremstilling: Saksopplysninger: Selskapskontroll. Kommunestyret behandlet Plan for selskapskontroll i møte den og fattet følgende vedtak: Kommunestyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Hægebostad kommune der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: 1. Tingvatn fornminnepark og besøkssenter IKS 2. Snartemo Quality Products AS 3. DDV Drift 4. DDV Strategi Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. 8

9 Selskapskontroll er en av de pålagte oppgavene til kontrollutvalget og er et viktig virkemiddel for å sikre at selskapene underlegges folkevalgt styring og kontroll. Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll. I tillegg kan det gjennomføres frivillig forvaltningsrevisjon i selskapene. Problemstillinger ved en normal eierskapskontroll kan være: - Har kommunen etablert tydelige føringer for selskapene sine? Har kommunen en eierskapsmelding? - Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de etterlevd? - Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Tema for eventuell forvaltningsrevisjon i selskaper kan være: - Måloppnåelse - Offentlige anskaffelser - Habilitet - Etikk og samfunnsansvar - Arbeidsmiljø - Økonomisk drift - Annet Tingvatn fornminnepark og besøkssenter IKS ble prioritert øverst i plan for selskapskontroll. På bakgrunn av at det var ledige ressurser i revisjonen til å gjennomføre selskapskontroll i fjor høst, ble det foretatt bestilling av selskapskontroll i Tingvatn fornminnepark og besøkssenter IKS. Rapport fra denne selskapskontrollen ble lagt frem for kontrollutvalget på møte den Forvaltningsrevisjon. Kommunestyret behandlet Plan for forvaltningsrevisjon i møte den og fattet følgende vedtak: Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Hægebostad kommune » der følgende områder/prosjekter prioriteres: Prioritet Prosjekt Tema/sektor Aktuelt for forvaltningsrevisjon Undervisning Mobbing i skolen Notus Bruk og oppfølging av Notus (turnus) 3. 8 Likebehandling av ansatte Vurdere om ansatte gis lik behandling ved tildeling av ulike goder Plan og drift Vurdere kommunens praksis i forhold til retningslinjene for beregning av selvkost Pleie og omsorg Oppfølging av avviksmeldinger ved omsorgstjenestene 9

10 Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. Gjennomføring av prosjekter. Når det gjelder selskapskontroll er noen av de foreslåtte selskaper eid sammen med øvrige kommuner. Flere av selskapene er også relativt nyetablerte. Det antas at kontroll av disse selskapene vil være fornuftig å gjennomføre i samarbeid med øvrige eierkommuner. De to øverst prioriterte selskapene er «lokale» selskaper. Når det gjelder gjennomføring av forvaltningsrevisjon, ble prosjektet «Mobbing i skolen» bestilt for gjennomføring i møte den Rapport forventes fremlagt på første møte i Dersom foreslått budsjett for kontroll og tilsyn 2018 vedtas som foreslått, innebærer det 100 timer til gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Vurderinger: Kontrollutvalget inviteres til å drøfte hvilke prosjekter som bør prioriteres for Etter prioritering og bestilling av konkrete prosjekter, vil det for forvaltningsrevisjonsprosjekter bli utarbeidet en prosjektplan som blant annet omhandler hvilke problemstillinger prosjektet tar sikte på å besvare. Utarbeidelse av problemstillinger skjer i samarbeid mellom kontrollutvalget og kommunerevisjonen. Prosjektplanen skal godkjennes av kontrollutvalget før selve prosjektet kan påbegynnes. Også når det gjelder selskapskontroller, kan det være aktuelt for kontrollutvalget å komme med føringer for gjennomføringen dersom utvalget har særskilte områder som ønskes undersøkt. Saken legges frem for utvalget til drøfting og eventuell bestilling. Rett utskrift: Willy Gill Utvalgssekretær Utskrift sendt elektronisk til: Postmottak, ordfører, rådmann, revisor 10

11 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Hægebostad kommune Sak 10/18 Møtedato: SAK 10/18 MØTEPLAN HØSTEN 2018 Bakgrunn for saken: Normalt sett avholdes det to møter i kontrollutvalget om høsten; ett i slutten av september/begynnelsen av oktober og ett i november/desember. Mitt forslag er at det avholdes møte 8. oktober og 3. desember. Det avholdes møte i kontrollutvalget 8. oktober og 3. desember. 11