Kontrollutvalget i Alta kommune MØTEUTSKRIFT

Transkript

1 Møte nr. 1/ april 2017 Arkivkode 4/1 01 Journalnr. 2017/ MØTEUTSKRIFT Tilstede: Meldt forfall: Ikke kommet: Jan Arne Kristiansen, leder Hege Foss Westgaard, nestleder Tony Andre Rishaug, medlem Helge Kaspersen, varamedlem (vara for Gry Hætta) Bjørn Einar Lyng Alf Bjørn (vara for Bjørn Einar Lyng) Andre: Fra Vefik IKS: Revisjonssjef Aud Opgård og Marielle Ellingsen Fra Alta kommune: Regnskapsleder Gunvor Isaksen Fra KUSEK IKS: Rådgiver Aslak A. Gaup Fra Alta Havn KF: Havnesjef Hans Roar Kristiansen (under sak 09/2017) Tid: Mandag 24.april 2017 kl Sted: Alta Rådhus, Formannskapssalen Saksliste: Sak 07/2017 Referater Sak 08/2017 Alta kommunes årsregnskap og årsmelding 2016 kontrollutvalgets uttalelse Sak 09/2017 Alta Havn KF særregnskap og årsmelding 2016 kontrollutvalgets uttalelse Sak 10/2017 Oppstart selskapskontroll med forbehold Sak 11/2017 Godkjenning-/signering av protokoll fra møte 6. februar 2017 Tilleggssaker: Sak 12/2017 Sak 13/2017 Oppstart av forvaltningsprosjekt Mobbing i grunnskolen Oppstart forvaltningsprosjekt Forberedelse og iverksetting av politiske vedtak Leder Jan Arne Kristiansen åpnet møtet og ønsket velkommen. Innkallingen ble godkjent uten merknader. Sak 09/2017 ble behandlet før sak 08/2017. Sakslisten med tilleggssakene 12/2017 og 13/20 ble godkjent enstemmig. Leder Jan Arne Kristiansen bebudet drøftingssak/referatsak om revisjonen. Kontrollutvalget hadde ingen innvendinger om at sak 09/17 tas opp som første sak. Sak 07/2017 Referater Side 1av 8

2 Det forelå ingen referatsaker. S a k 8 / ALTA KOMMUNES ÅRSREGNSKAP OG ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Kommunens regnskapsansvarlig orienterte om kommunens regnskap for Revisjonen hadde ingen merksnader utover revisjonsberetningen. Kontrollutvalget vedtar følgende uttalelse som sendes til kommunestyret med kopi til formannskapet, jfr. kontrollutvalgsforskriften 7: Kontrollutvalgets uttalelse om Alta kommunes årsregnskap og årsmelding for 2016 Kontrollutvalget har i møte 24. april 2017 behandlet Alta kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte, reviderte årsregnskapet, rådmannens årsberetning av 22. mars 2017 og revisjonsberetningen av 14. april Rådmannen v/kommunens regnskapsansvarlig, i tillegg til revisor, har supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon. Kontrollutvalget har merket seg at Alta kommunes regnskap for 2016 viser Kr ,82 til fordeling og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,17. Kontrollutvalget har for øvrig merket seg at: Revisors beretning er en normalberetning. Ut fra overnevnte og revisjonsberetningen av 18. april 2017 har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap og årsmelding for Tilrådningen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget vedtar følgende uttalelse som sendes til kommunestyret med kopi til formannskapet, jfr. kontrollutvalgsforskriften 7: Kontrollutvalgets uttalelse om Alta kommunes årsregnskap og årsmelding for 2016 Kontrollutvalget har i møte 24. april 2017 behandlet Alta kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte, reviderte årsregnskapet, rådmannens årsberetning av 22. mars 2017 og revisjonsberetningen av 14. april Rådmannen v/kommunens regnskapsansvarlig, i tillegg til revisor, har supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon. Side 2 av 8

3 Kontrollutvalget har merket seg at Alta kommunes regnskap for 2016 viser Kr ,82 til fordeling og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,17. Kontrollutvalget har for øvrig merket seg at: Revisors beretning er en normalberetning. Ut fra overnevnte og revisjonsberetningen av 18. april 2017 har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap og årsmelding for SAK 9/2017 ALTA HAVN KF SÆRREGNSKAP OG ÅRSMELDING 2016 Havnesjef orienterte kontrollutvalget om den økonomiske situasjonen for Opplyste også om at pensjonsforpliktelsene har økt, og at det er en nedgang i antall anløp av cruiseskip og dette slår ut på bunnlinjen. Kontrollutvalget vedtar følgende uttalelse som sendes til kommunestyret med kopi til formannskapet, jfr. kontrollutvalgsforskriften 7: Kontrollutvalgets uttalelse om Alta Havn KF s særregnskap for 2016 Kontrollutvalget har i møte den 24. april 2017 behandlet Alta Havn KF s særregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte særregnskapet og styrets årsberetning av 23. mars 2017, og revisors beretning av 6. april I tillegg har havnesjef og ansvarlig revisor supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon. Kontrollutvalget har merket seg at Alta Havn KF s særregnskap for 2016 viser et netto driftsresultat på kr ,-. Kontrollutvalget har for øvrig merket seg at: Revisors beretning er en normalberetning. Kontrollutvalget har i tillegg til revisors uttalelse om selve særregnskapet, merket seg at foretaket har et udisponert regnskapsmessig mindreforbruk fra drift for 2016 på kr ,- som foretakets styre foreslår avsatt til disposisjonsfondet og et udekket regnskapsmessig merforbruk på investeringer på kr ,- som foreslås dekket over disposisjonsfondet. Kontrollutvalget har ingen merknader til slike disposisjoner. Ut over ovennevnte og revisors samlede beretning av 6. april 2017 har kontrollutvalget ikke merknader til Alta Havn KF s særregnskap og årsmelding for Tilrådningen ble enstemmig vedtatt. Side 3 av 8

4 Kontrollutvalget vedtar følgende uttalelse som sendes til kommunestyret med kopi til formannskapet, jfr. kontrollutvalgsforskriften 7: Kontrollutvalgets uttalelse om Alta Havn KF s særregnskap for 2016 Kontrollutvalget har i møte den 24. april 2017 behandlet Alta Havn KF s særregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte særregnskapet og styrets årsberetning av 23. mars 2017, og revisors beretning av 6. april I tillegg har havnesjef og ansvarlig revisor supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon. Kontrollutvalget har merket seg at Alta Havn KF s særregnskap for 2016 viser et netto driftsresultat på kr ,-. Kontrollutvalget har for øvrig merket seg at: Revisors beretning er en normalberetning. Kontrollutvalget har i tillegg til revisors uttalelse om selve særregnskapet, merket seg at foretaket har et udisponert regnskapsmessig mindreforbruk fra drift for 2016 på kr ,- som foretakets styre foreslår avsatt til disposisjonsfondet og et udekket regnskapsmessig merforbruk på investeringer på kr ,- som foreslås dekket over disposisjonsfondet. Kontrollutvalget har ingen merknader til slike disposisjoner. Ut over ovennevnte og revisors samlede beretning av 6. april 2017 har kontrollutvalget ikke merknader til Alta Havn KF s særregnskap og årsmelding for S a k 10/ OPPSTART OBLIGATORISK EIERSKAPSKONTROLL- SELSKAPSKONTROLL ALT A KOMMUNE Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Alta kommune for , og ber kontrollutvalgssekretariatet gjennomføre generell eierskapskontroll av Alta kommunes forvaltning av sine eierinteresser i selskap kommunen har eierskap i jfr. Bestemmelsene i kommunelovens 77 nr. 5 og nr. 7 samt kontrollutvalgsforskriften Kap Kontrollen utføres med utgangspunkt i følgende problemstillinger: o o Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser i selskapet? - Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? - Synes rutinene å være tilfredsstillende, og blir de fulgt? Hvordan utøves kommunes eierinteresser? - Er det i samsvar med KS eierforums anbefalinger for eierstyring? Side 4 av 8

5 - Sikrer kommunen at lovpålagte oppgaver utført av kommunal eide selskap er i hht lov og forskrifter på bl.a VAR-området og Revisjon? Sekretariatet gis fullmakt til å justere evt. tilføye problemstillinger ved behov. Tilrådningen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Alta kommune for , og ber kontrollutvalgssekretariatet gjennomføre generell eierskapskontroll av Alta kommunes forvaltning av sine eierinteresser i selskap kommunen har eierskap i jfr. Bestemmelsene i kommunelovens 77 nr. 5 og nr. 7 samt kontrollutvalgsforskriften Kap Kontrollen utføres med utgangspunkt i følgende problemstillinger: o Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser i selskapet? - Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? - Synes rutinene å være tilfredsstillende, og blir de fulgt? o Hvordan utøves kommunes eierinteresser? - Er det i samsvar med KS eierforums anbefalinger for eierstyring? - Sikrer kommunen at lovpålagte oppgaver utført av kommunal eide selskap er i hht lov og forskrifter på bl.a VAR-området og Revisjon? Sekretariatet gis fullmakt til å justere evt. tilføye problemstillinger ved behov. Sak /2017 GODKJENNING AV PROTKOLL FRA MØTE 6. FEBRUAR 2017 Saksbehandler: Kate M Larsen Saksopplysninger: Møteutskrift fra møte i kontrollutvalget den 6. februar 2017, er tidligere sendt kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 6. februar 2017 godkjennes og signeres. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 6. februar 2017 godkjennes og signeres. Side 5 av 8

6 T i l l e g g s s a k : SAK 12/17 OPPSTART AV FORVALTNINGSREVISJONPROSJEKTET -MOBBING I GRUNNSKOLEN Sekretariatet og revisjonen kom med tilleggsopplysninger om saken. Dette er en ny forvaltningsrevisjon og revisjonen har allerede begynt å jobbe med å få gode undersøkelsesmetoder som fanger opp dette, og at det vil bli tatt opp ett utvalg av skoler. Kontrollutvalget slutter seg til opplysningene og anbefalingene i vedlagte saksdokument fra kommunerevisjonen, og vedtar oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Mobbing i grunnskolen». Kontrollutvalget vedtar følgende problemstillinger for forvaltningsprosjektet «Mobbing i grunnskolen»: 1. Kontrollutvalget vedtar følgende hovedproblemstilling for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Mobbing i grunnskolen». Hvordan arbeider skolene i Alta kommune med å forebygge, avdekke og bekjempe mobbing? 2. Kontrollutvalget overlater til revisjonen å utarbeide underproblemstillinger og eventuelle tilleggsproblemstillinger i tilknytning til den nevnte hovedproblemstillingen. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget slutter seg til opplysningene og anbefalingene i vedlagte saksdokument fra kommunerevisjonen, og vedtar oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Mobbing i grunnskolen». Kontrollutvalget vedtar følgende problemstillinger for forvaltningsprosjektet «Mobbing i grunnskolen»: 3. Kontrollutvalget vedtar følgende hovedproblemstilling for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Mobbing i grunnskolen». Hvordan arbeider skolene i Alta kommune med å forebygge, avdekke og bekjempe mobbing? 4. Kontrollutvalget overlater til revisjonen å utarbeide underproblemstillinger og eventuelle tilleggsproblemstillinger i tilknytning til den nevnte hovedproblemstillingen. Side 6 av 8

7 SAK 13/17 OPPSTART AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET - FORBEREDELSE OG IVERKSETTING AV POLITISKE VEDTAK Kontrollutvalget slutter seg til opplysningene og anbefalingene i vedlagte saksdokument fra kommunerevisjonen, og vedtar oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Forberedelse og iverksetting av politiske vedtak». Kontrollutvalget vedtar følgende problemstillinger for forvaltningsprosjektet «Forberedelse og iverksetting av politiske vedtak»: 1) Kontrollutvalget vedtar følgende hovedproblemstillinger for forvaltningsrevisjonsprosjektet Forberedelse og iverksetting av politiske vedtak : 1. Er saker som legges fram for kommunestyret forsvarlig utredet? 2. Har administrasjonen tilfredsstillende rutiner for oppfølging av politiske vedtak? 2) Kontrollutvalget overlater til revisjonen å utarbeide underproblemstillinger og eventuelle tilleggsproblemstillinger i tilknytning til de nevnte hovedproblemstillingene. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget slutter seg til opplysningene og anbefalingene i vedlagte saksdokument fra kommunerevisjonen, og vedtar oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Forberedelse og iverksetting av politiske vedtak». Kontrollutvalget vedtar følgende problemstillinger for forvaltningsprosjektet «Forberedelse og iverksetting av politiske vedtak»: 1) Kontrollutvalget vedtar følgende hovedproblemstillinger for forvaltningsrevisjonsprosjektet Forberedelse og iverksetting av politiske vedtak : 1. Er saker som legges fram for kommunestyret forsvarlig utredet? 2. Har administrasjonen tilfredsstillende rutiner for oppfølging av politiske vedtak? 2) Kontrollutvalget overlater til revisjonen å utarbeide underproblemstillinger og eventuelle tilleggsproblemstillinger i tilknytning til de nevnte hovedproblemstillingene. Sak 14/17 Bekymringsmelding kommunerevisjonen for Alta kommune Leder i kontrollutvalget forklarte at han har mottatt en del bekymringsmeldinger ang. Vest-Finnmark kommunerevisjon som bl.a. går på arbeidskapasiteten og at meldingene er av en slik art at utvalgsleder finner det riktig å informere kontrollutvalget om dette på møtet. Leder i kontrollutvalget opplyste at saksopplysningene i saken ikke er av en slik art at møtet må lukkes. Medlemmene i utvalget hadde ikke noen innvendinger i å holde møtet åpent. På møtet informerte revisjonssjef om revisjonens arbeid om at revisjonsselskapet er i stor endring, bl.a. at revisjonen har fått inn 6 flere kommuner fra Øst-Finnmark å revidere. Revisjonssjefen informerte om at endrede arbeidsoppgaver på grunn av økning av revisjonskommuner, naturlig medfører ekstra arbeid, men at de har kontroll på dette. Side 7 av 8

8 Forslag til vedtak: Leder Jan Arne Kristiansen la fram forslag til vedtak på møtet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget viser til kommunelovens 76 der det står: «Kommunestyret og fylkestinget skal påse at de kommunale og fylkeskommunale regnskaper revideres på betryggende måte.» Videre 77: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger» og til slutt kommunelovens 78: «..Kommunestyret eller fylkestinget velger selv revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget.» Kontrollutvalget har mottatt en del bekymringsmeldinger ang. Vest-Finnmark kommunerevisjon som bl.a. går på arbeidskapasiteten. Meldingene er av en slik art at kontrollutvalget finner det riktig å informere Alta kommunestyre om dette. Kontrollutvalget er bl.a. bekymret for om kommunerevisjonen får gjort sin jobb på en tilfredsstillende måte. Forslaget fra leder ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til kommunelovens 76 der det står: «Kommunestyret og fylkestinget skal påse at de kommunale og fylkeskommunale regnskaper revideres på betryggende måte.» Videre 77: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger» og til slutt kommunelovens 78: «..Kommunestyret eller fylkestinget velger selv revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget.» Kontrollutvalget har mottatt en del bekymringsmeldinger ang. Vest-Finnmark kommunerevisjon som bl.a. går på arbeidskapasiteten. Meldingene er av en slik art at kontrollutvalget finner det riktig å informere Alta kommunestyre om dette. Kontrollutvalget er bl.a. bekymret for om kommunerevisjonen får gjort sin jobb på en tilfredsstillende måte. Møtet hevet kl Jan Arne Kristiansen leder Aslak A. Gaup sekretær for kontrollutvalget Side 8 av 8