MØTEINNKALLING Møte nr. 4 /2013

Transkript

1 Kontrollutvalget i Karasjok kommune Kárášjoga gielda dárkkistanlávdegoddi Arkivkode 4/1 04 Journalnr. 2013/ MØTEINNKALLING Møte nr. 4 /2013 Kontrollutvalget: Ingvald Laiti, leder Ragnhild Varsi Dahl, nestleder Anne Ravna Gaup, medlem Tore-Jan Gjerpe, medlem Toralf Henriksen, medlem Tid: Tordag 28. november, kl. 12:00 Sted: Karasjok Rådhus, møterom Saksliste: Sak 22/2013 Orienteringer v/ rådmannen Sak 23/2013 Referater Sak 24/2013 Godkjenning av protokoll fra møte den 7.oktober 2013 Sak 25/2013 Oppfølging av gjennomført forvaltningsrevisjon Sak 26/2013 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet. Sak 27/2013 Strategi for regnskapsrevisjon Sak 28/2018 Sak fra kommunestyret- Kontroll av IKT kjøpene i perioden Sak 29/2013 Møte og aktivitetsplan for Karasjok kommunes kontrollutvalg i 2013 Innkalling og saksliste sendes også kontrollutvalgets varamedlemmer, ordføreren, rådmannen og kommunerevisjonen til informasjon. Saksdokumenter er vedlagt til kontrollutvalgets medlemmer og 1.varamedlemmer, ordfører og kommunerevisjonen. Varamedlemmer møter kun etter nærmere innkalling. Forfall meldes snarest til sekretariatet på telefon eller pr. e-post til tor-otto.gamst@kusek.no Karasjok/Hammerfest, den Ingvald Laiti (sign). leder Tor-Otto Gamst sekretær for kontrollutvalget Kontrollutvalgets sekretariat, KUSEK IKS: Alta Hammerfest Org.nr Løkkeveien 4 Sjøgata 25 Pb. 1261, 9505 Alta Pb. 95, 9615 Hammer fest Web: Tlf Tlf /

2 Side 2 SAK ORIENTERING V/RÅDMANNEN Saksbehandler: Tor-Otto Gamst Saksopplysninger: Rådmannen er bedt om å informere kontrollutvalget innenfor følgende tema. - Økonomisk informasjon, regnskapsstatus. - Status for nedskjæringer i bemanning i forhold til budsjettvedtak for Oppfølging av krav til offentlig innkjøp Kontrollutvalget har også bedt om en oversikt over alle typer innkjøp som gjøres i kommunen. Oversikten bør inneholde hvor og hvordan innkjøpene gjøres, og hvilken type avtaler det de med de forskjellige leverandører. Oversikten gjelder alle områder i kommunen, så som: Helse, skole teknisk, data, maskintjenester, brøyting med mer. Sekretariatets tilrådning: Kontrollutvalget tar rådmannens info til orientering. SAK REFERATER Saksbehandler: Tor-Otto Gamst Saksopplysninger: Eventuelle referater legges frem i møtet. SAK GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET DEN 7. OKTOBER 2013 Saksbehandler: Tor-Otto Gamst Saksopplysninger: Protokoll fra møte torsdag 7. oktober 2013, er tidligere sendt kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Det er ikke fremkommet merknader til utsendt protokoll. Sekretariatets tilrådning: Protokoll fra kontrollutvalgets møte torsdag 7. oktober 2013, godkjennes

3 Side 3 SAK OPPFØLGING AV GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON - SYKEFRAVÆR Saksbehandler: Tor-Otto Gamst Saksdokumenter (vedlagt): Revisjonens utredning med vedlegg. Saksopplysninger: Det vises til vedlagte saksdokumenter fra revisjonen, med utfyllende saksopplysninger, vurderinger, konklusjoner og anbefalinger. Sekretariatet har i henhold til kontrollutvalgsforskriften 20 et selvstendig ansvar for å påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Sekretariatet har ingen merknader til revisjonens saksutredning, og vurderer saken som forsvarlig og tilstrekkelig utredet. Sekretariatets tilrådning: Kontrollutvalget tar revisjonens orientering om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet- Sykefravær til etterretning. Vedlegg:

4 Side 4

5 Side 5

6 Side 6

7 Side 7

8 Side 8

9 Side 9 SAK VURDEREING AV OPPDRAGSANSVARLIG REVISORS UAVHENGIGHET. Saksbehandler: Tor-Otto Gamst Saksdokumenter (vedlagt): Saksopplysninger fra revisjonen, vedlagt Vurdering av oppdragsansvarlige revisorers uavhengighet i forhold til Karasjok kommune for revisjonsåret Saksopplysninger: Kontrollutvalget har ut fra kontrollutvalgsforskriften 4 et selvstendig påseansvar for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Dette innebærer bl.a. et ansvar for å påse at oppdragsansvarlig revisor oppfyller krav om uavhengighet til kommunen. Oppdragsansvarlige revisorers egenvurdering av slik uavhengighet vil være grunnleggende informasjon som ledd i kontrollutvalgets ivaretakelse av sitt påseansvar. Det vises i denne forbindelse til vedlagte dokumenter fra revisjonen, med utfyllende saksopplysninger. Sekretariatet har i henhold til kontrollutvalgsforskriften 20 et selvstendig ansvar for å påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Sekretariatet har ingen merknader til oppdragsansvarlige revisorers egenvurdering av uavhengighet til Karasjok kommune for revisjonsåret 2013, og tilråder at denne tas til etterretning. Sekretariatets tilrådning: Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlige revisorers egenvurdering av uavhengighet i forhold til Karasjok kommune for revisjonsåret 2013 til etterretning. Vedlegg:

10 Side 10

11 Side 11

12 Side 12

13 Side 13

14 Side 14 SAK STRATEGI FOR REGNSKAPSREVISJON Saksbehandler: Tor-Otto Gamst Saksdokumenter (vedlagt): Saksdokument fra revisjonen; Strategi for regnskapsrevisjon. Saksopplysninger: Det vises til vedlagte saksdokument fra revisjonen, med utfyllende saksopplysninger. Sekretariatet har i henhold til kontrollutvalgsforskriften 20 et selvstendig ansvar for å påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Sekretariatet har ingen merknader til revisjonens saksdokument, og viser i tillegg til muntlig orientering fra revisjonen som vil bli gitt under behandling av saken i møtet. Vedrørende behandlingen i møtet, åpent eller lukket møte: Det ligger i sakens natur at revisjonens muntlige opplysninger vil berøre konkrete revisjonsstrategier som ikke bør offentliggjøres av hensyn til at det løpende revisjonsarbeidet i revisjonsåret skal kunne gjennomføres innenfor forsvarlige rammer. Med bakgrunn i ovennevnte vil sekretariatet anbefale kontrollutvalget at den muntlige orienteringen fra revisjonen i møtet skal gå for lukkede dører, med hjemmel i Kommuneloven 31 nr.5, jfr. offentleglova 24 første ledd. Lovhjemlene sier følgende: Kommuneloven 31 nr.5 (sitat): Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. Henvisning til offentleglova kommer her til anvendelse i lovens 24 første ledd som sier følgende (sitat): Det kan gjerast unntak frå innsyn for opplysningar når det er påkravd fordi innsyn ville motverke offentlege kontroll- eller reguleringstiltak eller andre pålegg eller forbod, eller føre til fare for at dei ikkje kan gjennomførast. Sekretariatets tilrådning: Revisjonsstrategien for Hammerfest kommune for revisjonsåret 2013 tas til orientering.

15 Side 15

16 Side 16 SAK SAK FRA KOMMUNESTYRET - KONTROLL AV IKT KJØPENE I PERIODEN Saksbehandler: Tor-Otto Gamst Saksdokument: Saksprotokoll i kommunestyret , med kommunestyrets vedtak. Saksopplysninger: Kommunestyret i Karasjok ber i følge saksprotokoll fra møtet 21. mars 2013, mottatt av sekretariatet 1. november 2013, kontrollutvalget gjennomføre en kontroll av IKT kjøpene i perioden Kontrollutvalget har etter kommunestyremøtet hatt deler av saken til drøfting og orientering, men det er ikke gjennomført innhenting av fakta eller kontroll i den grad kommunestyret her ønsker. Oppgaven vil etter sekretariatets mening bevege seg inn på revisjonsfaget i den grad at det vil være naturlig å overlate oppgaven til kommunerevisjonen. Sekretariatets tilrådning: Kontrollutvalget ber Vest- Finnmark kommunerevisjon IKS, gjennomføre en kontroll med IKT kjøp i Karasjok kommune i samsvar med kommunestyrets vedtak. Kontrollutvalget ønsker i hvert tilfelle avklart: -hvem som er leverandør -hvem har utført bestillingen -hvem har attestert innkjøpene -hvem har anvist til utbetaling Det bør også avklares om det er innhentet tilbud/ anbud før innkjøpene. Kontrollutvalget ønsker oppgaven prioritert slik at forholdene kan avklares snarest og senest innen utgangen av mars 2014.

17 Side 17