MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Transkript

1 MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 02/15 Dato: , kl Sted: Rådhuset, bystyresalen MØTEBOK Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Trond Birkeland, medlem Arne Torbjørn Frivoll, nestleder Hege Lønning, medlem Forfall: Tommy Antonsen (vara ikke innkalt pga. misforståelse) Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Kommunerevisjonen Vest v/ Lene Rugland Agder Sekretariat v/willy Gill Mandal kommune v/ Torbjørn Willumsen, Wenke Nome, Elin B. Walvik, Anita Grønnås Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE: SAK 06/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 07/15 ÅRSREGNSKAP MANDAL HAVN KF 2014 SAK 08/15 ÅRSREGNSKAP MANDAL KOMMUNE 2014 SAK 09/15 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL IME VERKSTED AS FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet Ref. 02/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet Ref. 03/15 Kommunerevisjonen Vest, attestasjonsrapport finans 2014 datert Ref. 04/15 Mandal FrP, anmodning om åpning av sak datert 17. februar 2015 Underskrift Ebba Farre Roksvold Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1

2 SAK 06/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. SAK 07/15 ÅRSREGNSKAP MANDAL HAVN KF 2014 Havnefogd presenterte årsberetning og årsregnskap, samt svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Mandal Havn KF for Sammen med årsregnskap og årsberetning fra foretaket, forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 25. mars 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2014 for Mandal Havn KF. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill 2

3 Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommunale foretak av Saksdokumenter vedlagt saken: 1. Årsberetning og regnskap 2014 Mandal Havn KF 2. Havnestyret, sak 02/15 3. Revisjonsberetning, datert Saksopplysninger: Regnskapet viser et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Det foreligger standard «ren» revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Revisor uttaler at: Årsberetningen, sammen med regnskap og noter, gir en informativ beskrivelse av foretakets virksomhet. På samme måte som de foregående år, er det mitt inntrykk at virksomheten drives i ryddige former, og at det er god økonomistyring. Revisor opplever å ha meget god og åpen kommunikasjon med foretakets ledelse. Havnefogd vil presentere regnskap og årsberetning i møtet og det vil være anledning til å stille spørsmål. Havnestyret behandlet regnskapet i møte den og fattet følgende vedtak: 1. Havnestyret vedtar forslag til årsberetning for Havnestyret innstiller overfor bystyret på at vedlagte årsregnskap for 2014 godkjennes. 3. Årets nettooverskudd, kr , foreslås avsatt til disposisjonsfond. Vurdering: Slik jeg oppfatter det, skulle alt ligge til rette for en standard uttalelse fra kontrollutvalget. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Mandal Havn KF for Sammen med årsregnskap og årsberetning fra foretaket, forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 25. mars 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2014 for Mandal Havn KF. 3

4 SAK 08/15 ÅRSREGNSKAP MANDAL KOMMUNE 2014 Økonomisjef presenterte hovedtrekkene i årsregnskap og årsrapport, samt svarte på spørsmål. Revisor presenterte kommentarer i revisjonsbrevet. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Mandal kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet og årsberetningen forelå revisjonsberetning og revisjonsbrev nr. 9 fra Kommunerevisjonen Vest. Revisor har avgitt standard revisjonsberetning uten presiseringer eller forbehold. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisors kommentarer i revisjonsbrev nr. 9 vedrørende budsjettavvik i investeringsregnskapet, likviditet, avsetning integreringsfond og matombringing. Kontrollutvalget etterlyser forklaring fra administrasjonen vedrørende foretatte vurderinger angående momsproblematikk matombringing. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet og revisjonsbrevet, datert henholdsvis og , har kontrollutvalget ingen merknader til Mandal kommunes årsregnskap for Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2014 Årsberetning for 2014 Revisjonsberetning datert 10. april 2015 Revisjonsbrev nr. 9 datert 16. april 2015 Saksopplysninger: Årsregnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Regnskap med noter og årsberetning ble levert innen fristene 15. februar og 31. mars. 4

5 Det er avlagt standard «ren» revisjonsberetning. I revisjonsbrev nr. 9 kommenterer revisor forhold knyttet til budsjettavvik i investeringsregnskapet, likviditet, avsetning integreringsfond og matombringing. For nærmere beskrivelse vises det til brevet og til revisors orientering i møtet. Det foreligger ikke noen skriftlige kommentarer fra rådmannen til revisors brev, men det vil være anledning til å komme med kommentarer i tilknytning til regnskapsbehandlingen i kontrollutvalget. Administrasjonen vil gjennomgå/presentere kommunens årsregnskap i kontrollutvalgets møte, og vil kunne svare på eventuelle spørsmål fra utvalgets medlemmer. Revisor vil også være til stede på møtet og vil orientere om utført revisjonsarbeid. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Mandal kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet og årsberetningen forelå revisjonsberetning og revisjonsbrev nr. 9 fra Kommunerevisjonen Vest. Revisor har avgitt standard revisjonsberetning uten presiseringer eller forbehold. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisors kommentarer i revisjonsbrev nr. 9 vedrørende budsjettavvik i investeringsregnskapet, likviditet, avsetning integreringsfond og matombringing. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet og revisjonsbrevet, datert henholdsvis og , har kontrollutvalget ingen merknader til Mandal kommunes årsregnskap for SAK 09/15 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL IME VERKSTED AS Utvalget drøftet saken. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget utsetter saken. Kontrollutvalget viser til bystyrets vedtak av og ber om skriftlig redegjørelse fra selskapet og generalforsamlingen angående oppfølgingen av anbefalingene i rapporten. 5

6 Generalforsamlingen v/ordfører og selskapet ved styreleder/daglig leder oppfordres til å møte på kontrollutvalgets neste møte 16. juni. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Saksdokumenter: Kontrollutvalget, særutskrift av sak 04/15 Bystyret, utskrift av behandling av selskapskontroll Ime Verksted AS Ime Verksted AS, utskrift av protokoll fra generalforsamling Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandlet rapport fra selskapskontrollen i møte den Rapporten inneholder følgende anbefalinger til kommunen og til selskapets styre: Anbefalinger til Mandal kommune med utgangspunkt i de funn som er gjort gjennomført eierskapskontroll: 1. Revisor anbefaler at kommunen foretar en vurdering av om kjøpet av naboeiendommen og utleie av bolig er innenfor selskapets vedtektsfestede formål. 2. Revisor anbefaler at kontrollutvalget og kommunens revisor blir varslet om alle møtene i generalforsamlingen. Enkelte av funnene er knyttet opp til styret. Revisjonen anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger disse opp: 1. Styremedlemmene følger ikke bystyrets oppfordring om å registrere seg i styrevervregisteret. 2. Bestemmelsene om offentlige anskaffelser er opplyst å ikke følges ved innkjøp av trematerialer. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling til bystyret: 1. Bystyret tar rapporten til etterretning. 2. Bystyret har merket seg at det i rapporten anbefales at kommunen foretar en vurdering av om kjøpet og etterfølgende utleie av naboeiendommen, Vassmyrvn. 36, er innenfor selskapets vedtektsfestede formål. Bystyret ber om at Ime Verksted A/S enten gir kontrollutvalget en tilfredsstillende begrunnelse for at kjøpet er foretatt innenfor rammen av gjeldende vedtekter, eller ev. igangsetter en vedtektsendring i medhold av aksjel Rapport til Kontrollutvalget bes avgitt innen 20. april Kontrollutvalget bes rapportere til bystyret innen 1. juni

7 Begrunnelse: Styret har anledning til å foreta investeringer og ta opp lån, men må handle innenfor selskapets vedtektsfestede formål. Selskapets vedtektsfestede formål er å skape varige arbeidsplasser tilpasset yrkeshemmede. Eiendommen ble kjøpt i 2011, finansiert ved låneopptak og er nå langtidsutleid. Det foreligger ingen konkrete planer om å benytte den til verkstedets ordinære drift i overskuelig fremtid. Det fremstår derfor som uklart i hvilken grad dette kjøpet kan bidra til å skape varige arbeidsplasser for yrkeshemmede. Bystyret behandlet denne saken i møte den og fattet følgende vedtak: Bystyret tar rapporten til etterretning. Bystyret har merket seg at det i rapporten anbefales at kommunen foretar en vurdering av om kjøpet og etterfølgende utleie av naboeiendommen, Vassmyrvn. 36, er innenfor selskapets vedtaksfestede formål. Bystyret ber om at Ime Verksted AS enten gir kontrollutvalget en tilfredsstillende begrunnelse for at kjøpet er foretatt innenfor rammen av gjeldende vedtekter, eller ev. igangsetter en vedtektsendring i medhold av aksjel Rapport til Kontrollutvalget bes avgitt innen 20. april Kontrollutvalget bes rapportere til bystyret innen 1. juni Begrunnelse: Styret har anledning til å foreta investeringer og ta opp lån, men må handle innenfor selskapets vedtektsfestede formål. Selskapets vedtektsfestede formål er å skape varige arbeidsplasser tilpasset yrkeshemmede. Eiendommen ble kjøpt i 2011, finansiert ved låneopptak og er nå langtidsutleid. Det foreligger ingen konkrete planer om å benytte den til verkstedets ordinære drift i overskuelig fremtid. Det fremstår derfor som uklart i hvilken grad dette kjøpet kan bidra til å skape varige arbeidsplasser for yrkeshemmede. Ime Verksted AS behandlet saken i generalforsamlingen 21. april. Slik jeg oppfatter protokollen har generalforsamlingen fattet følgende vedtak: 1. Vedtektene til Ime Verksted endres slik at formålet blir som følger: Selskapets formål er, i samarbeid med Nav, å tilby varig tilrettelagte arbeidsplasser og andre arbeidsmarkedstiltak til personer som kan nyttiggjøre seg disse arbeidstilbudene. Selskapet skal ha en produksjon og/eller aktiviteter som bidrar til å utvikle og vedlikeholde kompetanse i arbeidstakergruppa. Virksomheten kan også omfatte annen produksjon/virksomhet som fremmer bedriftens formål. Selskapets overskudd skal være i bedriften og disponeres til formål som styrker framtidig drift. 2. Innkalling til Generalforsamling i Ime Verksted AS sendes til kommunens kontrollutvalg og Kommunerevisjonen sammen med innkalling til de øvrige aktørene. 7

8 3. Registrering i KS sitt styrevervs register er frivillig. Ime Verksted AS vil anbefale styremedlemmene om å gjøre dette, men vil ikke pålegge noen å gjøre det. 4. Praksisen som har vært brukt ved innkjøp av trematerialer videreføres på bakgrunn av de svar og redegjørelser som er gitt til kommunerevisjonen. Vurderinger: Kontrollutvalget skal rapportere til bystyret innen 1. juni i denne saken. Forslag til vedtak: FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Forvaltningsrevisjon Mobbing: Det er gjennomført oppstartsmøte med administrasjonen. Rapport vil ikke foreligge til kontrollutvalgets møte i juni. Det tas sikte på behandling av rapporten i kontrollutvalgets møte i september. Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet Ref. 02/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet Ref. 03/15 Kommunerevisjonen Vest, attestasjonsrapport finans 2014 datert Ref. 04/15 Mandal FrP, anmodning om åpning av sak datert 17. februar 2015 Konklusjon: Vedr. ref. 4: Kontrollutvalget anser at saken har fått sin løsning og at det ikke er aktuelt for kontrollutvalget å følge opp saken videre. Øvrige referater ble tatt til etterretning. 8