ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK

Transkript

1 Møte nr. 05/17 Dato: kl Sted: Rådhuset, Monn ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK Tilstede: Inger Lise Austrud, leiar Alexander Skeibrok, nestleiar Thomas Repstad, medlem Forfall: Andre til stede: (Hele eller deler av møtet) Administrasjonen v/ Astrid Marie Engeli, Kjell Gunnar Olsen Agder Sekretariat: Willy Gill Kommunerevisjonen Vest: Irene Loka, Lene Rugland Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE SAK 11/17 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 12/17 SLUTTRAPPORT VA LJOSLAND UTTALELSE FRA KONTROLLUTVALGET, NY BEHANDLING SAK 13/17 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2018 SAK 14/17 RÅDMANNENS FINANSFORVALTNING 2016, REVISORS ATTESTASJONSUTTALELSE FASTE POSTER Nytt fra revisor: Planlegging Nytt fra sekretær: Møteplan, bemanning EVENTUELT REFERATER UNDERSKRIFT Inger Lise Austrud Leiar Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor

2 SAK 11/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 12/17 SLUTTRAPPORT VA ANLEGG LJOSLAND VEST AUST, UTTALELSE FRA KONTROLLUTVALGET NY BEHANDLING Kommunalsjef opplyste at det i tilleggsnotatet ved en feil ikke er orientert om spesifikasjon av nybygg/anlegg fordelt på leverandør. Kommunalsjef orienterte og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget ber om at administrasjonen oppdaterer tilleggsnotatet med spesifikasjon av nybygg/anlegg fordelt på leverandør. I forhold til pkt. 4 i tilleggsnotatet ønsker kontrollutvalget en beskrivelse av tiltak utført i kommunal regi på det enkelte bruk i tillegg til økonomisk kompensasjon som er gitt, samt at oversikt over kompensasjon til grunneiere oppdateres med opprinnelig takst for de berørte bruk. Kontrollutvalget ber om å få oversendt oppdatert tilleggsnotat innen 6. november, slik at saken kan sluttbehandles av utvalget i planlagt møte 22. november. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Nye vedlegg: Tilleggsnotat til sluttrapport Evalueringsskjema for utført oppdrag 2

3 Nye Saksopplysninger: Kontrollutvalget fattet følgende vedtak ved behandling av saken i møte den : 1. Kontrollutvalget ønsker et bredere grunnlag for å avgi uttalelse til kommunestyret angående sluttrapport VA anlegg Ljosland vest-aust. Saken utsettes. 2. Kontrollutvalget ønsker at rapporten oppdateres på følgende punkter: - Opprinnelig budsjett og finansiering av prosjektet - Samlet prosjektregnskap og prosjektbudsjett - Spesifikasjon av juridisk bistand, konsulentbistand og nybygg/anlegg fordelt på leverandør - Oppstilling av kompensasjon til grunneiere, både av økonomisk art og praktisk arbeid fordelt på den enkelte grunneier (evt. pr. gnr/bnr) - Nærmere beskrivelse av læringen etter prosjektet, jf. retningslinjer for ansvar og roller vedtatt i Beskrivelse av hvordan kompensasjon fra Agder Energi på kr. 4 mill. skal håndteres - Beskrivelse av kommunestyrets behandlinger av prosjektet gjennom årene og hva som ligger i disse vedtakene, herunder budsjettmessige konsekvenser. - Entreprenørevaluering ønskes vedlagt rapporten - Nærmere beskrivelse av valg av entrepriseform og valg av entreprenør 3. Det bes om at oppdatert rapport oversendes kontrollutvalget innen 1. september. Tilleggsnotatet fra administrasjonen, samt evalueringsskjema ble oversendt til sekretariatet Denne dokumentasjonen gir informasjon om etterspurte forhold. Vurderinger: Kontrollutvalget bes utforme sin uttalelse til sluttrapporten i møtet. Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret vedr. sluttrapport VA Anlegg Ljosland Vest-Aust: Kontrollutvalgets behandling : Kommunalsjef og økonomisjef presenterte sluttrapporten og svarte på spørsmål. Revisor presenterte innholdet i revisjonsrapporten. Utvalget drøftet saken. 1. Kontrollutvalget ønsker et bredere grunnlag for å avgi uttalelse til kommunestyret angående sluttrapport VA anlegg Ljosland vest-aust. Saken utsettes. 2. Kontrollutvalget ønsker at rapporten oppdateres på følgende punkter: - Opprinnelig budsjett og finansiering av prosjektet 3

4 - Samlet prosjektregnskap og prosjektbudsjett - Spesifikasjon av juridisk bistand, konsulentbistand og nybygg/anlegg fordelt på leverandør - Oppstilling av kompensasjon til grunneiere, både av økonomisk art og praktisk arbeid fordelt på den enkelte grunneier (evt. pr. gnr/bnr) - Nærmere beskrivelse av læringen etter prosjektet, jf. retningslinjer for ansvar og roller vedtatt i Beskrivelse av hvordan kompensasjon fra Agder Energi på kr. 4 mill. skal håndteres - Beskrivelse av kommunestyrets behandlinger av prosjektet gjennom årene og hva som ligger i disse vedtakene, herunder budsjettmessige konsekvenser. - Entreprenørevaluering ønskes vedlagt rapporten - Nærmere beskrivelse av valg av entrepriseform og valg av entreprenør 3. Det bes om at oppdatert rapport oversendes kontrollutvalget innen 1. september. Vedlegg: 1. Sluttrapport VA anlegg Ljosland vest-aust 2. Revisjonsrapport datert vedrørende sluttregnskap VA anlegg Ljosland Bakgrunn for saken: Administrasjonen har fremlagt sluttrapport for prosjektet VA anlegg Ljosland vest-aust. Sluttrapporten gir en oppsummering av planlegging og gjennomføring av tiltaket. Det fremgår av rapporten at anlegget formelt ble overtatt av kommunen i desember Etterarbeid og juridiske prosesser har dratt ut i tid og derfor har ikke sluttrapporten fra utbyggingen kommet før nå. Rapporten beskriver ellers grundig utfordringene som har vært i prosjektet og hvilken lærdom som kan trekkes av disse. Regnskapet for prosjektet viser en totalkostnad på kr , mot opprinnelig kostnadsramme på kr Det er gjennomført budsjettjusteringer underveis i prosjektet. Regnskapet viser en overskridelse på kr i forhold til budsjettet. Revisor har gjennomgått sluttregnskapet og kontrollert følgende: 1. At utgifter og inntekter bokført på prosjektet vedrører det aktuelle prosjektet 2. Det er samsvar mellom prosjektregnskapet og kommunens regnskap 3. Sluttregnskapet er avsluttet i samsvar med kommunestyrets vedtak om budsjett Revisors konklusjon er som følger: Vedrørende pkt. 1 og 2: Ingen merknader Vedrørende pkt. 3: Sluttregnskapet er i all hovedsak avsluttet i samsvar med kommunens opprinnelige vedtatte kostnadsramme samt de årlige budsjettjusteringene. Regnskapet viser en overskridelse på kr i forhold til budsjett. I e-post til kommunen kommenterer revisor at hun savner endelig budsjettall i rapporten, både på inntekts- og utgiftssiden. Revisor har forholdt seg til at endelig budsjett inkl. alle justeringer er kr mill. Administrasjonen vil presentere rapporten for kontrollutvalget i møtet. Revisor vil også være tilstede for å kommentere saken. 4

5 Vurderinger: På bakgrunn av sluttrapporten, revisors brev og presentasjonen av rapporten i møtet, skal kontrollutvalget avgi uttalelse til kommunestyret i saken. Kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret vedr. investeringsprosjektet VA anlegg Ljosland vest-aust: SAK 13/17 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2018 Kontrollutvalget videreførte inneværende års tillegg til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2018 på kr ,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, styrets budsjettforslag for Agder Sekretariat, vedtatt budsjett for 2018 Kontrollutvalgssekretariatet Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandler budsjettet i møte Budsjettet legger opp til at driftstilskuddet økes fra kr i 2017 til kr i 2018, en økning tilsvarende 2,5%. Protokoll fra styrets budsjettbehandling følger vedlagt. Kommunerevisjonen Kommunerevisjonen Vest utfører revisjonsarbeidet for Åseral kommune og for de øvrige ti eierkommunene. Budsjettet er behandlet av styret. Representantskapet skal vedta budsjettet i møte den Som tidligere innebærer budsjettet 350 timer til regnskapsrevisjon m.m. og 100 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Åseral kommunes tilskudd til revisjonen økes fra kr i 2017 til kr i 2018, en økning på 4,2%. For ytterligere informasjon vises til budsjettsaken til representantskapet som følger vedlagt. 5

6 Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. Budsjettposten er bl.a. ment å skulle dekke deltakeravgift på kurs/konferanser. Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme Styrebehandlet budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2018 Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2018 Tabell - Budsjettforslag Kontroll og tilsyn 2018 Budsjettforslag 2018 Budsjett 2017 Budsjett 2016 Utgifter til revisjon Kr Kr Kr Tillegg forvaltningsrevisjon Kr. Kr Andel av sekretariatstjenester Kr Kr Kr Kontrollutvalgets utgifter Kr Kr Kr Totalbudsjett Kr Kr Kr Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2018 på kr ,- under forutsetning av at revisjonens budsjettforslag vedtas av representantskapet. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. SAK 14/17 RAPPORT OM KOMMUNENS FINANSFORVALTNING Revisjonssjef gjennomgikk merknadene/forbeholdene etter gjennomgang av rådmannens finansforvaltning i Revisjonssjef gjennomgikk merknadene/forslagene til endringer etter gjennomført kvalitetssikring i Rådmannen kommenterte merknadene. Økonomisjef har også sendt e-post til sekretariatet som tilbakemelding på merknadene. Denne e-posten er formidlet videre til kontrollutvalget. Revisjonen har gjennom flere år gjennomgått rådmannens finansforvaltning etter bestilling fra kontrollutvalget. Hensikten med gjennomgangen er å kontrollere om finansforvaltningen er i samsvar med forskrift om finansforvaltning og lokalt reglement vedtatt av kommunestyret. 6

7 Kommunerevisjonen gjennomgikk som uavhengig instans i 2014 forslag til administrative rutiner for finansforvaltningen. Merknadene som ble gitt fra revisjonen da ble ikke hensyntatt da rutinene ble fastsatt Kontrollutvalget ber om rådmannens vurdering og begrunnelse for hvordan merknader i uttalelsen fra uavhengig instans er tatt til følge. Revisor har hvert år hatt merknader til rådmannens finansforvaltning. Kontrollutvalget forventer at revisors merknader til rådmannens finansforvaltning følges bedre opp. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra rådmannen på hver enkelt merknad fra revisor gitt i brev av Frist for tilbakemelding til kontrollutvalget settes til 6. november. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: 1. Rapport fra Kommunerevisjonen Vest datert Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har tidligere bestilt årlig gjennomgang av kommunens finansforvaltning. Hensikten med gjennomgangen er å kontrollere om finansforvaltningen er i samsvar med forskrift om finansforvaltning og lokalt reglement vedtatt av kommunestyret. Revisjonssjef vil fremlegge rapporten for kontrollutvalget. Revisors uttalelse til rådmannens finansforvaltning i 2016 er avgitt med forbehold. Rapporten inneholder seks punkter som angir grunnlaget for revisors forbehold. Det vises til vedlagte rapport. Revisor vil gjennomgå disse merknadene. Administrasjonen er bedt om å kommentere rapporten fra revisor. Ved behandling av fjorårets rapport den som gjaldt rådmannens finansforvaltning i 2015 fattet kontrollutvalget følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapport om kommunens finansforvaltning til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen følge opp revisors merknader i rapporten. 3. Kontrollutvalget ber om at rådmannen får fastsatt Rutine for finansforvaltning innen 1. halvår Rådmannen er bedt om å gi tilbakemelding på oppfølgingen av dette vedtaket. Vurderinger: For 2016 er det flere merknader fra revisor til rådmannens finansforvaltning og disse medfører at revisor tar forbehold i sin rapport. Rådmannen er bedt om å komme med sine kommentarer til revisors rapport til finansforvaltningen. Jeg vil anbefale kontrollutvalget å gjennomgå revisors merknader i møtet sammen med administrasjonen og revisor. 7

8 Kontrollutvalget bør for øvrig vurdere å innføre rutine med å informere kommunestyret om gjennomført kontroll av rådmannens finansforvaltning. Innholdet i rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget i møtet vil kunne påvirke ordlyden i vedtaket. Derfor legges saken frem uten forslag til vedtak. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Kort om planlegging og risikofaktorer. Nytt fra sekretær: Kort om bemanningssituasjon i sekretariatet Saker neste møte : Sluttrapport Ljosland, rådmannens finansforvaltning, bestilling av FR/SK 2018, møteplan 2018, statusrapport FR, ref. tilsyn med arkiv, EVENTUELT REFERATER 8