Møteinnkalling Møteprotokoll Saker til behandling

Transkript

1 Møteinnkalling Lillesand kontrollutvalg Dato: kl. 13:00 Møtested: Rådhuset, møterom ved kantinen Arkivsak: 15/10174 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på e-post: eller tlf Vara møter bare etter egen innkalling. Sakskart Side Møteinnkalling 1/15 15/ Godkjenning av innkalling Møteprotokoll 1/15 15/ Godkjenning av protokoll fra sist møte Saker til behandling 27/15 15/ Revisors egenvurdering av uavhengighet 2015 Lillesand kommune 5 28/15 15/ Budsjett for kontroll og tilsyn Lillesand kommune 6 29/15 15/ Orientering om endringer i Arendal Revisjonsdistrikt IKS 9 30/15 15/ Andre orienteringer i møte /15 15/ Referat- og drøftingssaker i møte Sakene legges også ut på 1

2 Arendal, For Leder Bjørn Melbye Alexander Etsy Jensen Sekretær for kontrollutvalget 2

3 Møteinnkalling 1/15 Godkjenning av innkalling Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Lillesand kontrollutvalg /15 Innkallingen godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 1/15 Godkjenning av protokoll fra sist møte Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Lillesand kontrollutvalg /15 Protokollen fra møte godkjennes. Protokoll fra møte i kontrollutvalget Vedlegg til sak 4

5 Saker til behandling 27/15 Revisors egenvurdering av uavhengighet 2015 Lillesand kommune Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Lillesand kontrollutvalg /15 Kontrollutvalget tar revisors egenvurdering av uavhengighet innen forvaltningsrevisjon til orientering. Saksopplysninger: I følge Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. skal oppdragsansvarlig revisor hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet for kontrollutvalget. Revisors egenvurderinger ble tatt til orientering av kontrollutvalget i møte Fra er Kristian Fjellheim Bakke ny daglig leder og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor i Arendal Revisjonsdistrikt IKS. Egenvurdering avgitt av Kristian Fjellheim Bakke (datert ) legges frem for kontrollutvalget for gjennomgang. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet har ingen merknader til uavhengighetserklæringen. Ny egenvurdering av uavhengighet Forvaltningsrevisjon datert Vedlegg til sak 5

6 28/15 Budsjett for kontroll og tilsyn Lillesand kommune Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Lillesand kontrollutvalg /15 Kontrollutvalget innstiller følgende til bystyret: Bystyret vedtar framlegg til budsjett for 2016 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Lillesand kommune med en ramme på kr ,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til bystyret via formannskapet. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget fremmer med dette en sak for bystyret (via formannskapet) om budsjett for kontrollutvalget sin virksomhet, samt kjøp av revisjons- og sekretariats tjenester for 2016 i Lillesand kommune. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til bystyret. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et framlegg til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i Lillesand kommune for Kontrollutvalget sitt budsjett omfatter utgifter til selve driften av utvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester. Budsjettfremlegget er basert på erfaringstall (regnskapstall 2014) og delvis på anslag. Det er viktig at det settes av tilstrekkelig med midler til kontrollutvalgets virksomhet, slik at det ikke blir store svingninger om aktiviteten/kostnadene varierer fra et år til et annet. Sekretariatet har i vårt forslag omfordelt noe mellom de ulike budsjettpostene sammenlignet med budsjettfremlegget for Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: Kurs og opplæring Det er viktig med tilstrekkelig ressurser til at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom 6

7 Kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale, fylkesvise og regionale samlinger er viktig i den sammenheng. Det er lokalvalg i år, og nytt kontrollutvalg skal velges i løpet av oktober Det er viktig at det nye kontrollutvalget kommer raskt i gang med arbeidet og at skolering, opplæring og nettverksbygging blir prioritert i 2015/2016. Sekretariatet foreslår å legge til rette økonomisk slik at alle medlemmene i kontrollutvalget får anledning til å delta på de viktigste opplæringstilbudene i Sekretariatet arrangerer to årlige konferanser i eigenregi. I tillegg har spesielt NKRF sin årlige konferanse i februar blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er forholdsvis kostbar å delta på, men er likevel en svært viktig faglig arena og som nettverksskaper. I tillegg arrangerer Forum for kontroll og tilsyn en tilsvarende fagkonferanser. Møtegodtgjørelse En post som godtgjøring/tapt arbeidsfortjeneste avhenger både av aktiviteten i utvalget og hvilket godtgjøringsnivå kommunen ligger på. Budsjettet er sett i forhold til Lillesand kommunes reglement for godtgjørelse til folkevalgte. Det er tatt høyde for 6 kontrollutvalgsmøter i året. Sekretariatstjenester Lillesand kommune er medeier i Agder- og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnadene i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/kommunestørrelse. Representantskapet har vedtatt en ny fordelingsnøkkel for kostnadene til selskapet med virkning fra 2016, dette for å fordele kostnadene mest mulig rettferdig. Dette vil medføre endringer utover forventet prisvekst for den enkelte kommune. Budsjettet for Temark vedtas først av representantskapet i november, sekretariatet tar derfor forbehold om at det kan bli endringer i anslaget vi har tatt høyde for i budsjettoppsettet. Revisjonstjenester Lillesand kommune er medeier i Arendal Revisjonsdistrikt IKS. Kostnader i selskapet blir fordelt etter en egen fordelingsnøkkel, og budsjett for virksomheten blir fastlagt av selskapets representantskap. Budsjettet kan spesifiseres som følger: Beskrivelse Budsjett 2014 Regnskap 2014 Budsjett 2015 Budsjett 2016 Møtegodtgjørelse m.v Kurs og andre utgifter Kjøp fra IKS a. Revisjon (revisjonshonorar, møtedeltagelse og forberedelse) b. Selskapskontroll c. Sekretariat (Temark fra ) Totalutgifter

8 Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet foreslår en budsjettramme på kr ,- for kontrollutvalget for 2016, dette inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariattjenester. Vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år. Skulle det oppstå uforutsette situasjoner/hendelser hvor det blir behov for ekstraordinære granskninger/rapporter fra revisjonen eller det skulle være behov for å innhente ekstern kompetanse, kan behovet for tilleggsbevilgninger til kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå. Dette er i så tilfelle en sak for bystyret. Skriv inn vedlegg her 8

9 29/15 Orientering om endringer i Arendal Revisjonsdistrikt IKS Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Lillesand kontrollutvalg /15 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Saksopplysninger: Arendal Revisjonsdistrikt IKS oversendte sak til alle sine medlemskommuner om endringer i selskapsavtalen for selskapet for behandling i de respektive kommunestyrene. Bakgrunn for endringene er at representantskapet i Arendal Revisjonsdistrikt IKS har vedtatt å utvide virksomheten gjennom at Aust- Agder fylkeskommune kommer inn på eiersiden fra Aust-Agder fylkesting har på sin side vedtatt inntreden i selskapet fra samme dato. Valg av revisjonsordning for kommunen er en sak som skal behandles i kontrollutvalget. Siden det i denne saken ikke er snakk om en endring i revisjonsordning for Arendal kommune, men kun en endring i selskapsavtalen mellom Arendal kommune og Arendal Revisjonsdistrikt IKS, skal saken ikke behandles i kontrollutvalget, men kontrollutvalget skal informeres om endringen. Arendal Revisjonsdistrikt IKS vil orientere om endringen i møtet. Skriv inn vedlegg her 9

10 30/15 Andre orienteringer i møte Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Lillesand kontrollutvalg /15 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Orienteringer fra revisjonen a. Løpende revisjon b. Pågående prosjekter 2. Orienteringer fra sekretariatet a. Nytt saks og arkivsystem b. Opplæring av nytt kontrollutvalg 3. Orienteringer fra leder Skriv inn vedlegg her 10

11 31/15 Referat- og drøftingssaker i møte Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Lillesand kontrollutvalg /15 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Innkommen post 2. Neste møte kl. 13:00 3. Eventuelt Skriv inn vedlegg her 11