FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 Møte nr. 05/14 Dato: kl Sted: Rådhuset, formannskapssalen FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Martin Reinertsen, nestleder Harald Skaar, medlem Kirsti Mathiassen, medlem Anne Bente Aunevik Kjærre Andre til stede (hele eller deler av møtet): Revisor Monica Nilsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Bjørn Pedersen meldte forfall som følge av arbeidsoppdrag. På grunn av kort frist ble ikke vara forsøkt innkalt. Det var ikke merknader til innkallingen eller sakslisten. SAKSLISTE SAK 11/14 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 12/14 SELSKAPSKONTROLL Q 4 3 AS SAK 13/14 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN 2015 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 08/14 Egil Lie, e-post datert Underskrift Martin Reinertsen Fungerende leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 1

2 SAK 11/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 12/14 RAPPORT FRA SELSKAPSKONTROLL AV Q 4 3 Q FIRE TRE AS Revisor presenterte hovedtrekkene i rapporten. 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant følge opp rapportens anbefalinger knyttet til selskapet. 3. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapportens anbefalinger knyttet til Farsund kommune. 4. Når det gjelder rapportens felles anbefalinger til begge eierkommunene, ber kommunestyret om at eierrepresentanten følger opp disse og at det fremlegges sak for kommunestyret med forslag til endring av selskapsavtalen etter nødvendig samordning med Lyngdal kommune. 1. Kommunerevisjonen Vest, rapport datert oktober

3 Saksopplysninger: Bakgrunnen for denne rapporten er planer for selskapskontroll som er vedtatt av kommunestyrene i Farsund og Lyngdal. Q 4 3 Q FIRE TRE AS er et aksjeselskap eid av Farsund og Lyngdal kommuner. Selskapets forretningsvirksomhet er i hovedsak å være tiltaksarrangør for NAV. Hovedformålet med selskapskontrollen er å vurdere eiernes oppfølgning av eierskapet etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Mandatet for gjennomføring av kontrollen er vedtatt av kontrollutvalgene i Farsund og Lyngdal. Nedenfor er hovedpunktene i rapporten presentert. Når det gjelder funn og konklusjoner, samt anbefalinger, har jeg i stor grad brukt teksten fra rapportens oppsummeringsdel. Problemstillinger: Selskapskontrollen har tatt sikte på å besvare følgende problemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Funn og konklusjoner Farsund kommune: Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Revisjonen har fått informasjon om at det ikke gjennomføres. Kommunen har en generell politikeropplæring. Revisjonen har ikke kunnet gjøre seg opp noen formening om opplæringens innhold slik den gjennomføres i dag, men presiserer nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter revisjonens vurdering har Farsund kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskapet. Revisjonen vurderer at eier bør angi mer konkret hvordan deres rutine for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser skal gjennomføres. Funn og konklusjoner selskapet: Revisjonen konkluderer med at kommunens eierinteresser i all hovedsak utøves i samsvar med kommunestyrenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lover og etablerte normer for god selskapsledelse, men nevner likevel følgende forhold som vil kunne påvirke god selskapsledelse: 1. KS anbefaler at styremedlemmer i kommunalt eide bedrifter registrerer seg i styrevervregisteret (pkt. 3.5 nr. 16). 4 av 7 styremedlemmer har registrert sine verv i registeret. 2. Kommunelovens 80, 3. ledd har krav om varsling av kontrollutvalgene ved innkalling til møter i generalforsamlingen (pkt ). Dette blir pr. d.d. ikke foretatt. Revisjonens anbefalinger: Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS at eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge de medtatte anbefalinger nedenfor. 3

4 Anbefalinger vedrørende Farsund kommune: 1. Vurdere om eierskapsmeldingen bør medta konkrete rutiner for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Felles anbefalinger for Farsund og Lyngdal kommuner: 1. KS anbefaler at bruk av valgkomite forankres i selskapets vedtekter. Eierne bør vurdere dette forholdet. 2. Styret har i dag personlige varamenn slik vedtektene tilsier. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Eierne bør vurdere dette forholdet Begge anbefalingene under avsnittet merket «Felles anbefalinger for Farsund og Lyngdal kommuner» vil innebære en endring av selskapsavtalen og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. Revisjonen har derfor medtatt dette som felles anbefaling rettet mot begge eierkommunene. Vurderinger: Kontrollutvalget bes følge opp revisors anbefalinger i sin innstilling til kommunestyret. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant følge opp rapportens anbefalinger knyttet til selskapet. 3. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapportens anbefalinger knyttet til Farsund kommune. 4. Når det gjelder rapportens felles anbefalinger til begge eierkommunene, ber kommunestyret om at eierrepresentanten følger opp disse og at det fremlegges sak for kommunestyret med forslag til endring av selskapsavtalen etter nødvendig samordning med Lyngdal kommune. SAK 13/14 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN 2015 Leder og sekretær setter opp forslag til møteplan til neste møte. På ett av møtene til våren ønsker utvalget en orientering om omsorgstjenesten med utgangspunkt i Helseplanen. 4

5 Bakgrunn for saken: Normalt sett er det behov for 5 6 møter i kontrollutvalget årlig. I 2015 er det kommunevalg, og det kan få betydning for antall møter til høsten. Min anbefaling er at det settes opp 3 møter våren 2015, ett møte i september og ett møte i november. For øvrig anbefaler jeg at det allerede nå tenkes på hvilke tema det ønskes orientering om på vårens møter. Forslag til vedtak: Det avholdes møter i kontrollutvalget følgende datoer i 2015: FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 08/14 Egil Lie, e-post datert Konklusjon: E-post fra Egil Lie ble tatt til etterretning. Kontrollutvalget avslutter saken fra sin side. 5