Eventuelle forfall meldes til kontrollutvalgssekretær Lars Haugen på telefon eller e-post:

Transkript

1 Til kontrollutvalget i Halden Ordføreren i Halden Rådmannen i Halden Halden kommunes revisorer MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I HALDEN Møtested: Rådhuset, møterom 3 (andre etasje) Tidspunkt onsdag 31. oktober kl 17:00 Eventuelle forfall meldes til kontrollutvalgssekretær Lars Haugen på telefon eller e-post: lars@rodvik.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Halden 23. oktober 2012 Metter R. Karlsen, leder Lars Haugen, kontrollutvalgssekretær 1

2 SAKSLISTE Sak 12 / 46 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 12 / 47 Godkjenning av protokoll fra møtet 12. september 2012 Sak 12 / 48 Plan for selskapskontroll Sak 12 / 49 Oversendt sak - unntatt offentlighet, offentlighetsloven 24 Sak 12 / 50 Skal 12 / 51 Sak 12 / 52 Sak 12 / 53 Utkast plan for forvaltningsrevisjon 2013 til 2015, unntatt offentlighet koml. 78 nr. 7, offl. 24 Bestilling av Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser i Halden kommune, unntatt offentlighet, koml. 78 nr. 7 Redegjørelser ved regnskapsrevisor Eventuelt 2

3 12 / 46 Godkjenning av innkalling og saksliste Forslag til vedtak Utsendt saksliste og innkalling av 23. oktober 2012 godkjennes. 3

4 12 / 47 Godkjenning av protokoll fra møtet 12. september 2012 Følgende sakspapirer er vedlagt: Endret utkast til protokoll til kontrollutvalgsmøtet 12. september 2012 Forslag til vedtak: Vedlagt endret utkast til protokoll for møtet 12. september vedtas som protokoll 4

5 Sak 12 / 48 Plan for selskapskontroll: Saksopplysninger: I følge kommuneloven 77 nr. 5 skal kontrollutvalget påse at det utføres selskapskontroll. Innholdet i selskapskontroll konkretiseres i kontrollutvalgsforskriften 13 til 15. Selskapskontrollen består i utgangspunktet av obligatorisk eierskapskontroll og frivillig forvatningsrevisjon i selskapene. Det fastslås i 13 at det innen utgangen av året etter kommunevalget skal kontrollutvalget utarbeide en plan for selskapskontroll. Planen sendes kommunestyret for vedtak. Etter 80 i kommuneloven har kontrollutvalget rett til de opplysningene som er påkrevd for kontrollen av de selskapene som her heleid av en eller flere kommuner. Gjenstand for selskapskontroll er selskap som i sin helhet er eid av Halden kommune og datterselskap av slike, aksjeselskap Halden kommune eier sammen med andre og datterselskap av slike og interkommunale selskap (IKS). I forannevnte selskap har kontrollutvalget tilgang til all informasjon. I heleide selskap har kontrollutvalget rett til å være til stede på generalforsamling, representantskapsmøter m.v. Det er av denne grunn viktig at kontrollutvalget og revisor varsles når slike møter avholdes. Kontrollutvalget tar deretter stilling til om det ønsker å benytte seg av møteretten. Møteretten kan være en praktisk del av kontrollen, eller for å skaffe seg en orientering om selskapet. Det kan også gjennomføres selskapskontroll i andre selskap; selskap kommunen har eierinteresser i. Men da må kontrollen baserer seg på offentlig tilgjengelig informasjon. Eierskapskontrollen (obligatorisk) er konsentrert om den som utøver Halden kommunes eierinteresser i selskapet og at dette gjøres i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det sentrale emnet er hvordan kommunen utøver eierstyringen. En del av eierskapskontrollen er å kontrollere at kommunens representant på generalforsamling og representantskapsmøter handler i samsvar med gjeldende lovgivning og for øvrig handler i samsvar med Halden kommunes eventuelle vedtak og forutsetninger vedrørende forvaltning av eierinteresser. Utgangspunktet for eierskapskontrollen er å undersøke om kommunen har etablert konkrete mål og / eller føringer for eierskap. Det vanligste mht mål og føringer er at det etableres en eierstrategi eller en eiermelding. Valgfri forvaltningsrevisjon kan særlig være aktuelt dersom det er funn i den obligatoriske eierskapskontrollen som det er nødvendig eller hensiktsmessig å undersøke nærmere. I henhold mellom Halden kommune og Østfold kommunerevisjon (ØKR), er det ØKR som skal forstår selskapskontroll. 5

6 Forslag til vedtak: Kontrollutvalget bestiller til kontrollutvalgsmøtet 21. november utkast til plan for selskapskontroll for perioden 2012 til

7 Sak 12 / 49 Oversendt sak - unntatt offentlighet, offentlighetsloven 24 7

8 Sak 12 / 50 Plan for forvaltningsrevisjon 2013 til 2015 unntatt offentlighet koml. 78 n nr. 7, offl. 24 8

9 Sak 12 / 51 Bestilling av Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser i Halden kommune, unntatt offentlighet, koml. 78 nr. 7 9

10 Sak 12 / 52 Redegjørelser ved regnskapsrevisor Følgende sakspapirer er vedlagt Deloittes revisjonsmetodikk Økonomioversikt fra Delioitte pr. september 2012 Saksopplysninger: Revisor redegjør i møtet for utført revisjonsarbeid og benyttet revisjonsteknikk pr. 31. oktober Regnskapsrevisor redegjør videre for forbruk hittil i år og prognose for resterende del av Videre redegjør revisor om rådgivningsoppdrag utført for Halden kommune pr. 31. oktober Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar regnskapsrevisors redegjørelse vedrørende utført revisjon pr. 31. oktober 2012 til etterretning. Kontrollutvalget tar regnskapsrevisors redegjørelse om kostnader og mulig kostnadsutvikling til orientering. Kontrollutvalget tok revisors redegjørelse om rådgivningsoppdrag for Halden kommune til etterretning. 10

11 Sak 12 / 53 Eventuelt: Foreløpig er følgende meldt inn Sekretær og leder orienterer om aktuelle saker, henvendelser m.v. 11