Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Transkript

1 Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/13 MØTEBOK Møtedato: 03. juni 2013 kl Sted: Rådhuset, formannskapssalen Tilstede: Morten Ovedal, leder Anne Grethe Liland Reidun Byberg Haughom (1. varamedlem) Anja Ovedal hadde forfall Dessuten møtte: Forvaltningsrevisor Veronika Andresen Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 08/13 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 10/13 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL Fast post: Revisor orienterer Eventuelt UNDERSKRIFTER Morten Ovedal Anne Grethe Liland Reidun Byberg Haughom Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post:

2 Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, 1 varamedlem, ordfører, rådmann, revisorer og avisen Agder. 2

3 Møtebok 3. mai 2013 Sirdal kontrollutvalg SAK 08/13 GODKJENNING AV MØTEBOK Møteboken fra godkjennes. Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak basert på de problemstillinger og innenfor den rammen som fremgår av prosjektplan, datert 16. mai Rapporten forventes mottatt innen utgangen av Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Vedlegg: Prosjektplan Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Bakgrunn: I Plan for forvaltningsrevisjon for perioden , vedtatt av Sirdal kommunestyre , prioriteres følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt øverst: Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Kontrollutvalget gjorde i sitt møte den 22. april 2013 følgende vedtak: Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjonen Vest om å lage en prosjektplan for prosjektet Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Prosjektplanen forventes ferdig til neste møte i kontrollutvalget som etter planen er 3. juni Kommunerevisjonen Vest har lagt frem en prosjektplan, datert 16. mai 2013, hvor prosjektet beskrives. Revisjonen foreslår følgende problemstillinger for prosjektet: Har Sirdal kommune etablert et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak? Blir utvalgte politiske vedtak iverksatt? 3

4 Prosjektet avgrenses til å undersøke kommunestyrevedtak for perioden 2011 og 2012 når det gjelder spørsmålet om iverksettelse av vedtak. Ved gjennomføringen av prosjektet legges til grunn følgende kriterier: Kommuneloven Forarbeider og kommentarer til kommuneloven Anerkjent teori og forskning Prosjektet er stipulert med et timeforbruk på 100 timer. Dette er innenfor kontrollutvalgets budsjettramme for Vi viser til vedlagte prosjektplan. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak basert på de problemstillinger og innenfor den rammen som fremgår av prosjektplan, datert 16. mai Rapporten forventes mottatt innen utgangen av SAK 10/13 BESTILLING AV SELSKAPSREVISJON Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre selskapskontroll i IRS Miljø IKS. Det forutsettes at de andre eierkommunene også gjør vedtak om selskapskontroll i selskapet. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 10/13 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL Bakgrunn for saken: I Plan for selskapskontroll, vedtatt av Sirdal kommunestyre , er gjennomføring av selskapskontroll i selskapet IRS Miljø IKS prioritert som 1. prioritet. Selskapet har kommunene Sirdal, Kvinesdal, Flekkefjord og Lund som eiere. Selskapet skal sikre at kommunen gjennomfører sitt samfunnsansvar innen renovasjon overfor den enkelte av innbyggerne i sine eierkommuner. Sirdal kommune har en eierandel på 23,1 % i selskapet. Formålet med selskapskontrollen er å påse at forvaltningen av kommunens eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger og i henhold til aktuelle lover og regler. 4

5 Kontrollutvalget har i sitt budsjett for timer til disposisjon for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Denne ressursen er allerede benyttet gjennom vedtak om bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Det anses allikevel som realistisk at kostnaden forbundet med selskapskontrollen kan dekkes innenfor årets budsjett til revisjon, da det synes mulig å kunne hente en effektiviseringsgevinst innenfor regnskapsrevisjon. Det legges til grunn at alle eierkommunene gjør vedtak om selskapskontroll. Signalene fra de andre kontrollutvalgene er positive til dette, men det er enda ikke gjort formelle vedtak i disse kommunene. Normalt sett vil kostnadene fordeles etter eierandelen i selskapet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre selskapskontroll i IRS Miljø IKS. Det legges til grunn at de andre eierkommunene også gjør vedtak om selskapskontroll i selskapet. Referatsaker: Møtebok fra styret i Agder Sekretariat og protokoll fra fellesmøte av ledere av kontrollutvalg ble referert. Eventuelt Mail datert 31. mai 2013 fra Inge Rune Samslått ble referert og videresendt rådmannen som rette vedkommende i saken. Neste møte er etter møteplanen 26. august