Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Transkript

1 Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/12 Dato: kl Sted: Rådhuset, formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Jan Kleppe, leder Atle Osen Randi Jacobsen Mygland Judith Birkeland Kjell Larsen Dessuten møtte: Rådmann Tone Marie Nybø Solheim (sak 08/12 og orientering) Økonomisjef Dag Ivar Staurseth(sak 08/12) Roar Hansson (sak 08/12 og orientering) Revisor Helene Egeland Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: Sak 07/12 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 08/12 KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2011 Referatsaker: 2 møtebøker fra Agder Sekretariat Fast post: Revisor orienterer Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Eventuelt Rådmannen var invitert for å orientere om oppfølgingen av bystyrets vedtak i forbindelse med behandlingen av forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser i Flekkefjord kommune. UNDERSKRIFTER Jan Kleppe Leder Atle Osen Nestleder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, rådmann og revisor. 2

3 Møtebok Flekkefjord kontrollutvalg SAK 07/12 GODKJENNING AV MØTEBOK Enstemmig vedtak: Møteboken fra 26. mars 2012 godkjennes. SAK 08/12 KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2011, Flekkefjord kommune Enstemmig vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Flekkefjord kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen og revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsmelding, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Kontrollutvalget vil igjen påpeke at fristen for avleggelse av regnskap ikke er overholdt, og vil sterkt anmode om at fristen for fremtiden holdes. Kontrollutvalget vil også sterkt anmode om at revisors anbefalinger i oppsummeringsbrev datert 4. mai 2012 følges opp. Kontrollutvalget registrerer at flere av punktene som også tidligere er kommentert, fortsatt ikke er gjennomført som forventet. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 4. mai 2012, og oppsummeringsbrev fra revisjonen datert 4. mai 2012, har kontrollutvalget ingen merknader til Flekkefjord kommunes årsregnskap for Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 08/12 Kommuneregnskapet for 2011, Flekkefjord kommune Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2011 utsendes direkte fra kommunens sekretariat 3

4 Årsberetningen for 2011 utsendes direkte fra kommunens sekretariat Foreløpig revisjonsberetning, datert 15. april Revisjonsberetning, datert (erstatter beretning datert 15. april 2012) Oppsummeringsbrev fra revisjonen, datert Saksopplysninger: Driftsregnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på 0. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2011, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlig anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Årsregnskapet er utarbeidet etter de formelle krav som stilles i kommuneloven med tilhørende regnskapsbestemmelser i forskrift for årsregnskap og årsberetning og god regnskapsskikk i Norge. Endelig regnskap ble også i år avlagt etter lovbestemt frist, og det er grunn til å påpeke at fristen for avleggelse av regnskap er 15. februar og for årsberetning 31. mars, og at en må forvente at disse fristene overholdes. Revisor har i sin beretning presisert at det i administrasjonssjefens årsberetning opplyses at kommunen nå har et samlet premieavvik på kr 46,8 millioner. Dette forholdet har ingen betydning for revisjonens konklusjon om regnskapet. Det er i revisjonsberetningen tatt forbehold om budsjett. Det er betydelig budsjettavvik i investeringsregnskapet. Sum investeringer i anleggsmidler er kr 50,9 millioner i forhold til regulert budsjett på kr 67,5 millioner. Det vises til redegjørelsen på side 8 i administrasjonssjefens årsberetning. I brev nr. 7 (oppsummeringsbrev fra revisjonen) vedr. regnskapsrevisjonen for 2011, kommenteres følgende forhold: Budsjettavvik i investeringsregnskapet Premieavvik Avsetning og bruk av fond til utarbeidelse av tomteområder Budsjett- og regnskapsskjema 1A og 1B Formkrav reiseregninger Månedlig avstemming mellom lønnssystem og regnskapssystem Pensjonsnote Finansrutiner Anleggsmidler Inntekter Bokføringsloven For nærmere informasjon om disse forhold vises det til revisors kommentar i vedlagte nummerert brev nr. 7 (oppsummeringsbrev). 4

5 Behandling av årsregnskapet Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: - Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet - Rådmann utarbeider årsmelding - Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret - Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret - Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) - Kommunestyret godkjenner regnskapet Økonomisjef og revisor vil være til stede under kontrollutvalgets behandling av saken, og kan gi ytterligere kommentarer og svare på eventuelle spørsmål i forbindelse med regnskapet og de forhold som fremkommer i nummerert brev nr. 7. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Flekkefjord kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen og revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsmelding, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Kontrollutvalget vil igjen påpeke at fristen for avleggelse av regnskap ikke er overholdt, og vil sterkt anmode om at fristen for fremtiden holdes. Kontrollutvalget vil også sterkt anmode om at revisors anbefalinger i oppsummeringsbrev datert 4. mai 2012 følges opp. Kontrollutvalget registrerer at flere av punktene som også tidligere er kommentert, fortsatt ikke er gjennomført som forventet. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 4. mai 2012, og oppsummeringsbrev fra revisjonen datert 4. mai 2012, har kontrollutvalget ingen merknader til Flekkefjord kommunes årsregnskap for Referatsaker: 2 møtebøker fra Agder sekretariat ble referert 5

6 Fast post: Revisor orienterer Agder Sekretariat Revisor Helene Egeland orienterte detaljert om innholdet i nummerert brev nr. 7 (oppsummeringsbrev) Eventuelt Rådmann Tone Marie Nybø Solheim og Roar Hansson orienterte om de skriftlige retningslinjer som er utarbeidet vedr. anskaffelser, kjøp av varer og tjenester. Neste møte er planlagt til mandag 3. september. 6