Bård Hoksrud (leder), Aase Kristine Salen Hagen (nestleder), Carl-Otto Thommesen (medlem), Tom Rune Olsen (medlem), Ann Helen Storø (medlem)

Transkript

1 Møteprotokoll Bamble kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 11:35 Sted: Rådhuset, møterom Langen Arkivsak: 17/00228 Til stede: Møtende varamedlemmer: Bård Hoksrud (leder), Aase Kristine Salen Hagen (nestleder), Carl-Otto Thommesen (medlem), Tom Rune Olsen (medlem), Ann Helen Storø (medlem) - Forfall: - Andre: Daglig leder Frisk Bris Bamble KF, sak 7/17 Plan- og økonomisjef Gunn Ellen Berg, sak 8/17 Rådmann Tore Martinsen, sak 8-13/17 Forvaltningsrevisor Dag Oftung Daglig leder Telemark kommunerevisjon IKS og oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Kjell Ekman Oppdragsrevisor Lisbet Fines Protokollfører: Benedikte Muruvik Vonen (Temark) Sakskart Side Møteinnkalling 2/17 17/ Godkjenning av innkalling Møteprotokoll 2/17 17/ Godkjenning av protokoll fra

2 Saker til behandling 7/17 17/ Årsregnskap 2016 Frisk Bris Bamble KF 5 8/17 17/ Årsregnskap 2016 Bamble kommune 7 9/17 16/ Rapport fra forvaltningsrevisjon Bruk av konsulenter i Bamble kommune 11 10/17 17/ Årsrapport 2016 skatteoppkreveren Bamble 13 11/17 17/ Orienteringer fra revisor /17 17/ Referatsaker /17 17/ Eventuelt Langesund, Bård A. Hoksrud Kontrollutvalgsleder Benedikte Muruvik Vonen Sekretær 2

3 Møteinnkalling 2/17 Godkjenning av innkalling Bamble kontrollutvalg /17 Forslag fra sekretariatet: Innkalling til møte godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Innkalling til møte godkjennes [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3

4 Møteprotokoll 2/17 Godkjenning av protokoll fra Bamble kontrollutvalg /17 Forslag fra sekretariatet: Protokoll fra møte godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Protokoll fra møte godkjennes. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4

5 Saker til behandling 7/17 Årsregnskap 2016 Frisk Bris Bamble KF 1 Bamble kontrollutvalg /17 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget oversender til kommunestyret (med kopi til formannskapet) følgende uttalelse til særregnskap 2016 for Frisk Bris Bamble KF: Kontrollutvalget har behandlet særregnskap 2016 for Frisk Bris Bamble KF. Telemark kommunerevisjon har avlagt revisjonsberetning. Særregnskapet viser et netto driftsresultat og regnskapsmessig mindreforbruk på kr Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsmeldingen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at særregnskapet 2016 for Frisk Bris Bamble KF godkjennes. Daglig leder Frisk Bris Bamble KF Henning Weider redegjorde for foretakets virksomhet og årsregnskapet for 2016 og svarte på spørsmål. Oppdragsansvarlig revisor Lisbet Fines redegjorde for revisors arbeid og beretning for regnskapsåret 2016 i Frisk Bris Bamble KF. Tilleggsforslag fremsatt i møtet: Kontrollutvalget anbefaler at det regnskapsmessige mindreforbruket avsettes til disposisjonsfond. Enstemmig for forslag til vedtak med tilleggsforslag fremsatt i møtet. Kontrollutvalget oversender til kommunestyret (med kopi til formannskapet) følgende uttalelse til særregnskap 2016 for Frisk Bris Bamble KF: Kontrollutvalget har behandlet særregnskap 2016 for Frisk Bris Bamble KF. Telemark kommunerevisjon har avlagt revisjonsberetning. Særregnskapet viser et netto driftsresultat og regnskapsmessig mindreforbruk på kr

6 Kontrollutvalget anbefaler at det regnskapsmessige mindreforbruket avsettes til disposisjonsfond. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsmeldingen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at særregnskapet 2016 for Frisk Bris Bamble KF godkjennes. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6

7 8/17 Årsregnskap 2016 Bamble kommune 1 Bamble kontrollutvalg /17 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalgets oversender til kommunestyret (med kopi til formannskapet) følgende uttalelse til Bamble kommunes årsregnskap 2016: Kontrollutvalget har behandlet Bamble kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport til kontrollutvalget vedrørende revisjonen av årsregnskapet. Bamble kommunes årsregnskap viser et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Revisjonsberetningen for Bamble kommune for 2016 er en såkalt normalberetning, dvs. at revisjonen ikke har avdekket vesentlige feil eller mangler som krever forbehold eller presiseringer i revisjonsberetningen. Kontrollutvalget merker seg at forholdet som revisjonen tok forbehold om for 2015 (manglende budsjettendringer i investeringsregnskapet i forhold til vedtatt budsjett gjennom 2015) til en viss grad er rettet opp i regnskapsåret 2016, og revisjonen velger ikke å ta forbehold om dette i sin revisjonsberetning for Revisjonen peker i sin rapport til kontrollutvalget likevel på enkelte forhold som ikke er heldige, men som ikke er så alvorlige og vesentlige at de tas med i revisjonsberetningen. Kontrollutvalget forventer at også disse forholdene blir fulgt opp i 2017: - Investeringsregnskapet skal gjøres opp i balanse, men i årsregnskapet for Bamble kommune for 2016 er det et udekket beløp på kr o Kr skyldes at det ikke er tatt opp lån for å finansiere årets investeringer, slik Bamble kommunestyre har vedtatt. Revisjonen peker på at administrasjonen ikke kan la være å finansiere investeringene pga. god likviditet. o Resterende del av det udekkede beløpet, kr , skyldes feilaktig inntektsføring av innskudd til omsorgsboliger i Bamble gjennom flere år. Revisjonen ble først i 2016 klar over at kommunen hadde en forpliktelse som ikke kom frem i regnskapet. Denne er nå synliggjort som kortsiktig gjeld. (Privatpersoners innskudd i omsorgsbolig er beløp som skal tilbakebetales ved utflytting i samsvar med forutsetningene og retningslinjene for innskuddet.) Beløpet må finansieres over investeringsregnskapet, da inntekten er ført her gjennom flere år. Beløpet er ikke budsjettert, og det vises dermed som et udekket beløp i investeringsregnskapet. - Det er i 2016 gjort forsøk på å justere investeringsbudsjettet, men uten at dette gjenspeiles som budsjettendring. - Kontrollutvalget og revisjonen påpekte for 2015 at Bamble kommune hadde «lånt» midler til investering fra innlån til videre utlån (Startlån) fra Husbanken, noe det ikke er anledning til. Kontrollutvalget ba om at denne praksisen måtte bli endret fra regnskapsåret Nå viser revisjonen til at det ikke er noen nye slike tilfeller av «lån» av lånemidler til videreutlån for å 7

8 finansiere investeringene, men feilen fra 2015 er heller ikke rettet opp i, siden det ikke er tatt opp nye lån for å finansiere investeringer i Revisjonen viser til at Bamble kommune har mange gode rutiner, men at det er manglende kontroll av om rutinene faktisk etterleves og fungerer. Slik kontroll av etterlevelse av rutiner er også en del av rådmannens internkontroll, og noe av dette kan være automatiske (maskinelle) kontroller. Dette forholdet har også vært påpekt gjennom tidligere rapporteringer. Eksempler på dette: o Avstemming av innrapportering av økonomisk sosialhjelp ingen har overordnet ansvar for å påse at den samlede innrapporteringen stemmer med regnskapet. o Manglende justering av investeringsregnskapet kunne med bedre internkontroll ha vært oppdaget i forbindelse med tertialrapportene og ved ferdigstillelsen av regnskapet. - Revisjonen har drøftet med økonomi-/regnskapsavdelingen ulike områder hvor den økonomiske internkontrollen kan bedres, og kontrollutvalget forventer at slike forhold rettes opp i. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Bamble kommunes årsregnskap for 2016 godkjennes. Plan- og økonomisjef Gunn Ellen Berg redegjorde for kommunens virksomhet og årsregnskap for 2016 og svarte på spørsmål. Rådmann Tore Martinsen var til stede under behandlingen av saken. Oppdragsrevisor Lisbet Fines redegjorde for revisors arbeid og revisors beretning og rapport til kontrollutvalget for regnskapsåret 2016 og svarte på spørsmål. Hun viste til at ren revisjonsberetning ble avgitt, på tross av store budsjettavvik. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Kjell Ekman var til stede under behandlingen og kommenterte revisjonsberetningens nye form. Revisjonen viste til god vilje til tilpasninger i organisasjonen. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalgets oversender til kommunestyret (med kopi til formannskapet) følgende uttalelse til Bamble kommunes årsregnskap 2016: Kontrollutvalget har behandlet Bamble kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport til kontrollutvalget vedrørende revisjonen av årsregnskapet. Bamble kommunes årsregnskap viser et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Revisjonsberetningen for Bamble kommune for 2016 er en såkalt normalberetning, dvs. at revisjonen ikke har avdekket vesentlige feil eller mangler som krever forbehold eller presiseringer i revisjonsberetningen. 8

9 Kontrollutvalget merker seg at forholdet som revisjonen tok forbehold om for 2015 (manglende budsjettendringer i investeringsregnskapet i forhold til vedtatt budsjett gjennom 2015) til en viss grad er rettet opp i regnskapsåret 2016, og revisjonen velger ikke å ta forbehold om dette i sin revisjonsberetning for Revisjonen peker i sin rapport til kontrollutvalget likevel på enkelte forhold som ikke er heldige, men som ikke er så alvorlige og vesentlige at de tas med i revisjonsberetningen. Kontrollutvalget forventer at også disse forholdene blir fulgt opp i 2017: - Investeringsregnskapet skal gjøres opp i balanse, men i årsregnskapet for Bamble kommune for 2016 er det et udekket beløp på kr o Kr skyldes at det ikke er tatt opp lån for å finansiere årets investeringer, slik Bamble kommunestyre har vedtatt. Revisjonen peker på at administrasjonen ikke kan la være å finansiere investeringene pga. god likviditet. o Resterende del av det udekkede beløpet, kr , skyldes feilaktig inntektsføring av innskudd til omsorgsboliger i Bamble gjennom flere år. Revisjonen ble først i 2016 klar over at kommunen hadde en forpliktelse som ikke kom frem i regnskapet. Denne er nå synliggjort som kortsiktig gjeld. (Privatpersoners innskudd i omsorgsbolig er beløp som skal tilbakebetales ved utflytting i samsvar med forutsetningene og retningslinjene for innskuddet.) Beløpet må finansieres over investeringsregnskapet, da inntekten er ført her gjennom flere år. Beløpet er ikke budsjettert, og det vises dermed som et udekket beløp i investeringsregnskapet. - Det er i 2016 gjort forsøk på å justere investeringsbudsjettet, men uten at dette gjenspeiles som budsjettendring. - Kontrollutvalget og revisjonen påpekte for 2015 at Bamble kommune hadde «lånt» midler til investering fra innlån til videre utlån (Startlån) fra Husbanken, noe det ikke er anledning til. Kontrollutvalget ba om at denne praksisen måtte bli endret fra regnskapsåret Nå viser revisjonen til at det ikke er noen nye slike tilfeller av «lån» av lånemidler til videreutlån for å finansiere investeringene, men feilen fra 2015 er heller ikke rettet opp i, siden det ikke er tatt opp nye lån for å finansiere investeringer i Revisjonen viser til at Bamble kommune har mange gode rutiner, men at det er manglende kontroll av om rutinene faktisk etterleves og fungerer. Slik kontroll av etterlevelse av rutiner er også en del av rådmannens internkontroll, og noe av dette kan være automatiske (maskinelle) kontroller. Dette forholdet har også vært påpekt gjennom tidligere rapporteringer. Eksempler på dette: o Avstemming av innrapportering av økonomisk sosialhjelp ingen har overordnet ansvar for å påse at den samlede innrapporteringen stemmer med regnskapet. o Manglende justering av investeringsregnskapet kunne med bedre internkontroll ha vært oppdaget i forbindelse med tertialrapportene og ved ferdigstillelsen av regnskapet. - Revisjonen har drøftet med økonomi-/regnskapsavdelingen ulike områder hvor den økonomiske internkontrollen kan bedres, og kontrollutvalget forventer at slike forhold rettes opp i. 9

10 Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Bamble kommunes årsregnskap for 2016 godkjennes. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 10

11 9/17 Rapport fra forvaltningsrevisjon Bruk av konsulenter i Bamble kommune 1 Bamble kontrollutvalg /17 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget tar rapporten Bruk av konsulenter i Bamble kommune til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: Kommunestyret tar rapporten Bruk av konsulenter til orientering og ber rådmannen: - sørge for at alle kommunalområder har beskrivelser av kompetansen i egen organisasjon og gjør vurderinger av behov for kompetanse på kort og lang sikt - vurdere om retningslinjer for kjøp av konsulent-, rådgivnings- og utredningstjenester bør være et tema i forbindelse med revisjon av GKI sitt innkjøpsreglement - sikre at det foreligger kontrakt ved alle kjøp Senest i løpet av høsten 2017 bes rådmannen komme tilbake til kontrollutvalget med en skriftlig orientering om hvordan vedtaket og rapportens anbefalinger er fulgt opp og hvilken effekt dette arbeidet har gitt. Forvaltningsrevisor Dag Oftung presenterte rapporten Bruk av konsulenter i Bamble kommune og svarte på spørsmål. Rådmann Tore Martinsen var til stede under behandlingen av saken og kommenterte enkelte punkter. Kontrollutvalget, revisor og rådmannen viste til at det er positivt å få synliggjort hva som ligger innenfor bruk av konsulenter. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar rapporten Bruk av konsulenter i Bamble kommune til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: Kommunestyret tar rapporten Bruk av konsulenter til orientering og ber rådmannen: - sørge for at alle kommunalområder har beskrivelser av kompetansen i egen organisasjon og gjør vurderinger av behov for kompetanse på kort og lang sikt - vurdere om retningslinjer for kjøp av konsulent-, rådgivnings- og utredningstjenester bør være et tema i forbindelse med revisjon av GKI sitt innkjøpsreglement - sikre at det foreligger kontrakt ved alle kjøp Senest i løpet av høsten 2017 bes rådmannen komme tilbake til kontrollutvalget med en skriftlig orientering om hvordan vedtaket og rapportens anbefalinger er fulgt opp og hvilken effekt dette arbeidet har gitt. 11

12 [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 12

13 10/17 Årsrapport 2016 skatteoppkreveren Bamble 1 Bamble kontrollutvalg /17 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget tar årsrapport og årsregnskap 2015 fra skatteoppkreveren i Bamble til orientering. Sekretæren orienterte kort om saken. Redaksjonell retting av årstall i vedtaket til Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar årsrapport og årsregnskap 2016 fra skatteoppkreveren i Bamble til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 13

14 11/17 Orienteringer fra revisor Bamble kontrollutvalg /17 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Oppdragsrevisor Lisbet Fines opplyste om at revisjonen er i gang med revisjonsarbeidet for regnskapsåret Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 14

15 12/17 Referatsaker Bamble kontrollutvalg /17 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. 1. Behandling i kommunestyret av saker fra/av særlig betydning for kontrollutvalget: a : Orienteringssak: Fremdrift på byggeprosjektet Skjærgårdshallen 2. Grenlandsrådets uttalelser i saker på vegne av samarbeidskommunene: Flyttes over til Eventuelt. 3. Temarks vårkonferanse : Sekretær og revisor informerte kort om innholdet i vårkonferansen. 4. Fagkonferansen i regi av Forum for kontroll og tilsyn (FKT) : Påminnelse. Ann Helen Storø og Aase Kristine Sagen Hagen er påmeldt. 5. Henvendelse fra Foreningen Familie i barnevern og svar fra FKT: Sekretær sender formelt svar til Foreningen Familie i barnevern fra Bamble KU med henvisning til FKT sitt svar. 6. Neste møte Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 15

16 13/17 Eventuelt Bamble kontrollutvalg /17 - Kontrollutvalget ønsker en orientering fra ordfører om bakgrunnen for at Grenlandsrådet til tider uttaler seg på vegne av medlemskommunene uten at sakene har vært behandlet i kommunestyrene. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 16