Aust-Agder kontrollutvalg

Transkript

1 Meeting Book: Aust-Agder kontrollutvalg ( ) Aust-Agder kontrollutvalg Date: T12:00:00 Location: Fylkeshuset, Hus 3, møterom Blåsjø Note: Det kalles med dette inn til kontrollutvalgsmøte mandag 8. april 2019 kl 12:00-14:00. Møterom Blåsjø, fylkeshuset Hus 3. Sak 23/19: Fra administrasjonen møter økonomisjef Ebba Laabakk, fylkeskasserer Gunnar Ånonsen og assisterende fylkeskasserer Thom Nilssen Simonstø. Vedlegg til regnskapssaken ettersendes når de er mottatt. - Årsregnskap 2018 Aust-Agder fylkeskommune - Årsrapport 2018 Aust-Agder fylkeskommune Møtesekretær i dette møtet vil være Agnes G. Fjeldstad. Forfall meldes henne snarest på epost: Agnes.Gullingsrud.Fjeldstad@temark.no. Det blir servert lunsj i møterommet ved møtestart.

2 Saksliste Møteinnkalling 3/19 Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet Saker til behandling 23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning /19 Referatsaker /19 Eventuelt

3 3/19 Godkjenning av møteinnkalling / Godkjenning av møteinnkalling : Godkjenning av møteinnkalling Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Sander Haga Ask Saksgang Møtedato Aust-Agder kontrollutvalg Godkjenning av møteinnkalling Forslag fra sekretariatet: Møteinnkallingen godkjennes. 1

4 3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet / Godkjenning av protokoll fra møtet : Godkjenning av protokoll fra møtet Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Sander Haga Ask Saksgang Møtedato Aust-Agder kontrollutvalg Godkjenning av protokoll fra møtet Forslag fra sekretariatet: Protokoll fra møtet godkjennes. Vedlegg: - Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg

5 3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet / Godkjenning av protokoll fra møtet : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg Møteprotokoll Aust-Agder kontrollutvalg Dato: kl. 10:00 Sted: Fylkeshuset, Møterom Vegår Arkivsak: 19/00136 Til stede: Maiken Messel (leder), Per Åge Nilsen, Arne Guldbrandsen, Jacob Handegard Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Maren Smith Gahrsen (vara ikke innkalt) Daglig leder Aust-Agder Revisjon IKS Kristian Fjellheim Bakke Forvaltningsrevisor Aust-Agder Revisjon IKS Camilla Eriksrud sak 17-20/19 Daglig leder Temark Line Bosnes Hegna sak 21-22/19 Fra sak 21/19 Ass. Daglig leder Aust-Agder Revisjon IKS Ketil Raknes Vest-Agder kontrollutvalg v/vidar Kleppe, Sølvi Thomassen, Lars Jørgen Hauge Revisjonssjef Agder Kommunerevisjon IKS Tor Ole Holbek Ass. Revisjonssjef Agder Kommunerevisjon IKS Monica Harsvik Smith- Tønnessen Fylkesordfører Aust-Agder fylkeskommune Gro Bråten Fylkesordfører Vest-Agder fylkeskommune Terje Damman Prosjektleder Tine Sundtoft Prosjektkoordinator Knut Lindland Protokollfører: Sander Haga Ask Sakskart Side Møteinnkalling 1

6 3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet / Godkjenning av protokoll fra møtet : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg /19 19/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 2/19 19/ Godkjenning av møteprotokoll Saker til behandling 17/19 17/ Rapport selskapskontroll Vigo IKS 5 18/19 19/ Orientering fra revisor /19 19/ Referatsaker /19 19/ Eventuelt /19 17/ Orientering om sammenslåingsprossen i nye Agder fylkeskommune 10 22/19 19/ Status - valg av revisor for Agder fylkeskommune 11 Arendal, Maiken Messel Kontrollutvalgsleder Sander Haga Ask Sekretær 2

7 3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet / Godkjenning av protokoll fra møtet : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg Møteinnkalling 2/19 Godkjenning av møteinnkalling Behandlet av Møtedato Saksnr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /19 Forslag fra sekretariatet: Møteinnkallingen godkjennes. Møtebehandling Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Møteinnkallingen godkjennes. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3

8 3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet / Godkjenning av protokoll fra møtet : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg Møteprotokoll 2/19 Godkjenning av møteprotokoll Behandlet av Møtedato Saksnr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /19 Forslag fra sekretariatet: Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg godkjennes. Møtebehandling Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg godkjennes. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4

9 3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet / Godkjenning av protokoll fra møtet : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg Saker til behandling 17/19 Rapport selskapskontroll Vigo IKS Behandlet av Møtedato Saksnr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /19 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget tar rapportene til orientering og innstiller følgende til fylkestinget: 1. Fylkestinget ber eierrepresentanten påse at selskapet ved styret: a. Sørger for at innkalling til representantskapet skjer med 4 ukers varsel og at lov om interkommunale selskaper 8, jf. selskapsavtalen 6, samt 9 overholdes. b. Synliggjør risiko ved anskaffelser i selskapets strategier og rutiner c. Fortsetter arbeidet med implementering av system for internkontroll og at håndtering av personopplysninger er i tråd med gjeldende lov og forskrift. 2. Fylkestinget ber eierrepresentanten i representantskapet til Vigo IKS å fremme forslag innen utgangen av 2020 om: a. Å evaluere styrets behov for å sikre eiernes målsetninger med selskapet oppnås, herunder også om styret har tilstrekkelig og nødvendig kompetanse for å møte fremtidige utfordringer b. At styret i Vigo IKS evaluerer behovet for etablering av et permanent og internt større fagmiljø 3. Fylkestinget tar rapporten fra Aust-Agder Revisjon IKS og Revisjon Midt-Norge SA til orientering. Møtebehandling Forvaltningsrevisor Camilla Eriksrud presenterte rapportene fra selskapskontrollen i Vigo IKS. Sekretariatet orienterte om forslaget til vedtak. Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Kontrollutvalget tar rapportene til orientering og innstiller følgende til fylkestinget: 1. Fylkestinget ber eierrepresentanten påse at selskapet ved styret: a. Sørger for at innkalling til representantskapet skjer med 4 ukers varsel og at lov om interkommunale selskaper 8, jf. selskapsavtalen 6, samt 9 overholdes. b. Synliggjør risiko ved anskaffelser i selskapets strategier og rutiner c. Fortsetter arbeidet med implementering av system for internkontroll og at håndtering av personopplysninger er i tråd med gjeldende lov og forskrift. 2. Fylkestinget ber eierrepresentanten i representantskapet til Vigo IKS å fremme forslag innen utgangen av 2020 om: 5

10 3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet / Godkjenning av protokoll fra møtet : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg a. Å evaluere styrets behov for å sikre eiernes målsetninger med selskapet oppnås, herunder også om styret har tilstrekkelig og nødvendig kompetanse for å møte fremtidige utfordringer b. At styret i Vigo IKS evaluerer behovet for etablering av et permanent og internt større fagmiljø Fylkestinget tar rapporten fra Aust-Agder Revisjon IKS og Revisjon Midt-Norge SA til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6

11 3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet / Godkjenning av protokoll fra møtet : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg /19 Orientering fra revisor Behandlet av Møtedato Saksnr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /19 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Møtebehandling Daglig leder Kristian Fjellheim Bakke orienterte om: 1. Revisjonen av regnskapet er i gang og regnskapet ble levert innen fristen. 2. Forvaltningsrevisjonen om voksenopplæringen er startet opp. 3. Det jobbes med selskapskontrollen i Konsesjonskraft IKS Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Saken tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7

12 3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet / Godkjenning av protokoll fra møtet : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg /19 Referatsaker Behandlet av Møtedato Saksnr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /19 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Møtebehandling 1. Høring ny kontrollutvalgsforskrift Kontrollutvalget gikk igjennom forslag til ny kontrollutvalgs- og revisjonsforskrift. Kontrollutvalget har ingen merknader til høringsnotatet. 2. Neste møte blir Temark sin vårkonferanse blir i Arendal. Kontrollutvalgets medlemmer melder seg selv på til sekretariatet. 4. Invitasjon til Forum for kontroll og tilsyn sin fagkonferanse 4-5. juni. Medlemmene sier ifra til sekretariatet hvis de ønsker å gå. Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Saken tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 8

13 3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet / Godkjenning av protokoll fra møtet : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg /19 Eventuelt Behandlet av Møtedato Saksnr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /19 Møtebehandling Arne Gulbrandsen orienterte om kontrollutvalgskonferansen til NKRF på Gardermoen og temaene på konferansen. Votering Vedtak [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 9

14 3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet / Godkjenning av protokoll fra møtet : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg /19 Orientering om sammenslåingsprossen i nye Agder fylkeskommune Behandlet av Møtedato Saksnr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /19 Forslag fra sekretariatet: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Møtebehandling Prosjektleder Tine Sundtoft orienterte om sammenslåingsprosessen og svarte på spørsmål. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Saken tas til orientering. Votering Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Vedtak Saken tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 10

15 3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet / Godkjenning av protokoll fra møtet : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg /19 Status - valg av revisor for Agder fylkeskommune Behandlet av Møtedato Saksnr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /19 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Møtebehandling Daglig leder Line Bosnes Hegna orienterte om prosessen med valg av revisor. Daglig leder Kristian Fjellheim Bakke i Aust-Agder Revisjon IKS og revisjonssjef Tor Ole Holbek i Agder Kommunerevisjon IKS orienterte om prosessen som har vært mellom selskapene. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalgene i Aust-Agder og Vest-Agder anmoder representantskapene i Aust-Agder Revisjon IKS og Agder Kommunerevisjon IKS om å etablere et revisjonsselskap for nye Agder. Votering Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i saken. Vedtak Kontrollutvalgene i Aust-Agder og Vest-Agder anmoder representantskapene i Aust-Agder Revisjon IKS og Agder Kommunerevisjon IKS om å etablere et revisjonsselskap for nye Agder. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 11

16 23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning / Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Sander Haga Ask Saksgang Møtedato Aust-Agder kontrollutvalg Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalgets uttalelse til Aust-Agder fylkeskommunes årsregnskap for 2018: Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Sammen med årsregnskapet forelå fylkesrådmannens årsmelding. Revisor har avlagt revisjonsberetning for 2018 og revisors oppsummering til kontrollutvalget. Årsregnskapet viser et netto driftsresultat på kroner og et regnskapsmessig mindreforbruk på kroner. Kontrollutvalget viser til revisjonsberetningen der revisor mener at årsregnskapet er avlagt i samsvar med lover og forskrifter og gir et uttrykk for fylkeskommunens økonomiske stilling per og for at resultatet i regnskapsåret er i samsvar med god kommunal regnskapsskikk. Revisors oppsummering til kontrollutvalget om årsregnskapet for 2018 følger vedlagt. Kopi av uttalelsen sendes fylkesutvalget. Bakgrunn for saken: I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til fylkeskommunens årsregnskap til fylkestinget før det vedtas. I følge Forskrift om årsregnskap og årsmelding 10 skal fylkeskommunens årsmelding fremlegges for kontrollutvalget før det gir sin uttalelse. Kopi av denne uttalelsen skal sendes fylkesutvalget før fylkesutvalget avgir innstilling om årsregnskapet til fylkestinget. Saksopplysninger: Fylkeskommunen har avlagt årsregnskap og årsmelding for Aust-Agder revisjon IKS har avlagt revisors beretning datert Revisor har også laget en oppsummering til kontrollutvalget datert Disse dokumentene danner grunnlaget for kontrollutvalgets uttalelse. Regnskapet viser et netto driftsresultat på kroner og et regnskapsmessig mindreforbruk på kroner. 1

17 2 23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning / Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 Økonomisjef Ebba Laabakk, fylkeskasserer Gunnar Ånonsen og ass. fylkeskasserer Thomas Nilsen Simonstø møter for å legge frem årsregnskapet og årsberetningen for utvalget Vedlegg: - Årsregnskap 2018 Aust-Agder fylkeskommune - ettersendes - Årsberetning 2018 Aust-Agder fylkeskommune ettersendes - Revisjonsberetning, datert Revisors oppsummeringsbrev til kontrollutvalget, datert

18 23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning / Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : pdf

19 23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning / Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : pdf

20 23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning / Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : Revisors oppsummering

21 23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning / Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : Revisors oppsummering

22 23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning / Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : Revisors oppsummering

23 23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning / Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : Revisors oppsummering

24 23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning / Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : Revisors oppsummering

25 23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning / Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : Revisors oppsummering

26 24/19 Referatsaker / Referatsaker : Referatsaker Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Sander Haga Ask Saksgang Møtedato Aust-Agder kontrollutvalg Aust-Agder kontrollutvalg Referatsaker Forslag fra sekretariatet: Sakene tas til orientering. Saksopplysninger: - Påminnelse om Vårkonferansen i Arendal fredag FKTs fagkonferanse i Kristiansand 4-5. juni er mulig for KU å delta på, se for - 2-dagers program og påmelding - Neste KU-møte er

27 25/19 Eventuelt / Eventuelt : Eventuelt Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Sander Haga Ask Saksgang Møtedato Aust-Agder kontrollutvalg Eventuelt