Revisjonssjef Tor Ole Holbek Ass. revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen. Sekretær Alexander Etsy Jensen. Møteinnkalling.

Transkript

1 Møteprotokoll Kristiansand kontrollutvalg Dato: kl. 14:00 Sted: Anna Jensen Arkivsak: 15/10170 Til stede: Makvan Kasheikal (DEM), Leif Oskar Hopland (AP), Terje Pettersen (H), Vidar Karlsen (KRF) og May Erna Karlsen (SV) Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Revisjonssjef Tor Ole Holbek Ass. revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 4/16 15/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 4/16 15/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 27/16 16/ Mislighetssak i teknisk sektor endelig innberetning 5 28/16 16/ Kristiansandsregionen IKT - Revisjonens rapport 6 29/16 16/ Plan for selskapskontroll

2 30/16 16/ Orientering - Felles statlig tilsynskalender for /16 16/ Orientering fra revisjonen i møte /16 16/ Eventuelt i møte Sted, Makvan Kasheikal Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2

3 Møteinnkalling 4/16 Godkjenning av møteinnkalling Kristiansand kontrollutvalg /16 Møteinnkalling godkjennes. Sekretariatet beklaget at møteinnkallingen kom noe sent denne gangen. Møteinnkalling godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 4/16 Godkjenning av protokoll fra møte Kristiansand kontrollutvalg /16 Protokoll fra møte godkjennes. Protokoll fra møte godkjennes. 4

5 Saker til behandling 27/16 Mislighetssak i teknisk sektor endelig innberetning 1 Kristiansand kontrollutvalg /16 Revisors endelige innberetning tas til orientering. Kontrollutvalget besluttet å lukke møtet under behandlingen av saken jf. Kommunelovens 31.3 jf. Offentlighetsloven 13 og Forvaltningsloven 13. I henhold til Revisjonsforskriften 3 la revisjonen frem deres endelige innberetning. Revisors endelige innberetning tas til orientering. 5

6 28/16 Kristiansandsregionen IKT - Revisjonens rapport 1 Kristiansand kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Revisjonen la frem rapporten og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer i møte. Tilleggsforslag fra May Erna Karlsen (SV): Kontrollutvalget forutsetter at styret i KR IKT følger opp kostnadsfordelingen i forhold til Lillesand kommune. Enstemmig for forslag til vedtak, samt tilleggsforslag fremsatt av May Erna Karlsen (SV). Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Kontrollutvalget forutsetter at styret i KR IKT følger opp kostnadsfordelingen i forhold til Lillesand kommune. 6

7 29/16 Plan for selskapskontroll Kristiansand kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget gir følgende innstilling til bystyret: Plan for selskapskontroll godkjennes med følgende prioriteringer i denne planperioden (risiko- og vesentlighetsvurdering angitt i parentes). Prosjektene er ikke satt opp i prioritert rekkefølge: Kristiansand Næringsselskap AS (H) Returkraft AS (H) Avfall Sør AS m/datterselskap (H) Kilden Teater- og konserthus for Sørlandet IKS (M/H) Kristiansandsregionens kommunale IKT-tjeneste (M/H) Agder Kollektivtrafikk AS (M/H) Kanalbyen Utvikling AS (M/H) Vest-Agder Museet IKS (M) Bystyret delegerer myndighet til kontrollutvalget til å foreta endringer og omprioriteringer i planen. På oppdrag for Agder Kommunerevisjon IKS la revisjonssjef Tor Ole Holbek frem forslag til plan for selskapskontroll for kontrollutvalget. Sekretariatet begrunnet forslag til vedtak. Kontrollutvalget gir følgende innstilling til bystyret: Plan for selskapskontroll godkjennes med følgende prioriteringer i denne planperioden (risiko- og vesentlighetsvurdering angitt i parentes). Prosjektene er ikke satt opp i prioritert rekkefølge: Kristiansand Næringsselskap AS (H) Returkraft AS (H) Avfall Sør AS m/datterselskap (H) Kilden Teater- og konserthus for Sørlandet IKS (M/H) Kristiansandsregionens kommunale IKT-tjeneste (M/H) Agder Kollektivtrafikk AS (M/H) 7

8 Kanalbyen Utvikling AS (M/H) Vest-Agder Museet IKS (M) Bystyret delegerer myndighet til kontrollutvalget til å foreta endringer og omprioriteringer i planen. 8

9 30/16 Orientering - Felles statlig tilsynskalender for Kristiansand kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar felles statlig tilsynskalender for 2016 til orientering. Sekretæren redegjorde for bakgrunnen for saken og gjorde kontrollutvalget oppmerksom på de tilsyn som er varslet fra statlig hold i Kristiansand kommune i Det ble stilt spørsmål om hva forkortelsen Stedlig FNT betyr, dette sjekker sekretariatet opp og melder tilbake til utvalget i neste møte. Kontrollutvalget tar felles statlig tilsynskalender for 2016 til orientering. 9

10 31/16 Orientering fra revisjonen i møte Kristiansand kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Agder Kommunerevisjon IKS orienterte om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Ass. revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen orienterte om løpende revisjon. - I gang med planlegging av revisjon for regnskapsåret Momskrav Kilden Teater- og konserthus for Sørlandet IKS 2. Returkraft AS Revisjonssjefen orienterte om siste nytt fra selskapet. - Garantiansvar - Likviditet i selskapet 3. Pågående prosjekter Revisjonssjef Tor Ole Holbek orienterte om arbeidet med pågående prosjekter. - Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon - Pilotprosjekt Saken tas til orientering. 10

11 32/16 Eventuelt i møte Handsama av Møtedato Saknr 1 Kristiansand kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Møtehandsaming 1. Innkommen post Svar fra helse- og sosialdirektøren vedrørende påstand om at ansatte har blitt omplassert som følge av at de har varslet om kritikkverdige forhold (Untatt offentlighet Offl. 13 jf. Fvl. 13, 1.ledd nr.1). 2. Saker behandlet i bystyret Ingen sake. 3. Neste møte kl. 12:00 Ønskelig med bedriftsbesøk/presentasjon hos Kanalbyen utvikling AS. Sekretariatet undersøker om det lar seg gjennomføre allerede ifbm. neste møte. 4. Eventuelt a. Terje Pettersen (H) stilte spørsmål om revisjonen har vurdert byggesaksområdet som en del av arbeidet med overordnet analyse. Revisjonen kommer tilbake til dette i neste møte ifbm. behandling av overordnet analyse. Saken tas til orientering. 11