AUST-AGDER FYLKESKOMMUNE KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 AUST-AGDER FYLKESKOMMUNE KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer L.nr: Arkivsaksnr: Arkivkode: Saksbeh: Saksbeh.tlf: E-post adr: / Knut-Thore Larsen MØTE I KONTROLLUTVALGET I samsvar med vedtatt møteplan, innkalles det med det til møte i kontrollutvalget kl på fylkeshuset, møterom Saker til behandling: Sak : Fylkesutvalgets vedtak i møtene og s. 2 Sak : s regnskap for 2008 s. 3 Sak : Regnskap for 2008 for fylkesrevisjonen i Aust-Agder s. 5 Sak : Fylkesrevisjonens virksomhetsplan for 2009 s. 6 Meldinger: Melding 02-09: Ingen meldinger s. 8 Orienteringer/referatsaker: : Ingen referatsaker s. 9 Trykte vedlegg til sakene 05 og 07 blir sendt ut direkte fra fylkesrevisjonen i Aust-Agder. Øvrig saksutredning følger vedlagt. Administrasjonen møter kl ved behandlingen av fylkeskommunens regnskap for Eventuelt forfall bes meldt til sekretariatet, tlf eller pr. e-post revisjonen@arendal.kommune.no slik at varamedlem kan innkalles. Med hilsen Knut-Thore Larsen sekretær Kopi m/vedlegg: Kopi u/vedlegg: Fylkesordfører, fylkesrådmann, fylkesrevisor Pressen Fylkestingets medlemmer til orientering SEKRETÆR FOR KONTROLLUTVALGET : ARENDAL REVISJONSDISTRIKT IKS Postadresse: Postboks 63, 4801 Arendal Besøksadresse: Rådhusgt. 10, Arendal Telefon : Telefaks : Org.nr :

2 / /2009 / 033 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Saksnr. Utvalg Møtedato 09/04 Kontrollutvalget 1.april 2009 FYLKESUTVALGETS VEDTAK I MØTENE OG Forslag til vedtak Sekretæren fremmer slikt forslag til vedtak: Saken tas til etterretning. 2. Bakgrunn for saken I tilleggsreglementet for kontrollutvalget heter det bl.a. at utvalget skal gjennomgå fylkesutvalgets vedtak og påse at disse til enhver tid er i overensstemmelse med fylkestingets politikk. Siden forrige møte i kontrollutvalget foreligger protokoller fra fylkesutvalgets møter den og Fylkesrevisor har gjennomgått sakene og har for sin del ikke merknader til ovennevnte fylkesutvalgsmøter. Sekretæren viser til ovenstående og anbefaler kontrollutvalget å ta saken til etterretning.

3 3 Saksfremlegg / /2009 / 210 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Saksnr. Utvalg Møtedato 09/05 Kontrollutvalget 1. april 2009 AUST-AGDER FYLKESKOMMUNES REGNSKAP FOR Forslag til vedtak Sekretæren fremmer slikt forslag til uttalelse til regnskapet: Kontrollutvalget har behandlet s årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå fylkesrådmannens årsrapport samt revisjonsberetning for Kontrollutvalget har vurdert følgende forhold: Om regnskapet er ført i henhold til lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk Om disposisjonene i regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak Om årsregnskapet gir uttrykk for virksomheten i regnskapsåret Kontrollutvalget har ingen bemerkninger til regnskapet for for 2008 og slutter seg til fylkesrevisors beretning av

4 4 2. Bakgrunn for saken Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) fastsatte nye forskrifter for kontrollutvalg og revisjon. Disse forskriftene ble gjort gjeldende fra I henhold til 5 i forskrift for revisjon skal revisor avgi revisjonsberetning til fylkestinget. Videre skal kontrollutvalget i henhold til 7 i forskrift for kontrollutvalg avgi uttalelse om årsregnskapet til fylkestinget før årsregnskapet vedtas. Kopi av denne uttalelsen skal være fylkesutvalget i hende før fylkesutvalget avgir innstilling om årsregnskapet til fylkestinget. Som grunnlag for kontrollutvalgets uttalelse om årsregnskapet foreligger regnskapet for Aust- Agder fylkeskommune for 2008, fylkesrådmannens årsrapport samt revisjonsberetningen. Videre følger et revisjonsnotat utarbeidet av fylkesrevisjonen som omtaler de forhold vedrørende den økonomiske forvaltning i fylkeskommunen som revisjonen mener kontrollutvalget bør gjøres kjent med. Forskrift om årsregnskap og årsberetning fastsetter 15. februar som frist for avleggelse av årsregnskapet. Regnskapet for 2008 er avlagt 15. februar Fristen for fylkesrådmannens årsrapport er 31. mars. Den er avlagt 20. mars Revisors frist for avgivelse av revisjonsberetning er 15. april. Revisjonsberetningen er datert 24. mars Trykte vedlegg: (sendes ut av fylkesrevisjonen) 1. Aust- Agder fylkeskommunes regnskap for Fylkesrådmannens årsrapport for Revisjonsberetning til regnskapet for for Revisjonsnotat: Orientering om s regnskap for 2008

5 5 Saksfremlegg / /2009 / 210 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Saksnr. Utvalg Møtedato 09/06 Kontrollutvalget 1. april 2009 REGNSKAP FOR 2008 FOR FYLKESREVISJONEN I AUST-AGDER 1. Forslag til vedtak Sekretæren fremmer slikt forslag til vedtak: Fylkesrevisjonens regnskap for 2008 godkjennes. 2. Bakgrunn for saken I tilleggsreglementet for kontrollutvalget heter det i 3, pkt. 6:: Utvalget velger revisor til å revidere regnskapet for fylkesrevisjonen. Telemark Kommunerevisjon IKS er valgt til revisor. Fylkesrevisjonens regnskap for 2008 er ført av fylkeskassereren sammen med fylkeskommunens regnskap for øvrig. Fylkesrevisjonens regnskap ansvar 520 inngår dermed i det samlede regnskapet som forelegges fylkestinget. På denne bakgrunn vurderer en det slik at det særskilte regnskapet for fylkesrevisjonen med egen, ekstern revisoruttalelse behandles og vedtas i kontrollutvalget uten at denne regnskapssaken fremlegges som egen sak for fylkestinget utover det at også fylkesrevisjonens regnskap inngår i fylkeskommunens samlede regnskap hvor dette er kort omtalt. Fylkesrevisjonens regnskap viser en nettoutgift på kr ,- mot budsjettert kr ,-, dvs. en innsparing/merinntekt på kr ,-. Sekretæren viser til vedlagte regnskapsutskrift datert og uttalelse fra Telemark Kommunerevisjon IKS datert og anbefaler kontrollutvalget å godkjenne regnskapet. Trykte vedlegg: 1. Regnskapsutskrift Uttalelse til regnskapet fra Telemark Kommunerevisjon IKS

6 / /2009 / 125 Saksfremlegg Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Saksnr. Utvalg Møtedato 09/07 Kontrollutvalget 1. april 2009 FYLKESREVISJONENS VIRKSOMHETSPLAN FOR Forslag til vedtak Sekretæren fremmer slikt forslag til vedtak: Fylkesrevisjonens virksomhetsplan for revisjonsåret 2009 godkjennes. 2. Bakgrunn for saken Som et ledd i videreutviklingen av gode interne rutiner for fylkesrevisjonen og som grunnlag for fylkesrevisjonens arbeid, legger fylkesrevisjonen fram en virksomhetsplan hvert år. Denne planen legger opp hovedlinjene innenfor regnskapsrevisjon og tilsyn med økonomisk internkontroll i det revisjonsåret planen omhandler som er perioden I tillegg kommer som kjent plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll behandlet i kontrollutvalget og fylkestinget høsten Høsten 2009 legges det fram en rullering av disse planene for årene 2010 og Gjennom den fastsatte forskriften om revisjon og gjeldende revisjonsstandarder har fylkesrevisjonen et krav på seg til å ordne revisjonen på en planmessig og effektiv måte som ledd i en helhetlig kontroll samt å utføre revisjonen i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. Den foreliggende virksomhetsplanen skal være med å bidra til å oppfylle disse kravene. 3. Kort om virksomhetsplanen og arbeidet med denne Virksomhetsplanen skal gi en orientering om og en oversikt over revisjonsarbeidet generelt, men spesielt for Aust-Agder fylkesrevisjon. Den skal gi en orientering om de prinsipper det arbeides etter og en oversikt over de rutiner m.v. som følges i arbeidet. Den gir også en orientering om vurderinger fylkesrevisjonen har foretatt i forbindelse med det revisjonsarbeidet som skal utføres. Som det framgår av virksomhetsplanen vil fylkesrevisjonen fortsette arbeidet med å innføre revisjonsverktøyet Descartes. Revisjonsåret 2009 vil det være det første året hvor vi i sin helhet legger Descartes til grunn i vårt arbeid knyttet til regnskapsrevisjon. Det må påregnes å kreve en del ekstra ressurser også i dette revisjonsåret.

7 7 Virksomhetsplanen er en rammeplan som suppleres med de øvrige planene som er omtalt over. Planen er grundig drøftet med de ansatte. 4. Konklusjon Med den foreliggende virksomhetsplanen for revisjonsåret 2009, får fylkesrevisjonen en god plattform i det videre arbeidet med planleggingen av revisjonsarbeidet i Virksomhetsplanen gir også en presentasjon av Aust-Agder fylkesrevisjon og de prinsipper fylkesrevisjonen legger vekt på i sitt arbeid. Sekretæren vil anbefale kontrollutvalget å godkjenne foreliggende virksomhetsplan for Aust-Agder fylkesrevisjon for revisjonsåret Trykt vedlegg: (sendes ut av fylkesrevisjonen) Virksomhetsplan for revisjonsåret 2009

8 8 Melding / /2008 / 210 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Meldingsnr Utvalg Møtedato 09/02 Kontrollutvalget MELDINGER Ingen meldinger

9 9 Referatsaker Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Referatsaker Utvalg Møtedato Kontrollutvalget ORIENTERINGER/REFERATSAKER Ingen orienteringer/referatsaker.

10 Kontrollutvalget Møtedato: 1. april 2009 PROTOKOLL Den 1. april 2009 holdt kontrollutvalget møte på Fylkeshuset i Arendal. Møtet startet kl og ble avsluttet kl Til stede var : Arne Austenå (leder), FrP, Fritz Y. Jenssen, Ap, Kari Erdvik, H Meldt avbud : Helga L. Olsbu, Sp, Signy Aas Andreassen, KrF Varamedlemmer ble innkalt, men var forhindret fra å møte Fra revisjonen møtte : Fylkesrevisor P. H. Røed og ass. fylkesrevisor Ø. Strømsland Fra administrasjonen : Ass.fylkesrådmann J. Bergh, fylkeskasserer G. Ånonsen, rådgiver M. Aanesland og rådgiver E. Laabakk (til sak 05) Sekretær : Knut-Thore Larsen, Arendal Revisjonsdistrikt IKS Følgende saker ble behandlet: Sak 04-09: Fylkesutvalgets vedtak i møtene og Saken var utsendt med slikt forslag til vedtak: Saken tas til etterretning. Det ble fattet slikt vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Sak 05-09: s regnskap for Saken var utsendt med slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse til regnskapet: Kontrollutvalget har behandlet s årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå fylkesrådmannens årsrapport samt revisjonsberetning for Kontrollutvalget har vurdert følgende forhold: Om regnskapet er ført i henhold til lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk Om disposisjonene i regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak Om årsregnskapet gir uttrykk for virksomheten i regnskapsåret Kontrollutvalget har ingen bemerkninger til regnskapet for for 2008 og slutter seg til fylkesrevisors beretning av

11 Det ble fattet slikt vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Sak 06-09: Regnskap for 2008 for fylkesrevisjonen i Aust-Agder. Sekretæren fremmet slikt forslag til vedtak: Fylkesrevisjonens regnskap for 2008 godkjennes. Det ble fattet slikt vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Sak 07-09: Fylkesrevisjonens virksomhetsplan for Sekretæren fremmet slikt forslag til vedtak: Fylkesrevisjonens virksomhetsplan for revisjonsåret 2009 godkjennes. Det ble fattet slikt vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Melding 02-09: Ingen meldinger Referatsaker: Se referatsak i KU-møte Fritz Y. Jenssen viste til artikkel i Arendals Tidende den ang. frafall i videregående skole. Kontrollutvalget ber om kopi av skolens tilsvar, og utdanningssjefen bes redegjøre for de spørsmål som er reist i artikkelen skriftlig eller muntlig til neste møte i kontrollutvalget. Årsmøte og kurs i FKT. Arne Austenå og Helg L. Olsbu er påmeldt. NKRF s årsmøte og fagkonferanse i Arendal juni. Neste møte : onsdag 10. juni 2009 kl på Fylkeshuset. Arne Austenå Kontrollutvalgets leder Knut-Thore Larsen Sekretær 2