MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/09 09/113 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE DEN

Transkript

1 Agdenes kommune MØTEINNKALLING Utvalg: KONTROLLUTVALGET Møtested: Formannskapssalen, Agdenes rådhus Møtedato: Tid: SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/09 09/113 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE DEN /09 09/113 REFERATSAKER 8/09 08/666 REGNSKAP OG REVISJONSBERETNING FOR KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE 9/09 09/114 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR /09 09/113 EVENTUELT EVENTUELT Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva Bekkavik på telefon , mobil Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Martin Vatn Leder (sign) Eva J. Bekkavik møtesekretær

2 Sak 6/09 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE DEN Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 033 &17 Arkivsaksnr.: 09/113 6/09 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte Godkjenning av møtebok. Side 2 av 8

3 Sak 7/09 REFERATSAKER Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 033 &17 Arkivsaksnr.: 09/113 7/09 Kontrollutvalget Kontrollutvalget tar fremlagte referatsaker til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunestyrets behandling av sak 11/09 den , Kontrollutvalgets årsmelding for Kontrollrapport 2008 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Agdenes kommune. 3. Kommunal- og regionaldepartementet : Skjerper habilitetsreglene. Jf Ot.prp nr 50 ( ) Om lov om endringer i forvaltningsloven (habilitet for styremedlemmer i offentlig heleide selskaper). 4. Dokument nr. 8-4 ( ) Innstilling fra kommunal- og forvaltningskomiteen om representantforslag fra stortingsrepresentantene Andrè Oktay Dahl, Martin Egneset, Gunnar Gundersen og Jan Tore Sanner om å styrke mindretallsrettigheter i kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg. Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagte dokumenter som legges frem som referatsaker. Side 3 av 8

4 Sak 8/09 REGNSKAP OG REVISJONSBERETNING FOR KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 210 &58 Arkivsaksnr.: 08/666 8/09 Kontrollutvalget Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Agdenes kommunes årsregnskap for 2008 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Årsberetning og årsregnskap for 2008 for Agdenes kommune (utsendt direkte fra kommunen tidligere). Revisjonsberetning for 2008, datert 15.april Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet. Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsmelding og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Agdenes kommune for 2008 i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Revisjonsberetning er avgitt Revisor konkluderer med at regnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk og gir uttrykk for kommunens drift gjennom året og kommunens økonomiske stilling pr Regnskapet for Agdenes kommune viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Resultatet før finanstransaksjoner (brutto driftsresultat) er på kr , og resultatet før regnskapsmessig bruk og avsetninger til fond (netto driftsresultat) er på kroner. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Agdenes kommune for Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Agdenes kommune gir et forsvarlig uttrykk for kommunen sin virksomhet i 2008 og Agdenes kommunes økonomiske stilling pr Side 4 av 8

5 Sak 8/09 Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for Agdenes kommune for 2008 som det fremgår av innstillingen i saken. Side 5 av 8

6 Sak 9/09 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR 2009 Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 09/114 9/09 Kontrollutvalget / Kommunestyret Kontrollutvalget slutter seg til det vedlagte forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for Planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. 1. Plan for forvaltningsrevisjon for Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-04/2009: Overordnet analyse for 2009, behandlet av kontrollutvalget på møte den Overordnet analyse med risiko og vesentlighetsvurdering av virksomheten i Agdenes kommune for I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planene skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden. I 2008 har kontrollutvalget på bakgrunn av fjorårets plan for forvaltningsrevisjon bestilt følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: En forvaltningsrevisjon med fokus på omfanget av spesialundervisning i Agdenes kommune Resultatene fra undersøkelsen vil bli behandlet i kontrollutvalgets møte 8. juni Arbeidet frem mot forslag til plan for forvaltningsrevisjon i 2009 Kontrollutvalget fremmer i denne saken en revidert plan for forvaltningsrevisjonsarbeidet for Kontrollutvalget startet arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon på møte den 23. februar der utvalget gikk igjennom en overordnet analyse av den virksomheten som drives i regi av Agdenes kommune. Mulige fokusområder som kom frem under møtet var: Barne- og familietjenesten, VAR-sektoren, omdømme og omdømmebygging, interkommunalt samarbeid kunnskapsløftet. Side 6 av 8

7 Sak 9/09 Kontrollutvalgets sekretariat har i ettertid hatt samtale med ordfører og drøftet mulige fokusområder for forvaltningsrevisjon. Saken ble lagt frem for ny behandling i kontrollutvalget den 27. april der utvalget fremmer en plan med fokusområder for forvaltningsrevisjon for 2009 til kommunestyret. Kommunestyret er i henhold til kommuneloven øverste tilsynsorgan i Agdenes kommune og i henhold til loven er det kommunestyret selv som må vedta plan for forvaltningsrevisjon for Med bakgrunn i den overordnede analysen, dialogen med kontrollutvalget og ordføreren i Agdenes kommune har kontrollutvalgets sekretariat formulert forslag til fokusområder for forvaltningsrevisjon for Plan for forvaltningsrevisjon inneholder flere fokusområder for forvaltningsrevisjon enn det som det ressursmessig sett er mulig å få gjennomført i Fokusområder for forvaltningsrevisjon 2009 Barne- og familietjenesten Kostnadseffektivitet innenfor VAR-sektoren Omdømme og omdømmebygging i Agdenes kommune Andre fokusområder som også er av interesse: Interkommunalt samarbeid Fremtidens skole - Kunnskapsløftet Fokusområdene er beskrevet ytterligere i vedlagt utkast til plan for forvaltningsrevisjon for Det er så opp til kontrollutvalget og kommunestyret å foreta den endelige prioriteringen av hvilke områder som kontrollutvalget vil se nærmere på Dersom det over tid oppstår forhold som gjør at prioriterte prosjekter blir uaktuelle, er det en fordel om kontrollutvalget har mulighet til å prioritere et annet prosjekt på lista. For å gjøre saksbehandlingen så smidig som mulig foreslår sekretariatet at kontrollutvalget ber kommunestyret om fullmakt til å foreta begrunnede omprioriteringer i planen dersom utvalget finner dette formålstjenlig. Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Agdenes kommune for Etter at kontrollutvalget har behandlet planen legges saken frem for kommunestyret, som vedtar den endelige prioriteringen av forvaltningsrevisjonsarbeidet for Side 7 av 8

8 Sak 10/09 EVENTUELT Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 033 &17 Arkivsaksnr.: 09/113 10/09 Kontrollutvalget Saken legges frem uten forslag til vedtak Ingen. Ingen. Side 8 av 8