Bø kontrollutval. Meeting Book: Bø kontrollutval ( ) Date: T12:00:00

Transkript

1 Meeting Book: Bø kontrollutval ( ) Bø kontrollutval Date: T12:00:00 Location: Sauherad kommunehuslifjell» på Bekkevoll (Teknisk eining i Gullbringvegen 20) Note:

2 Saksliste Møteinnkalling 3/19 Godkjenning av innkalling. 3 Møteprotokoll 3/19 Godkjenning av protokoll Saker til behandling 13/19 Orientering om saker frå teknisk eining 14 14/19 Orientering om etablering av Vestfold og Telemark Revisjon IKS 15 15/19 Oppdragsrevisors sjølvstende 17 16/19 Referatsaker /19 Eventuelt

3 3/19 Godkjenning av innkalling. - 19/ Godkjenning av innkalling. : Godkjenning av innkalling. Arkivsak-dok. 19/ Sakshandsamar Line Bosnes Hegna Saksgang Møtedato Bø kontrollutval Godkjenning av innkalling. Innkallinga er godkjent. 1

4 3/19 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Godkjenning av protokoll Arkivsak-dok. 19/ Sakshandsamar Line Bosnes Hegna Saksgang Møtedato Bø kontrollutval Godkjenning av protokoll Protokoll er godkjent. Vedlegg: Protokoll

5 3/19 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Bø kontrollutval Møteprotokoll Bø kontrollutval Dato: kl. 8:30-10:30 Sted: Sauherad kommunehus, møterom Norsjø Arkivsak: 19/03372 Til stede: Møtende varamedlemmer: Arne Storhaug (leiar), Ole Morten Aasgrav, Augon Eika, Ingebjørg Egenæs Anne Carine Nilsen for Gunn Annie Hellestad Andre: Kommunalsjef Stab og støtte: Hanne Winberg Telemark kommunerevisjon: Birgitte Lindner Bøen Temark: Line Bosnes Hegna Protokollfører: Line Bosnes Hegna Sakskart Side Møteinnkalling 2/19 19/ Godkjenning av innkalling 3 Møteprotokoll 2/19 19/ Godkjenning av protokoll Saker til behandling 9/19 19/ Årsrekneskap og årsrapport 2018 i Bø kommune 5 10/19 19/ Skatteoppkrevjarens årsrapport /19 19/ Referatsaker /19 19/ Eventuelt 9 1

6 3/19 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Bø kontrollutval Arne Storhaug Kontrollutvalgsleder Line Bosnes Hegna Sekretær 2

7 3/19 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Bø kontrollutval Møteinnkalling 2/19 Godkjenning av innkalling Handsama av Møtedato Saknr 1 Bø kontrollutval /19 Innkallinga er godkjent. Vedtak Innkallinga er godkjent. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3

8 3/19 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Bø kontrollutval Møteprotokoll 2/19 Godkjenning av protokoll Handsama av Møtedato Saknr 1 Bø kontrollutval /19 Protokoll er godkjent. Votering Samrøystes. Vedtak Protokoll er godkjent. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4

9 3/19 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Bø kontrollutval Saker til behandling 9/19 Årsrekneskap og årsrapport 2018 i Bø kommune Handsama av Møtedato Saknr 1 Bø kontrollutval /19 Kontrollutvalet si uttale til Bø kommune sitt årsrekneskap for 2018: Kontrollutvalet har handsama årsrekneskapet for Saman med årsrekneskapet følgde rådmannen si årsmelding. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsmelding for rekneskapsåret Årsrekneskapet viser kr til fordeling drift. Netto driftsresultat er på kr og eit rekneskapleg mindreforbruk på kr Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av årsrekneskapen med tilhøyrande spesifikasjonar og noter tilfredsstiller brukarens informasjonsbehov og gir eit riktig inntrykk av dei forhold som årsrapporten til rådmannen omhandlar. Kontrollutvalet har ingen merknadar til årsrekneskapet for Bø kommune for 2018 og slutter seg til revisors melding datert Uttala sendas kommunestyret med kopi til formannskapet. Møtehandsaming Hanne Winberg la frem årsregnskapet og årsmeldinga for Bø kommune Revisor Birgitte L. Bøen la frem rapport til kontrollutvalet og revisjonsberetninga for årsrekneskapen Votering Forslag til vedtak samrøystes vedtatt. Vedtak Kontrollutvalet si uttale til Bø kommune sitt årsrekneskap for 2018: Kontrollutvalet har handsama årsrekneskapet for Saman med årsrekneskapet følgde rådmannen si årsmelding. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsmelding for rekneskapsåret Årsrekneskapet viser kr til fordeling drift. Netto driftsresultat er på kr og eit rekneskapleg mindreforbruk på kr Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av årsrekneskapen med tilhøyrande spesifikasjonar og noter tilfredsstiller brukarens informasjonsbehov og gir eit riktig inntrykk av dei forhold som årsrapporten til rådmannen omhandlar. 5

10 3/19 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Bø kontrollutval Kontrollutvalet har ingen merknadar til årsrekneskapet for Bø kommune for 2018 og slutter seg til revisors melding datert Uttala sendas kommunestyret med kopi til formannskapet. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6

11 3/19 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Bø kontrollutval /19 Skatteoppkrevjarens årsrapport 2018 Handsama av Møtedato Saknr 1 Bø kontrollutval /19 Årsrapport og årsrekneskap 2018 frå skatteoppkrevjaren i Bø og kontrollrapport 2018 om skattekrevjarfunksjonen i Bø vert teken til orientering. Møtehandsaming Rapporten vart lagt fram skriftleg. Votering Forslag til vedtak samrøystes vedtatt. Vedtak Årsrapport og årsrekneskap 2018 frå skatteoppkrevjaren i Bø og kontrollrapport 2018 om skattekrevjarfunksjonen i Bø vert teken til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7

12 3/19 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Bø kontrollutval /19 Referatsaker Handsama av Møtedato Saknr 1 Bø kontrollutval /19 Saka vert teken til orientering. Møtehandsaming Neste møte 5. juni prøver å få til et møterom i Bø. Votering Samrøystes vedtatt. Vedtak Saka vert teken til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 8

13 3/19 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Bø kontrollutval /19 Eventuelt Handsama av Møtedato Saknr 1 Bø kontrollutval /19 Møtehandsaming Ingen saker. Votering Vedtak [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 9

14 13/19 Orientering om saker frå teknisk eining - 19/ Orientering om saker frå teknisk eining : Orientering om saker frå teknisk eining Arkivsak-dok. 19/ Sakshandsamar Line Bosnes Hegna Saksgang Møtedato Bø kontrollutval Orientering om saker frå teknisk eining Sakene vert teken til orientering. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalget har fått fleire henvendelser fra innbyggarar og ønsker difor å få ei orientering frå kommunen (teknisk) om dette. 1) Spørsmål rundt avkjøring/krysser sykkelsti (Bordvegen - Flitavegen). Nokon reagerer på at det er lagt inn sving før kyss og at syklistar kjem fort på sykkelvegen inn i krysset. Kontrollutvalet ønsker å få ei forklaring på utforminga og kvifor det er laga slik det er laga. 2) Spørsmål om gjerde nesten fram til nedgang og gangfelt ved Rema Det ble satt opp eit høgt gjerde der, men nokon reagerer på at det gjerde ikkje er satt opp heilt fram til vei/overgang til gangfelt. No går/syklar fortsatt folk ned haugen til hovedvegen rett ovenfor gangfeltet. Kontrollutvalet ønskjer å få ei forklaring på kvifor gjerde stoppar det det gjer og ikkje går heilt til veg/overgang som er laga fram til gangfelt på Lundevegen, og kva vurderingar som er gjort. Saksopplysningar: Teknisk sjef møter for å orientere kontrollutvalet og svare på spørsmål. 1

15 14/19 Orientering om etablering av Vestfold og Telemark Revisjon IKS - 19/ Orientering om etablering av Vestfold og Telemark Revisjon IKS : Orientering om etablering av Vestfold og Telemark Revisjon IKS Arkivsak-dok. 19/ Sakshandsamar Line Bosnes Hegna Saksgang Møtedato Bø kontrollutval Orientering om etablering av Vestfold og Telemark Revisjon IKS Saka tas til orientering. Saksopplysningar: Vestfold kommunerevisjon ( 27 samarbeid) har ansvar for revisjonen av Vestfold fylkeskommune, Horten, Tønsberg, Sandefjord, Holmestrand, Re og Færder kommuner. Telemark kommunerevisjon IKS har ansvar for revisjonen av Telemark fylkeskommune og alle kommunene i fylket samt Larvik kommune. Med bakgrunn i kommune- og regionreformen ble det i 2018 gjennomført en utredning om mulig sammenslåing av kommunerevisjonsselskapene i Vestfold og Telemark. Kommune- og regionreformen påvirker revisjonsselskapene ved at det blir færre oppdrag for det enkelte revisjonsselskapet. Kommunerevisjonsselskapene har også vært igjennom en betydelig rasjonaliserings- og effektiviseringsprosess de siste årene. Selskapene vurderer at disse to forholdene medfører et behov for å samle ressursene for fortsatt å kunne levere gode revisjonstjenester til eierne og opprettholde sterke og gode fagmiljøer. Hovedkonklusjonene i den gjennomførte utredningen var: Det etableres et nytt IKS med selskapsnavn Vestfold og Telemark revisjon IKS. Eierfordelingen baseres på en modell hvor 1/3 av andelene fordeles likt på deltakerne og 2/3 vektes etter folketall og fylkeskommunens eierandel settes til det dobbelte av den største kommunen. Deltakerne skal ikke ha innskuddsplikt i det nye selskapet. Selskapet sikres egenkapital ved at egenkapitalen i Vestfold kommunerevisjon og Telemark kommunerevisjon IKS pr overføres det nye selskapet som annen innskutt egenkapital. Dagens kontorstruktur med kontorer i Skien, Horten og Bø opprettholdes. Ansatte overføres til nytt selskap etter reglene om virksomhetsoverdragelse i arbeidsmiljøloven. Dagens enheter avvikles. Det er ønskelig at det nye selskapet er operativt fra For at det skal være mulig, må selskapet etableres og registreres i Selskapsavtalen /endring i selskapsavtaler må vedtas av kommunestyret selv, og dette medfører noen utfordringer på grunn av kommunesammenslåinger. Kommunestyret i sammenslåtte kommuner vil ikke være konstituert før mot slutten av 2019, og den nye selskapsavtalen må endres per med tanke på deltakere og ansvarsdel som følger av kommunesammenslåinger. 1

16 2 14/19 Orientering om etablering av Vestfold og Telemark Revisjon IKS - 19/ Orientering om etablering av Vestfold og Telemark Revisjon IKS : Orientering om etablering av Vestfold og Telemark Revisjon IKS Kommunal- og moderniseringsdepartementet har i et brev til Aust-Agder fylkeskommune 29. januar 2019 åpnet for at det skal være mulig å vedta endringer i selskapsavtaler før grenseendringer trer i kraft. Deltakerkommunene i et IKS kan velge om endringer i selskapsavtalen skal vedtas før eller etter iverksettelsen av en grenseendring eller sammenslåing. Dersom selskapsavtalen endres før grenseendringen eller sammenslåingen gjennomføres, vil for eksempel endringen i selskapsavtalen kunne tre i kraft samme dato som grenseendringen eller sammenslåingen iverksettes. Men dette må altså vedtas av kommunestyrene selv enten av det «gamle» eller det «nye» og ikke av fellesnemda. Revisjonsselskapene har på bakgrunn av dette valgt å legge frem to selskapsavtaler til vedtak samtidig for kommunestyrene. En selskapsavtale gjelder fra stiftelsen av det nye revisjonsselskapet frem til , den andre trer i kraft samtidig som kommunesammenslåingen Kommunestyrene i Sauherad og Bø kommuner inviteres til å fatte følgende vedtak: 1. Kommunen tegner seg som deltaker i Vestfold og Telemark revisjon IKS med en eierandel som fremgår av 4 i utkast til selskapsavtale gjeldende fram til Kommunestyret vedtar selskapsavtale som gjelder fra stiftelse og frem til 31. desember Kommunestyret vedtar selskapsavtale som gjelder fra og med 1. januar Kommunestyret velger representant med varamedlemmer til selskapets representantskap. Disse representantenes valgperiode vil vare frem til de nye kommunestyrene er konstituert og har gjort nye valg av representanter høsten Dersom ikke fellesnemnda er delegert myndighet til å velge revisor for den nye kommune, så velger kommunestyret revisor for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalgene i de sammenslåtte kommunene. Dersom Vestfold kommunerevisjon eller Telemark kommunerevisjon er valgt, så overtar det nye selskapet som revisor, uten særskilt vedtak, jf. revisjonsforskriften 18 første ledd. Fellesnemda behandlet revisjonsordning og valg av revisor for den nye kommunen i sak 50/17 etter innstilling fra kontrollutvalgene i Sauherad og Bø kommuner. Fellesnemda fattet følgende vedtak: 1. Fellesnemnda ønsker å videreføre deltakelse i Telemark Kommunerevisjon IKS som revisor for kontrollutvalget i Midt-Telemark kommune. 2. Fellesnemnda anmoder kommunestyrene i Bø og Sauherad kommuner om å si opp gjeldende avtale med virkning fra Fellesnemnda ber om at det tas initiativ overfor Telemark Kommunerevisjon IKS for å få utarbeidet ny selskapsavtale fra Kontrollutvalget behøver derfor ikke fatte særskilt vedtak i saken, da Telemark kommunerevisjon IKS allerede er valgt som revisor for Midt-Telemark kommune.

17 15/19 Oppdragsrevisors sjølvstende - 19/ Oppdragsrevisors sjølvstende 2019 : Oppdragsrevisors sjølvstende 2019 Arkivsak-dok. 19/ Sakshandsamar Line Bosnes Hegna Saksgang Møtedato Bø kontrollutval Oppdragsrevisors sjølvstende 2019 Saka vert teken til orientering. Bakgrunn for saka: I forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarleg revisor årleg gi ei skriftleg eigenvurdering av si sjølvstende kontrollutvalget. Erklæringa vert lagt fram for kontrollutvalet for gjennomgang. Saksopplysningar: Eigenvurdering av sjølvstende for oppdragsansvarleg rekneskapsrevisor Kjell Ekman og oppdragsrevisor Birgitte Lindner Bøen legast fram i møtet. Vurdering frå sekretariatet: Ingen merknader. Vedlegg: Brev frå Telemark kommunerevisjon

18 15/19 Oppdragsrevisors sjølvstende - 19/ Oppdragsrevisors sjølvstende 2019 : Vurdering av oppdragsansvarlig revisors og oppdragsrevisors uavhengighet - Bø kommune

19 15/19 Oppdragsrevisors sjølvstende - 19/ Oppdragsrevisors sjølvstende 2019 : Vurdering av oppdragsansvarlig revisors og oppdragsrevisors uavhengighet - Bø kommune

20 15/19 Oppdragsrevisors sjølvstende - 19/ Oppdragsrevisors sjølvstende 2019 : Vurdering av oppdragsansvarlig revisors og oppdragsrevisors uavhengighet - Bø kommune

21 16/19 Referatsaker / Referatsaker : Referatsaker Arkivsak-dok. 19/ Sakshandsamar Line Bosnes Hegna Saksgang Møtedato Bø kontrollutval Referatsaker Saken vert teken til vitande. Saksopplysningar: Tilsynsrapportar Tilbakemelding om spørsmål rundt anbud/konkurranse når kommunen er medeigar Kommunestyrevedtak rapport om IRMAT Innkomne saker/henvendelsar Neste møte Vedlegg: Kommunestyre vedtak i IRMAT sak delast ut i møte. 1

22 17/19 Eventuelt / Eventuelt : Eventuelt Arkivsak-dok. 19/ Sakshandsamar Line Bosnes Hegna Saksgang Møtedato Bø kontrollutval Eventuelt Skriv inn forslag til vedtak Bakgrunn for saka: Saksopplysningar: Vurdering frå sekretariatet: Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 1