Saksliste Møteinnkalling 4/17 Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 5/17 Godkjenning av protokoll frå møte Saker til behan

Transkript

1 Meeting Book: Bø kontrollutval ( ) Bø kontrollutval Date: T09:00:00 Location: Irmat AS, Goasholdtmyra avfallsanlegg Note:

2 Saksliste Møteinnkalling 4/17 Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 5/17 Godkjenning av protokoll frå møte Saker til behandling 27/17 Orientering frå Irmat AS 20 28/17 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon "Gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS" -Bø kommune 22

3 4/17 Godkjenning av møteinnkalling / Godkjenning av møteinnkalling : Godkjenning av møteinnkalling Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/ Alexander Etsy Jensen Saksgang Bø kontrollutval Godkjenning av møteinnkalling Forslag fra sekretariatet: Møteinnkalling godkjennast. Vedlegg: Møteinnkalling

4 4/17 Godkjenning av møteinnkalling / Saksprotokoll KU-BØ, , Sak 4/17, Godkjenning av møteinnkalling : Saksprotokoll KU-BØ, , Sak 4/17, Godkjenning av møteinnkalling Saksprotokoll Arkivsak-dok. Arkivkode Saksbehandler 17/00014 Alexander Etsy Jensen /17 Godkjenning av møteinnkalling Bø kontrollutval har handsama saken i møte sak 4/17 Samrøystes. Møteinnkalling godkjennast.

5 5/17 Godkjenning av protokoll frå møte / Godkjenning av protokoll frå møte : Godkjenning av protokoll frå møte Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Alexander Etsy Jensen Saksgang Bø kontrollutval Godkjenning av protokoll frå møte Forslag frå sekretariatet: Protokoll frå møte godkjennast. Vedlegg: Protokoll

6 5/17 Godkjenning av protokoll frå møte / Saksprotokoll KU-BØ, , Sak 5/17, Godkjenning av protokoll frå møte : Saksprotokoll KU-BØ, , Sak 5/17, Godkjenning av protokoll frå møte Saksprotokoll Arkivsak-dok. Arkivkode Saksbehandler 17/00014 Alexander Etsy Jensen /17 Godkjenning av protokoll frå møte Bø kontrollutval har handsama saken i møte sak 5/17 Samrøystes. Protokoll frå møte godkjennast.

7 Møteprotokoll Bø kontrollutval Dato: Sted: Arkivsak: kl. 12:00 Bø kommunehus 17/00014 Til stede: Arne Storhaug (AP), Ole Morten Aasgrav (FRP), Augon Eika (V), Gunn Annie Hellestad (SP) Møtende varamedlemmer: Heidi Rønneid (AP) for May Brit Haugland (FRP) Forfall: May Brit Haugland (FRP) Andre: Oppdragsrevisor Birgitte L. Bøen Rådmann Åse Egeland (kommune samanslåingsprosess og sak 20/17) Programleder Ny kommune Per Dehli (kommunesamanslåingsprosess) Ordførar Olav Kasland (sak 20/17) Formannskapssekretær Sissel Lyngen (sak 20/17) Protokollfører: Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 3/17 17/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 4/17 17/ Godkjenning av protokoll frå møte Saker til behandling 18/17 17/ Innstilling til valg av sekretariatsordning for nye Midt-Telemark kommune 1 5

8 19/17 17/ Innstilling til valg av revisjonsordning for nye Midt-Telemark kommune 6 20/17 16/ Oppfølging av rapport frå eigarskapskontroll - Styresamansetning, styreevaluering og valprosess i Bø kommune 7 21/17 17/ Budsjett for kontroll og tilsyn Bø kommune 8 22/17 17/ Vurdering av oppdragsansvarleg revisor og oppdragsrevisor sitt sjølvstende 9 23/17 17/ Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon Bø kommune 10 24/17 17/ Orientering frå revisjonen /17 17/ Referatsaker /17 17/ Eventuelt Bø, Arne Storhaug Kontrollutvalsleiar Alexander Etsy Jensen Sekretær 2

9 Møteinnkalling 3/17 Godkjenning av møteinnkalling Forslag frå sekretariatet: Møteinnkalling godkjennast. Samrøystes. Møteinnkalling godkjennast. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3 3/17

10 Møteprotokoll 4/17 Godkjenning av protokoll frå møte Forslag frå sekretariatet: Protokoll frå møte godkjennast. Samrøystes. Protokoll frå møte godkjennast. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4 4/17

11 Saker til behandling 18/17 Innstilling til valg av sekretariatsordning for nye Midt-Telemark kommune /17 Forslag fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS: Kontrollutvalget legger saken frem for fellesnemnda med følgende innstilling: 1. Fellesnemnda ønsker å videreføre deltakelse i Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS som sekretariat for kontrollutvalget i Midt-Telemark kommune. 2. Fellesnemnda anmoder kommunestyrene i Bø og Sauherad kommuner om å si opp gjeldende avtale med virkning fra Fellesnemnda ber om at det tas initiativ overfor Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS for å få utarbeidet ny selskapsavtale fra Saken ble drøftet. Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS er part i saken og er derfor etter forvaltningsloven 6, 1. ledd, bokstav a) ikke habile til å gjennomføre saksutredning i saken. Sekretæren fratrådte ved behandlingen av saken og leder førte protokoll for denne saken. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Kontrollutvalget legger saken frem for fellesnemnda med følgende innstilling: 1. Fellesnemnda ønsker å videreføre deltakelse i Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS som sekretariat for kontrollutvalget i Midt-Telemark kommune. 2. Fellesnemnda anmoder kommunestyrene i Bø og Sauherad kommuner om å si opp gjeldende avtale med virkning fra Fellesnemnda ber om at det tas initiativ overfor Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS for å få utarbeidet ny selskapsavtale fra [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 5

12 19/17 Innstilling til valg av revisjonsordning for nye Midt-Telemark kommune /17 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget legger saken frem for fellesnemnda med følgende innstilling: 1. Fellesnemnda ønsker å videreføre deltakelse i Telemark Kommunerevisjon IKS som revisor for kontrollutvalget i Midt-Telemark kommune. 2. Fellesnemnda anmoder kommunestyrene i Bø og Sauherad kommuner om å si opp gjeldende avtale med virkning fra Fellesnemnda ber om at det tas initiativ overfor Telemark Kommunerevisjon IKS for å få utarbeidet ny selskapsavtale fra Saken ble drøftet. Revisor fratrådte ved behandlingen av saken. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget legger saken frem for fellesnemnda med følgende innstilling: Fellesnemnda ønsker å videreføre deltakelse i Telemark Kommunerevisjon IKS som revisor for kontrollutvalget i Midt-Telemark kommune. Fellesnemnda anmoder kommunestyrene i Bø og Sauherad kommuner om å si opp gjeldende avtale med virkning fra Fellesnemnda ber om at det tas initiativ overfor Telemark Kommunerevisjon IKS for å få utarbeidet ny selskapsavtale fra [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6

13 20/17 Oppfølging av rapport frå eigarskapskontroll - Styresamansetning, styreevaluering og valprosess i Bø kommune /17 Forslag frå sekretariatet: Saka blir lagt fram utan tilråding i på vente av rådmannen si tilbakemelding. Til møte låg ei skriftleg tilbakemelding frå rådmann om korleis rapporten blir følgt opp. I tillegg var både rådmann og ordførar til stades i møte for å svare på spørsmål frå utvales medlemmar. Leiar fremma føljande forslag i møte: Kontrollutvalet tek tilbakemeldinga til førebels orientering. Kontrollutvalet er nøgd med dei tiltaka som er skissert for å følje opp anbefalingane i rapporten og ønsker å få sendt over ein stadfesting frå rådmann når tiltaka er fullført. Samrøystes for leiars forslag til vedtak. Kontrollutvalet tek tilbakemeldinga til førebels orientering. Kontrollutvalet er nøgd med dei tiltaka som er skissert for å følje opp anbefalingane i rapporten og ønsker å få sendt over ein stadfesting frå rådmann når tiltaka er fullført. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7

14 21/17 Budsjett for kontroll og tilsyn Bø kommune /17 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet innstiller følgjande til kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2018 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Bø kommune med ei ramme på kr ,Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet. Sekretariatet la fram forslag til samla budsjett for kontroll og tilsyn Bø kommune. Samrøystes. Kontrollutvalet innstiller følgjande til kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2018 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Bø kommune med ei ramme på kr ,Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 8

15 22/17 Vurdering av oppdragsansvarleg revisor og oppdragsrevisor sitt sjølvstende /17 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tar revisors vurdering av sitt sjølvstende til orientering. Oppdragsrevisor la fram revisors egenvurdering av uavhengighet for oppdragsansvarleg rekneskap revisor i møte. Samrøystes. Kontrollutvalet tar revisors vurdering av sitt sjølvstende til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 9

16 23/17 Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon Bø kommune /17 Forslag frå sekretariatet: Saka vert teke til orientering. På oppdrag for Telemark kommunerevisjon IKS la oppdragsrevisor Birgitte Lindner Bøen fram revisjonsstrategien for revisjonsåret 2017 for kontrollutvalet. Utvalets medlemmar stilte spørsmål til framlagt revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon 2017 i møte. Samrøystes. Saka vert teke til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 10

17 24/17 Orientering frå revisjonen /17 Forslag frå sekretariatet: Saka takast til vitande. Telemark Kommunerevisjon IKS hadde ikkje noko å målbere i dette møte. Oppdragsrevisor kjem tilbake med meir informasjon om laupande revisjon i neste møte. Samrøystes. Saka takast til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 11

18 25/17 Referatsaker /17 Forslag frå sekretariatet: Saka vert teken til vitande. 1. Innkommen post: a. Kopi av førespurnad vedr. merknader til detaljregulering av felles gjenvinningsstasjon for Bø og Sauherad på Brenna offentlig ettersyn ref 16/ Sekretær gjorde greie for førespurnad. b. Underretting av val av revisor for verksemd i fellesnemnda. Sekretær refererte førespurnad. 2. Saker handsama i kommunestyret: a sak 39/17 - Årsrekneskap og årsmelding 2016 b sak 42/17 - Rapport frå eigarskapskontroll - Styresamansetning, styreevaluering og valprosess - Bø kommune 3. Referatsakar: Ingen sakar. 4. Dagsaktuelle saker a. Utvale drøfta uheldige utsegne frå kommunens administrasjon attgjeve i media. Sekretariatet undersøkjer dei påståtte uttalane med rådmann og ber alternativt rådmann om ei utgreiing i neste møte. 5. Neste møte I tillegg gjennomførast fellesmøte med kontrollutvala i dei andre eigarkommunane til IRMAT ifbm. Behandling av prosjektplan og kostnadsfordeling Samrøystes. Saka takast til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 12

19 26/17 Eventuelt Klikk her for å skrive inn tekst. Ingen sakar blei handsama under eventuelt. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 13 26/17

20 27/17 Orientering frå Irmat AS - 17/ Orientering frå Irmat AS : Orientering frå Irmat AS Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Alexander Etsy Jensen Saksgang Bø kontrollutval Orientering frå Irmat AS Forslag frå sekretariatet: Saka vert teken til vitande. Bakgrunn for saka: Kontrollutvala i kommunane Hjartdal, Notodden, Sauherad og Bø har bede om ei befaring og orientering om Irmat AS i samband med at prosjektplanane på selskapskontoll av Irmat AS blir lagt fram. Saksopplysningar: Kontrollutvala i kommunane Hjartdal, Notodden, Sauherad og Bø får ei befaring ved Irmat AS sitt avfallsanlegg på Goasholdtmyra frå 09:00 til ca 11:00. Orientering om selskapet vil bli lagt fram på Notodden kommunehus, møterom samfunnsalen, av Irmat AS v/ Daglig leiar Stein Asmundsen og styreleiar Eivind Eckbo, etter befaringa. Irmat AS har sendt med ein del dokument, som det vil bli orientera frå i møtet. Desse er vedlagt saka. Vedlegg: - Aksjeeieravtale rev Vedtekter rev Årsberetning og Årsregnskap - Prosesskart - Organisasjonskart - Protokoll Bø kontrollutval IRMAT - Notat om kryssubsidiering og fordelingsnøkler (2017_03_28) - IRMAT - Presentasjon av notat om kryssubsidiering og fordelingsnøkler (2017_03_29) 1

21 27/17 Orientering frå Irmat AS - 17/ Saksprotokoll KU-BØ, , Sak 27/17, Orientering frå Irmat AS : Saksprotokoll KU-BØ, , Sak 27/17, Orientering frå Irmat AS Saksprotokoll Arkivsak-dok. Arkivkode Saksbehandler 17/14324 Alexander Etsy Jensen /17 Orientering frå Irmat AS Bø kontrollutval har handsama saken i møte sak 27/17 Kontrollutvala i kommunane Hjartdal, Notodden, Sauherad og Bø fikk deltok på ein inspeksjon ved Irmat AS sitt avfallsanlegg på Goasholdtmyra frå 09:00 til ca. 11:00. Orientering om selskapet ble lagt frem på Notodden kommunehus, møterom samfunnsalen, av Irmat AS v/ Daglig leder Stein Asmundsen, økonomisjef Martin Brenne og styreleder Eivind Eckbo, etter inspeksjonen. I tillegg fikk utvales medlemmar anledning til å stille spørsmål. Samrøystes. Saka vert teken til vitande.

22 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon "Gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS" - Bø kommune : Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon "Gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS" - Bø kommune Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Alexander Etsy Jensen Saksgang Bø kontrollutval Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon "Gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS" - Bø kommune Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan - gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS, som den ligg føre. Bø kontrollutval bestillar i tillegg den særskilte undersøkinga i tråd med forslag frå revisjonen innanfor ei ressursramme på ca timar. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet i Bø kommune bestilte prosjektplan frå Telemark kommunerevisjon i møte sak: 8/17. Føljande vedtak blei fatta: Kontrollutvalet tek rådmannen si utgreiing til førebels orientering. Bø kontrollutval ynskjer med dette å bestille forvaltningsrevisjon iht. vedteken plan for selskapskontroll , med tema "Gjennomføring av verksemd sjølvkost og ressursbruk i IRMAT" frå Telemark kommunerevisjon IKS (TKR). Kontrollutvalet i Bø kommune inviterer dei andre eigarkommunane med til å delta i forvaltningsrevisjonsprosjektet. TKR utarbeider forslag til kostnadsfordeling i samband med behandling av prosjektplanen. Saksopplysningar: Kontrollutvalet får fremlagt prosjektplan «gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat» og pristilbud på prosjektet i eit fellemøte med kontrollutvalene i Bø, Sauherad og Notodden. Telemark kommunerevisjon IKS legg fram prosjektplan på Notodden kommunehus, møterom Samfunnsalen. Problemstilling/vinkling Det foreslås to hovedproblemstillinger for kontrollen: - Har IRMAT AS fulgt opp anbefalingene som ble vedtatt etter selskapskontrollen i 2009? om selskapet har avklart spørsmål om selskapets skatteplikt om selskapet har utarbeidet retningslinjer som sikrer at selskapets anskaffelser skjer i henhold til gjeldende regelverk 1

23 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon "Gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS" - Bø kommune : Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon "Gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS" - Bø kommune - I hvilken grad overholder IRMAT AS gjeldende krav og retningslinjer for beregning av og dokumentasjon av selvkost? I selskapskontrollen fra 2009 var det ikke mulig å undersøke selvkost og kryssubsidiering, fordi selskapet ikke hadde selvkostregnskap før i Denne problemstillingen dekker både kravene til håndtering av selvkost og spørsmålet om eventuell ulovlig kryss-subsidiering i virksomheten, jf. reglene om selvkost og reglene om offentlig støtte. Eigar kommunane har ein felles lokal forskrift om renovasjon frå Det er grunn til å tru at den ikkje er oppdatera i samsvar med gjeldande regelverk. Detta kan vi eventuelt omtale. Spørsmål om konkurransevridande subsidiering vil eventuelt bli gjort greie for i forvaltningsrevisjonen av sjølvkost i Irmat AS, jf. prosjektplan Alternativ 1) Spørsmål om kva rolle Irmat AS har i forhold til Bø kommune kan ein undersøke gjennom ein eigarskapskontroll, der vi undersøker om kommunen sine målsetjingar for eigarskapen blir ivaretatt, og om selskapet si verksemd er i samsvar med vedtekter og eventuell avtale mellom selskapet og kommunen. Her kan vi også undersøke om kommunen utøver eigarskapen i samsvar med relevante tilrådingar. Alternativ 2) Prosessen rundt lokalisering av gjenvinningsstasjonen på Brenna. Her kan vi undersøke roller og ansvar knytt til lokaliseringa: om Irmat AS har arbeidd i samsvar med føringar frå eigar, og om kommunen har halde seg godt til kommunelova og plan- og bygningslova sine krav om saksutgreiing og planprosess. Her kan vi også sjå på kostnader og finansiering av etableringa av gjenvinningsstasjonen, og korleis kostnadene er handtert i forhold til sjølvkost eller kommunen sin rekneskap. Kontrollutvalet skal gjennom denne saka vurdere om det forslaget til prosjektplan som er lagt fram, vil gje utvalet den kunnskapen dei ynskjer. Detta betyr at kontrollutvalet må vurdere føreslegne problemstillingar og vinkling på prosjektet, prosjektets avgrensing, og om dei metodar som er tenkt bruk etter kontrollutvalets oppfatning vil kunne gje svar på problemstillingane. Forslaget til plan beskriver nærare dei konkretiseringar, avgrensingar og metodeval revisjonen ser for seg i prosjektet. Revisjonen kan starte opp undersøkinga på nyåret Revisjonen vil gjennomføre selskapskontrollen i IRMAT AS i samsvar med framlagt prosjektplan. Prisen for kontrollen er kr , der Bø sin del er berekna til kr I tillegg for Bø kan kvart av desse alternativa gjennomførast innanfor ei ressursramme på ca timar. Dersom kommunen ynskjer å kjøpe denne undersøkinga i tillegg til den tilgjengelige forvaltningsrevisjonsressursen, vil vi tilby ein fastpris på kr per alternativ. Det vises til vedlagt prosjektplan. 2

24 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon "Gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS" - Bø kommune : Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon "Gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS" - Bø kommune Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg fram forslag til vedtak om at kontrollutvalet godkjenner prosjektplan «gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat as» som den ligg føre, da orientering og diskusjon rundt prosjektplan vil skje i møtet. I tillegg tilrår sekretariatet at Bø kontrollutval bestillar den særskilte undersøkinga i tråd med forslag frå revisjonen innanfor ei ressursramme på ca timar. Vedlegg: - Prosjektplan IRMAT - Prosjektplan Bø - IRMAT - Pristilbud på selskapskontroll av Irmat AS 3

25 Gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS" - Bø kommune : Saksprotokoll KU-BØ, , Sak 28/17, Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon "Gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS" - Bø kommune Saksprotokoll Arkivsak-dok. Arkivkode Saksbehandler 17/14323 Alexander Etsy Jensen /17 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon "Gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS" -Bø kommune Bø kontrollutval har handsama saken i møte sak 28/17 Kontrollutvalet fikk lagt fram prosjektplan «gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat» og pristilbod på prosjektet i eit fellesmøte med kontrollutvala i Notodden, Sauherad og Hjartdal. Telemark kommunerevisjon IKS la fram prosjektplan på Notodden kommunehus, møterom Samfunnsalen. Endringsforslag fremma av leiar i møte: Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan - gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS, som den ligg føre. Bø kontrollutval bestillar i tillegg den særskilte undersøkinga i tråd med forslag frå revisjonen med begge problemstilling/ vinkling alternativ 1 og alternativ 2. Samrøystes for endringsforslag fremma av leiar. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan - gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS, som den ligg føre. Bø kontrollutval bestillar i tillegg den særskilte undersøkinga i tråd med forslag frå revisjonen med begge problemstilling/ vinkling alternativ 1 og alternativ 2.