Svein Kjetil Stallemo (AP) for Randi Bruvik Dahl (SV) Revisjonssjef Tor Ole Holbek Ass. revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen

Transkript

1 Møteprotokoll Kristiansand kontrollutvalg Dato: kl. 12:00 Sted: Rådhuskvartalet, møterom Antonette Braavig Arkivsak: 15/10170 Til stede: Makvan Kasheikal (DEM), Leif Oskar Hopland (AP), Terje Pettersen (H) og Vidar Karlsen (KRF) Terje Pettersen (H) ble permittert kl. 14:15 (til stede under sak 9-12 og 14/16) Møtende varamedlemmer: Svein Kjetil Stallemo (AP) for Randi Bruvik Dahl (SV) Forfall: Andre: Revisjonssjef Tor Ole Holbek Ass. revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen Org. direktør Eva Berglund Åsland (Sak 9/16) Protokollfører: Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 2/16 15/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 2/16 15/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 9/16 16/ Orientering vedr. kommunens rutiner for økonomiske misligheter og 5 1

2 10/16 15/ andre straffbare forhold begått av ansatte Oppfølging av selskapskontroll i Nye Kristiansand Bompengeselskap AS 6 11/16 15/ Oppfølging av rapport Byggeprosjekt rådhuskvartalet 7 12/16 16/ /16 16/ /16 16/ Årsrapport og årsregnskap 2015 fra Kemneren i Kristiansandsregionen Oversendelsesforslag fra bystyret - Gjennomgang av mulige avvik ved utskriving av pasienter fra Spesialisthelsetjenesten Status vedr. Krav om tilbakeføring av kompensasjon for Kilden Teater- og konserthus for Sørlandet IKS /16 16/ Orientering fra revisjonen i møte /16 16/ Eventuelt i møte Kristiansand, Makvan Kasheikal Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2

3 Møteinnkalling 2/16 Godkjenning av møteinnkalling Kristiansand kontrollutvalg /16 Møteinnkalling godkjennes. Møteinnkalling godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 2/16 Godkjenning av protokoll fra møte Kristiansand kontrollutvalg /16 Protokoll fra møte godkjennes. Protokoll fra møte godkjennes. 4

5 Saker til behandling 9/16 Orientering vedr. kommunens rutiner for økonomiske misligheter og andre straffbare forhold begått av ansatte 1 Kristiansand kontrollutvalg /16 Saken legges frem uten innstilling. Organisasjonsdirektør Eva Berglund Åsland orienterte om kommunens rutiner og praksis knyttet til økonomiske misligheter og andre straffbare forhold begått av ansatte. Videre redegjorde organisasjonsdirektøren for hva som gjøres for å gjøre rutinene tilstrekkelig kjent for ansatte og implementert i den enkelte sektor, samt omfanget av slike saker. Leder fremsatte slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering. Kontrollutvalget anmoder at rådmann ser til at arbeidet med å forbedre rutinene og praksis kommer på plass så snart som mulig. Kontrollutvalget ber om en ny redegjørelse om status i saken innen utgangen av Enstemmig for leders forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering. Kontrollutvalget anmoder at rådmann ser til at arbeidet med å forbedre rutinene og praksis kommer på plass så snart som mulig. Kontrollutvalget ber om en ny redegjørelse om status i saken innen utgangen av

6 10/16 Oppfølging av selskapskontroll i Nye Kristiansand Bompengeselskap AS 1 Kristiansand kontrollutvalg /16 Rådmannens tilbakemelding tas til orientering. Brev fra rådmann i Kristiansand kommune datert om «Oppfølging av selskapskontroll i Nye Kristiansand Bompengeselskap AS» er lagt frem for utvalget. Revisjonssjef Tor Ole Holbek orienterte i tillegg muntlig i møtet. Tilleggsforslag fremsatt av Svein Kjetil Stallemo i møte: Kontrollutvalget ber revisjonen om å kontrollere at de anbefalingene som gjelder kommunen som eier er blitt fulgt opp og melder tilbake til kontrollutvalget. Enstemmig for forslag til vedtak, samt tilleggsforslag fremsatt i møte. Rådmannens tilbakemelding tas til orientering. Kontrollutvalget ber revisjonen om å kontrollere at de anbefalingene som gjelder kommunen som eier er blitt fulgt opp og melder tilbake til kontrollutvalget. 6

7 11/16 Oppfølging av rapport Byggeprosjekt rådhuskvartalet 1 Kristiansand kontrollutvalg /16 Rådmannens tilbakemelding tas til orientering. Brev fra rådmann i Kristiansand kommune datert om «Oppfølging av rapport byggeprosjekt rådhuskvartalet» er lagt frem for utvalget. Revisjonssjef Tor Ole Holbek orienterte i tillegg muntlig i møtet. Tilleggsforslag fremsatt av Svein Kjetil Stallemo i møte: Kontrollutvalget anmoder rådmann om å følge opp revisjonens anbefalinger og da særlig knyttet til håndtering av avtaleinngåelse for fremtidige større prosjekter. Utvalget bemerker særlig at endringer i standardavtaler ikke avgjøres av ledelsen i Kristiansand Eiendom, men at dette bør gjøres i samråd med kommuneadvokaten. Rådmannens tilbakemelding tas til orientering. Kontrollutvalget anmoder rådmann om å følge opp revisjonens anbefalinger og da særlig knyttet til håndtering av avtaleinngåelse for fremtidige større prosjekter. Utvalget bemerker særlig at endringer i standardavtaler ikke avgjøres av ledelsen i Kristiansand Eiendom, men at dette bør gjøres i samråd med kommuneadvokaten. 7

8 12/16 Årsrapport og årsregnskap 2015 fra Kemneren i Kristiansandsregionen 1 Kristiansand kontrollutvalg /16 Årsrapport og årsregnskap 2015 fra Kemneren i Kristiansandsregionen, samt kontrollrapport 2015 vedr. Skatteoppkreverfunksjonen i Kristiansand tas til orientering. Årsrapport og årsregnskap 2015 fra Kemneren i Kristiansandsregionen, samt kontrollrapport 2015 vedr. Skatteoppkreverfunksjonen i Kristiansand er lagt frem for utvalget. Saken sendes bystyret for videre behandling. Årsrapport og årsregnskap 2015 fra Kemneren i Kristiansandsregionen, samt kontrollrapport 2015 vedr. Skatteoppkreverfunksjonen i Kristiansand tas til orientering. 8

9 13/16 Oversendelsesforslag fra bystyret - Gjennomgang av mulige avvik ved utskriving av pasienter fra Spesialisthelsetjenesten 1 Kristiansand kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget etterkommer bystyrets anmodning om at det blir foretatt en gjennomgang av mulige avvik ved utskriving av pasienter fra Spesialisthelsetjenesten. Anmodningen etterkommes i første omgang ved at problemstillingen tas med i revisjonens arbeid med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Problemstillingen prioriteres i neste plan for forvaltningsrevisjon dersom ikke revisjonens analysearbeid tilsier noe annet. Oversendelsesforslag fra bystyret vedr. gjennomgang av mulige avvik ved utskriving av pasienter fra Spesialisthelsetjenesten er lagt frem for utvalget. Sekretariatet redegjorde kort for saken. Kontrollutvalget etterkommer bystyrets anmodning om at det blir foretatt en gjennomgang av mulige avvik ved utskriving av pasienter fra Spesialisthelsetjenesten. Anmodningen etterkommes i første omgang ved at problemstillingen tas med i revisjonens arbeid med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Problemstillingen prioriteres i neste plan for forvaltningsrevisjon dersom ikke revisjonens analysearbeid tilsier noe annet. 9

10 14/16 Status vedr. Krav om tilbakeføring av kompensasjon for Kilden Teater- og konserthus for Sørlandet IKS 1 Kristiansand kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Etter innsynsbegjæring fra FVN datert besluttet Kilden Teater- og konserthus for Sørlandet IKS å oppheve hjemmelen for å unnta sakens vedlegg fra offentlighet. Det var derfor heller ikke grunnlag for å lukke møtet under behandlingen av saken. Revisjonen orienterte om Status vedr. krav om tilbakeføring av kompensasjon for Kilden Teater- og konserthus for Sørlandet IKS. I tillegg er Kilden - Skattekontorets utkast til redegjørelse datert og Kommentarer til redegjørelsen fra Kilden datert lagt frem for utvalget til orientering. Utvalgets medlemmer fikk anledning til å stille spørsmål til saken. Saken tas til orientering. 10

11 15/16 Orientering fra revisjonen i møte Kristiansand kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Agder kommunerevisjon IKS orienterte om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Ass. revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen orienterte om løpende revisjon. Revisjonen har avlagt revisjonsberetning innen fristen. I tillegg til ordinær regnskapsrevisjon har revisor avlagt 50 særattestasjoner. 2. Returkraft AS Revisjonssjefen orienterte om status i Returkraft AS. - Norsk Industri har klaget Norge inn for brudd på EØS-reglene om fri flyt av tjenester. Returkraft brukes i klagen som eksempel på tildeling av enerett. - Lånesituasjonen 3. Mislighetssak (U.OFF. jf. Offl. 13 og FVL. 13) Kontrollutvalget vedtok å lukke møtet jf. Kommunelovens 31.3 jf. Offentlighetsloven 13 og Forvaltningsloven 13. Revisjonssjefen orienterte om saken. 4. Varslingssak (U.OFF. jf. Offl. 13 og FVL. 13) Kontrollutvalget vedtok å lukke møtet jf. Kommunelovens 31.3 jf. Offentlighetsloven 13 og Forvaltningsloven 13. Revisjonssjefen orienterte om saken. Revisjonen undersøker saken og melder tilbake til kontrollutvalget. 5. Pågående prosjekter Revisjonssjef Tor Ole Holbek orienterte om arbeidet med pågående prosjekter. Saken tas til orientering. 11

12 16/16 Eventuelt i møte Kristiansand kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. 1. Innkommen post Ingen innkommen post. 2. Sekretariatet orienterte om saker som har vært til behandling i bystyret: sak a. 35/16 Årsmelding 2015 for Kontrollutvalget i Kristiansand kommune 3. Neste møte kl. 12:00 a. Sekretariatet gjorde oppmerksom på at ordfører Harald Furre har bekreftet at han møter i neste møte. 4. Eventuelt a. Invitasjon til vårkonferanse 20. april 2016 (Arr. Temark) Sekretæren melder på Vidar Karlsen og Makvan Kasheikal. b. Invitasjon til FKTs fagkonferanse juni 2016 Sekretæren melder på Makvan Kasheikal og evt. Nytt KU medlem. c. Fylkesmannens varslede tilsyn vedr. bruk av tvang. Helse- og sosialdirektøren inviteres til neste møte for å redegjøre for saken. d. Som følge av Randi Bruvik Dahl sin bortgang må bystyret foreta suppleringsvalg. Saken tas til orientering. 12