Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på e-post: eller tlf Møteinnkalling.

Transkript

1 Møteinnkalling Birkenes kontrollutvalg Dato: kl. 14:00 Møtested: Helsestasjonen, møterom Himmelsyna Arkivsak: 15/10175 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på e-post: eller tlf Vara møter bare etter egen innkalling. I tillegg møter følgende: Rådmann Gro Anita Trøane, sak 9,11,13/16 kl. 14:00 Økonomisjef Tom Olstad sak 9-10/16 kl. 14:00 Sakskart Side Møteinnkalling 2/16 15/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 2/16 15/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 9/16 16/ /16 16/ /16 16/ Årsregnskap og årsberetning 2015 for Birkenes kommune - kontrollutvalgets uttalelse Årsrapport og årsregnskap 2015 fra kemneren i Kristiansandsregionen Kommunens praksis knyttet til brukerbetaling for kart- og oppmålingstjenester /16 16/ Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon /16 16/ Orientering vedr. opprettelse av kommunal byggekomite 12 1

2 14/16 16/ Orientering fra revisjonen i møte /16 16/ Eventuelt i møte Sakene legges også ut på Arendal, For Leder Wiggo Svendsen Alexander Etsy Jensen (sign.) Sekretær for kontrollutvalget 2

3 Møteinnkalling 2/16 Godkjenning av møteinnkalling Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Birkenes kontrollutvalg /16 Møteinnkalling godkjennes. Vedlegg: Møteinnkalling

4 Møteprotokoll 2/16 Godkjenning av protokoll fra møte Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Birkenes kontrollutvalg /16 Protokoll fra møte godkjennes. Vedlegg 1: Protokoll Vedlegg til sak 4

5 Saker til behandling 9/16 Årsregnskap og årsberetning 2015 for Birkenes kommune - kontrollutvalgets uttalelse Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Birkenes kontrollutvalg /16 Kontrollutvalgets uttalelse til Birkenes kommunes årsregnskap 2015: Kontrollutvalget har behandlet Birkenes kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Aust-Agder revisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt revisors oppsummering for regnskapsåret Birkenes kommunes årsregnskap viser netto driftsresultat på kr ,- og et regnskapsmessig mindre forbruk på kr ,-. Investeringsregnskapet viser et udekket beløp på kr ,-. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget har ingen bemerkninger til årsregnskapet for Birkenes kommune for 2015 og slutter seg til revisors beretning av Uttalelsen sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Bakgrunn for saken: Tidligere Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) fastsatte forskrift for kontrollutvalg og revisjon. Disse forskriftene ble gjort gjeldende fra i henhold til 5 i forskrift for revisjon skal revisor avgi revisjonsberetning til kommunestyret. Videre skal kontrollutvalget i henhold til 7 i forskrift for kontrollutvalg avgi uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret før årsregnskapet vedtas. Kopi av denne uttalelsen skal være formannskapet i hende før formannskapet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Saksopplysninger: Revisjonen har opplyst at årsregnskapet ikke er avlagt innen gjeldende frist. Fristen for å avlegge regnskapet er og årsberetning Aust-Agder revisjon IKS har avlagt revisjonsberetning datert og er en såkalt normalberetning. Dette indikerer at revisor ved revisjon av årsregnskapet ikke har avdekket vesentlige feil eller mangler som krev forbehold eller presiseringer i revisjonsberetningen. I tillegg har kontrollutvalget mottatt rapport om 5

6 årsregnskapet. Denne rapporten er utarbeidet for å forklare revisor sin revisjon av årsregnskapet bedre enn det som kommer frem av revisjonsberetningen. Disse dokumentene danner grunnlaget for kontrollutvalget sin uttalelse. Det går frem av revisors rapport til kontrollutvalget for 2015 at Birkenes kommune p. t. er på ROBEK-listen på grunn av at budsjett for 2016 har manglende finansiering (ubalanse). Dette innebærer at alle låneopptak og inngåelse av finansielle leieavtaler må godkjennes av fylkesmannen. Rådmann Gro-Anita Trøan og økonomisjef Tom Olstad er invitert til møtet for å orientere og svare på spørsmål. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet mener det framlagte regnskapet, notene og årsberetningen gir et tilfredsstillende bilde av den økonomiske situasjonen og anbefaler å gi en uttale slik det kommer frem av forslag til vedtak. Vedlegg 2: - Regnskap 2015 for Birkenes kommune - Årsberetning 2015 for Birkenes kommune - Revisjonsberetning Revisors rapport til kontrollutvalget 2015 Vedlegg til sak 6

7 10/16 Årsrapport og årsregnskap 2015 fra kemneren i Kristiansandsregionen Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Birkenes kontrollutvalg /16 Årsrapport og årsregnskap 2015 fra kemneren i Kristiansandsregionen, samt kontrollrapport 2015 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Birkenes tas til orientering. Saksopplysninger: Årsrapport og årsregnskap 2015 fra kemneren i Kristiansandsregionen, samt kontrollrapport 2015 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Birkenes legges frem til orientering. Saken oversendes kommunestyret som orienteringssak. Vedlegg 3: - Årsrapport og årsregnskap 2015 fra kemneren i Kristiansandsregionen - Kontrollrapport 2015 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Birkenes Vedlegg til sak 7

8 11/16 Kommunens praksis knyttet til brukerbetaling for kart- og oppmålingstjenester Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Birkenes kontrollutvalg /16 Saken legges frem uten innstilling. Bakgrunn for saken: Med bakgrunn i bestilling i møte sak 32/15-3a (Eventuelt) kom det frem at kontrollutvalget ønsket en redegjørelse om kommunens praksis knyttet til brukerbetaling for kart- og oppmålings tjenester. Kontrollutvalget behandlet i møte sak 2/15. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til foreløpig orientering. Kontrollutvalget ber rådmann fremlegge gebyrregulativet i neste møtet, samt svare på hvorfor gebyrene knyttet til kart og oppmåling er priset høyt i forhold til andre kommuner. Vedtaket fattet i sist møte er bakgrunnen for at saken på ny legges frem for kontrollutvalget. Saksopplysninger: Med bakgrunn i vedtak fattet i sist møte har kontrollutvalget bedt rådmann om å fremlegge gebyrregulativet i neste møtet, samt svare på hvorfor gebyrene knyttet til kart og oppmåling er priset høyt i forhold til andre kommuner. Kontrollutvalget er spesielt interessert i gebyrpolitikken. Utvalget har etterspurt en oversikt der man sammenligner kostnadsnivået i Birkenes med andre sammenlignbare kommuner. Rådmann møter i kontrollutvalget for å redegjøre for saken. Vurdering fra sekretariatet: Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 8

9 12/16 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Birkenes kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget avgir følgende innstilling til kommunestyret: Overordnet analyse av Birkenes kommune tas til orientering. Plan for forvaltningsrevisjon godkjennes slik den foreligger med følgende prosjekter med aktuelle tema for forvaltningsrevisjon: 1. Spesialundervisning i grunnskolesektoren Eventuelt tema for forvaltningsrevisjon: Undersøke saksbehandlingen av enkelte vedtak for spesialundervisning, og belyse eventuelle årsaker til den høye andelen elever med spesialundervisning i Birkenes kommune. 2. Eldreomsorg Institusjon og hjemmetjenester Eventuelt tema for forvaltningsrevisjon: Ressursbruk, kvalitet og kompetanse i eldreomsorgen. Kommunestyret delegerer myndighet til kontrollutvalget til å foreta endringer og omprioriteringer i planen, samt til å kunne definere og avgrense konkrete prosjekter innenfor de utvalgte områdene i planen. Bakgrunn for saken: I følge kommuneloven 77 skal kontrollutvalget se til at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkning ut fra kommunestyret sine vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Hvilket forvaltningsrevisjonsprosjekt kommunen ønsker å gjennomføre skal framkomme i en plan for forvaltningsrevisjon. Planen er basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon lyder slik: «Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.» 9

10 Dette betyr at kontrollutvalget innen utgangen av 2016 må sørge for: å utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden å gjennomføre en overordnet analyse av risiko- og vesentlighetsvurderinger i kommunen som planen skal baserast på at planen blir vedtatt av kommunestyret som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Analysen og forslag til plan er utarbeidet av Aust-Agder revisjon IKS i samsvar med gjeldende avtale om revisjonstjenester. Saksopplysninger: Aust-Agder Revisjon IKS har utarbeidet en overordnet analyse av Birkenes kommunes virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Revisjonen har innhentet sitt bakgrunnsmateriale fra kommunale styringsdokumenter, offentlige rapporteringskilder, informasjon fra nåværende og forrige periodes kontrollutvalg, informasjon fra ansatte og politikere i kommunen og fra regnskapsrevisor for kommunen. Analysen følger vedlagt. Denne skal så danne bakteppet for valget av de viktigste sakene kontrollutvalget mener de bør konsentrere sin kontrollvirksomhet rundt i inneværende kommunestyreperiode. Forvaltningsrevisjoner er ett av de viktigste verktøyene kontrollutvalget har for å utøve sitt kontrollansvar. Dette er omfattende undersøkelser innen konkrete fag- og tjenesteområder i kommunen. Forvaltningsrevisjonene skal skje i tråd med en plan for forvaltningsrevisjon, og denne skal utarbeides på bakgrunn av den overordnede analysen. Aust-Agder Revisjon IKS har utarbeidet et forslag til plan for forvaltningsrevisjon, som også ligger ved saken. Kontrollutvalget skal altså gjøre sine prioriteringer ut fra den overordnede analysen og revisors forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon blir så oversendt kommunestyret for vedtak i saken. Det er kommunestyret selv som vedtar hvilke områder kontrollutvalget skal konsentrere sitt arbeid rundt. Kontrollutvalget arbeider dermed på direkte oppdrag fra kommunestyret. Dette er en av de viktigste sakene i kontrollutvalget, der utvalget kan uttrykke overfor kommunestyret hva de mener kontrollutvalget bør prioritere å jobbe med gjennom hele kommunestyreperioden. I prioriteringsarbeidet må både kontrollutvalget og kommunestyret huske at formålet med kontroll- og tilsynsvirksomheten er å sikre at alle innbyggerne får de tjenester de har krav på, at tjenestene har god kvalitet, og at ressursene utnyttes effektivt og i tråd med kommunestyrets vedtak. Kontroll og tilsyn skal også bidra til læring og forbedring. Det forrige kontrollutvalget hadde anledning til å gi innspill til plan for forvaltningsrevisjon i møte sak 18/15. Det forrige kontrollutvalget hadde følgende innspill da saken ble behandlet: Iverksetting og oppfølging av politiske vedtak (budsjettavvik/bevilgninger) Dette innspillet fra forrige kontrollutvalg er ikke hensyntatt i forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Utfordringsbildet kan endre seg over tid, og det er viktig at kontrollutvalget underveis vurderer om det fortsatt er de vedtatte områdene for forvaltningsrevisjon som er mest presserende. Dersom det dukker opp nye behov for undersøkelser av et visst format i perioden, må 10

11 kontrollutvalget ha mulighet til å omprioritere ressursene til å utføre forvaltningsrevisjoner innen andre områder. Det blir derfor lagt inn i forslag til vedtak at kontrollutvalget ønsker å få delegert oppgaven med å revidere planen ved behov. Revisjonen vil legge frem sin overordnede analyse av Birkenes kommune i møtet. Ut fra analysen legger de også frem sitt forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet mener at utkast til plan for forvaltningsrevisjon , slik den ligger vedlagt er egnet for at kontrollutvalget nå kan inviteres til å foreta en endelig prioritering av prosjekter i planen. Kontrollutvalget står fritt til å gjøre endringer innenfor forslag til plan, kontrollutvalget kan velge å endre på rekkefølge når det gjelder prioriteringer, trekke fra eller legge til prosjekter i planen. Etter at kontrollutvalget har gjort sine prioriteringer skal planen fremmes for kommunestyret. Vedlegg 4: - Plan for forvaltningsrevisjon Birkenes kommune - Overordnet analyse av Birkenes kommune Vedlegg til sak 11

12 13/16 Orientering vedr. opprettelse av kommunal byggekomite Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Birkenes kontrollutvalg /16 Saken legges frem uten innstilling. Bakgrunn for saken: Med bakgrunn i bestilling i møte sak 8/16-3a (Eventuelt) kom det frem at kontrollutvalget ønsket en redegjørelse for hvorvidt kommunestyret tidligere har vedtatt at det skal opprettes en kommunal byggekomite. Saksopplysninger: Rådmann var bedt om å svare på dette spørsmålet i sist møte, men var imidlertid ikke forberedt på å besvare spørsmålet. Rådmann vil derfor orientere om denne saken i dette møte. Spørsmålet er reist på grunn av betydelige overskridelser/høye kostnader i forbindelse med kommunal byggevirksomhet og er noe som opptar mange av kommunens innbyggere. Rådmann møter i kontrollutvalget for å redegjøre for saken. Vurdering fra sekretariatet: Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 12

13 14/16 Orientering fra revisjonen i møte Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Birkenes kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et ansvar for å se til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å holde seg orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget gjennom året. Saksopplysninger: Aust-Agder revisjon IKS vil orientere om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 13

14 15/16 Eventuelt i møte Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Birkenes kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Innkommen post a. Henvendelse vedr. barnevernstjenesten 2. Neste møte Eventuelt a. Svar fra rådmann vedr. boliger for vanskeligstilte Status (oppfølging av sak 28/15) Vedlegg 5 (Ettersendes på mail): Henvendelse vedr. Barnevernstjenesten (U.OFF. jf. FVL. 13 og Offl. 13) 14