Først i møtet vil utvalget få informasjon om kommunens års- og skatteregnskap for 2011, samt en kort opplæring i bruk av ipad.

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Askim Møtested: Askim kommune, møterom Vamma Tidspunkt: kl. 16:30 Først i møtet vil utvalget få informasjon om kommunens års- og skatteregnskap for 2011, samt en kort opplæring i bruk av ipad. Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon / , e-post anita.rovedal@iokus.no. Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Askim, Jan Terje Kristiansen Leder (sign.) Kontrollutvalget Askims møte Sakliste PS 12/14 Askim kommunes årsregnskap for 2011 uttalelse Ettersendes, evt. legges frem i møtet PS 12/15 Askim kommunes skatteregnskap for 2011 PS 12/16 Rullering av overordnet analyse

2 PS 12/17 PS 12/18 Tilsvar fra barneverntjenesten rundt nytt datasystem og løsning for arkivering Eventuelt

3 Saksnr.: 2012/1962 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 9948/2012 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Iren Madsen Møtebok Behandlet av Utvalgssaksnr. Møtedato Kontrollutvalget Askim /14 Askim kommunes årsregnskap for uttalelse Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget i Askim kommune å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling i kommunestyret: 1. Kontrollutvalget slutter seg til revisors beretning av xxxxxxx Utvalget har ingen tilleggsbemerkninger til Askim kommunes regnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sier: 3. Utvalget bygger for øvrig sin uttalelse på revisjonsbrevet fra Indre Østfold Kommunerevisjon IKS, samt de øvrige dokumenter i saken. Rakkestad, Anita Rovedal Daglig leder Vedlegg 1. Askim kommunes årsregnskap for 2011 Sendes direkte fra kommunen 2. Rådmannens årsberetning 2011 Sendes direkte fra kommunen 3. Revisjonsbrev datert xxxxx.2012 fra Indre Østfold Kommunerevisjons IKS - Ettersendes / legges frem i møtet 4. Revisjonsberetning datert xxxxxx Ettersendes / legges frem i møtet Saksopplysninger Kontrollutvalget skal i henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal og regionaldepartementet den med hjemmel i kommuneloven avgi uttalelse om årsregnskapet. Forskriften gjelder for regnskapsavleggelsen fom årsregnskapet I 7 i nevnte forskrift er følgende bestemt når det gjelder saksgang ved denne uttalelsen: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget.

4 Om innholdet i kontrollutvalgets uttalelse kan man finne veiledning i forskriftens kapittel 4 som omhandler kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon. Nærmere om de enkelte dokumenter og behandlingsprosedyre i regnskapssaken: Med henvisning til hva departementet uttaler, bør Askim kommunes budsjett og regnskap, rådmannens årsberetning og distriktsrevisors revisjonsberetning og revisjonsbrev være dokumenter kontrollutvalget legger til grunn når det avgir uttalelse. Frister i prosedyren for behandling av årsregnskaper er nå: Regnskapet skal avlegges av fagsjef for regnskap innen 15. februar Årsberetning fra rådmann skal avgis med frist 31. mars Revisjonsberetning skal avgis med frist 15. april Kommunestyret skal behandle årsregnskapet innen 1. juli Vurdering Kontrollutvalget slutter seg til revisors beretning av xxxxxx Utvalget har ingen tilleggsbemerkninger til Askim kommunes regnskap for Dersom utvalget har en egen uttalelse, fremgår denne av vedtaket. Kontrollutvalget bygger for øvrig sin uttalelse på revisjonsbrevet utarbeidet av Indre Østfold Kommunerevisjon IKS, og de øvrige dokumenter i saken.

5 Saksnr.: 2012/1962 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 9944/2012 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Iren Madsen Møtebok Behandlet av Utvalgssaksnr. Møtedato Kontrollutvalget Askim /15 Askim kommunes skatteregnskap for 2011 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Kontrollutvalget tar skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet for Askim kommune for 2011 til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal Daglig leder Vedlegg Skatteoppkreverens årsmelding 2011 Sendes direkte fra kommunen Kontrollrapport 2011 fra Oslo og Akershus skattefogdkontor, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Skatteregnskapet for 2011 Saksopplysninger Riksrevisjonen er tildelt ansvaret for revisjon av skatteoppkreverfunksjonen. Skatteetaten har avgitt kontrollrapport for 2011 den Rapporten er sendt kommunestyret. I likhet med tidligere år har skatteoppkrever lagt frem en årsberetning for hele området. I henhold til instruks plikter skatteoppkrever å gi kommune-/bystyret de opplysninger og oppgaver som er nødvendig for tilsynet med den kommunale forvaltningen. I rapporten er det lagt vekt på tall og talloppstillinger i tillegg til relativt korte merknader/kommentarer. Vurdering Det er i henhold til forskrift for kontrollutvalget ikke kontrollutvalgets oppgave å uttale seg om kommunens skatteregnskap.

6

7 Saksnr.: 2012/1983 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 69957/2012 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Iren Madsen Møtebok Behandlet av Utvalgssaksnr. Møtedato Kontrollutvalget Askim /16 Rullering av overordnet analyse Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Anita Rovedal Daglig leder Vedlegg Overordnet analyse. Notat til kontrollutvalget i Askim kommune Legges frem i møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 9 skal kontrollutvalget påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. I 10 heter det at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å endre denne. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet, slik at det er mulig for kontrollutvalget å legge plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets vedtak og forutsetninger. I uttrykker risikoog vesentlighetsvurderinger ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder i

8 kommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Gjennom analysen skal det samles nødvendig informasjon om det aktuelle området, identifisere mulig avvik eller svakheter og legge grunnlag for beslutningen om hvor det skal iverksette forvaltningsrevisjon (systematiske vurderinger). Revisjonen vil redegjøre for arbeidet med den overordnede analysen i møtet. Vurdering Kontrollutvalget bes velge ut områder for forvaltningsrevisjonsprosjekter. I neste møte vil forslag til prosjekter innenfor valgte område bli lagt frem, og kontrollutvalgets valg av prosjekt vil bli foretatt. Valgte prosjekt vil bli lagt inn i forvaltningsrevisjonsplan. Planen skal behandles av kommunestyret.

9 Saksnr.: 2012/1983 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 69954/2012 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Iren Madsen Møtebok Behandlet av Utvalgssaksnr. Møtedato Kontrollutvalget Askim /17 Tilsvar fra barneverntjenesten rundt nytt datasystem og løsning for arkivering Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Det vedlagte brevet fra Askim kommune tas til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal Daglig leder Vedlegg Brev av fra Askim kommune til sekretariatet vedr. Tilsvar fra barneverntjenesten rundt nytt datasystem og løsning for arkivering Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Oppfølging av rapport om tildeling av barneverntjenester ble behandlet i kontrollutvalgets møte Pkt 2 i vedtaket sa: Utvalget ønsker tilbakemelding fra administrasjonen rundt nytt datasystem og løsning for arkivering, - (ref. anbefaling nr. 6), innen utgangen av mai Vurdering Det vedlagte brevet fra administrasjonen tas til orientering.

10 Saksnr.: 2012/1983 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 69952/2012 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Iren Madsen Møtebok Behandlet av Utvalgssaksnr. Møtedato Kontrollutvalget Askim /18 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Anita Rovedal Daglig leder