MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I RENNEBU. Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31.

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I RENNEBU Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. MØTEDATO: Onsdag 26. april 2017 KL.: 11:00 STED: Møterom 2. etg., Mjuken Rennebu kommunehus Saksliste SAK NR. INNHOLD 09/2017 Godkjenning av saksliste og innkalling 10/2017 Godkjenning av protokoll fra møte /2017 Årsregnskap Rennebu kommune /2017 Orienteringssaker 13/2017 Eventuelt Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuelle inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren, uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). For Tora Husan Leder i Kontrollutvalget i Rennebu Tirsdag, 18. april 2017 Kontrollutvalg Fjell IKS Norvald Veland Kopi: Ordfører, Revisor, til ekspedisjonen for offentlig gjennomsyn Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Norvald Veland e-post: nv@kontrollutvalgfjell.no

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 09/17 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 09/2017

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 10/17 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble sendt ut til medlemmene pr. e-post Medlemmene har i mail bekreftet at protokollen godkjennes. Den ble godkjent protokoll sendt postmottak for utlegg på kommunens hjemmeside. Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 10/2017

4 Rennebu kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Møterom Mjuken, Rennebu kommunehus Møtedato: Torsdag, 9. februar 2017 Tid: Kl. 11:00 Saknr Til stede på møtet: Medlemmer: Tora Husan Olav Aasmyr John-Erik Sandaker Forfall: Varamedlem: Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Fra Revisjon Fjell IKS: Norvald Veland Leidulf Skarbø Annet: Ordfører Ola Øie var med i møte fra kl til Før ordinært møte orienterte kontrollutvalget om sin rolle og saker som de har behandlet. Kontrollutvalget har fått laget en presentasjon om utvalgets oppgaver, ansvarsområde og hvilke saker de har hatt de siste årene til behandling. Presentasjonen ønskes gjennomgått i kommunestyret, ordfører kommer tilbake med tidspunkt når det kan passe inn. Møtet ble avsluttet kl Torsdag, 9. februar 2017 Norvald Veland møtesekretær Neste ordinære møte: onsdag 26. april 2017 kl. 11:00 i Rennebu kommunehus Kontrollutvalget i Rennebu kommune Møteprotokoll, møte Side 1 av 4

5 01/2017 Godkjenning av saksliste og innkalling Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Sakliste og innkalling til møte godkjennes. 02/2017 Godkjenning av protokoll fra møte Vedlagt møteprotokoll fra møte tas godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Protokoll har tidligere vært utsendt pr. og alle har bekreftet at protokoll godkjennes. Protokoll er deretter blitt lagt ut på kommunens hjemmeside. Kontrollutvalgets vedtak: Vedlagt møteprotokoll fra møte godkjennes. 03/2017 Årsmelding for kontrollutvalgets i 2016 Saksdokumenter: - Utkast til årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet i 2016 (følger som eget vedlegg) Saksframlegg: Kontrollutvalget skal rapportere resultatet av sitt arbeid til kommunestyret. Rapporteringen skjer dels løpende ved at rapporter sendes til kommunestyret for sluttbehandling, samt at meldinger om oppfølging av rapporter oversendes kommunestyret til orientering. Som et ledd i rapporteringen vil årsmeldingen være et nyttig dokument. Årsmeldingen vedtas og legges fram for kommunestyret. Kontrollutvalget i Rennebu kommune Møteprotokoll, møte Side 2 av 4

6 Behandling: Årsmeldingen ble gjennomgått av sekretær. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget vedtok at årsmeldingen legges fram for kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget ønsker at orienteringen om kontrollutvalgets arbeid og fremleggelse av årsmelding for 2016 gjøres i samme møte i kommunestyret. 04/2017 Vurdering av selskapskontroll 2017 Saken legges fram uten forslag til vedtak. Behandling: Kontrollutvalget gjennomgikk og så på ulike selskap som kan være aktuelle. Nasjonalparken Næringshage AS ble diskutert som aktuell å kunne foreta selskapskontroll i. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget besluttet å gjøre henvendelse til øvrige eiere i Nasjonalparken Næringshage AS for å få gjennomført en selskapskontroll. 05/2017 Vurdering av revisors uavhengighet Kontrollutvalget godkjenner oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring av Behandling: Revisors uavhengighetserklæring ble gjennomgått. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget godkjenner oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring av /2017 Nedleggelse av Innsett og Voll skole brev fra innbygger Kontrollutvalget skal ikke overprøve saker vedtatt i kommunestyret med mindre vedtaket ikke er lovlig. Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å gå videre i saken da vedtaket betraktes som lovlig. Kontrollutvalget i Rennebu kommune Møteprotokoll, møte Side 3 av 4

7 Behandling: Kontrollutvalget gjennomgikk henvendelsen fra innbygger og diskuterte denne. Kontrollutvalget er samtidig kjent med at kommunestyrets vedtak om nedleggelse av Innsett og Voll skole vil bli innsendt til Fylkesmannen for nærmere vurdering av lovlighetskontroll forutsatt at kommunestyrets vedtak opprettholdes. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget besluttet å ikke gå videre i sakens anledning med henvisning til at saken blir oversendt Fylkesmannen for nærmere vurdering av lovlighetskontroll forutsatt av at kommunestyrets vedtak opprettholdes. 07/2017 Orienteringssaker Orienteringssaker Ingen saker ved utsendelse av møteinnkalling Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Ingen orienteringssaker ble behandlet. 08/2017 Eventuelt Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling: I sak 37/16 ble sekretariatet bedt om å fremme egen sak til neste møte i kontrollutvalget for å få bedre oversikt og oppfølging av saker som er vedtatt i kommunen. Sekretariatet har tatt opp med ass. rådmann som i mail har orientert om at de ikke har noe godt system for oppfølging av saker pr dato, men at de nå har under vurdering og vil sette i gang et oppfølgingssystem på vedtak og gjennomføring. Kontrollutvalget i Rennebu kommune Møteprotokoll, møte Side 4 av 4

8 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 11/17 Kontrollutvalget Formannskapet Kommunestyret Årsregnskapet 2016 Rennebu kommune Administrasjonen er innkalt for å gi utvalget en orientering om årsregnskapet. Saksdokumenter: - Årsregnskapet 2016 for Rennebu kommune (utsendt direkte fra kommunen) - Administrasjonssjefens årsberetning for 2016 (utsendt direkte fra kommunen) - Revisjonsberetning datert 10. april 2017 (vedlagt) - Forslag til kontrollutvalgets uttalelse (vedlagt) Saksopplysninger: I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 samt forskrift om revisjon 5 skal: årsregnskapet være avlagt innen 15. februar. årsberetning være avgitt innen 31. mars. revisjonsberetning avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. årsregnskap og årsberetning vedtas av kommunestyret/fylkestinget senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Uttalelsen avgis til kommunestyret. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god revisjonsskikk. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet som beskrevet i avsnittet ovenfor. Normalberetning avgis når revisor har utført revisjonen i henhold til god kommunal revisjonsskikk uten å ha avdekket vesentlige feil eller mangler i det fremlagte årsregnskapet og revisor ikke finner grunn til å presisere spesielle forhold. Det vil være følgende 4 avvik fra normalberetning (med stigende alvorlighetsgrad ): - Beretning med presisering - Beretning med forbehold - Beretning med negativ uttalelse om årsoppgjøret - Beretning som konkluderer med at revisor ikke kan uttale seg om regnskapet Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 11/2017

9 MØTEBOK Årsregnskapet for 2016: I forskrift om revisjon framgår det at revisor skal avgi revisjonsberetning senest 15. april. Revisjonsberetning skal også avgis der årsregnskapet ikke foreligger eller er ufullstendig. Revisjonsberetningen for 2016: Det ble avgitt revisjonsberetning den i henhold til forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner, 5. Revisjon Fjell IKS har gjennomført årsrevisjon for Rennebu kommune i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Rennebu kommunes årsregnskap for 2016 viser kr til fordeling drift, og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Sekretariatet mener utvalget kan tilrå at regnskapet godkjennes. Dersom gjennomgangen i møtet ikke frembringer nye opplysninger kan det gis uttalelse på bakgrunn av utkastet, med eventuelle endringer foretatt i møtet. Sekretariatet har følgende forslag til uttalelse: Kontrollutvalget har i møte 26. april 2017 behandlet Rennebu kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonens beretning, datert 10. april I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Rennebu kommunes regnskap for 2016 viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til administrasjonssjefen omhandler. Kontrollutvalget har ellers ingen merknader til Rennebu kommunens årsregnskap for Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Rennebu kommunes årsregnskap for 2016 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 11/2017

10

11

12

13 Til Kommunestyret i Rennebu kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Rennebu kommunes årsregnskap for 2016 Kontrollutvalget har i møte 26. april 2017 behandlet Rennebu kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonens beretning, datert 10. april I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Rennebu kommunes regnskap for 2016 viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til administrasjonssjefen omhandler. Kontrollutvalget har ellers ingen merknader til Rennebu kommunens årsregnskap for Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for Rennebu 26. april 2017 Tora Husan leder Kopi: Formannskapet

14 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 12/17 Kontrollutvalget Orienteringssaker Skatteetatens brev av kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Rennebu kommune. Skatteetaten har i pkt. 2.2 pålagt at skatteoppkreveren i Rennebu organiserer driften av kontoret slik at skatteoppkreverinstruksen blir fulgt. I pkt. 5 Intern kontroll bemerker skatteetaten mangelfulle rutinebeskrivelser. I sak 04/17 den vedtok kontrollutvalget å gjøre henvendelse til øvrige eiere i Nasjonalparken Næringshage AS for å få gjennomført en selskapskontroll. Kontrollutvalget i Oppdal har i møte den sluttet seg til at selskapskontroll gjennomføres. Den sendte sekretariatet brev til styrets leder Jan Bredeveien med anmodning om å kunne gjennomføre selskapskontroll. I mail av bekrefter Bredeveien anmodningen og svar: Som styreleder er jeg positiv til å etterkomme anmodningen. Neste styremøte i selskapet er onsdag 14. juni. Saken kan legges fram da, eller hvis ønskelig kan jeg avholde e-poststyremte og få saken avgjort. Bes om tilbake på tidsaspektet. Skatteetatens kontrollrapport tas til orientering. Kontrollutvalget ønsker at Nasjonalparken Næringshage AS gjennomfører e-postyremøte og gir aksept for at selskapskontroll kan gjennomføres. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 12/2017

15

16

17

18

19 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 13/17 Kontrollutvalget Eventuelt Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 13/2017