Møteinnkalling Kontrollutvalget Hobøl

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Hobøl Møtested: Hobøl kommune, møterom 1 Tidspunkt: kl. 15:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon / , e-post iokus@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Hobøl, Harald Westby Leder (sign.)

2 Kontrollutvalget Hobøls møte Sakliste U.off. PS 14/9 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/10 Hobøl kommunes årsregnskap og årsberetning for Kontrollutvalgets uttalelse PS 14/11 Hobøl kommunes skatteregnskap for 2013 PS 14/12 PS 14/13 PS 14/14 Informasjon fra revisjon Referater og meldingssak Eventuelt

3 Saksnr.: 2014/6693 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 43505/2014 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl /9 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Den vedlagte protokoll fra kontrollutvalgets møte , legges frem til godkjenning

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Hobøl Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 15:00 til kl. 17:30 Møtested: Hobøl kommune, møterom 1 Fra til saksnr.: 14/1-14/8 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Harald Westby, Leder X Lars Ødeby X Asmer Helez X Synnøve Wangberg X Ihlebekk, gikk 17:10 Simen Gjølsjø, X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra administrasjonen: Rådmann Bjørn Sjøvold og personalrådgiver Edel Tomter Møtende fra revisjonen: Finn Skofsrud og Anne Widnes Møtende fra revisjonen:... Harald Westby Lars Ødeby Asmer Helez Leder. Synnøve Wangberg Ihlebekk. Simen Gjølsjø Merknader Kontrollutvalget Hobøls møte Sakliste U.off. PS 14/1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/2 Orienteringssak - Budsjett 2014 PS 14/3 PS 14/4 PS 14/5 PS 14/6 Orienteringssak- Status bruk av konsulenttjenester Hobøl kommune Orienteringssak - Rutiner og koding i fht. møtegodtgjørelser Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Spesialundervisning", Hobøl kommune Informasjon fra revisjonen

5 PS 14/7 PS 14/8 Årsmelding 2013 for kontrollutvalget i Hobøl kommune Eventuelt PS 14/1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : Kontrollutvalget Hobøls vedtak : Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes PS 14/2 Orienteringssak - Budsjett 2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Den muntlige informasjonen fra rådmann ang. budsjett 2014 tas til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : Rådmann redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Hovedpunkter: - Ikke økt eiendomsskatt - Press på barnehage, trenger flere plasser - Lønnsnivå og vekst i Hobøl kontra nærliggende kommuner - Investeringer - Vedlikeholdsbudsjettet Kontrollutvalget Hobøls vedtak : Den muntlige informasjonen fra rådmann ang. budsjett 2014 tas til orientering.

6 PS 14/3 Orienteringssak- Status bruk av konsulentjenester Hobøl kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Rådmannens redegjørelse i saken tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : Rådmann redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. - Felles innkjøpsstrategi er under utarbeidelse Kontrollutvalget Hobøls vedtak : Rådmannens muntlige redegjørelse i saken tas til orientering PS 14/4 Orienteringssak - Rutiner og koding i fht. møtegodtgjørelser Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Redegjørelsen fra Rådmann tas til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : Rådmann redegjorde for saken. Kontrollutvalget Hobøls vedtak : Redegjørelsen fra Rådmann tas til orientering.

7 PS 14/5 Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Spesialundervisning", Hobøl kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for Hobøl kommunestyre: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Spesialundervisning", Hobøl kommune, tas til etterretning 2. De 6 anbefalingene som fremkommer av rapporten, vedtas Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : Revisjonen redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget Hobøls vedtak og innstilling som fremlegges til behandling for Hobøl kommunestyre: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Spesialundervisning", Hobøl kommune, tas til etterretning 2. De 6 anbefalingene som fremkommer av rapporten, vedtas PS 14/6 Informasjon fra revisjonen Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : Revisjonen redegjorde for følgende og svarte på spørsmål fra utvalget. - Budsjettbrev - Fremdriftsplan 2014, forvaltningsrevisjon - Overordnet analyse - Regnskapsrevisjon

8 Kontrollutvalget Hobøls vedtak : Informasjonen fra revisjonen tas til orientering PS 14/7 Årsmelding 2013 for kontrollutvalget i Hobøl kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for kommunestyret i Hobøl: Årsmelding 2013 for kontrollutvalget i Hobøl vedtas Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : Kontrollutvalget Hobøls vedtak og innstilling som fremlegges til behandling for kommunestyret i Hobøl: Årsmelding 2013 for kontrollutvalget i Hobøl vedtas PS 14/8 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : 1. Synnøve Ihlebekk tok opp et innspill hun hadde fått av en innbygger i kommunen ang. at elever på tiende klassetrinnet ikke har fått karakterer pga for få undervisningstimer Innspillet ble formidlet til rådmann og han tar straks tak i saken. 2. Utvalget har oppdaget at Åse Brekke ikke er valgbar til kontrollutvalget, hvor hun sitter som 2.vara, fordi hun også sitter i et hovedutvalg. Kontrollutvalget Hobøls vedtak : 1. Utvalget avventer en tilbakemelding fra Rådmann i saken. 2. Utvalgsleder tar dette opp med ordfører og utvalget avventer tilbakemelding.

9

10 Saksnr.: 2014/6693 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 81931/2014 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl /10 Hobøl kommunes årsregnskap og årsberetning for Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2013 for Hobøl kommune som vist i vedlegg 1 til saken 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg 1. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2013 for Hobøl kommune utkast 2. Revisors beretning 2013, datert Revisjonsbrev datert fra IØKR IKS 4. Hobøl kommunes årsregnskap legges direkte ut i dropbox til KU av kommunen. 5. Rådmannens årsberetning legges direkte ut i dropbox til KU av kommunen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget skal i henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal og regionaldepartementet den med hjemmel i kommuneloven avgi uttalelse om årsregnskapet. I 7 i nevnte forskrift er følgende bestemt når det gjelder saksgang ved denne uttalelsen:

11 Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Om innholdet i kontrollutvalgets uttalelse kan man finne veiledning i forskriftens kapittel 4 som omhandler kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon. Nærmere om de enkelte dokumenter og behandlingsprosedyre i regnskapssaken: Med henvisning til hva departementet uttaler, bør Hobøl kommunes budsjett og regnskap, rådmannens årsberetning og distriktrevisors revisjonsberetning og revisjonsbrev være dokumenter kontrollutvalget legger til grunn når det avgir uttalelse. Frister i prosedyren for behandling av årsregnskaper er nå: Regnskapet skal avlegges av fagsjef for regnskap innen 15. februar Årsberetning fra rådmann skal avgis med frist 31. mars Revisjonsberetning skal avgis med frist 15. april Kommunestyret skal behandle årsregnskapet innen 1. juli Vurdering Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å bygge sin uttalelse på revisjonsbrevet utarbeidet av Indre Østfold Kommunerevisjon IKS, revisors beretning og de øvrige dokumenter i saken. Årsregnskapet er avlagt , årsrapport er avlagt og revisjonsberetningen er avlagt Revisjonsberetningen er en såkalt normalberetning, dvs at revisor ikke har funnet avvik av en slik størrelsesorden at det er nødvendig at de påpekes. Kommunens driftsregnskap 2013 er avlagt med et negativt netto driftsresultat på kr ,05 og regnskapsmessig merforbruk på kr ,61 Etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8 er det påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader Kommunens netto driftsresultat utgjør -2,2 % av driftsinntekter i Fylkesmannens anbefalte nivå er minimum + 3 % for å opprettholde kommunens formue. Revisjonen vil være til stede i møtet og kan om ønskelig besvare eventuelle spørsmål fra utvalget. Sekretariatet anbefaler utvalget å benytte seg av denne muligheten, og viser for øvrig til revisjonsbrevet datert Sekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å avgi uttalelse til årsregnskapet 2013 for Hobøl kommune som vist i vedlegg 1 i denne saken. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet.

12 Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS Kommunestyret i Hobøl Deres referanse Vår referanse Klassering Dato 2014/ /2014-ANIROV 510/ Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 for Hobøl kommune utkast I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, avgir kontrollutvalget uttalelse til årsregnskapet til kommunestyret, før det endelig vedtas i kommunestyre. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse er sendt formannskapet. Kontrollutvalget har i møte 20. mai 2014 behandlet årsregnskapet 2013 for Hobøl kommune. Grunnlaget for behandlingen har vært kommunens årsregnskap, rådmannens årsberetning, revisjonsberetningen og revisjonsbrevet. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget avgir herved følgende uttalelse til kommunestyret: Avleggelsen av årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning er avlagt til rett tid og i samsvar med lov og forskrifter Kommunens driftsregnskap 2013 er avlagt med et negativt netto driftsresultat på kr ,05 og regnskapsmessig merforbruk på kr ,61 Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8, påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader ved årsskifte 2013/14. Kontrollutvalget merker seg at kommunens netto driftsresultat i 2013 utgjør -2,2 % av driftsinntekter. Fylkesmannens anbefalte nivå er minimum + 3 % for å opprettholde kommunens formue. Kontrollutvalget vedlegger revisjonsbrevet «Oppsummering av utført arbeid ved regnskapsavleggelsen 2013» datert og ber kommunestyret spesielt merke seg følgende punkter i brevet: - Kommunens økonomiske utvikling - Innkjøpsområdet - Likviditet Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS Besøks- og Postadresse: Industriveien Rakkestad Org.nr.: E-postadresse: anita.rovedal@iokus.no Webadresse: Telefon: Mobil: Bankkonto:

13 Saksnummer 2014/ /2014 Kontrollutvalget har ingen ytterligere bemerkning til årsregnskapet 2013 for Hobøl kommune og slutter seg til revisors beretning av 15. april Harald Westby Leder i kontrollutvalget Kopi til eksterne mottakere: Formannskapet

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23 Saksnr.: 2014/6693 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 81874/2014 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl /11 Hobøl kommunes skatteregnskap for 2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Kontrollutvalget tar skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet for Hobøl kommune 2013 til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Kontrollrapport 2013, fra Skatteetaten, Skatt Øst, datert Skatteoppkreverens årsrapport 2013, inkludert skatteregnskapet for 2013 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Etter at revisjonen av skatteregnskapet fra og med 2004 ble overført til Riksrevisjonen har kontrollutvalget ingen pålagt, formell oppgave med å behandle skatteregnskapet, eller skatteinnfordringen som funksjon. Skatteinnfordring er imidlertid en viktig lovpålagt kommunal oppgave, og i tråd med dette bør kontrollutvalget følge opp administrasjonens gjennomføring av denne oppgaven. I likhet med tidligere år har skatteoppkreveren lagt frem en årsrapport for hele området. I henhold til instruks plikter skatteoppkrever å gi kommune-/bystyret de opplysninger og oppgaver som er nødvendig for tilsyn med den kommunale forvaltningen. I rapporten vises utviklingstrekk og nøkkeltall med utfyllende kommentarer.

24 Vurdering Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar skatteoppkreverens redegjørelse om skatteregnskapet for 2013, til orientering.

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40 Saksnr.: 2014/6693 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 81801/2014 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl /12 Informasjon fra revisjon Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Punkter under denne saken er først og fremst muntlig orientering og sekretariatet tar utgangspunkt i det i sin saksbehandling.

41 Saksnr.: 2014/6693 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 81823/2014 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl /13 Referater og meldingssak Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: De vedlagte referater og meldingssaken tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Melding om vedtak Årsmelding 2013 for Kontrollutvalget i Hobøl kommune Melding om vedtak Forvaltningsrevisjonsprosjekt i skolesektoren Innkommet mail datert , med vedlegg unntatt offentlighet, kommuneloven 31, jmf offentlighetslova 13 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering De vedlagte referater og meldingssak tas til orientering

42

43

44 Saksnr.: 2014/6693 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 43502/2014 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl /14 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder