Forfall meldes til utvalgets sekretær på epost: eller mobiltlf

Transkript

1 Møteinnkalling Bamble kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen (OBS! Flyttet) Arkivsak: 15/09763 Arkivkode: 033 Forfall meldes til utvalgets sekretær på epost: eller mobiltlf Vara møter bare etter eget varsel. I tillegg møter følgende: Ordfører Hallgeir Kjeldal, sak 4/16 ca. kl. 09:30 Rådmann Tore Marthinsen, sak 6-7/16 ca. kl. 11:00 Leder av tiltaksteamet Tove Meinstad, sak 7/16 ca. kl. 11:30 OBS! Møtet avsluttes med enkel lunsj ca. kl. 12:00. Deretter blir det minikurs i kommunalt regnskap for kontrollutvalgets medlemmer samme sted, ved Telemark Kommunerevisjon IKS. Varighet på kurset er ca. to timer. Vi ber derfor medlemmene sette av tiden til ca. kl. 15:00 denne dagen. Sakskart Side Møteinnkalling 1/16 15/ Godkjenning av innkalling Møteprotokoll 1/16 15/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 1/16 16/ Årsmelding 2015 fra kontrollutvalget i Bamble kommune 5 2/16 16/ Telemark kommunerevisjon IKS - engasjementsbrev 2016 Bamble 6 3/16 16/ Revisors uavhengighet - forvaltningsrevisjon 7 1

2 4/16 16/ Kontrollutvalgets rolle og samspill med ordfører og kommunestyre i Bamble 8 5/16 16/ Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 10 6/16 16/ Kontrollutvalgets rolle og samspill med rådmannen - Bamble 12 7/16 16/ Rutiner ved tildeling av sykehjemsplass/tilgrensende tjenester 14 8/16 16/ Orienteringer fra revisor /16 16/ Referatsaker /16 16/ Eventuelt Sakene legges også ut på Arendal, For Bård Hoksrud Kontrollutvalgsleder Benedikte Vonen Sekretær 2

3 Møteinnkalling 1/16 Godkjenning av innkalling Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Innkalling til møte godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 1/16 Godkjenning av protokoll fra møte Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Protokoll fra møte godkjennes. Vedlegg: Protokoll Bamble kontrollutvalg Vedlegg til sak 4

5 Saker til behandling 1/16 Årsmelding 2015 fra kontrollutvalget i Bamble kommune Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget godkjenner årsmeldingen fra 2015 for Bamble kontrollutvalg slik den foreligger. Årsmeldingen oversendes kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: Kommunestyret tar Årsmelding 2015 fra kontrollutvalget i Bamble kommune til orientering. Kontrollutvalget skal informere kommunestyret om sitt arbeid, jf. kommuneloven 77 punkt 6. Dette gjøres bl.a. gjennom å legge frem årsmelding for aktiviteten i kontrollutvalget. Utkast til årsmelding for 2015 ligger ved saken. Godkjent versjon oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg: Kontrollutvalgets årsmelding 2015 Utkast Vedlegg til sak 5

6 2/16 Telemark kommunerevisjon IKS - engasjementsbrev 2016 Bamble Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Engasjementsbrevet tas til orientering. Bamble kommune er medeier og deltaker i Telemark kommunerevisjon IKS. Engasjementsbrev fra Telemark kommunerevisjon IKS legges med dette frem for kontrollutvalget. Kopi er sendt ordfører og rådmann. Engasjementsbrevet utarbeides i henhold til god kommunal revisjonsskikk og ISA 210. Engasjementsbrevet sendes i begynnelsen av hver kommunestyreperiode. Det omhandler forholdet mellom oppdragsgiver og tjenesteyter og de forventninger som ligger til grunn for oppdraget. Revisor orienterer i saken. Vedlegg: Engasjementsbrev oversendelse Bamble Engasjementsbrev 2016 Bamble kommune Vedlegg til sak 6

7 3/16 Revisors uavhengighet - forvaltningsrevisjon Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors egenvurdering av uavhengighet datert tas til orientering. Kommuneloven 79 og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner stiller krav til revisors uavhengighet og objektivitet. Av forskriftens 15 første ledd fremgår følgende: Den som foretar revisjon skal løpende vurdere sin uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Egenvurderinger er avgitt av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson (datert ). Egenvurderingen konkluderer med at oppdragsansvarlig revisor oppfyller kravene til uavhengighet og objektivitet i kommuneloven 79 og revisjonsforskriften Egenvurderingen følger vedlagt. Vedlegg: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet - forvaltningsrevisjon 7

8 4/16 Kontrollutvalgets rolle og samspill med ordfører og kommunestyre i Bamble Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Kommunen er samfunnets viktigste velferdsprodusent og forvalter betydelige ressurser på vegne av innbyggerne. Omfanget av og bredden i den kommunale tjenesteproduksjonen medfører et behov for utstrakt styring og kontroll. Kommunestyret har det overordnede ansvaret for all intern kontroll- og tilsynsvirksomhet i kommunen kommunens egenkontroll. Fra kommunestyret går det to kontrollinjer: 1. Fra kommunestyret til administrasjonssjefen (rådmannen). Administrasjonssjefen er ansvarlig for kommunens planlegging, myndighetsutøvelse og tjenesteproduksjon. Administrasjonssjefen skal også føre kontroll med egen virksomhet, gjerne omtalt som internkontroll. 2. Fra kommunestyret til kontrollutvalget. Kontrollutvalget er ansvarlig for kontroll og tilsyn med hele den kommunale virksomheten. Dette omfatter både administrasjonen, formannskapet, andre politiske utvalg og ordføreren. Kontrollutvalget har i utgangspunktet ikke et tilsynsansvar overfor kommunestyret, siden kontrollutvalget er underordnet kommunestyret. Utvalget kan likevel uttale seg dersom kommunestyret har truffet, eller er i ferd med å treffe, et vedtak som er ulovlig. Kontrollutvalget kan i tillegg kontrollere om saker til kommunestyret er tilstrekkelig utredet. God forståelse og respekt for hverandres roller er avgjørende for god samhandling mellom kommunestyret og kontrollutvalget. Det er derfor viktig at kommunestyret legger til rette for en god dialog og informasjonsutveksling. Kontrollutvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i kommunestyret når saker fra kontrollutvalget skal behandles. Det er viktig at denne retten benyttes, og at ordfører gir kontrollutvalgsmedlemmene egen taletid. Spesielt gjelder dette behandlingen av årsregnskap og rapporter fra forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller. Dette vil gi kommunestyret bedre grunnlag for behandling av sakene. I tillegg vil sakene bidra til å synliggjøre kontrollutvalgets arbeid og sette kommunestyret i stand til å forstå og bruke kontrollutvalget aktivt som sitt kontrollorgan. Ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalget. Ordførerens deltakelse på kontrollutvalgsmøter er med på å synliggjøre at kontrollutvalget er kommunestyrets kontrollorgan. Dette gir mulighet for en direkte dialog, der kontrollutvalg og ordfører kan utveksle informasjon og oppdatere hverandre på aktuelle saker. 8

9 Lovverket, kommunestyret som kollegium og kontrollutvalget selv er de eneste som kan pålegge kontrollutvalget å behandle en sak. Det kan likevel ha stor nytteverdi at ordfører er med på iallfall en del møter i kontrollutvalget. Dette vil redusere en mulig avstand mellom kommunestyret og det arbeidet som skjer i kontrollutvalget. Dersom saker er til politisk behandling eller det har vært truffet lovlige politiske eller administrative vedtak i sakene, bør ikke kontrollutvalget behandle sakene direkte. Bl.a. finnes det egne regler for klagebehandling på ulike typer vedtak, og kontrollutvalget har ingen rolle i denne klagebehandlingen. Bare dersom en sak viser mulige utfordringer knyttet til regeletterlevelse og forvaltning av kommunens midler, kan det være aktuelt å se nærmere på saken fra kontrollutvalgets side. Ordfører Hallgeir Kjeldal stiller i møtet for å bidra til å etablere den gode dialogen som er nødvendig for å få et godt samspill mellom kontrollutvalget og diskutere samspillet mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Hvordan vil det være naturlig å ivareta ordførers møterett i kontrollutvalget på best mulig måte for begge parter? Og hvordan kan vi best legge opp til at leder får en mulighet til å orientere kommunestyret om arbeidet i kontrollutvalget? 9

10 5/16 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget avgir følgende innstilling til kommunestyret: Overordnet analyse for Bamble kommune tas til orientering. Plan for forvaltningsrevisjon godkjennes slik den foreligger, med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Saksbehandling pleie og omsorg 2. Introduksjonsprogram 3. Kvalitetssystem 4. Byggesaksbehandling 5. Arkiv og dokumenthåndtering Kontrollutvalget får fullmakt til å endre planen etter behov i perioden. Bakgrunn for saken: Kommuneloven 77 nr. 4 sier at: «Kontrollutvalget skal påse ( ) at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets ( ) vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon).» Kontrollutvalgsforskriften utdyper dette og sier i 10 at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon for hver kommunestyreperiode. Planen skal vedtas av kommunestyret, og kontrollutvalget kan få fullmakt til å endre planen gjennom perioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Telemark Kommunerevisjon IKS har utarbeidet den overordnede analysen av Bamble kommunes virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger for kontrollutvalget. Revisjonen har innhentet sitt bakgrunnsmateriale fra kommunale styringsdokumenter og gjennom intervju med ordfører og rådmann. I tillegg ble kontrollutvalget i siste periode forespurt om innspill til plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget spilte inn følgende områder som interessante å vurdere i arbeidet med den overordnede analysen: - Videre oppfølging av samhandlingsreformen - Folkehelse, forebyggende arbeid - Byggesaksbehandling - Kvalitet på internkontroll delegerte fullmakter 10

11 Analysen følger vedlagt. Den gir en analyse av tilstanden innen viktige områder i kommunen. Ut fra analysen vil de utfordringene kommunen i hovedsak står overfor nå og i nær fremtid komme frem. Dette skal så danne bakteppet for valget av de viktigste sakene kontrollutvalget mener de bør konsentrere sin kontrollvirksomhet rundt i inneværende kommunestyreperiode. Ett av de viktigste verktøyene kontrollutvalget har for å utøve sitt kontrollansvar, er å foreta forvaltningsrevisjoner. Dette er omfattende undersøkelser innen konkrete fag- og tjenesteområder i kommunen. Forvaltningsrevisjonene skal skje i tråd med en plan for forvaltningsrevisjon, og denne skal kontrollutvalget nå utarbeide på bakgrunn av den overordnede analysen. Telemark Kommunerevisjon IKS har utarbeidet et forslag til plan for forvaltningsrevisjon, som også ligger ved saken. Kontrollutvalget skal nå altså gjøre sine prioriteringer ut fra den overordnede analysen og revisors forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon blir så oversendt kommunestyret for vedtak i saken. Det er dermed kommunestyret selv som vedtar hvilke områder kontrollutvalget skal konsentrere sitt arbeid rundt. Det er naturlig, siden kontrollutvalget arbeider på direkte oppdrag fra kommunestyret. Denne saken er en av de viktigste sakene i kontrollutvalget. Det er her utvalget kan uttrykke overfor kommunestyret hva de mener kontrollutvalget bør prioritere å jobbe med gjennom hele kommunestyreperioden. I prioriteringsarbeidet må kontrollutvalget huske at formålet med kontroll- og tilsynsvirksomheten er å sikre at alle innbyggerne får de tjenester de har krav på, at tjenestene har god kvalitet, og at ressursene utnyttes effektivt og i tråd med kommunestyrets vedtak. Kontroll og tilsyn skal også bidra til læring og forbedring. Men så er det jo slik at utfordringer kan endre seg over tid, og det er viktig at kontrollutvalget underveis vurderer om det fortsatt er de vedtatte områdene for forvaltningsrevisjon som er mest presserende. Dersom det dukker opp nye behov for undersøkelser av et visst format i perioden, må kontrollutvalget ha mulighet til å omprioritere ressursene til å utføre forvaltningsrevisjoner innen andre områder. Det blir derfor lagt inn i forslag til vedtak at kontrollutvalget ønsker å få delegert oppgaven med å revidere planen ved behov. Revisor vil legge frem overordnet analyse og forslag til plan for forvaltningsrevisjon i møtet. Vurdering fra sekretariatet: Forslag til vedtak er identisk med revisjonens forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Diskusjonen i kontrollutvalget er avgjørende for hva som blir endelig valg og prioritering av områder for forvaltningsrevisjon. Vedlegg: Overordna analyse og forslag til plan for forvaltningsrevisjon Vedlegg til sak 11

12 6/16 Kontrollutvalgets rolle og samspill med rådmannen - Bamble Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Kommunen er samfunnets viktigste velferdsprodusent og forvalter betydelige ressurser på vegne av innbyggerne. Omfanget av og bredden i den kommunale tjenesteproduksjonen medfører et behov for utstrakt styring og kontroll. Kommunestyret har det overordnede ansvaret for all intern kontroll- og tilsynsvirksomhet i kommunen kommunens egenkontroll. Fra kommunestyret går det to kontrollinjer: 3. Fra kommunestyret til administrasjonssjefen (rådmannen). Administrasjonssjefen er ansvarlig for kommunens planlegging, myndighetsutøvelse og tjenesteproduksjon. Administrasjonssjefen skal også føre kontroll med egen virksomhet, gjerne omtalt som internkontroll. 4. Fra kommunestyret til kontrollutvalget. Kontrollutvalget er ansvarlig for kontroll og tilsyn med hele den kommunale virksomheten. Dette omfatter både administrasjonen, formannskapet, andre politiske utvalg og ordføreren. Det er viktig at kontrollutvalget undersøker om kommunen har etablert en betryggende og hensiktsmessig internkontroll. Dette er de systemer og rutiner som rådmannen etablerer for å sikre tilstrekkelig styring, måloppnåelse og regeletterlevelse, og for å sikre at kommunen er gjenstand for betryggende kontroll. Det er også fastsatt konkrete krav til internkontroll i regelverket knyttet til bestemte fagområder, som f.eks. HMS og informasjonssikkerhet, barnevern, opplæring og helse og sosial. Kontrollutvalget kan benytte ulike verktøy for å undersøke om kommunen har etablert betryggende og hensiktsmessig kontroll, som f.eks.: - Orienteringer fra rådmannen - Virksomhetsbesøk - Forvaltningsrevisjon - Selskapskontroll - Regnskapsrevisjon - Orienteringer fra revisjonen - Høringer - Granskninger - Andre undersøkelser Kontrollutvalget må alltid vurdere risiko og vesentlighet når de velger hvilke saker de skal ta opp, og hvilke verktøy de skal bruke i arbeidet. Både formelle undersøkelser som gjerne utføres av revisjonen, gjennomføring av større høringer og granskninger, men også skriftlige og 12

13 muntlige orienteringer fra rådmannen medfører bruk av ressurser. Kontrollutvalget må derfor alltid vurdere hva som er nødvendig og tilstrekkelig for å sikre den nødvendige kontrollen. Formålet med kontroll- og tilsynsvirksomheten er det samme for alle parter: Å sikre at innbyggerne får de tjenester de har krav på, at tjenestene har god kvalitet, og at ressursene utnyttes effektivt og i tråd med kommunestyrets vedtak. Partene har også et felles ansvar for å bidra til læring og forbedring. Administrasjonen og kontrollutvalget har et felles ansvar for å legge til rette for en god dialog og et godt samspill. Dialogen med rådmannen er grunnleggende for å gjøre gode undersøkelser, og han er den viktigste kilden til informasjon om internkontrollen i kommunen. Kontrollutvalget kan be rådmannen om å orientere skriftlig og/eller muntlig om saker og aktuelle tema i kontrollutvalget. Dette kan gi kontrollutvalget et grunnlag for å vurdere om saken er tilstrekkelig belyst, eller om det er behov for ytterligere oppfølging og undersøkelse. Rådmannen kan også orientere kontrollutvalget om de risikovurderinger som administrasjonen gjør vedrørende internkontroll i kommunen. I mange tilfeller har administrasjonen, bare gjennom å bli innkalt for å orientere om en sak, startet et forbedringsarbeid før de møter i kontrollutvalget. Kontrollutvalgets tilsyn bidrar slik til å få satt viktige saker på agendaen i administrasjonen. Selv om selve vedtaket i kontrollutvalget helt enkelt sier at saken tas til orientering, kan kontrollutvalget dermed ha bidratt aktivt til kommunens egenkontroll. Kontrollutvalget forholder seg alltid til rådmannen når det ønsker informasjon om kommunens interne drift og kontroll. Rådmannen kan så delegere til andre i administrasjonen å svare når han finner det hensiktsmessig. Eksempelvis vil det være naturlig at kommunalsjef økonomi er den som orienterer om kommunens økonomi og endringer i det økonomiske risikobildet. Rådmann Tore Marthinsen stiller i møtet for å bidra til å etablere den gode dialogen som er nødvendig for å få et godt samspill mellom kontrollutvalget og administrasjonen. 13

14 7/16 Rutiner ved tildeling av sykehjemsplass/tilgrensende tjenester Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Kontrollutvalget ønsker å få en orientering om hvilke rutiner som gjelder knyttet til tildeling av sykehjemsplasser og andre tjenester i omsorgssektoren. Bakgrunnen er at det har vært stilt spørsmål ved habiliteten til ansatte ved tildeling av tjenester til nærstående. Rådmann Tore Marthinsen er invitert til møtet for å orientere om saken og de rutiner som gjelder for tildeling av de aktuelle tjenestene. Han stiller i møtet sammen med leder av tiltaksteamet Tove Meinstad. 14

15 8/16 Orienteringer fra revisor Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et påseansvar for at det blir gjennomført forsvarlig revisjon i kommunen. For å holde utvalget orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget fortløpende gjennom året. Revisor orienterer om aktuelle saker i den løpende revisjonen og oppdrag den jobber med i Bamble kommune. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 15

16 9/16 Referatsaker Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. 1. Behandling i kommunestyret av saker fra kontrollutvalget a : Sak 123/15 Budsjett 2016 Handlingsprogram b : Sak 135/15 Eierskapskontroll Grenland Havn 2. NKRF s kontrollutvalgskonferanse Gardermoen februar Temarks representantskapsmøte og vårkonferanse Neste møte 16

17 10/16 Eventuelt Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Klikk her for å skrive inn tekst. 17