Dersom du ikke kan møte må det snarest meldes ifra til sekretær for kontrollutvalget, på e-post: eller tlf

Transkript

1 Vår ref. 15/ /VONEBE Medlemmer og varamedlemmer Dato Arendal kommune - kontrollutvalget Det blir med dette kalt inn til møte: Dato: Tid: Kl. 09:00 14:00 Sted: Arendal Kultur- og rådhus, møterom 252 Dersom du ikke kan møte må det snarest meldes ifra til sekretær for kontrollutvalget, på e-post: benedikte.vonen@temark.no eller tlf Vara møter bare etter eget varsel. Disse møter i tillegg: Kommunalsjef økonomi Bente Rist, sak 1/15 Kl. 09:00 Kommunalsjef helse og levekår Torill Skår, sak 2/15 Kl. 09:50 Enhetsleder levekår Tora Halvorsen, sak 2/15 Kl. 09:50 Skatteoppkrever Endre J. Hannevik, sak 3/15 Kl. 10:35 Jurist Trond S. Berg, sak 8/15 Kl. 12:00 Vedlagt følger sakene 1/15-9/15 for Leder Jan Askeland Benedikte Vonen Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 Saksliste for Arendal kommune - kontrollutvalget Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 1/15 15/116 VIRKSOMHETSPLANER /15 15/117 ORIENTERING OM ARBEIDSMILJØUTFORDRINGER I BARNEVERNET 3/15 15/112 ÅRSRAPPORT 2014 SKATTEOPPKREVEREN I ARENDAL 4/15 15/118 ÅRSMELDING 2014 FOR KONTROLLUTVALGET I ARENDAL KOMMUNE 5/15 15/23 REVISORS EGENVURDERING AV UAVHENGIGHET 2015 ARENDAL 6/15 15/121 NKRF'S KVALITETSKONTROLL AV ARENDAL REVISJONSDISTRIKT IKS 7/15 15/119 ANDRE ORIENTERINGER /15 15/113 ROLLER OG HABILITET - KONTROLLUTVALGETS LEDER 9/15 15/120 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER

3 Sak nr. 1/15 VIRKSOMHETSPLANER 2015 Arkivsaksnr.: 15/116 Arkivkode: 146 1/15 Arendal kommune - kontrollutvalget Saken tas til orientering. Budsjett 2015 og økonomiplan for Arendal kommune ble vedtatt i bystyret i desember Budsjett 2014 gir grunnlag for utarbeiding av virksomhetsplaner for de enkelte virksomhetene i kommunen. Disse legges frem for politisk behandling i februar. Kommunalsjef Bente Rist orienterer kort om virksomhetsplanene i møtet. Sak 1/15 Side 3 av 11

4 Sak nr. 2/15 ORIENTERING OM ARBEIDSMILJØUTFORDRINGER I BARNEVERNET Arkivsaksnr.: 15/117 Arkivkode: 440 2/15 Arendal kommune - kontrollutvalget Saken tas til orientering. I kontrollutvalgets møte orienterte rådmann Harald Danielsen om internkontroll i Arendal kommune. I denne sammenheng orienterte han kontrollutvalget om utfordringer ved arbeidsmiljøet i barnevernet i kommunen. Rådmannen opplyste om at det var engasjert ekstern konsulent (firmaet Personal og Bedriftspsykologi B&P) i saken. Den eksterne konsulenten har nå foretatt sine kartlegginger, og det foreligger en rapport om arbeidsmiljøutfordringene i barnevernet fra konsulenten. Mandatet for undersøkelsen var følgende: 1. B&P skal undersøke klager som har fremkommet og vurdere om det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven: Trakassering eller annen utilbørlig oppførsel (AML 4-3) Om arbeidssituasjonen er totalt sett slik at de ansatte (ledere og arbeidstakere) utsettes for uheldige psykiske belastninger (AML 4-1 og 4-2) 2. Forslag til håndtering av eventuelle brudd på arbeidsmiljøloven (gjenoppretting) 3. Ev. gjennomføre tiltak for å styrke arbeidsmiljøet og forbedre kommunikasjon og samarbeid Kommunalsjef Torill Skår og enhetsleder Tora Halvorsen vil legge frem rapporten for kontrollutvalget i møtet. Vedlegg: Arendal kommune Barnevernet; Undersøkelse knyttet til arbeidsmiljøutfordringer Sak 2/15 Side 4 av 11

5 Sak nr. 3/15 ÅRSRAPPORT 2014 SKATTEOPPKREVEREN I ARENDAL Arkivsaksnr.: 15/112 Arkivkode: 210 3/15 Arendal kommune - kontrollutvalget Årsrapport 2014 for skatteoppkreveren i Arendal tas til orientering. Årsrapport 2014 med årsregnskap 2014 for skatteoppkreveren i Arendal legges frem til orientering. Skatteoppkrever Endre J. Hannevik orienterer om rapporten i møtet. Vedlegg: Årsrapport for 2014 Skatteoppkreveren i Arendal kommune med vedlegg: Årsregnskap 2014 for skatteoppkreveren i Arendal Sak 3/15 Side 5 av 11

6 Sak nr. 4/15 ÅRSMELDING 2014 FOR KONTROLLUTVALGET I ARENDAL KOMMUNE Arkivsaksnr.: 15/118 Arkivkode: 004 4/15 Arendal kommune - kontrollutvalget Innstilling til bystyret: Bystyret godkjenner Årsmelding 2014 fra kontrollutvalget i Arendal kommune. skal informere kommunestyret om sitt arbeid, jf. Kommuneloven 77 punkt 6. Dette gjøres gjennom å legge frem årsmelding for aktiviteten i kontrollutvalget. Utkast til årsmelding for 2014 blir lagt frem for godkjenning i utvalget, som så sender den endelige årsmeldingen videre til bystyret. Vedlegg: Årsmelding 2014 fra kontrollutvalget i Arendal kommune Sak 4/15 Side 6 av 11

7 Sak nr. 5/15 REVISORS EGENVURDERING AV UAVHENGIGHET 2015 ARENDAL Arkivsaksnr.: 15/23 Arkivkode: 210 5/15 Arendal kommune - kontrollutvalget Oppdragsansvarlig revisors egenvurderinger av uavhengighet datert tas til orientering. Kommuneloven 79 og Forskrift om revisjon kapittel 6 stiller krav til revisors uavhengighet og objektivitet. Av forskriftens 15 første ledd fremgår følgende: «Den som foretar revisjon skal løpende vurdere sin uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget.» Egenvurdering er avgitt av hhv. oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes (datert ) og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Steinar Johansen (datert ). Egenvurderingen konkluderer med at oppdragsansvarlig revisor oppfyller kravene til uavhengighet og objektivitet stilt i kommuneloven 79 og revisjonsforskriften Egenvurderingene følger vedlagt. Vurdering fra sekretariatet Sekretariatet har ingen merknader til de fremlagte egenvurderingene. Vedlegg: Egenvurdering av uavhengighet (regnskapsrevisjon) Egenvurdering av uavhengighet - forvaltningsrevisjon Sak 5/15 Side 7 av 11

8 Sak nr. 6/15 NKRF'S KVALITETSKONTROLL AV ARENDAL REVISJONSDISTRIKT IKS Arkivsaksnr.: 15/121 Arkivkode: 210 6/15 Arendal kommune - kontrollutvalget Saken tas til orientering. Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) gjennomfører jevnlig kvalitetskontroller av sine bedriftsmedlemmer for å sikre at de som arbeider med revisjon av kommunal og fylkeskommunal virksomhet, holder en høy faglig standard ved at de utfører regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon i overensstemmelse med lover, forskrifter og god kommunal revisjonsskikk. Kvalitetskontrollen omfatter alle oppgaver som oppdragsansvarlig revisor i medhold av lover og forskrifter er pålagt å utføre. Kontrollen baserer seg i utgangspunktet på revisjonsvirksomhetens interne kvalitetssikringssystem. I tillegg skal den omfatte minst ett utvalgt revisjonsoppdrag og ett forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kontrolløren utarbeider en kontrollrapport med en totalkonklusjon av resultatet. Den som er kontrollert rapporterer skriftlig sine kommentarer til rapporten, før den oversendes NKRF s kvalitetskontrollkomité. Komitéens behandling av kontrollrapporten kan få følgende utfall: 1. Godkjent. 2. Godkjent med merknader. Revisjonsvirksomheten må bekrefte skriftlig at det blir iverksatt forbedringstiltak på områder med avdekkede avvik. 3. Kontrollen viser vesentlige mangler. Virksomheten pålegges å utarbeide handlingsplan for oppretting av manglene. Ny kontroll gjennomføres før endelig konklusjon treffes. 4. Dersom manglene ved ny kontroll fortsatt ikke er rettet opp ved den nye kontrollen, sendes saken over til disiplinærkomitéen for videre behandling. I 2014 har Arendal Revisjonsdistrikt IKS vært gjenstand for slik kvalitetskontroll, knyttet til sin revisjon av Arendal kommune. Grunnen til at rapporten legges frem for kontrollutvalget, er det ansvaret kontrollutvalget har for å påse at revisjonsarbeidet i kommunen skjer i tråd med lover, regler og vedtak, jf. Kommuneloven 77 punkt 4. Rapporten fra kvalitetskontrollen blir lagt frem i møtet av oppdragsansvarlig revisor Ketil Raknes. Sak 6/15 Side 8 av 11

9 Sak nr. 7/15 ANDRE ORIENTERINGER Arkivsaksnr.: 15/119 Arkivkode: 033 7/15 Arendal kommune - kontrollutvalget Saken tas til orientering. 1. Orienteringer fra revisor 2. Orienteringer fra leder 3. Orienteringer fra sekretariatet Sak 7/15 Side 9 av 11

10 Sak nr. 8/15 ROLLER OG HABILITET - KONTROLLUTVALGETS LEDER Arkivsaksnr.: 15/113 Arkivkode: 033 8/15 Arendal kommune - kontrollutvalget Saken blir lagt frem uten forslag til vedtak. Arendals Tidende hadde i sin papiravis mandag et større oppslag (første side og to sider i avisen), der de påstod at leder i kontrollutvalget i Arendal, Jan Askeland, hadde hjulpet en barndomskamerat med en byggesak, der det var en pågående nabokrangel. Det ble påstått at Askeland hadde utøvd utilbørlig press på saksbehandlere i Arendal kommune i saken. I Magasinet fra Arendals Tidende fredag , dekket avisen saken ut fra at habilitet og tillit til Jan Askeland var blitt gjenstand for vurdering i kommuneplanutvalget i kommunen. Jan Askeland orienterer om saken i møtet. Jurist Trond S. Berg er til stede under behandlingen av saken og kan svare på spørsmål knyttet til roller og habilitet for politikere generelt og medlemmer/leder av kontrollutvalget spesielt. For å belyse saken, legges oppslag fra Arendals Tidende ved saken. Vedlegg: Oppslag Arendals Tidende Oppslag Arendals Tidende Sak 8/15 Side 10 av 11

11 Sak nr. 9/15 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Arkivsaksnr.: 15/120 Arkivkode: 033 9/15 Arendal kommune - kontrollutvalget Saken tas til orientering. 1. Neste møte Eventuelt Sak 9/15 Side 11 av 11