Bård Hoksrud (leder), Aase Kristine Salen Hagen (nestleder), Carl-Otto Thommesen (medlem), Tom Rune Olsen (medlem), Ann Helen Storø (medlem)

Transkript

1 Møteprotokoll Bamble kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 11:55 Sted: Rådhuset, møterom Langen Arkivsak: 17/00228 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Bård Hoksrud (leder), Aase Kristine Salen Hagen (nestleder), Carl-Otto Thommesen (medlem), Ingebjørg Jakola Lillemoen (varamedlem) for Tom Rune Olsen, Svein Inge Nyhus (varamedlem) for Ann Helen Storø Tom Rune Olsen (medlem), Ann Helen Storø (medlem) Andre: Plan- og økonomisjef Gunn Ellen Berg, sak 14/17 Rådmann Tore Marthinsen, sak 14-20/ /17 Kommunalsjef Helse og omsorg Birgit Sannes, sak 15/17 Ordfører Hallgeir Kjeldal, sak 14-20/ /17 Leder Vilt- og innlandsfiskenemnda Torstein Dahl, sak 21/17 Oppdragsrevisor Lisbet Fines, sak 14-20/ /17 Protokollfører: Benedikte Muruvik Vonen (Temark) Sakskart Side Møteinnkalling 3/17 17/ Godkjenning av innkalling Møteprotokoll 3/17 17/ Godkjenning av protokoll fra Saker til behandling 14/17 17/ tertial 2017 Bamble kommune 5 1

2 15/17 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjon Saksbehandling pleie og omsorg Bamble 6 16/17 17/ Orientering om uttalelser fra Grenlandsrådet 7 17/17 17/ Bestilling av prosjektplan for forvaltningsrevisjon 8 18/17 17/ Revisors uavhengighet regnskapsrevisjon 2017 Bamble 9 19/17 17/ Orienteringer fra revisor /17 17/ Referatsaker /17 17/ Vilt- og innlandsfiskenemnda Bamble 12 22/17 17/ Eventuelt Langesund, Bård Hoksrud Kontrollutvalgsleder Benedikte Muruvik Vonen Sekretær 2

3 Møteinnkalling 3/17 Godkjenning av innkalling Bamble kontrollutvalg /17 Innkalling til møte godkjennes. Innkalling til møte godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 3/17 Godkjenning av protokoll fra Bamble kontrollutvalg /17 Protokoll fra møte godkjennes. Protokoll fra møte godkjennes. 4

5 Saker til behandling 14/17 1. tertial 2017 Bamble kommune 1 Bamble kontrollutvalg /17 Redegjørelsen tas til orientering. Plan- og økonomisjef Gunn Ellen Berg redegjorde for den økonomiske situasjonen for Bamble kommune pr. 1. tertial 2017 og svarte på spørsmål. Rådmann Tore Marthinsen var til stede under behandlingen og ga utfyllende kommentarer. Redegjørelsen tas til orientering. 5

6 15/17 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Saksbehandling pleie og omsorg Bamble 1 Bamble kontrollutvalg /17 Skriv inn forslag til vedtak Rådmann Tore Marthinsen og kommunalsjef Helse og omsorg Birgit Sannes redegjorde for hvilke tiltak som er satt i verk og planlagt for å møte anbefalingene i rapporten Saksbehandling pleie og omsorg og svarte på spørsmål. Presentasjon var sendt ut i forkant til medlemmene. Ordfører Hallgeir Kjeldal var også til stede under behandlingen og ga utfyllende kommentarer. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering og finner at anbefalingene i rapporten Saksbehandling pleie og omsorg er tilfredsstillende fulgt opp. Kontrollutvalget ber om å få en orientering om revidert Overordnet administrativt delegasjonsreglement og Politisk delegasjonsreglement så snart disse er vedtatt. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering og finner at anbefalingene i rapporten Saksbehandling pleie og omsorg er tilfredsstillende fulgt opp. Kontrollutvalget ber om å få en orientering om revidert Overordnet administrativt delegasjonsreglement og Politisk delegasjonsreglement så snart disse er vedtatt. 6

7 16/17 Orientering om uttalelser fra Grenlandsrådet 1 Bamble kontrollutvalg /17 Redegjørelsen tas til orientering. Ordfører Hallgeir Kjeldal orienterte om politisk prosess omkring samarbeidet mellom Grenlandskommunene. Det vil ikke bli fremmet noen sak med tanke på utvidede fullmakter fra kommunene til Grenlandsrådet. Han orienterte også om Grenladsrådets virksomhet og dagens fullmakter i forhold til medlemskommunene og svarte på spørsmål. Han viste til to saker som Grenlandsrådet har avgitt uttalelse i, hvor dette ikke er behandlet i de respektive kommunestyrene (E134 og snøscooterforskriften). I slike tilfeller avgir Grenlandsrådet sin uttalelse som Grenlandsrådet, og ikke på vegne av hver enkelt kommune. Uttalelsen binder ikke kommunene, som selv kan avgi egne uttalelser. Ordfører vil oversende et notat i saken til kontrollutvalget. Redegjørelsen tas til orientering. 7

8 17/17 Bestilling av prosjektplan for forvaltningsrevisjon 1 Bamble kontrollutvalg /17 Bamble kontrollutvalg bestiller fra Telemark kommunerevisjon IKS prosjektplan for forvaltningsrevisjonen Kvalitetssystem spissing mot mobbing i skole, og varsling for ansatte, i tråd med vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon Planen forventes fremlagt til neste møte. Sekretær og oppdragsrevisor viste til vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon og de prioriteringer som er gjort der. Bamble kontrollutvalg bestiller fra Telemark kommunerevisjon IKS prosjektplan for forvaltningsrevisjonen Kvalitetssystem spissing mot mobbing i skole, og varsling for ansatte, i tråd med vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon Planen forventes fremlagt til neste møte. 8

9 18/17 Revisors uavhengighet regnskapsrevisjon 2017 Bamble 1 Bamble kontrollutvalg /17 Oppdragsrevisors og oppdragsansvarlig regnskapsrevisors erklæring om uavhengighet datert tas til orientering. Sekretær og revisor orienterte kort om saken. Revisjonsteamet i Bamble kommune vil være uendret fra 2016 til I erklæringen er oppdragsansvarlig revisors slektskapsforhold til en ansatt og politiker omtalt. Oppdragsrevisors og oppdragsansvarlig regnskapsrevisors erklæring om uavhengighet datert tas til orientering. 9

10 19/17 Orienteringer fra revisor Bamble kontrollutvalg /17 Saken tas til orientering. Oppdragsrevisor Lisbet Fines orienterte om oppstarten av nytt revisjonsår og løpende revisjonsoppgaver. Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsåret 2017 vil bli lagt frem i septembermøtet. Saken tas til orientering. 10

11 20/17 Referatsaker Bamble kontrollutvalg /17 Saken tas til orientering. 1. Behandling i kommunestyret av saker fra/av særlig betydning for kontrollutvalget: a : RS 24+29/17 Protokoll fra Bamble kontrollutvalg 6.3. og b : PS 32/17 Årsregnskap, årsberetning og årsmelding 2016 c : PS 33/17 Årsmelding 2016 Bamble kontrollutvalg d : PS 34/17 Årsberetning 2016 Frisk Bris Bamble KF e : PS 36/17 Bamble kommunes leieforhold Skjærgårdshallen AS f : PS 46/17 Forslag til vedtak om bruk av konsulenter fra Kontrollutvalget 2. Neste møte Saken tas til orientering. 11

12 21/17 Vilt- og innlandsfiskenemnda Bamble 1 Bamble kontrollutvalg /17 Redegjørelsen tas til orientering. Leder Bård Hoksrud ba om å få sin habilitet vurdert på bakgrunn av at hans kone er medlem av viltnemnda. Han fratrådte under behandlingen av habilitetsvurderingen, og nestleder Aase Kristine Salen Hagen overtok ledelsen. Bård Hoksrud ble kjent inhabil og fratrådte behandlingen av saken. Det møtte ingen vara for ham. Leder av Vilt- og innlandsfiskenemnda Torstein Dahl orienterte om nemndas virksomhet og svarte på spørsmål. Han gikk spesielt inn på kriterier for å bli godkjent for å delta på søk etter skadet vilt: Ettersøk videregående kurs + hund som er godkjent/registrert for ettersøk + Arbeid langs vei-kurs. Politiet tar kontakt med aktuelle personer på nemndas liste for tildeling av oppdrag. I tillegg tar enkeltpersoner gjerne kontakt med noen de kjenner i nemnda ved behov. Geografi + type hund vedkommende har + tilgjengelighet, er som regel bestemmende for hvem som får oppdraget. Kjøtt fra drepte dyr selges om mulig, fakturering gjennom kommunen. Høsten 2015 ble organiseringen sist vurdert, med godkjenning av personer som kan ivareta jobben. Det blir laget formell kontrakt mellom kommunen og hver enkelt person. Behovet for personer på nemndas liste har ikke blitt lyst ut gjennom media. Redegjørelsen tas til orientering. 12

13 22/17 Eventuelt Bamble kontrollutvalg /17 - På bakgrunn av avisoppslag i Porsgrunns Dagblad om eiendomsskatt , ber kontrollutvalget om en orientering fra rådmannen i neste møte. - Det legges opp til felles presentasjon av rapport fra selskapskontroll i RiG for KU i alle eierkommunene kl. 12:00 i Porsgrunn Rådhus. Sekretær vil komme tilbake til dette. 13