Møteinnkalling. Vegårshei kontrollutvalg. 2/15 15/ Godkjenning av innkalling til møte

Transkript

1 Møteinnkalling Vegårshei kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 Møtested: Vegårshei kommunehus Arkivsak: 15/09714 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for utvalget på epost: eller tlf.: Vara møter bare etter eget varsel. I tillegg møter følgende: Økonomisjef Ole Tom Kroken, sak 21-22/15 ca. kl. 09:30 Kommunalsjef Anne-Grete Glemming, sak 23/15 ca. kl. 10:30 Rådmann Ole Petter Skjævestad, sak 24/15 ca. kl. 11:00 Tidsplanen kan bli endret. Sakskart Side Møteinnkalling 2/15 15/ Godkjenning av innkalling til møte Møteprotokoll 2/15 15/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 19/15 15/ Nytt kontrollutvalg Vegårshei kommune 5 20/15 15/ Møte- og arbeidsplan 2016 for Vegårshei kontrollutvalg 7 21/15 15/ Orientering om 2. tertial 2015 Vegårshei 9 22/15 15/ Orientering om budsjett 2016 Vegårshei 10 23/15 15/ Oppfølging av Tilsynsrapport fra fylkesmannen i Aust-Agder

2 24/15 15/ Vegårshei skole Oppfølging av Forvaltningsrevisjon - offentlig anskaffelser - Vegårshei 12 25/15 15/ Andre orienteringer Vegårshei 14 26/15 15/ Referat- og drøftingssaker Vegårshei 15 Sakene legges også ut på Vegårshei, For Helge Haugenes Kontrollutvalgsleder Benedikte Vonen Utvalgssekretær 2

3 Møteinnkalling 2/15 Godkjenning av innkalling til møte Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Vegårshei kontrollutvalg /15 Innkalling til møte godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 2/15 Godkjenning av protokoll fra møte Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Vegårshei kontrollutvalg /15 Protokoll fra møte godkjennes. Vedlegg: Protokoll Vedlegg til sak Protokoll Vegårshei kontrollutvalg

5 Saker til behandling 19/15 Nytt kontrollutvalg Vegårshei kommune Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Vegårshei kontrollutvalg /15 Saken tas til orientering. Vegårshei kommunestyre konstituerte nytt kontrollutvalg i det konstituerende møtet i kommunestyret Følgende ble valgt til kontrollutvalget: Leder: Nestleder: Medlem: Helge Haugenes (Krf) Bjørn Saga (Ap) Helga Raudsandmoen (Sp) Varamedlemmer Ap/Sp: 1. Hannelore Karlsen (Ap) 2. Johan Peder Madsen (Sp) Varamedlemmer Krf/H/Frp: 1. Inge Lines (H) 2. Camilla Saga (Krf) Kontrollutvalget forestår på vegne av kommunestyret det løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen og skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, og gjennom forvaltningsrevisjon påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen er forsvarlig og foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Kontrollutvalget skal også gjennom selskapskontrollen påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mm. Praktiske forhold til diskusjon: - Oppdatering av kontaktinformasjon - Møtedag og -tidspunkt - Utsending av innkallinger, protokoller og vedtak - Tips og råd fra tidligere kontrollutvalg - Samarbeid med politisk og administrativ ledelse - Sekretariatets rolle - Nettbrett 5

6 Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet ønsker alle lykke til og ser frem til samarbeidet med det nye kontrollutvalget! 6

7 20/15 Møte- og arbeidsplan 2016 for Vegårshei kontrollutvalg Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Vegårshei kontrollutvalg /15 Møte- og arbeidsplan 2016 for Vegårshei kontrollutvalg godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2016: Torsdager kl. 09: Vedtaket oversendes kommunestyret til orientering. Det nærmer seg nytt år, og det er tid for å utarbeide en møte-/arbeidsplan for kontrollutvalget i Vegårshei kommune for kommende år. Møteplanen settes i utgangspunktet opp med 4 møter i 2016, i tråd med det som er avtalt med sekretariatet. Kontrollutvalget har møtene sine på torsdager kl. 09:00. Lengden på møtet bestemmes av saksmengden til møtet. Saken skal videre legges frem som orienteringssak i kommunestyret. Møte- og arbeidsplanen er ikke å forstå som en fullstendig presentasjon av alle de oppgaver/saker som kontrollutvalget vil behandle i løpet av året, men legger vekt på de oppgaver som utvalget etter egen forskrift er pålagt å behandle. Sekretariatet foreslår følgende veiledende møte-/arbeidsplan 2016 for Vegårshei kontrollutvalg: 7

8 Torsdag kl. 09:00 11:00 - Godkjenning av innkalling og protokoll - Årsmelding 2015 fra kontrollutvalget - Orientering fra revisjon, leder og sekretariat - Eventuelt Torsdag kl. 09:00 11:00 - Godkjenning av innkalling og protokoll - Årsregnskap for Vegårshei kommune - Orientering fra revisjon, leder og sekretariat - Eventuelt Vegårshei kontrollutvalg Møte-/arbeidsplan 2016 Torsdag kl. 09:00 11:00 - Godkjenning av innkalling og protokoll - Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon Orientering fra revisjon, leder og sekretariat - Eventuelt Torsdag kl. 09:00 11:00 - Godkjenning av innkalling og protokoll - Orientering om 2. tertial - Orientering om budsjett 2017 for Vegårshei kommune - Møte-/arbeidsplan 2017 for kontrollutvalget - Orientering fra revisjon, leder og sekretariat - Eventuelt Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon vil bli lagt frem i løpet av 1. halvår. Overordnet analyse og plan for selskapskontroll kommer i løpet av Det kan være aktuelt å kalle inn rådmannen (/representanter fra administrasjonen) for å orientere om aktuelle saker/temaer utover de punktene som er nevnt i planen. Enkelte saker kan bli flyttet til et annet møte. Det stilles stadig større krav og forventninger til kontrollutvalgets kompetanse, både fra det politiske miljø og kommunens innbyggere. Det vil derfor bli lagt til rette for opplæring og kursvirksomhet for medlemmene i kontrollutvalget. Slik opplæring kan skje regionalt (vår- og høstkonferanse i regi av Temark, datoer for 2016 er ikke satt) og/eller gjennom sentrale tilbud. Temark anbefaler at alle medlemmer deltar på den årlige Kontrollutvalgskonferansen i regi av Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) ( ) og/eller Fagkonferansen i regi av Forum for kontroll og tilsyn (FKT) ( ). 8

9 21/15 Orientering om 2. tertial 2015 Vegårshei Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Vegårshei kontrollutvalg /15 Saken tas til orientering. Kontrollutvalget skal ikke behandle 2. tertialrapport fra rådmannen. Det er likevel vesentlig for kontrollutvalget å holde seg orientert om den økonomiske situasjonen i kommunen, og økonomisjef Ole Tom Kroken er derfor invitert til å orientere kort om situasjonen pr. 2. tertial. 9

10 22/15 Orientering om budsjett 2016 Vegårshei Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Vegårshei kontrollutvalg /15 Saken tas til orientering. Kontrollutvalget skal ikke behandle budsjettet for Vegårshei kommune, utover at utvalget har innstillingsrett til kommunestyret når det gjelder budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon. Denne saken ble behandlet i kontrollutvalget og skal nå følge saken via formannskapet til kommunestyret. Det er likevel av stor interesse for kontrollutvalget å få oversikt over hvilke særlige utfordringer kommunen måtte ha innen kommuneøkonomien i tiden fremover. Økonomisjef Ole Tom Kroken er invitert til møtet for å orientere om budsjett for

11 23/15 Oppfølging av Tilsynsrapport fra fylkesmannen i Aust-Agder - Vegårshei skole Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Vegårshei kontrollutvalg Vegårshei kontrollutvalg /15 Saken tas til orientering. Vegårshei kommune - kontrollutvalget behandlet i møte sak 1/15 Tilsynsrapport fra fylkesmannen i Aust-Agder Vegårshei skole. Siden kontrollutvalget er nytt siden denne behandlingen, er tilsynsrapportene fra fylkesmannen av lagt ved saken. Samlet saksfremstilling fra behandlingen i kontrollutvalget er også lagt ved. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ber administrasjonen rette lovbruddene som er avdekka under fylkesmannens tilsyn, innen fristen Kontrollutvalget ber om kopi av erklæringen som sendes Fylkesmannen. Rådmannen sendte sin erklæring om retting av lovbrudd avdekket i nasjonalt tilsyn , dvs. innen fristen som fylkesmannen satte. Erklæringen er lagt ved saken. Fylkesmannen sendte nytt brev til kommunen med pålegg om retting datert Dette brevet ligger ved saken. Kommunalsjef Anne-Grete Glemming orienterer om saken i møtet. Vedlegg: Erklæring om retting av Brev til Vegårshei Samlet saksfremstilling Tilsynsrapport fra fylkesmannen Felles nasjonalt tilsyn etter opplæringsloven Tilsynsrapport Forvaltningskompetanse Tilsynsrapport Skolens arbeid med elevenes utbytte Vedlegg til sak Erklæring om retting.pdf Brev til Vegårshei pdf Samlet Felles nasjonalt Tilsynsrapport - Tilsynsarapport - saksfremstilling - Tilstilsyn etter opplærinforvaltningskompetskolens arbeid med 11

12 24/15 Oppfølging av Forvaltningsrevisjon - offentlig anskaffelser -Vegårshei Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Vegårshei kontrollutvalg 2 Vegårshei kontrollutvalg /15 Forslag til vedtak vil bli lagt frem i møtet. Vegårshei kommune - kontrollutvalget behandlet i møte sak 2/15 Forvaltningsrevisjon Offentlige anskaffelser Vegårshei kommune. Siden kontrollutvalget er nytt siden denne behandlingen, er forvaltningsrevisjonsrapporten og samlet saksfremstilling fra møtet i kontrollutvalget lagt ved saken. Følgende vedtak ble fattet i møtet : Innstilling til kommunestyret: Kommunen bør: Foreta en helhetlig gjennomgang av sine rutiner på anskaffelsesområdet for å undersøke hvordan man sikrer at anskaffelsesprosesser blir gjennomført i henhold til regelverket. Iverksette nødvendige grep i forhold til ansvarsfordeling og kompetansebygging blant innkjøpsaktørene. Rådmann redegjør for kontrollutvalget høsten 2015 om hvordan anbefalingen i rapporten er fulgt opp. Melding om vedtak ble oversendt til Vegårshei kommune På grunn av en saksbehandlingsfeil i kommunen har denne rapporten og vedtaket aldri kommet til kommunestyret. Da kontrollutvalget i sitt møte ble gjort klar over dette, ønsket de å få rapporten tilbake til kontrollutvalget før den ble lagt frem for kommunestyret. Bakgrunnen for ønsket skal ha vært at det da ville bli ny kontrollutvalgsleder som måtte legge saken frem i kommunestyret, og da var det viktig at vedkommende først fikk et eierforhold til saken. Daglig leder av Arendal Revisjonsdistrikt, Kristian Fjellheim Bakke, var ansvarlig for gjennomføringen av forvaltningsrevisjonen innen offentlige anskaffelser i Vegårshei. Han vil orientere om rapporten i møtet. Til tross for at rapporten aldri har kommet til kommunestyret, har rådmannen jobbet ut fra kontrollutvalgets forslag til vedtak i kommunestyret. Rådmann Ole Petter Skjævestad er invitert til møtet for å orientere om videre arbeid som er gjort i saken. Vurdering fra sekretariatet: 12

13 Sekretariatet vil i kommende periode følge tett opp at saker som blir oversendt til kommunestyret faktisk kommer til behandling der. Sekretariatet velger å avvente behandlingen i møtet før det blir lagt frem forslag til vedtak i saken. Vedlegg: Samlet saksfremstilling kontrollutvalgets behandling Offentlige anskaffelser Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser Vegårshei Vedlegg til sak Samlet saksfremstilling - Fo Offentlige anskaffelser - Vegår 13

14 25/15 Andre orienteringer Vegårshei Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Vegårshei kontrollutvalg /15 Saken tas til orientering. 1. Orienteringer fra revisjonen 2. Orienteringer fra leder 3. Orienteringer fra sekretariatet a. NKRFs kontrollutvalgskonferanse

15 26/15 Referat- og drøftingssaker Vegårshei Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Vegårshei kontrollutvalg /15 Saken tas til orientering. 1. Neste møte 2. Eventuelt 15