Forfall meldes til utvalgets sekretær på epost: eller på mobil Møteinnkalling. Møteprotokoll. Saker til behandling

Transkript

1 Møteinnkalling Bamble kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 Møtested: Rådhuset, møterom Synken Arkivsak: 15/09763 Arkivkode: 033 Forfall meldes til utvalgets sekretær på epost: eller på mobil Vara møter bare etter eget varsel. I tillegg møter følgende: Ordfører Hallgeir Kjeldal, sak 21/16 Plan- og økonomisjef Gunn Ellen Berg, sak 22-23/16 Personalsjef Liv Rollefsen, sak 24/16 Rådmann Tore Marthinsen, sak 25/16 Sakskart Side Møteinnkalling 3/16 15/ Godkjenning av innkalling Møteprotokoll 3/16 15/ Godkjenning av protokoll Saker til behandling 21/16 16/ Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Bamble kommune 5 22/16 16/ Økonomisk situasjon pr. 1. tertial /16 16/ Økonomireglement 2016 Bamble 7 24/16 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjon Uønsket deltid - Bamble 8 25/16 15/ Oppfølging av forvaltningsrevisjon Tilsyn med byggesaker - 9 1

2 Bamble 26/16 16/ Vurdering av revisors uavhengighet 2016 regnskapsrevisjon 11 27/16 16/ Orienteringer fra revisor /16 16/ Referatsaker /16 16/ Eventuelt Sakene legges også ut på Arendal, For Bård André Hoksrud Kontrollutvalgsleder Benedikte Muruvik Vonen Sekretær 2

3 Møteinnkalling 3/16 Godkjenning av innkalling Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Innkalling til møte godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 3/16 Godkjenning av protokoll Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Protokoll fra møte godkjennes. Vedlegg: Protokoll Bamble kontrollutvalg Vedlegg til sak Protokoll Bamble kontrollutvalg

5 Saker til behandling 21/16 Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Bamble kommune Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar de etiske retningslinjene for folkevalgte og ansatte i Bamble kommune til orientering. Kontrollutvalget er direkte underordnet kommunestyret, og skal bidra til å sikre god egenkontroll i kommunen. En av de tingene det er viktig å fokusere på i kontrollarbeidet, er kommunens arbeid for å hindre korrupsjon og annen uønsket atferd blant ansatte og folkevalgte. Det er derfor naturlig at kontrollutvalget med jevne mellomrom blir oppdatert innen aktuelt arbeid innen dette feltet i kommunen. Etiske retningslinjer er en naturlig del av dette arbeidet. Bamble kommunestyre vedtok i forbindelse med behandlingen av nytt politisk reglement at det skulle utarbeides etiske retningslinjer for folkevalgte. Retningslinjene baserer seg i hovedsak på de etiske retningslinjene som gjelder for ansatte i kommunen, og de nye retningslinjene gjelder både folkevalgte og ansatte. Kontrollutvalget bør kjenne til de etiske retningslinjene i kommunen, og er som folkevalgte også pålagt å følge retningslinjene. Det gjøres spesielt oppmerksom på at kontrollutvalget gjennom retningslinjene har fått tildelt en rolle i varslinger som gjelder folkevalgte. Etiske retningslinjer er innarbeidet i Reglement for folkevalgte organer og delegasjon i Bamble kommune. Ordfører Hallgeir Kjeldal vil orientere om de etiske retningslinjene for folkevalgte og ansatte i møtet. Vedlegg: Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Bamble kommune Vedlegg til sak Etiske retninglinjer for folkevalgte i Bam 5

6 22/16 Økonomisk situasjon pr. 1. tertial 2016 Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Redegjørelsen tas til orientering. Kontrollutvalget behandler ikke tertialrapporter i kommunen, bare årsregnskapet. Som et ledd i å sikre egenkontrollen knyttet til at kommunens økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak mv. (kommuneloven 77 pkt. 4), vil det likevel være naturlig at kontrollutvalget ber om en orientering om kommunens økonomiske situasjon gjennom året. Plan- og økonomisjef Gunn Ellen Berg vil orientere om økonomisk situasjon pr. 1. tertial 2016 i møtet. 6

7 23/16 Økonomireglement 2016 Bamble Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Revidert økonomireglement tas til orientering. Kontrollutvalget ser det som positivt at dette blir behandlet av kommunestyret i løpet av dette første året i inneværende valgperiode. Økonomireglementet ble behandlet i Bamble kommunestyre Økonomireglementet er en viktig del av rådmannens økonomiske internkontroll. I tillegg sier økonomireglementet noe om oppgave- og ansvarsfordeling mellom politisk og administrativt nivå i kommunen innen økonomiområdet. Det er derfor av stor interesse for kontrollutvalget at dette er så oppdatert og godt som mulig. Kommunen har vedtatt at økonomireglementet skal revideres i sin helhet minst en gang per valgperiode. Dette er viktig både for å holde det oppdatert i forhold til aktuelt lovog regelverk, og for å sikre at både folkevalgte og ansatte har nødvendig informasjon om det gjeldende reglementet. Det er positivt at revisjonen har hatt anledning til å uttale seg om utkastet til revidert reglement før kommunestyrebehandlingen. Dette bør gi en god kvalitetssikring i forhold til lov- og regelverk på økonomiområdet. Plan- og økonomisjef Gunn Ellen Berg vil orientere om det reviderte økonomireglementet i møtet. Siden reglementet ikke er oppdatert før papirene til møtet sendes ut, ligger revidert økonomireglement ikke ved innkallingen. 7

8 24/16 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Uønsket deltid - Bamble Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Forslag til vedtak blir lagt frem i møtet. Bakgrunn for saken: Bamble kontrollutvalg behandlet i sitt møte sak 10/15 Forvaltningsrevisjonsrapport «Uønsket deltid». Kontrollutvalget oversendte saken med forslag til vedtak til kommunestyret, som behandlet saken i sitt møte sak 38/15. Følgende vedtak ble fattet: Kommunestyret tar forvaltningsrapporten om «Uønsket deltid» til orientering og ber rådmannen følge opp rapportens anbefalinger på forbedringspunkter. Rådmann orienterer kontrollutvalget og kommunestyret om status i dette arbeidet våren Telemark kommunerevisjon kom i rapporten Uønsket deltid Bamble kommune ut fra sine funn og konklusjoner frem til følgende anbefalinger: Vi mener at kommunen bør: - Sørge for at ansettelsesreglementet viser tydelig hva som er gjeldende krav - Vurdere tiltak for å sikre god informasjon om databasen for uønsket deltid - Sikre at det ikke er avvik mellom praksis og føringer for ordningen med årsarbeidstid Personalsjef Liv Rollefsen stiller i møtet for å orientere om arbeidet med anbefalingene. Vurdering fra sekretariatet: Forslag til vedtak vil avhenge av innholdet i orienteringen fra rådmannen. Forslag til vedtak vil derfor bli lagt frem i møtet. Vedlegg: Forvaltningsrevisjon 2015 Uønsket deltid - Bamble Vedlegg til sak Forvaltningsrevisjo nsrapport 2015 Uøn 8

9 25/16 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Tilsyn med byggesaker - Bamble Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Forslag til vedtak blir lagt frem i møtet. Bakgrunn for saken: Bamble kontrollutvalg behandlet i sitt møte sak 22/15 Forvaltningsrevisjon Tilsyn med byggesaker Bamble. Kontrollutvalgets innstilling til vedtak ble oversendt kommunestyret, som behandlet saken i sitt møte sak 1/16. Følgende vedtak ble fattet: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Tilsyn med byggesaker» til orientering og ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapporten. I løpet av våren 2016 bes rådmannen komme tilbake til kontrollutvalget med en skriftlig orientering om hvordan anbefalingene er fulgt opp. Telemark kommunerevisjon kom i rapporten Tilsyn med byggesaker Bamble med følgende anbefalinger: Vi mener Bamble kommune bør: - Sørge for at kommunen utfører tilsynsvirksomhet i tråd med plan- og bygningsloven - Ta initiativ til at samarbeidet om byggesakstilsyn organiseres i samsvar med kommunelovens bestemmelser om interkommunal myndighetsutøvelse - Iverksette tiltak for å sikre riktig arkivering av dokumenter mottatt av Tilsynskontoret - Iverksette tiltak for å tydeliggjøre ansvars- og oppgavefordelingen mellom kommunene og Tilsynskontoret. Vedlagt følger en kort skriftlig redegjørelse fra rådmannen om hvordan anbefalingene er blitt fulgt opp. Rådmann Tore Marthinsen stiller i møtet for å orientere om arbeidet med anbefalingene. Vurdering fra sekretariatet: Forslag til vedtak vil avhenge av orienteringen fra rådmannen. Forslag til vedtak vil derfor bli lagt frem i møtet. Vedlegg: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Tilsyn med byggesak Tilsyn med byggesaker - Bamble Vedlegg til sak 9

10 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Bamble - Tilsyn med byggesak 10

11 26/16 Vurdering av revisors uavhengighet 2016 regnskapsrevisjon Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors erklæring om uavhengighet datert tas til orientering. Kommuneloven 79 og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner stiller krav til revisors uavhengighet og objektivitet. Av forskriftens 15 første ledd fremgår følgende: Den som foretar revisjon skal løpende vurdere sin uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Egenvurderinger er gitt av oppdragsansvarlig revisor Kjell Ekman og oppdragsansvarlig revisor Lisbet Fines datert Egenvurderingen konkluderer med at oppdragsansvarlig revisor og oppdragsrevisor oppfyller kravene til uavhengighet og objektivitet i kommuneloven 79 og revisjonsforskriften Egenvurderingen følger vedlagt. Vedlegg: Erklæring om uavhengighet Bamble KU 2016 regnskapsrevisjon Vedlegg til sak Erklæring om uavhengighet Bamb 11

12 27/16 Orienteringer fra revisor Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et påseansvar for at det blir gjennomført forsvarlig revisjon i kommunen. For å holde utvalget orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget fortløpende gjennom året. Revisor orienterer om aktuelle saker i den løpende revisjonen og oppdrag den jobber med i Bamble kommune, som f.eks. igangsatt forvaltningsrevisjon. 12

13 28/16 Referatsaker Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. 1. Behandling i kommunestyret av saker fra kontrollutvalget: a : RS 27/16 Årsrapport skatteoppkreveren 2015 Bamble kommune b : PS 43/16 Årsmelding og regnskap Bamble kommune 2015 c : PS 46/16 Årsberetning 2015 Frisk Bris Bamble KF d : PS 58/16 Plan for selskapskontroll Bamble kommune 2. Neste møte 13

14 29/16 Eventuelt Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /16 Klikk her for å skrive inn tekst. 14