Siljan kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Vår ref. 12/ /BERO Medlemmer og varamedlemmer Dato Rådmann Jan Sæthre/ økonomisjef Hanne Winberg Siljan kommune - kontrollutvalget innkalles til møte, mandag Dato: mandag Tid: kl Sted: Kommunehuset, Møterom 2 etg Dersom du ikke kan møte må du snarest melde ifra til sekretær for kontrollutvalget, på e-post: eller tlf Vara møter bare etter egen innkalling. Vedlagt følger sakene 1/12-7/12 Møtet er lukket, jf Kommuneloven 77.8 Dokumentene er offentlige. Siljan, den (sign) Elin Nordbø Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto:

2 Sakliste for Siljan kommune - kontrollutvalget Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 1/12 12/140 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL /12 12/137 SILJAN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE 3/12 12/142 OVERORDNET ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON /12 12/139 ÅRSMELDING 2011 FOR KONTROLLUTVALGET I SILJAN KOMMUNE 5/12 12/174 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER /12 12/138 MØTEOFFENTLIGHET I KONTROLLUTVALGET 7/12 12/141 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL - SILJAN KOMMUNE

3 Sak nr. 1/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Arkivsaksnr.: 12/140 Arkivkode: 033 1/12 Siljan kommune - kontrollutvalget Møteprotokollen fra møtet godkjennes. s møteprotokoll fra legges fram for godkjenning. Møteprotokoll for kontrollutvalget Sak 1/12 Side 3 av 12

4 Sak nr. 2/12 SILJAN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Arkivsaksnr.: 12/137 Arkivkode: 200 2/12 Siljan kommune - kontrollutvalget Ettersendes. I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til kommunenes årsregnskap til kommunestyret. Kopi av uttalelsen skal sendes formannskapet. I ht Forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 skal kommunens årsberetning fremlegges for kontrollutvalget før det gir sin uttalelse. Rådmann/økonomisjef presenterer regnskap og årsmelding 2011 i møtet. Siljan kommunes regnskap 2011 med årsberetning (sendes direkte fra kommunen) Revisjonsberetning for 2011 (ettersendes) Revisors rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2011 (ettersendes) Sak 2/12 Side 4 av 12

5 Sak nr. 3/12 OVERORDNET ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Arkivsaksnr.: 12/142 Arkivkode: 216 3/12 Siljan kommune - kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: 1. Kommunestyret vedtar overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å endre planen i planperioden. skal utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon (kommuneloven 77.4) for perioden. Planen er bestilt fra Telemark kommunerevisjon IKS. De har nå utarbeidet Overordnet analyse som grunnlag for Plan for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisor vil presentere planen i møtet. Planen strekker seg over valgperioden. Dette er et langt tidsperspektiv og kontrollutvalget er innforstått med at det kan bli endringer. Det er viktig at kontrollutvalget får den nødvendige handlingsfrihet til å foreta endringer i prioriteringene. melder tilbake på gjennomførte prosjekter til kommunestyret. Det må være en god to-veis dialog mellom kommunestyret og kontrollutvalget. Følgende prosjekter er foreslått i prioritert rekkefølge: 1. Mottak og integrering av flyktninger 2. Organisering, ledelse og bemanning I tillegg er følgende prosjekter vurdert: Samhandlingsreformen Vann, avløp og renovasjon Byggetilsyn Sak 3/12 Side 5 av 12

6 Sak 3/12 Overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon Side 6 av 12

7 Sak nr. 4/12 ÅRSMELDING 2011 FOR KONTROLLUTVALGET I SILJAN KOMMUNE Arkivsaksnr.: 12/139 Arkivkode: 004 4/12 Siljan kommune - kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner Årsmelding 2011 fra kontrollutvalget i Siljan kommune Årsmelding 2011 for kontrollutvalget i Siljan kommune legges fram. Årsmeldingen sendes kommunestyret til godkjenning. - Årsmelding 2011 for kontrollutvalget i Siljan kommune. Sak 4/12 Side 7 av 12

8 Sak nr. 5/12 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER Arkivsaksnr.: 12/174 Arkivkode: 033 5/12 Siljan kommune - kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Til hvert møte legges det fram en sak hvor medlemmene kan ta opp forhold som de måtte ønske. For at kontrollutvalgets representanter skal få anledning til å stille spørsmål, fremme aktuelle saker til avklaring, og videre for å kunne ivareta sin ombudsmannsrolle, har kontrollutvalget vedtatt at det skal være en fast post for aktuelle saker på dagsorden til hvert møte. Aktuelle saker kan være: Avisoppslag? Innkomne skriv? Kursinnbydelser? Referat fra NKRFs kontrollutvalgskonferanse Vårkonferanse i Bø, torsdag Etc? Referatsaker: TKR, representantskapsmøte Sak 5/12 Side 8 av 12

9 Sak nr. 6/12 MØTEOFFENTLIGHET I KONTROLLUTVALGET Arkivsaksnr.: 12/138 Arkivkode: 033 6/12 Siljan kommune - kontrollutvalget s møter i Siljan kommune holdes normalt for åpne dører. ba i sak 19/2011 om å få seg forelagt sak om møteoffentlighet. er opprettet i hht kommuneloven. Generelt for kommunal virksomhet har kommuneloven fastsatt følgende: 31. Møteoffentlighet 1. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. 2. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt. 3. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. 4. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det. 5. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. I forskriftene til kontrollutvalget står følgende: 19. Saksbehandling. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter s møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommuneloven 31 nr. 3 gjelder tilsvarende. Innkalling til møtet skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, ordfører eller fylkesordfører og kommunens eller fylkeskommunens Sak 6/12 Side 9 av 12

10 Sak 6/12 oppdragsansvarlig(e) revisor(er). Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt saksdokumenter. Oppdragsansvarlig revisor, eller dennes stedfortreder, har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert. Møteretten gjelder likevel ikke når sak som angår en revisors tilsettingsforhold behandles. og kontrollutvalgsarbeidet er under kontinuerlig utvikling. Kommunaldepartementet satte ned en arbeidsgruppe som vurderte kontroll og tilsyn. De avla rapporten 85 tilrådinger. De anbefaler at kontrollutvalget åpner sine møter. Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har på bakgrunn av denne rapporten utarbeidet en veileder, Kontrollutvalgsboken, Om kontrollutvalgets rolle og oppgaver. KRD poengterer at det er viktig at utvalget synliggjør sin virksomhet. De har i denne sammenhengen tatt fram følgende punkter: bør sørge for å informere om og synliggjøre arbeidet sitt. Dersom kontrollutvalget velger å ha åpne møter, er det viktig at det etableres klare rutiner for lukking av møter. Fyldige nettsider som gir kontaktinformasjon, informasjon om kontrollutvalget og tilgang til rapporter og protokoller vil være med på å synliggjøre utvalgets arbeid. s arbeid kan synliggjøres ved å melde fra til lokale medier om møter. kan utarbeide en egen informasjonsstrategi. Ingen Side 10 av 12

11 Sak nr. 7/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL - SILJAN KOMMUNE Arkivsaksnr.: 12/141 Arkivkode: 216 7/12 Siljan kommune - kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å endre planen i planperioden. bestilte i 2011 Plan for selskapskontroll fra Telemark kommunerevisjon IKS. Planen er nå mottatt. Selskapskontrollen er et verktøy for å påse at forvaltningen av kommunens eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Og videre i henhold til aktuelle lover og regler. Formålet med eierskapskontroller er å kontrollere om den utøver kommunens eierinteresser, utøver myndigheten slik det er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven. Den skal også ivareta kommunens interesser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Å gjennomføre selskapskontroll i alle selskapene hvert år er lite hensiktsmessig. I planen, pkt 6, er det forslag til prioritering av selskaper man vil analysere. og kommunestyret må selv vurdere prioriteringene. En plan for hele valgperioden er et langt tidsperspektiv. er innforstått med at det kan komme endringer. Det er en fordel om kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden. I selskaper med flere eiere vil kontrollutvalget kontakte de andre og bestrebe seg på å gjennomføre selskapskontrollen sammen. Følgende prioriteringer legges til grunn for arbeidet: 1. Visit Grenland AS (kontorkommune Skien) 2. Geo Norvegica Geopark IKS (kontorkommune Porsgrunn) Sak 7/12 Side 11 av 12

12 Sak 7/12 3. Telemark kommunerevisjon IKS (kontorkommune Skien) 4. Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (kontorkommune Bø) Plan for selskapskontroll Siljan kommune Side 12 av 12