Vennesla kommune. Kontrollutvalet. Medlemmer og varamedlemmer Dato Vennesla kommune - kontrollutvalget

Transkript

1 Vår ref. 14/ /KASB Medlemmer og varamedlemmer Dato Vennesla kommune - kontrollutvalget Det blir med dette kalla inn til møte: Dato: Tid: Sted: Vennesla herredshus Dersom man ikke kan møte må det snarest meldes i fra til sekretær for kontrollutvalget Benedikte Vonen, på e-post: benedikte.vonen@temark.no eller tlf På selve møtedagen vil sekretær for kontrollutvalget være Øystein Bergh, som kan kontaktes på e-post: oystein.bergh@temark.no eller tlf Vara møter berre etter egen innkalling. Vedlagt følger sakene 12/14-19/14 for Leder Oddbjørn Hagen Beate Marie Dahl Eide Sekretær for kontrollutvalet Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 Sakliste for Vennesla kommune - kontrollutvalet Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 12/14 14/438 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE /14 14/443 ORIENTERING OM SALG AV VENNESLA PRESTEGÅRD 14/14 14/442 ORIENTERING OM DOM I FORBINDELSE MED NY SVØMMEHALL 15/14 14/441 ENDRING AV AVFALLSFORSKRIFTEN - RETURKRAFT AS 16/14 14/439 OPPSUMMERING AV GJENNOMFØRT REVISJON AV REGNSKAPET FOR /14 14/444 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE /14 14/446 BUDSJETT FOR 2015 FOR KONTROLL- OG TILSYNSVIRKSOMHETEN I VENNESLA KOMMUNE 19/14 14/447 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER I MØTE

3 Sak nr. 12/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Arkivsaksnr.: 14/438 Arkivkode: /14 Vennesla kommune - kontrollutvalet Protokollen fra møte godkjennes. Protokollen fra møte i kontrollutvalget legges frem for godkjenning i møtet. Vedlegg: Protokoll Sak 12/14 Side 3 av 12

4 Sak nr. 13/14 ORIENTERING OM SALG AV VENNESLA PRESTEGÅRD Arkivsaksnr.: 14/443 Arkivkode: /14 Vennesla kommune - kontrollutvalet Saken legges frem utan innstilling. Kontrollutvalget ba i forrige møte om at rådmannen orienterer utvalget om salg av Vennesla prestegård. Administrasjonen vil orientere i møtet. Sak 13/14 Side 4 av 12

5 Sak nr. 14/14 ORIENTERING OM DOM I FORBINDELSE MED NY SVØMMEHALL Arkivsaksnr.: 14/442 Arkivkode: /14 Vennesla kommune - kontrollutvalet Saken legges frem uten innstilling. Vennesla kommune har tapt sak mot Skanska i forbindelse med bygging av ny svømmehall, og dommen er nylig klar. Administrasjonen vil orientere om saka i møtet. Sak 14/14 Side 5 av 12

6 Sak nr. 15/14 ENDRING AV AVFALLSFORSKRIFTEN - RETURKRAFT AS Arkivsaksnr.: 14/441 Arkivkode: /14 Vennesla kommune - kontrollutvalet Saken tas til orientering. Klima- og miljødepartementet har nå fastsatt ny avfallsforskrift, som skal sikre at kommunale avfallsgebyrer ikke brukes til å subsidiere kommersiell avfallshåndtering (håndtering av næringsavfall). Endringene i avfallsforskriften berører blant annet Returkraft AS, som Vennesla kommune indirekte er eier av gjennom sitt eierskap i Avfall Sør. Kristiansand revisjonsdistrikt IKS vil orientere om saka i møtet. Vedlegg: 1) Diverse informasjon om endring i avfallsforskriften 2) Pressemelding fra Klima- og miljødepartementet, Sak 15/14 Side 6 av 12

7 Sak nr. 16/14 OPPSUMMERING AV GJENNOMFØRT REVISJON AV REGNSKAPET FOR 2013 Arkivsaksnr.: 14/439 Arkivkode: /14 Vennesla kommune - kontrollutvalet Saken tas til orientering. Kristiansand revisjonsdistrikt IKS vil gjennomgå oppsummeringsbrevet som er sendt kommunen i forbindelse med revisjon av regnskapet for 2013 i møtet. Vedlegg: 1) Brev fra Kristiansand revisjonsdistrikt IKS, datert Sak 16/14 Side 7 av 12

8 Sak nr. 17/14 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE Arkivsaksnr.: 14/444 Arkivkode: /14 Vennesla kommune - kontrollutvalet Saken tas til orientering. Kristiansand kommunerevisjon IKS vil orientere om det løpende revisjonarbeidet i møtet. Sak 17/14 Side 8 av 12

9 Sak nr. 18/14 BUDSJETT FOR 2015 FOR KONTROLL- OG TILSYNSVIRKSOMHETEN I VENNESLA KOMMUNE Arkivsaksnr.: 14/446 Arkivkode: /14 Vennesla kommune - kontrollutvalet Kontrollutvalget innstiller følgende til Kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2015 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Vennesla Kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer med dette en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester for 2015 i Vennesla kommune. Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i Vennesla Kommune for Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgiftene til selve drifta av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall og noe på anslag. Det er svært viktig at det settes av tilstrekkelig med midler til kontrollutvalgets virksomhet. Det å sørge for tilstrekkelig kontroll og tilsyn av den kommunale virksomheten er høyaktuelt, og kommunestyret har et ansvar i å sørge for at det bevilges nok med ressurser til dette. Det er blant annet viktig at medlemmene får delta på ulike kurs og seminarer for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på fylkesvise og regionale samlinger er bra i denne sammenhengen. Det skal holdes lokalvalg i 2015, noe som kan medføre endret sammensetning av utvalget og andre behov. Det må være rom for dette på kontrollutvalgets budsjett. Sak 18/14 Side 9 av 12

10 Sak 18/14 Budsjettet kan spesifiseres som følger: Beskrivelse Budsjett 2013 Budsjett 2014 Budsjett 2015 Møtegodtgjørelse m.v Bilgodtgjørelse Opplæring og kurs Bevertning m.v Kontorutgifter og reise Diverse Sum kontrollutvalg Kjøp fra IKS a. Revisjon (revisjonshonorar) Revisjon (møtedeltagelse og forberedelse) b. Selskapskontroll c. Sekretariat (Temark) Sum kjøp IKS Totalutgifter Økonomiplan Det er ikke budsjettert med forventet lønns-/prisvekst i økonomiplanperioden. Dette forutsettes lagt inn av kommuneadministrasjonen i forbindelse med utarbeidelse av kommunens samlede budsjett og økonomiplan. Kommentar til noen av postene i budsjettet: En post som godtgjøring/tapt arbeidsfortjeneste avhenger både av aktiviteten i utvalget og hvilket godtgjøringsnivå kommunen ligger på. Budsjettet er sett i forhold til Vennesla kommunes reglement for godtgjørelse til folkevalgte. Det er tatt høyde for 5 kontrollutvalgsmøter i året. Sekretariatet anbefaler NKRFs kontrollutvalgskonferanse i februar 2015, samt dagskonferanse Vår og Høst i regi av sekretariatet. Vennesla kommune har valgt å delta i to interkommunale selskaper for å løse kontroll og tilsynsoppgavene. Dette er Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS for revisjonsoppgaver og Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgaver. Sekretariatstjenester Vennesla kommune er fra 1. juli d.å., medeier i Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnader i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/ kommunestørrelse, og budsjett for virksomheten blir endelig fastlagt av representantskapet. Revisjonstjenester 1 Arendal revisjonsdistrikt IKS har levert sekretariats tjenester frem til Temark overtok Dette er det opprinnelige budsjettallet. 2 Beregningen som ligger til grunn for sekretariats tjenesten i 2015 er kr ,5% (deflator). Side 10 av 12

11 Sak 18/14 Vennesla kommune er medeier i Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS. Kostnader i selskapet blir fordelt etter vedtatt fordelingsnøkkel, og budsjett for virksomheten blir fastlagt av representantskapet (ref. vedlegg 1). Kristiansand revisjonsdistrikt IKS har lagt til grunn en utgiftsvekst på 3,75%, og kostnadene til revisjon er justert tilsvarende. Selskapskontroll og evt. andre tjenester Kjøp av tjenester omfatter selskapskontroll og eventuelt andre tjenester. Det er viktig at det bevilges nok penger til å gjennomføre tilstrekkelig antall selskapskontroller. Med andre tjenester menes situasjoner der skulle oppstå behov for å kjøpe inn ekstern bistand/kompetanse i form av for eksempel advokat, ekstern konsulent/revisjon eller kjøp av ekstra tjenester fra Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS. Det er i budsjettforslaget kun tatt høyde for planlagt kjøp av selskapskontroll fra Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS. Konklusjon: Kontrollutvalgets sekretariat foreslår en budsjettramme på kr ,- for kontrollutvalget for 2015, dette inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariattjenester. Vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år Det er tatt høyde for en lønnsvekst på 3,5%, i tråd med regjeringens Kommuneproposisjon, som ble lagt frem i mai. Noen poster er justert med mindre enn 3,5%, basert på de erfaringstall som foreligger per dato. Kristiansand revisjonsdistrikt IKS har lagt til grunn en utgiftsvekst på 3,75%. Skulle det oppstå situasjoner som nevnt over der det blir behov for ekstraordinære granskninger/rapporter, og der det er nødvendig å hente inn ekstern kompetanse eller kjøpe ekstra tid fra Kristiansand revisjonsdistrikt IKS, kan behovet for tilleggsbevilgninger til Kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå. Dette er i så tilfelle en sak for kommunestyret. Side 11 av 12

12 Sak nr. 19/14 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER I MØTE Arkivsaksnr.: 14/447 Arkivkode: /14 Vennesla kommune - kontrollutvalet Saken tas til orientering. Her kan sekretariatet og medlemmane i kontrollutvalet ta opp og orientere om aktuelle saker/møter/annet. Sekretariet har følgende tema til møtet: 1) Status Temark IKS Temark (Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS) ble største kontrollutvalgssekretariat i landet fra Sekretariatet omfatter nå 34 kommuner og fylkeskommuner i Telemark, Aust- og Vest- Agder. Det er ansatt 2 personer som skal ha kontorsted på Fylkeshuset i Arendal; Alexander Etsy Jensen og Benedikte Vonen. Begge hadde oppstart ) Representantskap og Høstkonferanse 2014 Første representantskap etter utvidelsen av selskapet holdes mandag 10. november på Brokelandsheia. Det jobbes med planlegging av møtet/konferanseprogram. 3) Møtekalender ut 2014 Det er i møtekalenderen for Vennesla KU satt av møter og Det må avklares når det skal avholdes møter ut året. 4) Andre saker/eventuelt Sak 19/14 Side 12 av 12