Tinn kommune. Kontrollutvalget. Medlemmar og varamedlemmar Dato Tinn kommune - kontrollutvalget. Det vert med dette kalla inn til møte:

Transkript

1 Vår ref. 14/ /KASB Medlemmar og varamedlemmar Dato Tinn kommune - kontrollutvalget Det vert med dette kalla inn til møte: Dato: Tid: Sted: Formannskapssalen, Rjukan Dersom de ikkje kan møte må det snarast meldast ifrå til sekretær for kontrollutvalet, på e-post: beatemarie.dahleide@temark.no eller tlf Vara møter berre etter eiga innkalling. Vedlagt følgjer sakene 21/14-27/14 Under møtet vert fylgjande saker vurdert lukka: 23/14. for Leiar Kjetil Høstrup Djuve Beate Marie Dahl Eide Sekretær for kontrollutvalet Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 Sakliste for Tinn kommune - kontrollutvalget Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 21/14 14/922 LOKALE TILLEGGSAVTALER MELLOM TINN KOMMUNE OG SYKEHUSET TELEMARK HF 22/14 14/923 HÅNDTERING AV PASIENTSENSITIVE OPPLYSNINGER OG ELEKTRONISK MELDINGSSYSTEM 23/14 14/924 ORIENTERING OM MULIG KORRUPSJONSSAK 24/14 14/925 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT/RULLERING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON /14 14/920 ORIENTERING FRA REVISOR I MØTE /14 14/801 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR /14 14/921 EVENTUELT I MØTE

3 Sak nr. 21/14 LOKALE TILLEGGSAVTALER MELLOM TINN KOMMUNE OG SYKEHUSET TELEMARK HF Arkivsaksnr.: 14/922 Arkivkode: 217 F00 21/14 Tinn kommune - kontrollutvalget Saken legges frem utan innstilling. Tinn kontrollutvalg behandla i møte sak 16/14 Forvaltningsrevisjonsprosjekt om Samhandlingsreformen. I tilknytning til saken ba kontrollutvalget om tilbakerapportering ila på om hvordan de lokale tilleggsavtalene mellom Tinn kommune og Sykehuset Telemark HF blir fulgt opp. Kommunalsjef Terje Bjerkehagen, Tjenesteområdet utvikling, velferd og levekår, vil orientere i møtet. Vurdering fra sekretariatet Saken legges frem uten innstilling da orientering vil bli gitt i møtet. Sak 21/14 Side 3 av 11

4 Sak nr. 22/14 HÅNDTERING AV PASIENTSENSITIVE OPPLYSNINGER OG ELEKTRONISK MELDINGSSYSTEM Arkivsaksnr.: 14/923 Arkivkode: 217 F00 22/14 Tinn kommune - kontrollutvalget Saken legges frem utan innstilling. Tinn kontrollutvalg behandla i møte sak 16/14 Forvaltningsrevisjonsprosjekt om Samhandlingsreformen. I tilknytning til saken ba kontrollutvalget om tilbakerapportering ila på håndteringen av pasientsensitive opplysninger, spesielt med henblikk på det nye elektroniske meldingssystemet. Kommunalsjef Terje Bjerkehagen, Tjenesteområdet utvikling, velferd og levekår, vil orientere i møtet. Vurdering fra sekretariatet Saken legges frem uten innstilling da orientering vil bli gitt i møtet. Sak 22/14 Side 4 av 11

5 Sak nr. 23/14 ORIENTERING OM MULIG KORRUPSJONSSAK Arkivsaksnr.: 14/924 Arkivkode: /14 Tinn kommune - kontrollutvalget Saken legges frem uten innstilling. Det er fremkommet informasjon i media om at Tinn kommune har koblet inn Økokrim for å undersøke om det er foregått forsøk på korrupsjon fra Rjukan Technology Center AS (RTC) i kontakt med næringssjef Audun Mogen. vil få orientering om saka i møtet. Vurdering fra sekretariatet Saken legges frem uten innstilling siden orienteringen vil bli gitt i møtet. Sak 23/14 Side 5 av 11

6 Sak nr. 24/14 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT/RULLERING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Arkivsaksnr.: 14/925 Arkivkode: /14 Tinn kommune - kontrollutvalget rullerer Plan for forvaltningsrevisjon Rekkefølgen på de resterende prosjektene blir som følger: 1) Eiendomsforvaltning 2) Miljøarbeid 3) Personvern bestiller forvaltningsrevisjonsrapport på Eiendomsforvaltningen i Tinn kommune, og ber Telemark kommunerevisjon IKS legge frem en plan for hvordan prosjektet kan gjennomføres snarest mulig. Tinn kommunestyre har delegert myndighet til kontrollutvalget å foreta rullering og endring av plan for forvaltningsrevisjon i planperioden. rullerte planen forrige gang , og prioriterte da følgende prosjekt: 1. Samhandlingsreformen 2. Miljøarbeid 3. Personvern 4. Eiendomsforvaltning Den endelige rapporten på Samhandlingsreformen ble levert i kontrollutvalgets møte i september i år. I tillegg i denne perioden har utvalget fått levert ett prosjekt på IT- drift og sikkerhet, som ble behandlet i kontrollutvalget i november Det er ønskelig at utvalget nå vurderer en eventuell rullering av plan for forvaltningsrevisjon, og bestiller et nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt. Sekretariatet ser at kommunenes rolle som eiendomsforvalter er løftet frem flere steder, og det er også i Telemark gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekter på dette temaet. Kommunene Sak 24/14 Side 6 av 11

7 Sak 24/14 er ofte store eiendomsforvaltere, og benytter seg både av eid og leid eiendom. Det er viktig å se til at kommunen har gode strategier og behovsanalyser for de eiendommene man har, at man har god oversikt over eiendomsmassen, at den blir forvaltet på en god måte, at det blir utført tilstrekkelig verdibevarende vedlikehold osb. At det er best mulig oversikt over eiendomsmassen tilgjengelig er også viktig for at politisk nivå skal ha tilstrekkelig grunnlag å fatte sine beslutninger på. Vurdering fra sekretariatet må vurdere hvilket prosjekt de ønsker å sette i gang nå. Utvalget kan følge prioriteringen som er vedtatt, omprioritere på rekkefølgen eller foreslå/vedta nye prosjekter inn. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsprosjekt på Eiendomsforvaltningen i Tinn kommune. Side 7 av 11

8 Sak nr. 25/14 ORIENTERING FRA REVISOR I MØTE Arkivsaksnr.: 14/920 Arkivkode: /14 Tinn kommune - kontrollutvalget Saken tas til orientering. Oppdragsrevisor Elizabeth Kasin vil orientere om det løpende revisjonsarbeidet i møtet. Sak 25/14 Side 8 av 11

9 Sak nr. 26/14 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR 2015 Arkivsaksnr.: 14/801 Arkivkode: /14 Tinn kommune - kontrollutvalget Møte- og arbeidsplan for 2015 vedtas som den foreligger. må vedta en møte- og arbeidsplan for det kommende året. Utvalget må fortløpende vurdere arbeidet sitt, og hvilken arbeidsform som er hensiktsmessig. Valgperioden går mot slutten, og det er viktig at sittende kontrollutvalgs erfaringer tas med videre til neste kontrollutvalg. Opplæring av nytt kontrollutvalg vil skje i første møte etter oppnemning av nytt utvalg, og gjennom konferanser/kurs i regi av Temark, evt. andre. Tinn kommune har fem møter i året, fordelt på tre møter på våren og to møter på høsten. Ordinære møter bør kunne holdes innenfor en tidsramme på tre fire timer per møte. Møte-/arbeidsplan for 2015 Onsdag 25. februar 2015, kl Selskapskontroll Rjukanlys AS(?) s årsmelding for 2014 Orientering fra etatssjef/enhetsbesøk? Orientering fra revisor Onsdag 06. mai 2015, kl Kommuneregnskapet for 2014 Regnskapet for Rjukanbadet KF for 2014 Melding om andre reviderte regnskap (skatteoppkreveren) Onsdag 10. juni 2015, kl Sak 26/14 Side 9 av 11

10 Sak 26/14 Orientering fra etatssjef/enhetsbesøk? Orientering fra revisor Orientering fra økonomisjef Onsdag 21. oktober 2015, kl Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2016 Orientering fra revisor (revisjonsplanleggingen) Onsdag 25. november 2015, kl Orientering fra revisor Orientering fra økonomisjef Møte- og arbeidsplan for 2016 Orientering om Kommunebudsjettet for 2016 Planen er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp hvilken som helst sak og avholde de møter de ønsker. I tillegg kommer rapporter fra eventuelle forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller når disse er klare. Side 10 av 11

11 Sak nr. 27/14 EVENTUELT I MØTE Arkivsaksnr.: 14/921 Arkivkode: /14 Tinn kommune - kontrollutvalget Sak 27/14 Side 11 av 11