Vest-Agder fylkeskommune

Transkript

1 Vår ref. 14/ /BOSL Medlemmer og varamedlemmer Dato Vest-Agder fylkeskommune - Det kalles med dette inn til møte: Dato: Tid: 12:00-15:00 Sted: Fylkeshuset, møterom kontrollrommet (ved siden av fylkesrevisjonen) Dersom de ikke kan møte må det snarest meldes ifra til sekretær for, på e-post: line.bosnes@temark.no eller tlf Vara møter kun etter egen innkalling. Vedlagt følger sakene 48/14-51/14 for Vidar Kleppe Leder Line Bosnes Hegna Sekretær for Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 Sakliste for Vest-Agder fylkeskommune - Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 48/14 14/880 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - OFFENTLIG ANSKAFFELSER 49/14 14/867 ORIENTERING FRA FYLKESREVISOR 50/14 14/868 UTREDNING OM REVISJONSORDNING I VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 51/14 14/869 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER

3 Sak nr. 48/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - OFFENTLIG ANSKAFFELSER Arkivsaksnr.: 14/880 Arkivkode: /14 Vest-Agder fylkeskommune - Innstilling til fylkestinget: 1. Fylkesrådmannen bør etablere en formalisert internkontroll for å redusere risikoen for styringssvikt, feil og mangler i fylkeskommunens virksomhet. Internkontrollen bør dimensjoneres med utgangspunkt i hva som er ønsket risikonivå for fylkeskommunen. 2. For innkjøpsområdet er det viktig at internkontrollen dokumenteres, at det gjennomføres kontroller som sikrer at de ulike enhetene følger opp vedtatte lover og regler knyttet til offentlige anskaffelser, og at det etableres et system med avviksrapportering. 3. Fylkesrådmannen bør vurdere tiltak for å sikre at anskaffelsesprosesser blir gjennomført i henhold til regelverket, herunder krav til beregning av anskaffelsesverdi, protokollføring, dokumentasjon og arkivering. Det bør også vurderes tiltak for å sikre at enhetsledere og andre som foretar innkjøp har nødvendig kunnskap om regelverket for offentlige anskaffelser 4. Fylkesrådmannen bør utarbeide en oversikt på intranettet over alle varer og tjenester det er inngått rammeavtaler for og som er enkel og lett å finne fram i for brukerne. 5. Fylkesrådmannen bør vurdere å utarbeide et forenklet internt regelverk ("innkjøpsreglement") til daglig bruk som kan fungere som styringsdokument og veileder til lovverket. 6. Fylkesrådmannen bør vurdere hvilke tiltak som kan iverksettes for å forhindre at eksisterende rammeavtaler ikke blir fornyet i tide, samt sikre at det blir gitt informasjon når eksisterende rammeavtaler utløper. 7. Revisjonen mener videre at fylkesrådmannen bør vurdere om det skal rapporteres mer omfattende om fylkeskommunens internkontroll i årsrapporten. Sak 48/14 Side 3 av 7

4 Sak 48/14 Fylkesrevsior har etter bestilling fra gjennomført en forvaltningsrevisjon om offentlig anskaffelser i Vest-Agder fylkeskommune. Hovedproblemstillingane err som følger: I. Har Vest-Agder fylkeskommune regelverket for offentlig anskaffelser ved kjøp av tjenester? II. Følger Vest-Agder fylkeskommune regelverket for offentlig anskaffelser ved kjøp av tjenester? Rapporten konkluderer med at det skjer brudd på reglene for offentlig anskaffelser og at det mangler rutiner/veiledere på hvordan det skal gjøres. Det er heller ikke tilstrekkelig internkontroll på området. Som følge av dette foreslås det en rekke tiltak for å forbedre fylkeskommunenes innkjøpsrutiner. Rapporten ble levert Fylkesrevsior vil legge frem rapporten for i møtet. Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport offentlig ansakffelser Side 4 av 7

5 Sak nr. 49/14 ORIENTERING FRA FYLKESREVISOR Arkivsaksnr.: 14/867 Arkivkode: /14 Vest-Agder fylkeskommune - Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Fylkesrevisor orienterer om det løpende revisjonsarbeidet i fylkeskommunen. Vedlegg: Sak 49/14 Side 5 av 7

6 Sak nr. 50/14 UTREDNING OM REVISJONSORDNING I VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE Arkivsaksnr.: 14/868 Arkivkode: /14 Vest-Agder fylkeskommune - Andre utkast av utredningen legges frem for utvalget i møte Kontrollutvalget vedtok i møte sak 41/14 å sette i gang en utredningsprosess med tanke på revisjonsordningene i Vest-Agder fylkeskommune, jf. Fylkestingets vedtak 42/ Sekretariatet gjennomgår første utkast av utredningen for i desembermøtet. I henhold til offentleglova 14 første ledd, jfr 16 første ledd, siste setning, kan dokumenter unntas offentlighet dersom de er for organets egne interne saksforberedelse. Vedlegg: Første utkast til utredning av revisjonsordning i Vest-Agder fylkeskommune, u.off. Sak 50/14 Side 6 av 7

7 Sak nr. 51/14 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Arkivsaksnr.: 14/869 Arkivkode: /14 Vest-Agder fylkeskommune - Kontrollutvalget tar saken til orientering. Representantskap Temark Høstkonferanse Eventuelt Vedlegg: Sak 51/14 Side 7 av 7