Grimstad kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Grimstad kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Grimstad kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Møteleder: Kommunestyresalen Gunnar Topland Forfall: Ikke møtt: Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Sekretær Ingen Dag Ommundsen Gunnar Topland Maria Andvik Solveig Kleivene Øystein Haga Benedikte Vonen Revisor Arne Kjell Tellefsen Revisor Kristian Fjellheim Bakke, sak 29/14-32/ /14 B a. Revisor Camilla Eriksrud, sak 29/14-32/ /14 B a. Kommunalsjef Åge Løsnesløkken, sak 29-31/14 Innkallingen ble godkjent. Sakslisten ble godkjent. Møteprotokollen fra møte ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 29/14 32/14, 35/14 B a., 33/14 35/14. Grimstad, Gunnar Topland Leder Benedikte Vonen Sekretær Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKSLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 29/14 14/749 SAK FRA TEKNISK UTVALG OM HABILITET I SAKSBEHANDLINGEN 30/14 14/748 FORESPØRSEL OM SAKSBEHANDLING I GRIMSTAD KOMMUNE 31/14 14/575 STATUS OG FREMDRIFT MATRIKKELFØRING 32/14 14/758 FORVALTNINGSREVISJON SOSIALTJENESTER GRIMSTAD KOMMUNE /14 14/828 ANDRE ORIENTERINGER /14 14/854 MØTE-/ÅRSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2015 GRIMSTAD 35/14 14/831 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 8

3 Sak nr. 29/14 SAK FRA TEKNISK UTVALG OM HABILITET I SAKSBEHANDLINGEN Kontrollutvalget tar orienteringen om «Mur Toraldåsen nr. 42» til etterretning. Utvalget finner at saken er gitt en grundig og forsvarlig administrativ og politisk vurdering og at fremsatte, udokumenterte påstander om «klar forskjellsbehandling» samt at «relasjoner på kommunehuset er en gjennomgående faktor for å komme heldig ut av det» må anses grunnløse. Åge Løsnesløkken orienterte om de faktiske forhold i saken. Leder fremmet følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar orienteringen om «Mur Toraldåsen nr. 42» til etterretning. Utvalget finner at saken er gitt en grundig og forsvarlig administrativ og politisk vurdering og at fremsatte, udokumenterte påstander om «klar forskjellsbehandling» samt at «relasjoner på kommunehuset er en gjennomgående faktor for å komme heldig ut av det» må anses grunnløse. Votering: Leders forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Sak nr. 30/14 FORESPØRSEL OM SAKSBEHANDLING I GRIMSTAD KOMMUNE Kontrollutvalget tar orienteringen om Skjærgårsveien 25 til etterretning. Saken har, etter mottakelse av klagen, blitt behandlet i Teknisk utvalg, hvis vedtak kontrollutvalget ikke skal ha noen mening om. På grunn av at det er reist tvil om habiliteten i den innledende saksbehandling hos bygningsmyndigheten, vil kontrollutvalget anmode om at det utarbeides interne retningslinjer som omhandler habilitet og etiske normer ved saksbehandlingen, som kan tas inn som del av den kommunale internkontroll. Kontrollutvalget ber videre om at slike retningslinjer sendes sekretariatet i forkant av neste møte Åge Løsnesløkken orienterte om de faktiske forhold i saken. Leder fremmet følgende forslag til vedtak: Side 3 av 8

4 Kontrollutvalget tar orienteringen om Skjærgårsveien 25 til etterretning. Saken har, etter mottakelse av klagen, blitt behandlet i Teknisk utvalg, hvis vedtak kontrollutvalget ikke skal ha noen mening om. På grunn av at det er reist tvil om habiliteten i den innledende saksbehandling hos bygningsmyndigheten, vil kontrollutvalget anmode om at det utarbeides interne retningslinjer som omhandler habilitet og etiske normer ved saksbehandlingen, som kan tas inn som del av den kommunale internkontroll. Kontrollutvalget ber videre om at slike retningslinjer sendes sekretariatet i forkant av neste møte Votering: Leders forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Sak nr. 31/14 STATUS OG FREMDRIFT MATRIKKELFØRING Redegjørelsen tas til orientering. Skriftlig redegjørelse fra rådmannen oversendes kontrollutvalget snarest. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding når arbeidet med matrikkelen og faktaretting vedrørende eiendomsskatt er fullført, og dog senest i sitt møte i april Åge Løsnesløkken orienterte om forsinkelser i prosessen med fremdrift matrikkel og faktaretting eiendomsskatt. Utkast til skriftlig redegjørelse fra rådmannen ble lagt frem i møtet. Leder la frem følgende tilleggsforslag til vedtak: Etter første setning: Skriftlig redegjørelse fra rådmannen oversendes kontrollutvalget snarest. Votering: med tilleggsforslag fra leder enstemmig vedtatt. Redegjørelsen tas til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding når arbeidet med matrikkelen og faktaretting vedrørende eiendomsskatt er fullført, og dog senest i sitt møte i april Sak nr. 32/14 FORVALTNINGSREVISJON SOSIALTJENESTER GRIMSTAD KOMMUNE 2014 Side 4 av 8

5 Innstilling til kommunestyret: Grimstad kommune følger opp forvaltningsrevisjonsrapporten «Sosialtjenester» på følgende måte: 1. Saksbehandlingsrutinene i NAV Grimstad gjennomgås for å sikre - at vedtak om stønader utover veiledende norm gitt av kommunestyret får en særskilt begrunnelse for avviket, og - at brukere av NAV Grimstad som har behov for økonomisk veiledning får tilbud om dette. Rådmannen rapporterer til kontrollutvalget om oppfølging av vedtakets punkt 1 senest innen kontrollutvalgets aprilmøte Rådmannen legger frem en sak til kommunestyret om behovet for å opprettholde klientnemnda i prosessen for klagesaksbehandling for saker behandlet av NAV Grimstad, senest innen kommunestyrets junimøte Rutinebeskrivelsene og rutinene for avviksrapportering i NAV Grimstad innarbeides i et helhetlig internkontrollsystem i NAV Grimstad. Forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke la frem rapporten fra forvaltningsrevisjonsprosjektet «Sosialtjenester». Leder la frem følgende endringsforslag: Punkt 1, andre strekpunkt: Ordet etterspør mer strykes og erstattes med har behov for. Punkt 2: Tillegg i punkt 2: Rådmannen legger frem en sak til kommunestyret om behovet for å opprettholde klientnemnda i prosessen for klagesaksbehandling Punkt 3: Tillegg i første setning: i NAV Grimstad. To siste setninger strykes. Kontrollutvalget mener det er naturlig at leder av kontrollutvalget legger frem saken for kommunestyret, med bistand fra forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke. Votering: med endringsforslag fra leder enstemmig vedtatt. Innstilling til kommunestyret: Side 5 av 8

6 Grimstad kommune følger opp forvaltningsrevisjonsrapporten «Sosialtjenester» på følgende måte: 1. Saksbehandlingsrutinene i NAV Grimstad gjennomgås for å sikre - at vedtak om stønader utover veiledende norm gitt av kommunestyret får en særskilt begrunnelse for avviket, og - at brukere av NAV Grimstad som etterspør mer økonomisk veiledning får tilbud om dette. Rådmannen rapporterer til kontrollutvalget om oppfølging av vedtakets punkt 1 senest innen kontrollutvalgets aprilmøte Rådmannen legger frem en sak til kommunestyret om prosessen for klagesaksbehandling for saker behandlet av NAV Grimstad, senest innen kommunestyrets junimøte Rutinebeskrivelsene og rutinene for avviksrapportering i NAV Grimstad innarbeides i et helhetlig internkontrollsystem. Kommunestyret forventer at et helhetlig internkontrollsystem er på plass innen utgangen av Rådmannen rapporterer jevnlig gjennom 2015 til kontrollutvalget om status og fremdrift i arbeidet med et helhetlig internkontrollsystem. Sak nr. 33/14 ANDRE ORIENTERINGER Orienteringene blir tatt til etterretning. 1. Orienteringer fra revisor: a. Revisor Arne Kjell Tellefsen orienterte om løpende revisjonsoppgaver, forarbeid for revisjon av årsregnskapet, oppgaver knyttet til nyopprettede AKST. b. Revisor Arne Kjell Tellefsen orienterte om byggeprosjektet Nye Fevik skole, ut fra notat som er laget i saken. Ingen vesentlige feil funnet. Kontrollutvalget har notert seg at kommunens største byggeprosjekt så langt synes å ha hatt en god prosjektledelse, og at prosjektet ser ut for å bli gjennomført innenfor de rammene som er tildelt fra kommunestyret. 2. Orienteringer fra leder: a. Etikkonferansen 2014 i Oslo i november 2014 b. Kontrollutvalgskonferansen NKRF feb Orienteringer fra sekretariatet: Ingen orienteringer utover sakene under referat- og drøftingssaker. Side 6 av 8

7 Votering: enstemmig vedtatt. Orienteringene blir tatt til etterretning. Sak nr. 34/14 MØTE-/ÅRSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2015 GRIMSTAD Møte-/årsplanen oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: Møte-/årsplanen for kontrollutvalget i Grimstad kommune godkjennes slik den foreligger. Møtedatoer: - Onsdag Onsdag Onsdag Onsdag Onsdag Onsdag Kontrollutvalget har fullmakt til å endre datoer, møtetidspunkt og saker ved behov. I dette ligger også fullmakt til å endre prioriteringene i planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sekretær Benedikte Vonen la frem forslaget til møte-/årsplan for Møtetidspunkt ble diskutert og konklusjonen ble at kontrollutvalgsmøtene skal starte kl. 09:00. Votering: enstemmig vedtatt. Møte-/årsplanen oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: Møte-/årsplanen for kontrollutvalget i Grimstad kommune godkjennes slik den foreligger. Møtedatoer: - Onsdag Onsdag Onsdag Onsdag Onsdag Onsdag Side 7 av 8

8 Kontrollutvalget har fullmakt til å endre datoer, møtetidspunkt og saker ved behov. I dette ligger også fullmakt til å endre prioriteringene i planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sak nr. 35/14 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Referat- og drøftingssaker tas til etterretning. A. Neste møte kl. 09:00 B. Eventuelt: a. Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for neste valgperiode Regelverket sier at disse må behandles innen utgangen av Avtroppende kontrollutvalg blir invitert til å gi innspill i sitt siste møte. b. Sårbarhet i byggesaksbehandlingen? Kontrollutvalget vil vurdere om det er aktuelt å følge opp dette temaet med orientering fra rådmannen i senere møte. c. Økonominotat fra rådmannen til formannskapet pr Sekretær Benedikte orienterte kort om notat fra rådmannen. Dette er sendt ut til medlemmene av utvalget. Notatet er ikke behandlet i formannskapet. Votering: enstemmig vedtatt. Referat- og drøftingssaker tas til etterretning. Side 8 av 8