Notodden kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Notodden kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll frå Notodden kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtestad: Møteleiar: Fråfall: Til stades: Formannskapsalen, Rådhuset, Notodden Bjarne Bakken Gunvor Strand, medlem Gunnar Landvik, medlem Bjarne Bakken, leder Anne Haugen Wagn, nestleder Kåre Tjønnheim, medlem Jan Oterholt, varamedlem Anne Solberg, varamedlem Sekretær Beate Marie Dahl Eide Oppdragsrevisor Ottar Kleppe Forvaltningsrevisor Anne Hagen Stridsklev (sak 10/15) Rådmann Svein Aannestad (sak 8-9/15, 11/15) Økonomisjef Håkon Sørby (sak 8-9/15) Administrerende direktør John Terje Veseth (sak 10/15) Innkallingen ble godkjent. Saklista ble godkjent. Møteprotokoll fra møte ble godkjent. Sakene blei behandla slik: 1-2/15, 4/15, 3/15, 5-7/15. Notodden, Bjarne Bakken Leder av kontrollutvalget Beate Marie Dahl Eide Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 8/15 15/498 NOTODDEN KOMMUNESKOGER KF ÅRSREGNSKAP /15 15/500 NOTODDEN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE 10/15 14/929 GODKJENNING AV PROSJEKTPLAN/SKISSE FOR SELSKAPSKONTROLL/FORVALTNINGSREVISJON I NUAS 11/15 15/493 AVTALER MELLOM NOTODDEN KIRKELIGE FELLESRÅD OG NOTODDEN KOMMUNE 12/15 15/502 EVENTUELT I MØTE Side 2 av 7

3 Sak nr. 8/15 NOTODDEN KOMMUNESKOGER KF ÅRSREGNSKAP 2014 Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Notodden Kommuneskoger KF 2014, med årsberetning. Utvalget baserer sin behandling på Telemark kommunerevisjon IKSs arbeid og revisors beretning. Kontrollutvalget har ingen merknader og anbefaler at årsregnskapet for Notodden Kommuneskoger KF 2014 med årsberetning, godkjennes. Rådmannen orienterte. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk svar. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Notodden Kommuneskoger KF 2014, med årsberetning. Utvalget baserer sin behandling på Telemark kommunerevisjon IKSs arbeid og revisors beretning. Kontrollutvalget har ingen merknader og anbefaler at årsregnskapet for Notodden Kommuneskoger KF 2014 med årsberetning, godkjennes. Sak nr. 9/15 NOTODDEN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Kontrollutvalgets uttalelse til Notodden kommunes årsregnskap 2014: Kontrollutvalget har behandlet Notoddens kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet. Driftsregnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. Utvalget baserer sin behandling på revisjonens arbeid, revisors beretning og rapport til kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Side 3 av 7

4 Kontrollutvalget vil påpeke at det fremdeles er til dels store avvik mellom budsjett og regnskap, spesielt når det gjelder investeringer, og det må i 2015 prioriteres å få budsjettet mer realistisk. Det er viktig at alle investeringsprosjekter vedtas av kommunestyret, og at eventuelle endringer mellom prosjekt i løpet av året gjøres av kommunestyret. Både drifts- og investeringsbudsjettet må vere realistisk. Kontrollutvalget vil spesielt påpeke viktigheten av at politiske vedtak blir fattet på korrekt grunnlag og at budsjettet blir et reelt styringsdokument. Kontrollutvalget mener rutinene for økonomirapportering til kommunestyret må bli bedre, og vil presisere viktigheten av at det gjøres klare vedtak når det gjøres budsjettendringer. Kontrollutvalget anbefaler at Notoddens kommunes årsregnskap og årsmelding for 2014 godkjennes. Revisors rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2014, datert er vedlagt. Uttalelsen sendes til kommunestyret. Kopi av uttalelsen sendes formannskapet. Rådmann Svein Aannestad orienterte. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk svar fra rådmannen og økonomisjef Håkon Sørby. Revisor Ottar Kleppe orienterte om revisjonsarbeidet. Kontrollutvalet stilte spørsmål og fikk svar. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets uttalelse til Notodden kommunes årsregnskap 2014: Kontrollutvalget har behandlet Notoddens kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet. Driftsregnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. Utvalget baserer sin behandling på revisjonens arbeid, revisors beretning og rapport til kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget vil påpeke at det fremdeles er til dels store avvik mellom budsjett og regnskap, spesielt når det gjelder investeringer, og det må i 2015 prioriteres å få budsjettet mer realistisk. Det er viktig at alle investeringsprosjekter vedtas av kommunestyret, og at eventuelle endringer mellom prosjekt i løpet av året gjøres av kommunestyret. Både drifts- og investeringsbudsjettet må vere realistisk. Side 4 av 7

5 Kontrollutvalget vil spesielt påpeke viktigheten av at politiske vedtak blir fattet på korrekt grunnlag og at budsjettet blir et reelt styringsdokument. Kontrollutvalget mener rutinene for økonomirapportering til kommunestyret må bli bedre, og vil presisere viktigheten av at det gjøres klare vedtak når det gjøres budsjettendringer. Kontrollutvalget anbefaler at Notoddens kommunes årsregnskap og årsmelding for 2014 godkjennes. Revisors rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2014, datert er vedlagt. Uttalelsen sendes til kommunestyret. Kopi av uttalelsen sendes formannskapet. Sak nr. 10/15 GODKJENNING AV PROSJEKTPLAN/SKISSE FOR SELSKAPSKONTROLL/FORVALTNINGSREVISJON I NUAS Saken utsettes til neste møte. Forvaltningsrevisor Anne Hagen Stridklev la frem prosjektskissa. Administrerende direktør John Terje Veseth presenterte NUAS og arbeidet som gjøres. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk svar. Kontrollutvalget fremmet følgende forslag til vedtak: «Saken utsettes til neste møte». Forslaget ble enstemmig vedtatt. Prosjektplanen for selskapskontroll/forvaltningsrevisjon i NUAS godkjennes som den foreligger. Kontrollutvalget forutsetter at prosjektet gjennomføres som en del av den avsatte ressursen til forvaltningsrevisjon. Sak nr. 11/15 AVTALER MELLOM NOTODDEN KIRKELIGE FELLESRÅD OG NOTODDEN KOMMUNE Saken oversendes kommunestyret. Side 5 av 7

6 Notodden kontrollutvalg er opptatt av at Notodden kirkelige fellesråd skal ha et godt faglig miljø og en drift som gir god bruk av offentlige ressurser. Kontrollutvalget anbefaler, i tråd med råd fra revisor og rådmann, at regnskapet til Notodden kirkelige fellesråd blir ført av Notodden kommune. Rådmann Svein Aannestad orienterte om arbeidet med saka etter sist møte. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk svar.. Kontrollutvalget fremmet følgende forslag til vedtak: «Saken oversendes kommunestyret. Notodden kontrollutvalg er opptatt av at Notodden kirkelige fellesråd skal ha et godt faglig miljø og en drift som gir god bruk av offentlige ressurser. Kontrollutvalget anbefaler,i tråd med råd fra revisor og rådmann, at regnskapet til Notodden kirkelige fellesråd blir ført av Notodden kommune». Forslaget ble enstemmig vedtatt. Saken legges frem uten innstilling. Sak nr. 12/15 EVENTUELT I MØTE Saken tas til orientering. Kontrollutvalget ber teknisk sjef og utbyggingssjef orientere om investeringsbudsjettet og kvalitetssikring av de ulike prosjektene i neste møte, for eksempel utbygging av sykehjem på Haugmotun. Leder Bjarne Bakken orienterte om møter og representasjon siden sist. Varamedlem Anne Solberg tok opp bekymring rundt kommunens låneopptak, og kvalitetssikring av prosjekter/økonomien, blant annet utbygging på Haugmotun. Kontrollutvalget fremmet følgende forslag til vedtak: «Saken tas til orientering. Kontrollutvalget ber teknisk sjef og utbyggingssjef orientere om investeringsbudsjettet og kvalitetssikring av de ulike prosjektene i neste møte, for eksempel utbygging av sykehjem på Haugmotun». Forslaget ble enstemmig vedtatt. Side 6 av 7

7 Side 7 av 7