Notodden kommune - Kontrollutvalget

Transkript

1 Notodden kommune - Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Notodden kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Møteleder: møterom formannskapsalen Anne Grethe Arud Forfall: Nestleder Torhild Kleppo Ikke møtt Oppdragsrevisor Ottar Kleppe Meldt forfall Til stede: Leder Anne Grethe Arud Medlem Jan Oterholdt Medlem Jon H. Mælandsmo Medlem Borgar Løberg Sekretær Marianne Lundeberg Ordfører Lise Wiik sak: 6-11/11 Forvaltningsrevisor Anne Hagen Stridsklev sak: 6-8/11 Forvaltningsrevisor Inger Lognvik sak: 6-8/11 Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Møteprotokollen fra møte ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 6-12/11 Anne Grethe Arud Leder av kontrollutvalget Marianne Lundeberg Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: [email protected]

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 6/11 11/121 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA /11 10/335 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT NR OFFENTLIG ANSKAFFELSER - NOTODDEN KOMMUNE 8/11 11/165 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - SYKEFRAVÆR OG ARBEIDSMILJØ I NOTODDEN KOMMUNE 9/11 11/171 SELSKAPSKONTROLL NOPRO AS 10/11 11/74 BESTILLING AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL /11 11/122 ÅPNE MØTER I KONTROLLUTVALGET 12/11 11/169 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 7

3 Sak nr. 6/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA Møteprotokollen fra godkjennes. Møteprotokollen fra ble lagt fram for godkjenning i møtet. Møteprotokollen fra godkjennes. Sak nr. 7/11 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT NR OFFENTLIG ANSKAFFELSER - NOTODDEN KOMMUNE Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport nr: om offentlig anskaffelse i Notodden kommune til orientering og ber Rådmann orientere om arbeidet med anbefalingane i rapporten for kontrollutvalget i møtet 26 september Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport nr: om offentlig anskaffelse i Notodden kommune til orientering: kommunen bør vurdere: - om det er behov for en innkjøpsstrategi for å synliggjøre kommunens målsetninger - å kartlegge kompetanse på innkjøp og miljøvennlige innkjøp - å styrke kompetansen på innkjøp hos virksomhetsledere og andre innkjøpere i kommunen - å etablere rutiner og praksis for å forebygge, avdekke og rette opp avvik Kommunen bør iverksette tiltak for å sikre at innkjøperne etterlever anskaffelsesreglene i større grad enn i dag og for å bedre lojaliteten til enkelte rammeavtaler. Forvaltningsrevisor Anne Hagen Stridsklev la fram forvaltningsrevisjonsrapport nr: Offentlige anskaffelser Notodden kommune i møtet. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport nr: om offentlig anskaffelse i Notodden kommune til orientering og ber Rådmann orientere om arbeidet med anbefalingane i rapporten for kontrollutvalget i møtet 26 september Innstilling til kommunestyret: Side 3 av 7

4 Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport nr: om offentlig anskaffelse i Notodden kommune til orientering: kommunen bør vurdere: - om det er behov for en innkjøpsstrategi for å synliggjøre kommunens målsetninger - å kartlegge kompetanse på innkjøp og miljøvennlige innkjøp - å styrke kompetansen på innkjøp hos virksomhetsledere og andre innkjøpere i kommunen - å etablere rutiner og praksis for å forebygge, avdekke og rette opp avvik Kommunen bør iverksette tiltak for å sikre at innkjøperne etterlever anskaffelsesreglene i større grad enn i dag og for å bedre lojaliteten til enkelte rammeavtaler. Sak nr. 8/11 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - SYKEFRAVÆR OG ARBEIDSMILJØ I NOTODDEN KOMMUNE Saken tas til orientering. Forvaltningsrevisor Inger Lognvik presenterte prosjektskisse for forvaltningsprosjektet sykefravær og arbeidsmiljø i Notodden kommune Kontrollutvalget ga sine innspill til prosjektet i møtet. Rapporten legges fram høsten Saken tas til orientering. Sak nr. 9/11 SELSKAPSKONTROLL NOPRO AS Kontrollutvalget i Notodden kommune bestiller en generell selskapskontroll av Norpro AS fra Telemark kommunerevisjon IKS. Kommunelovens 77 nr 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget har fulgt plan for selskapskontroll : 1. Irmat AS 2. Notodden Energi As 3. Nopro AS Kontrollutvalget har i perioden gjennomført kontroll av Irmat AS og Notodden Energi AS. Nopro AS er neste prosjekt fra planen for selskapskontroll Utvalget ønsker å invitere daglig leder ved Norpro AS til kontrollutvalgsmøtet når selskapskontrollen Norpro AS legges frem. Side 4 av 7

5 Kontrollutvalget i Notodden kommune bestiller en generell selskapskontroll av Norpro AS fra Telemark kommunerevisjon IKS. Sak nr. 10/11 BESTILLING AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Notodden kontrollutvalg bestiller plan for selskapskontroll fra Telemark kommunerevisjon IKS. Kommunelovens 77 nr 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Kap. 6. Selskapskontroll 13. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 14. Selskapskontrollens innhold Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap Rapportering om selskapskontrollen Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Telemark kommunerevisjon IKS tilbyr å lage plan for selskapskontroll for for kr: 5000,- inkludert presentasjon i første møte Side 5 av 7

6 Notodden kontrollutvalg bestiller plan for selskapskontroll fra Telemark kommunerevisjon IKS. Sak nr. 11/11 ÅPNE MØTER I KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget i Notodden kommune åpner sine møter, med virkning fra og med Juni Møtene annonseres sammen med øvrige møter i Notodden kommune. Leder av Temark, Øystein Bergh, oppfordrer kontrollutvalgene om å åpne møtene i kontrollutvalgene. Hovedreglen for politiske utvalg i kommunen er at de er åpne. Kontrollutvalgets møter er lukket med henvisning til kommuneloven 77, nr 8: Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Kommuneloven 33, nr 3 Et folkevalgt organ kan vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Debatt om dette foregår for lukkede dører hvis møteleder krever det eller vedkommende organ vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Kommunal- og regionaldepartementet har fått utarbeidet en rapport, 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Rapporten tar for seg alle aktørene. For kontrollutvalget er det totalt 11 anbefalinger. Tilråding 8: Kommunelova bør endrast slik at møta i kontrollutvalet som hovudregel er opne møte. Konsekvensane for det praktiske arbeidet i kontrollutvalet bør bli nærare utgreidde, og at det er behov for rettleiing til kontrollutvala før lovendringa eventuelt blir sett i verk. Ved at kontrollutvalget i Notodden kommune selv vedtar å åpne møtene kan utvalget gå tilbake til lukkede møter om man finner det mer formålstjenelig. Pr dato har nesten alle kontrollutvalg i Telemark valgt å holde åpne møter: Erfaringen fra disse utvalgene er at interessen var størst i begynnelsen. Så langt har ingen av utvalgene valgt å gå tilbake til den gamle ordningen. Fordelene med åpne møter er større oppmerksomhet på kontroll- og tilsyns-arbeidet. Det vil være mer engasjerende for innbyggerne med åpne møter og lettere å følge med. Med åpne møter må debattene i kontrollutvalget være mer formelle. Kontrollutvalget kan når som helst lukke møtet, enten i hht kommuneloven, 77 nr 8 eller i hht lovbestemt taushetsplikt. Side 6 av 7

7 Kontrollutvalget i Notodden kommune åpner sine møter, med virkning fra og med Juni Møtene annonseres sammen med øvrige møter i Notodden kommune. Sak nr. 12/11 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Sakene tas til orientering. Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet forvaltningsrevisjon NKRF og kontrollutvalgsboken Møtedato flyttes til flyttes til ? Eventuelt Sakene tas til orientering. Side 7 av 7