Møteprotokoll fra Kragerø kommune - kontrollutvalget. Forfall: Gotfred Nilsen. Unni Wærstad Unn Kristin Nygaard Olav Steinar Bråtane Arne Kristiansen

Transkript

1 Kragerø kommune - kontrollutvalget Møteprotokoll fra Kragerø kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Møteleder: Rådhuset, formannskapssalen Gotfred Nilsen Forfall: Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Sekretær Oppdragsansvarlig revisor Konstituert oppdragsrevisor Ordfører Rådmann Skolesjef Gotfred Nilsen Unni Wærstad Unn Kristin Nygaard Olav Steinar Bråtane Arne Kristiansen Øystein Bergh Lisbet Fines Marianne Rogn Kåre Preben Hegland Ole Magnus Stensrud Gro Lien Innkallinga blei godkjent. Sakslista blei godkjent. Sakene blei behandla slik: 01 06/2014 Kragerø, Gotfred Nilsen Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 1/14 14/59 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA /14 14/60 ENHET FOR SKOLE 3/14 14/61 KONTROLLUTVALGETS ARBEID 4/14 14/63 KOMMUNENS HJEMMESIDE OG KONTROLLUTVALGET 5/14 14/64 ÅRSMELDING 2013 FOR KONTROLLUTVALGET I KRAGERØ KOMMUNE 6/14 14/62 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 6

3 Sak nr. 1/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA Møteprotokollen fra godkjennes. Leder la fram protokollen fra Møteprotokollen fra godkjennes. Sak nr. 2/14 ENHET FOR SKOLE 1. Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Enhet for skole til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Forbrukerrådets test av servicen innenfor Enhet for skole til orientering. Skolesjefen oppdaterte utvalget om de siste endringer innenfor skolestruktur og drift. Skolesjefen redegjorde for Forbrukerrådets test. Kommunen hadde fått 2 henvendelser: Informasjon på internett. Forbrukerrådet hadde søkt etter prisinformasjon for SFO. Dette hadde de ikke funnet selv om det ligger ute på hjemmesiden. Kommunen hadde mottatt en epost om SFO som ikke hadde blitt besvart. Skolesjefen er kjent med hva som hadde skjedd. SFO, skole og kommunen går gjennom egne rutiner for å forbedre seg. 1. Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Enhet for skole til orientering. Side 3 av 6

4 2. Kontrollutvalget tar Forbrukerrådets test av servicen innenfor Enhet for skole til orientering. Sak nr. 3/14 KONTROLLUTVALGETS ARBEID Kontrollutvalget synes det er meget verdifullt med god dialog mellom kontrollutvalget, ordfører og rådmann. Kontrollutvalget vil følge opp synspunktene som kom fram i debatten. Ordfører, rådmann og kontrollutvalget diskuterte kontrollutvalgsarbeidet i Kragerø. Følgende tema ble tatt opp: Kragerø kommune har i dag et helhetlig internkontrollsystem med kvalitetssystemet Qm+ og budsjett/regnskap/rapporteringssystem. Kontrollutvalget må bruke den informasjonen som finnes i kommunen. Dette må brukes strategisk. KOSTRA-rapporteringen gir et godt bilde av Kragerø og hvordan kommunen er i forhold til andre. Dette bør kontrollutvalget bruke, både strategisk og for hvert fag-/politikkområde kontrollutvalget er innom. Kommunebarometret gir informasjon som kontrollutvalget bør bruke strategisk. Tilsyn, utført av statlig virksomhet (Fylkesmannen, Arbeidstilsynet, Riksrevisjon, andre) bør kontrollutvalget sette seg inn i og følge opp. Tillit. Kontrollutvalget er avhengig av tillit blant politikere, innbyggerne og ansatte i Kragerø kommune. Det var en turbulent start på valgperioden. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er verdifulle. Kommunen har meget god nytte av den type kontroller. Positivt at ordfører og rådmann deltar i diskusjon om kontrollutvalgets arbeid. Bør følges opp årlig. Gotfred Nilsen satte fram følgende forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt: Kontrollutvalget synes det er meget verdifullt med god dialog mellom kontrollutvalget, ordfører og rådmann. Kontrollutvalget vil følge opp synspunktene som kom fram i debatten. Kontrollutvalget tar informasjon til orientering og vil følge opp ordfører og rådmannens synspunkter. Side 4 av 6

5 Sak nr. 4/14 KOMMUNENS HJEMMESIDE OG KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmannen om kommunens hjemmeside og kontrollutvalgets profilering på hjemmesiden til orientering. Kontrollutvalget viste til innbyggernes bruk av kommunens hjemmeside. De finner ikke kontrollutvalget. Rådmannen redegjorde for strukturen på hjemmesiden og hvordan informasjonen var bygd opp. Kragerø kommune har valgt å legge link til hvert saksbehandlersystem. Alt kan ikke legges inn i et system. Kontrollutvalget skal ha eget opplegg. Administrasjonen vil vurdere om det er mulig å gi mer informasjon om kontrollutvalget. Gotfred Nilsen satte fram følgende forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt: Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmannen om kommunens hjemmeside og kontrollutvalgets profilering på hjemmesiden til orientering. Uten innstilling. Sak nr. 5/14 ÅRSMELDING 2013 FOR KONTROLLUTVALGET I KRAGERØ KOMMUNE Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner Årsmelding 2013 fra kontrollutvalget i Kragerø kommune Leder la fram årsmeldingen for Kontrollutvalget gav merknader til utkastet som innarbeides i årsmeldingen. Side 5 av 6

6 Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner Årsmelding 2013 fra kontrollutvalget i Kragerø kommune Sak nr. 6/14 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER Saken blir tatt til orientering. Følgende saker ble tatt opp: Kontrollutvalget viser til siste valg av medlemmer og varamedlemmer til kontrollutvalget. Kontrollutvalget sender melding til valgnemnda der de ber om å få flere varamedlemmer. For 4 partier er det bare et varamedlem. Oppdragsrevisor er sykemeldt. Det er satt inn vikar. Oppdragsansvarlig revisor redegjorde for hvordan revisjon håndterer situasjonen. Leder orienterte fra NKRF s kontrollutvalgskonferanse Saken blir tatt til orientering. Side 6 av 6