Forvaltningsrevisor Geir Kastet Dahle

Transkript

1 Tinn kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll frå Tinn kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtestad: Møteleiar: Fråfall: Kommunestyresalen, Rjukan Kjetil Høstrup Djuve Karin Brennesvik Til stades: Leder Kjetil Høstrup Djuve Nestleder Gunnar Odd Hagen Medlem Ragnar Dybdal Medlem Per Edvin Ruud Medlem Ingrid Kjelsnes Forvaltningsrevisor Geir Kastet Dahle Sekretær Beate Marie Dahl Eide Ordfører Steinar Bergsland (sak 31/12, 33/12, 36/12, 32/12) Rådmann Rune Lødøen (sak 32/12, 34/12, 36/12). Kommunalsjef Gjertrud Nysæter Lien (sak 32/12, 36/12) Utvalgsleder Bjørn Næset (sak 36/12) Innkallinga blei godkjent. Saklista blei godkjent. Ei sak, sak 30/12, blei trekt. Møteprotokollen fra møte ble godkjent. Sakene blei behandla slik: 31/12, 33/12, 36/12, 32/12, 34/12, 35/12 Møtet vart bestemt lukka under sak 36/12, ref. Offl. 13, Fvl Kjetil Høstrup Djuve Leder Beate Marie Dahl Eide Sekretær Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: [email protected]

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 30/12 12/620 ORIENTERING FRA REVISOR I MØTE (SAKA VART TREKT) 31/12 12/514 REGLEMENT FOR TINN KONTROLLUTVALG 32/12 12/617 ORIENTERING OM TILSYN VEDR. KARAKTERSETTING I SKOLEN 33/12 12/618 MØTE OG ARBEIDSPLAN FOR TINN KU /12 12/616 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT : IKT - DRIFT OG VEDLIKEHOLD 35/12 12/621 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER I MØTE /12 12/619 SAKSBEHANDLINGSRUTINER I FORBINDELSE MED MOBBESAKER VED SKOLENE I TINN Side 2 av 6

3 Sak nr. 30/12 ORIENTERING FRA REVISOR I MØTE Saka blei trekt. Sak nr. 31/12 REGLEMENT FOR TINN KONTROLLUTVALG Innstilling til Kommunestyret: Kommunestyret vedtar Reglement for Tinn kontrollutvalg, med følgende endringer: Tillegg under formål, 1: - "og kommunens eierskap" Tillegg under 5 Selskapskontroll: - "Kontrollutvalget kan være tilstede i relevante generalforsamlinger, representantskap, Tinn kommunes eierorgan og andre organ ved behov". Reglementet skal rulleres minst en gang per valgperiode. Kontrollutvalget forbereder saken til kommunestyret. Kontrollutvalget diskuterte saka, og fremmet følgende felles endringsforslag: Tillegg under formål, 1: - "og kommunens eierskap" Tillegg under 5 Selskapskontroll: - "Kontrollutvalget kan være tilstede i relevante generalforsamlinger, representantskap, Tinn kommunes eierorgan og andre organ ved behov". Innstillingen og endringsforslagene ble enstemmig vedtatt. Innstilling til Kommunestyret: Kommunestyret vedtar Reglement for Tinn kontrollutvalg, som det foreligger. Reglementet skal rulleres minst en gang per valgperiode. Kontrollutvalget forbereder saken til kommunestyret. Sak nr. 32/12 ORIENTERING OM TILSYN VEDR. KARAKTERSETTING I SKOLEN Side 3 av 6

4 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kommunalsjef Gjertrud Nysæter Lien orienterte om tilsyn fra Fylkesmannen og kommunens oppfølging av dette. Leder Kjetil Høstrup Djuve fremmet følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Saka vert lagt fram utan tilråding. Sak nr. 33/12 MØTE OG ARBEIDSPLAN FOR TINN KU 2013 Møte- og arbeidsplan vedtas med følgende endringer: Dato for første møte i 2013 endres til mars utgår som dato for andre møte i Utvalget kommer tilbake til ny dato. Kontrollutvalget gjorde følgende enstemmige vedtak: Møte- og arbeidsplan vedtas med følgende endringer: Dato for første møte i 2013 endres til mars utgår som dato for andre møte i Utvalget kommer tilbake til ny dato. Møte- og arbeidsplan 2013 vedtas som den foreligger. Sak nr. 34/12 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT : IKT - DRIFT OG VEDLIKEHOLD Kontrollutvalget anser den regionale IKT-utviklinga innenfor Kongsbergregionen som et viktig virkemiddel. Kontrollutvalget anser ikke dette som å stå i motsetning til interne grep for å bedre situasjonen for hjemlig IKT-produksjon. Avklaringene som framgår av de 6 strekpunktene under iverksettes for å styrke IKT-driften innenfor Tinn kommune. Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret ber om at følgende tiltak blir iverksatt: Side 4 av 6

5 1. Rådmannen bes gjennomgå måldokumenter på IKT-området og sørge for at man får et eget plandokument som beskriver tiltak og planlagte aktiviteter. 2. Det bør gjennomføres ledersamtaler mellom IKT-ansvarlig og rådmann. 3. etiltaksplan for SuksIT skal behandles av administrasjonsutvalget, formannskap og kommunestyre. 4. Det bør etableres et rapporteringsverktøy som rapporterer på planlagte tiltak og aktiviteter. 5. Det skal etableres kontrollrutiner for å avdekke risiko på IKT-området. 6. Det skal gjøres grep som styrker servicenivået på IKT-avdelingen. Forvaltningsrevisor Geir Kastet Dahle presenterte rapporten. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fekk svar. Leder Kjetil Høstrup Djuve fremmet følgende tilleggsforslag: 1) Tillegg punkt 3; før formannskapet; "administrasjonsutvalget" 2) Setninger før innstillinga til kommunestyret: "Kontrollutvalget anser den regionale IKT-utviklinga innenfor Kongsbergregionen som et viktig virkemiddel. Kontrollutvalget anser ikke dette som å stå i motsetning til interne grep for å bedre situasjonen for hjemlig IKT-produksjon. Avklaringene som framgår av de 6 strekpunktene under iverksettes for å styrke IKT-driften innenfor Tinn kommune" Innstillingen og endringene ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret ber om at følgende tiltak blir iverksatt: 1. Rådmannen bes gjennomgå måldokumenter på IKT-området og sørge for at man får et eget plandokument som beskriver tiltak og planlagte aktiviteter. 2. Det bør gjennomføres ledersamtaler mellom IKT-ansvarlig og rådmann. 3. etiltaksplan for SuksIT skal behandles av formannskap og kommunestyre. 4. Det bør etableres et rapporteringsverktøy som rapporterer på planlagte tiltak og aktiviteter. 5. Det skal etableres kontrollrutiner for å avdekke risiko på IKT-området. 6. Det skal gjøres grep som styrker servicenivået på IKT-avdelingen. Sak nr. 35/12 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER I MØTE Saka taes til orientering. Side 5 av 6

6 Leder Kjetil Høstrup Djuve fremmet følgende forslag: «Kontrollutvalget ber om en sak på neste møte om nødnett, kommunikasjon og beredskap». Forslaget ble enstemmig vedtatt. Utvalget ønsker å besøke Eldres hus på Rjukan på sitt neste møte. Utvalget ønsker å invitere RA til neste møte, for å presentere kontrollutvalgsarbeidet i Tinn. Utvalget oppfordres til å melde seg på NKRFs konferanse i februar Saka taes til orientering. Sak nr. 36/12 SAKSBEHANDLINGSRUTINER I FORBINDELSE MED MOBBESAKER VED SKOLENE I TINN Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering Møtet ble bestemt lukket, ref. Offl. 13, Fvl Rådmann Rune Lødøen. Kommunalsjef Gjertrud Nysæter Lien og utvalgsleder Bjørn Næset orienterte om de aktuelle sakene og kommunens håndtering av disse sett i forhold til kommunens generelle rutiner i slike saker. Kontrollutvalget fremmet følgende omforente forslag til vedtak: «Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering». Forslaget ble enstemmig vedtatt. Saka legges frem uten tilråding. Side 6 av 6