Bjørn Melbye (AP), Astrid Schmidt (SV), Lars Gunnar Nag (H), Ingebjørg Ribe Rudihagen (KRF), Jon Røthe (AP)

Transkript

1 Møteprotokoll Lillesand kontrollutvalg Dato: kl. 09:00 Sted: Rådhuset, bystyresalen Arkivsak: 19/00176 Til stede: Bjørn Melbye (AP), Astrid Schmidt (SV), Lars Gunnar Nag (H), Ingebjørg Ribe Rudihagen (KRF), Jon Røthe (AP) Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Revisjonssjef Kristian Fjellheim Bakke sak 1-6/19 og 8/19 Forvaltningsrevisor Magnus Bjarte Solsvik sak 1-6/19 og 8/19 Oppdragsrevisor Øyvind Nilsen sak 7-9/19 Ordfører Arne Thommassen sak 1-2/19, 5-6/19, 8 /19 Rådmann Guri Ulltveit-Moe sak 1-6/19 Kemner Odd Einar Jørundland, sak 1/19 Økonomisjef John Ånon Jonassen, 1-2/19 7/19 Avdelingsleder Tove Gjøtterud, NAV sak 3/19 Enhetsleder teknisk forvaltning Hadle Hallingstad, sak 4/19 Kommunalsjef tekniske tjenester Trude Jakobsen, sak 4/19 Kommunalsjef Geir Jenssen, sak 7/19 Enhetsleder Maria Kjær, sak 7/19 Controller Ånon Eikeland sak 7 /19 Protokollfører: Rådgiver Sander Haga Ask Sakskart Side Møteinnkalling 1/19 19/ Godkjenning av møteinnkalling

2 Møteprotokoll 1/19 19/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 1/19 19/ Årsrapport og årsregnskap 2018 fra kemneren i Lillesand 5 2/19 18/ /19 16/ /19 18/ Oppfølging - offentlige anskaffelser rutiner, rammeavtaler og mulig avvik Oppfølging av forvaltningsrevisjon - Sosialtjenesten i Lillesand kommune Forvaltningsrevisjonsrapport plan- og byggesaksforvaltning rutiner og praksis i Lillesand kommune /19 19/ Årsmelding 2018 for kontrollutvalget i Lillesand kommune 10 6/19 19/ Revisors egenvurdering av uavhengighet 11 7/19 19/ Orientering fra revisjonen /19 19/ Referatsaker /19 19/ Eventuelt Lillesand, Bjørn Melbye Kontrollutvalgsleder Sander Haga Ask Rådgiver 2

3 Møteinnkalling 1/19 Godkjenning av møteinnkalling Lillesand kontrollutvalg /19 Møteinnkalling godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Møteinnkalling godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 1/19 Godkjenning av protokoll fra møte Lillesand kontrollutvalg /19 Protokoll fra møte godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Protokoll fra møte godkjennes. 4

5 Saker til behandling 1/19 Årsrapport og årsregnskap 2018 fra kemneren i Lillesand 1 Lillesand kontrollutvalg /19 Årsrapport og årsregnskap 2018 fra kemneren i Grimstad og Lillesand, samt kontrollrapport 2018 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Lillesand kommune tas til orientering. Saken oversendes bystyret som orienteringssak. Kemner Odd Einar Jørundland presenterte årsrapport og årsregnskap 2018 fra kemneren i Grimstad og Lillesand, samt kontrollrapport 2018 fra skatteetaten. Saken oversendes bystyret som en orienteringssak. Enstemmig for forslag til vedtak. Årsrapport og årsregnskap 2018 fra kemneren i Grimstad og Lillesand, samt kontrollrapport 2018 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Lillesand kommune tas til orientering. Saken oversendes bystyret som orienteringssak. 5

6 2/19 Oppfølging - offentlige anskaffelser rutiner, rammeavtaler og mulig avvik 1 Lillesand kontrollutvalg /19 Økonomisjef John Ånon Jonassen og rådmann Guri Ulltveit-Moe orienterte om iverksatte tiltak og svarte på spørsmål. Tilleggsforslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalget ber om en ny orientering fra rådmannen høsten 2019 Enstemmig for forslag til vedtak med tilleggsforslag fremsatt i møtet. Kontrollutvalget ber om en ny orientering fra rådmannen høsten

7 3/19 Oppfølging av forvaltningsrevisjon - Sosialtjenesten i Lillesand kommune 1 Lillesand kontrollutvalg /19 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Avdelingsleder Tove Gjøtterud orienterte om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonen og orienterte om oppfølgingen av rapporten. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Enstemmig for forslag til vedtak. 7

8 4/19 Forvaltningsrevisjonsrapport plan- og byggesaksforvaltning rutiner og praksis i Lillesand kommune 1 Lillesand kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Plan- og byggesaksforvaltning rutiner og praksis i Lillesand kommune» til etterretning. Kontrollutvalget innstiller bystyret til å gjøre følgende vedtak: Bystyret ber rådmannen følge opp revisjonens anbefalinger som fremgår av rapporten. Bystyret ber om at rådmannen gir kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding innen om hvordan anbefalingene blir fulgt opp. Daglig leder Kristian Fjellheim Bakke og forvaltningsrevisor Magnus Solsvik la frem forvaltningsrevisjonsrapporten og svarte på spørsmål. Enhetsleder teknisk forvaltning Hadle Hallingstad, kommunalsjef tekniske tjenester Trude Jakobsen og rådmann Guri Ulltveit-Moe svarte på spørsmål fra kontrollutvalget Endringsforslag fremsatt av leder i møtet: Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Plan- og byggesaksforvaltning rutiner og praksis i Lillesand kommune» til etterretning. Kontrollutvalget innstiller bystyret til å gjøre følgende vedtak: Bystyret ber rådmannen følge opp revisjonens anbefalinger som fremgår av rapporten. Bystyret ber om at rådmannen gir kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding til første møte etter sommeren om hvordan anbefalingene blir fulgt opp. Enstemmig for endringsforslag til vedtak fremsatt i møtet. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Plan- og byggesaksforvaltning rutiner og praksis i Lillesand kommune» til etterretning. Kontrollutvalget innstiller bystyret til å gjøre følgende vedtak: Bystyret ber rådmannen følge opp revisjonens anbefalinger som fremgår av rapporten. 8

9 Bystyret ber om at rådmannen gir kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding til første møte etter sommeren om hvordan anbefalingene blir fulgt opp. 9

10 5/19 Årsmelding 2018 for kontrollutvalget i Lillesand kommune 1 Lillesand kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget godkjenner årsmeldingen for kontrollutvalget slik den foreligger. Årsmeldingen oversendes bystyret med følgende innstilling: Bystyret tar Årsmelding 2018 fra kontrollutvalget i Lillesand kommune til orientering. Kontrollutvalget gikk igjennom forslag til årsmelding for kontrollutvalget. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget godkjenner årsmeldingen for kontrollutvalget slik den foreligger. Årsmeldingen oversendes bystyret med følgende innstilling: Bystyret tar Årsmelding 2018 fra kontrollutvalget i Lillesand kommune til orientering. 10

11 6/19 Revisors egenvurdering av uavhengighet 1 Lillesand kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringene til orientering. Daglig leder Kristian Fjellheim Bakke la frem revisors uavhengighetserklæringer. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringene til orientering. 11

12 7/19 Orientering fra revisjonen Lillesand kontrollutvalg /19 Hovedrevisor Øyvind Nilsen orienterte i møtet om: 1. Løpende revisjon 2. Revisors oppgaver og kontroller ved statlig finansiering av helsetjenester. Administrasjonen og revisor svarte på spørsmål fra kontrollutvalget underveis i revisors orientering. 3. Skille mellom drift og investering. Administrasjonen og revisor svarte på spørsmål fra kontrollutvalget underveis i revisors orientering. Enstemmig for forslag til vedtak. 12

13 8/19 Referatsaker Lillesand kontrollutvalg /19 1. Referatsaker a. Kunstgress-saken spørsmål om anke til lagmannsretten Bjørn Melbye overvar møtet i egenskap av å være kontrollutvalgsleder. Leder orienterte om sin tilstedeværelse i formannskapet under behandlingen av saken og kontrollutvalget diskuterte saken. b. Referat fra NKRF s kontrollutvalgskonferanse Kontrollutvalget gikk igjennom temaene fra konferansen. c. Innkommen/utgående post: i. Ingen innkommen/utgående post d. Saker behandlet i bystyret: i sak 002/19 Kontrollutvalget Møteplan og arbeidsplan for 2019 Enstemmig for forslag 13

14 9/19 Eventuelt Lillesand kontrollutvalg /19 Klikk her for å skrive inn tekst. Ingen saker 14