Astrid Schmidt (SV), Lars Gunnar Nag (H), Ingebjørg Ribe Rudihagen (KRF), Jon Røthe (AP), Reidunn Aamland Andersen (AP) for Bjørn Melbye (AP)

Transkript

1 Møteprotokoll Lillesand kontrollutvalg Dato: kl. 13:00 Sted: Rådhuset, møterom v/personalkantinen Arkivsak: 15/10174 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Astrid Schmidt (SV), Lars Gunnar Nag (H), Ingebjørg Ribe Rudihagen (KRF), Jon Røthe (AP), Reidunn Aamland Andersen (AP) for Bjørn Melbye (AP) Bjørn Melbye (AP), Hovedrevisor Øyvind Nilsen Sander Haga Ask Sakskart Side Møteinnkalling 5/16 15/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 5/16 15/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 25/16 16/ Plan for selskapskontroll Lillesand kommune 5 26/16 16/ Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon /16 16/ Spørsmål om kommunens regnskapsføring - Lillesand kommune 8 1

2 28/16 16/ Orientering fra revisjonen i møte /16 16/ Eventuelt i møte Lillesand, Astrid Schmidt Fungerende kontrollutvalgsleder Sander Haga Ask Sekretær 2

3 Møteinnkalling 5/16 Godkjenning av møteinnkalling Lillesand kontrollutvalg /16 Møteinnkallingen godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Møteinnkallingen godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 5/16 Godkjenning av protokoll fra møte Lillesand kontrollutvalg /16 Protokoll fra møtet godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Protokoll fra møtet godkjennes. 4

5 Saker til behandling 25/16 Plan for selskapskontroll Lillesand kommune 1 Lillesand kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget gir følgende innstilling til bystyret: Plan for selskapskontroll godkjennes med følgende prioritering i denne planperioden. 1. Lillesand og Lillesand Interkommunale avfallsselskap (Vesentlighet: middels/høy) 2. X 3. X Bystyret delegerer myndighet til kontrollutvalget til å foreta endringer og omprioriteringer i planen. Hovedrevisor Øyvind Nilsen orienterte om forslaget til Plan for selskapskontroll og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Tilleggsforslag fremsatt av leder i møtet: 2. Overordnet eierskapskontroll av kommunens eierskap og eierstyring 3. Struktur 1 4. Kristiansandsregionen Kommunale IKT-tjeneste Enstemmig for forslag til vedtak med tilleggsforslag fremsatt i møtet. Kontrollutvalget gir følgende innstilling til bystyret: Plan for selskapskontroll godkjennes med følgende prioritering i denne planperioden. 1. Lillesand og Lillesand Interkommunale avfallsselskap (Vesentlighet: middels/høy) 2. Overordnet eierskapskontroll av kommunen eierskap og eierstyring 3. Struktur 1 4. Kristiansandsregionen Kommunale IKT-tjeneste 5

6 Bystyret delegerer myndighet til kontrollutvalget til å foreta endringer og omprioriteringer i planen. 6

7 26/16 Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon Lillesand kontrollutvalg /16 Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon 2016 Lillesand kommune tas til orientering. Hovedrevisor Øyvind Nilsen orienterte om overordnet revisjonsstrategi 2016 for Lillesand kommune og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Enstemmig for forslag til vedtak. Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon 2016 Lillesand kommune tas til orientering. 7

8 27/16 Spørsmål om kommunens regnskapsføring - Lillesand kommune 1 Lillesand kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar revisjonens svar til orientering. Lars Gunnar Nag (H) orienterte om bakgrunnen for spørsmålet. Hovedrevisor Øyvind Nilsen orienterte om revisjonens notat vedrørende spørsmålet om kommunens regnskapsføring. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalget ber om en redegjørelse fra rådmannen på hvordan ansatte fører timelister, både mellom ansvar, og flytting av lønnsutgifter fra drift til investering i regnskapet. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Kontrollutvalget ber om en redegjørelse fra rådmannen på hvordan ansatte fører timelister, både mellom ansvar, og flytting av lønnsutgifter fra drift til investering i regnskapet. 8

9 28/16 Orientering fra revisjonen i møte Lillesand kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Hovedrevisor Øyvind Nilsen orienterte om det løpende revisjonsarbeidet innen regnskapsrevisjon. Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 9

10 29/16 Eventuelt i møte Lillesand kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering Innkommen post a. Bystyrets behandling av sak og valg av nytt medlem til kontrollutvalget. b. Bekreftelsen fra departementet på mottatt høringssvar til Høring NOU Ny kommunelov. c. Kontrollutvalget diskuterte det anonyme brevet om prosessen med felles tekniske tjenester datert , underskrevet brev fra ansatte ved tekniske tjenester datert og ordfører sin tilbakemelding vedr. de to andre brevene. Kontrollutvalget diskuterte brevene og valgte å ta brevene til orientering. 2. Neste møte blir kl Eventuelt a. Kontrollutvalget diskuterte kommunens rutiner på rapportering av avvik. Utvalget bestemte seg for å ikke se nærmere på dette. b. Sekretariatet orienterte om Temark sin høstkonferanse 23. november. Frist for påmelding er 04. november og gjøres til sekretariatet. Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 10