Birger Eggen, Vibeke Salvesen. Hovedrevisor Ivar Aanonsen. Rådmann Jarle Bjørn Hanken Assisterende rådmann Øyvind Johannesen.

Transkript

1 Møteprotokoll Tvedestrand kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 Sted: Kommunehuset, datarommet Arkivsak: 15/10154 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Svein Hansen (leder), Arne Guddal Birger Eggen, Vibeke Salvesen. Hovedrevisor Ivar Aanonsen Rådmann Jarle Bjørn Hanken Assisterende rådmann Øyvind Johannesen Protokollfører: Sander Haga Ask Sakskart Side Møteinnkalling 5/16 15/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 5/16 15/ Godkjenning av protokoll fra møtet Saker til behandling 28/16 16/ Orientering om andre tertialrapport Tvedestrand kommune 5 29/16 15/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser 6 1

2 30/16 16/ Kontroll av boplikten - Tvedestrand kommune 7 31/16 16/ Orientering om behandling av klager på byggesaker 8 32/16 16/ Plan for selskapskontroll Tvedestrand kommune 9 33/16 16/ Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon /16 16/ Møte- og arbeidsplan 2017 Tvedestrand kontrollutvalg 11 35/16 16/ Orienteringer fra revisor /16 16/ Eventuelt Tvedestrand, Svein Hansen Kontrollutvalgsleder Sander Haga Ask Sekretær 2

3 Møteinnkalling 5/16 Godkjenning av møteinnkalling Tvedestrand kontrollutvalg /16 Møteinnkallingen godkjennes. Møteinnkallingen godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 5/16 Godkjenning av protokoll fra møtet Tvedestrand kontrollutvalg /16 Protokoll fra møtet godkjennes. Protokoll fra møtet godkjennes. 4

5 Saker til behandling 28/16 Orientering om andre tertialrapport Tvedestrand kommune 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Rådmann og assisterende rådmann orienterte om andre tertialrapport 2016 og svarte på spørsmålet fra kontrollutvalget. Saken tas til orientering. 5

6 29/16 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Rådmannen og assisterende rådmann orienterte om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten og planen for gjennomføringen av tiltak. Rådmannen svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Saken tas til etterretning. Kontrollutvalget ønsker en ny orientering i september Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Saken tas til etterretning. Kontrollutvalget ønsker en ny orientering i september

7 30/16 Kontroll av boplikten - Tvedestrand kommune 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Rådmannen orienterte om rutiner og oppfølgingen av mulige budd på boplikten og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning og ønsker en nærmere orientering om avvikene i forbindelse med behandling av kommunens årsmelding. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning og ønsker en nærmere orientering om avvikene i forbindelse med behandling av kommunens årsmelding. 7

8 31/16 Orientering om behandling av klager på byggesaker 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Rådmannen redegjorde for kommunens rutiner for behandlingen av klager på byggesaker og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Saken tas til etterretning. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Saken tas til etterretning. 8

9 32/16 Plan for selskapskontroll Tvedestrand kommune 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll som den foreligger, med følgende prosjekter prioritert: - Lisand Industrier AS - Kommunens overordnede eierskap og eierstyring Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å endre planen i planperioden. Hovedrevisor Ivar Aanonsen presenterte revisjonens forslag til plan for selskapskontroll for Tvedestrand kommune og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll som den foreligger, med følgende prosjekter prioritert: - Lisand Industrier AS - Kommunens overordnede eierskap og eierstyring Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å endre planen i planperioden 9

10 33/16 Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon Tvedestrand kontrollutvalg /16 Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon 2016 Tvedestrand kommune tas til orientering. Hovedrevisor Ivar Aanonsen orienterte om overordnet revisjonsstrategi 2016 Tvedestrand kommune og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon 2016 Tvedestrand kommune tas til orientering 10

11 34/16 Møte- og arbeidsplan 2017 Tvedestrand kontrollutvalg 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Møte og arbeidsplan for kontrollutvalget 2017 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2017: Torsdag kl , Kontrollutvalget gikk igjennom møte og arbeidsplanen for Forslag til endring av dato fremsatt i møtet: endres til Enstemmig for forslag til vedtak med endring fremsatt i møtet. Møte og arbeidsplan for kontrollutvalget 2017 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2017: Torsdag kl ,

12 35/16 Orienteringer fra revisor Tvedestrand kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. 1. Ny hovedrevisor for Tvedestrand kommune er Ivar Aanonsen. 2. Endringen i prosjektplan for forvaltningsrevisjonen Barnevernet i Østre Agder i tråd med endringen foreslått i forrige kontrollutvalgsmøte ble lagt frem for kontrollutvalget. Saken tas til orientering. 12

13 36/16 Eventuelt Tvedestrand kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. 1. Kontrollutvalgets saker behandlet i kommunestyret a. Sak 9/16 Plan for forvaltningsrevisjon Tvedestrand kommune Kontrollutvalgets innstilling enstemmig vedtatt av kommunestyret. b. Sak 17/16 Kontrollutvalgets størrelse Kontrollutvalgets innstilling enstemmig vedtatt av kommunestyret. c. Sak PS 116/16 Valg, utvidet kontrollutvalg. Følgende personer er valgt som faste medlemmer til kontrollutvalget: Leder: Svein Hansen, nestleder Birger Eggen. Vibeke Salvesen, Gregert Gliddi og Liv Damsgård Tomter. Følgende er valgt til personlige varamedlemmer til kontrollutvalget: Geir Grimsland, Arne Guddal, Linn Zwilgmeyer, Stian Holthe, Marit Johanne Aass. 2. Neste møte blir kl Eventuelt a. Kontrollutvalget diskuterte henvendelsen fra Anne Killingmo. Kontrollutvalget mener at forespørslene og spørsmålene som ble reist i henvendelsen har blitt besvart i forbindelse med behandlingen av sak 29/16. Sekretariatet utarbeider et svarbrev til Anne Killingmo. Saken tas til orientering. 13