Svein Hansen, Birger Eggen, Vibeke Salvesen. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes

Transkript

1 Møteprotokoll Tvedestrand kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 Sted: Kommunehuset, Møterom 3. etg Arkivsak: 15/10154 Til stede: Svein Hansen, Birger Eggen, Vibeke Salvesen. Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes Ordfører Jan Dukene Fungerende rådmann Øyvind Johannesen Enhetsleder Elisabet Christiansen (sak1/16) Protokollfører: Sander Haga Ask Sakskart Side Møteinnkalling 1/16 15/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 1/16 15/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 1/16 16/ Tilsynsrapport fra Fylkesmannen - Elevens rett til spesialundervisning og tilfredsstillende utbytte av opplæringen 5 1

2 2/16 16/ Revisors egenvurdering av uavhengighet 2016 Tvedestrand 6 3/16 16/ Aust-Agder revisjon IKS - Engasjementsbrev Tvedestrand kommune 7 4/16 16/ Årsmelding 2015 for Tvedestrand kontrollutvalg 8 5/16 16/ Orienteringer fra revisor Tvedestrand 9 6/16 16/ Eventuelt Tvedestrand Tvedestrand, Svein Hansen Kontrollutvalgsleder Sander Haga Ask Sekretær 2

3 Møteinnkalling 1/16 Godkjenning av møteinnkalling Tvedestrand kontrollutvalg /16 Møteinnkallingen godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 1/16 Godkjenning av protokoll fra møte Tvedestrand kontrollutvalg /16 Protokoll fra møtet godkjennes. Protokoll fra møtet godkjennes. 4

5 Saker til behandling 1/16 Tilsynsrapport fra Fylkesmannen - Elevens rett til spesialundervisning og tilfredsstillende utbytte av opplæringen 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget ber om at rådmannen holder kontrollutvalget orientert om arbeidet og få kopi av erklæringen som sendes Fylkesmannen. Enhetsleder Elisabeth Christiansen orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget om hvordan kommunen følger opp Fylkesmannens tilsynsrapport og arbeider med å rette opp de avdekte feilene. Tilleggsforslag fremsatt i møtet: Rådmannen orienterer på nytt om saken i kontrollutvalgets møte 31. august. Enstemmig for forslag til vedtak med tilleggsforslag fremsatt i møtet. Kontrollutvalget ber om at rådmannen holder kontrollutvalget orientert om arbeidet og få kopi av erklæringen som sendes Fylkesmannen. Rådmannen orienterer på nytt om saken i kontrollutvalgets møte 31. august. 5

6 2/16 Revisors egenvurdering av uavhengighet 2016 Tvedestrand 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes la frem uavhengighetserklæringene for kontrollutvalget. 6

7 3/16 Aust-Agder revisjon IKS - Engasjementsbrev Tvedestrand kommune 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes presenterte Aust-Agder revisjon IKS sitt engasjementsbrev for kontrollutvalget og svarte på spørsmål. 7

8 4/16 Årsmelding 2015 for Tvedestrand kontrollutvalg 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Kontrollutvalgets årsmelding 2015 godkjennes og oversendes kommunestyret. Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2015 til orientering. Sekretariatet presenterte kontrollutvalgets årsmelding 2015 for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets årsmelding 2015 godkjennes og oversendes kommunestyret. Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2015 til orientering. 8

9 5/16 Orienteringer fra revisor Tvedestrand 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Revisjonen orienterte kontrollutvalget om sine oppgaver og roller ovenfor kontrollutvalget. Revisjonen orienterte om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen. 9

10 6/16 Eventuelt Tvedestrand Tvedestrand kontrollutvalg /16 1. Behandling av kontrollutvalget saker i kommunestyret. 2. Neste møte blir den 26.april 2016 kl. 3. Eventuelt a. Epost fra Jan Roger Ekedal skolesaken i. Fungerende rådmann Øyvind Johannesen orienterte utvalget om situasjonen rundt ressurser og årsverk i kommunen og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget sa seg fornøyd orienteringen og valgte å ikke ta saken videre. Sekretariatet utformer et svar til Jan Roger Ekedal. b. Kontrollutvalget vedtok å endre møtedatoene for de to neste møtene til kl og kl c. Forslag fremmet om å se på mulighetene for felles forvaltningsrevisjoner med samarbeidskommuner. Saken tas opp i neste møte i sammenheng med overordnet analyse. d. Orienteringssak, møtet ble lukket jfr. kommunelovens 31 nr. 3. e. Fordeling av komiteer som medlemmene fulgte: i. Teknikk-, plan- og naturutvalget: Svein Hansen ii. Formannskapet: Birger Eggen. iii. Livsløpskomiteen: Vibeke Salvesen. f. Ble fremmet et forslag om at kontrollutvalget bør øke antall medlemmer fra 3 til 5. Saken tas opp og diskuteres i neste møte. 10