Dag Eide (Leder), Ragnhild Thomassen, Lea Maria Andvik. Temark v/line Bosnes Hegna

Transkript

1 Møteprotokoll Aust-Agder kontrollutvalg Dato: kl. 09:00-12:00 Sted: Fylkeshuset Arkivsak: 15/09761 Til stede: Dag Eide (Leder), Ragnhild Thomassen, Lea Maria Andvik Møtende varamedlemmer: Forfall: Fylkesrevisjonen: Ande: Protokollfører: Karen Landsmark Ass. Fylkesrevisor Øistein Strømsland og hovedrevisor Jan Erichsen og Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes. Fylkesrådmann Arild Eielsen, Assisterende fylkesrådmann John G. Bergh og juridisk rådgiver Anne Kristin Lindseth i sak 31/15 Temark v/line Bosnes Hegna Sakskart Side Møteinnkalling 1/15 15/ Godkjenning av møteinnkalling 3 Møteprotokoll 1/15 15/ Godkjenning av møteprotokoll Saker til behandling 31/15 15/ Utbetalingsrutiner i Aust-Agder fylkeskommune - Nettbuss Sør AS for perioden /15 15/ Byggeregnskap - Sam Eyde videregående skole: 6 1

2 Grunnlagsinvesteringer 33/15 15/ Egenvurdering av uavhengighet - forvaltningsrevisjon 7 34/15 15/ Forvaltningsrevisjonsprosjekter i /15 15/ Orientering fra fylkesrevisjonen /15 15/ Bestilling av plan for selskapskontroll for /15 15/ Budsjett for kontroll og tilsyn /15 15/ Fylkesutvalgets vedtak i møte , og /15 15/ Orientering om tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune 13 40/15 15/ Eventuelt Arendal, Kontrollutvalgsleder 2

3 Møteinnkalling 1/15 Godkjenning av møteinnkalling Behandlet av Møtedato Saknr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /15 Møteinnkallingen godkjennes. Møteinnkallingen godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 1/15 Godkjenning av møteprotokoll Handsama av Møtedato Saknr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /15 Møteprotokoll godkjennes. Møteprotokollen ble lagt frem. Møteprotokoll godkjennes. 4

5 Saker til behandling 31/15 Utbetalingsrutiner i Aust-Agder fylkeskommune - Nettbuss Sør AS for perioden Behandlet av Møtedato Saknr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /15 Fylkesrevisjonens notat om utbetalingsrutiner i Aust-Agder fylkeskommune oversendes fylkestinget og fylkesutvalget til orientering. Fylkesrådmann og assisterende fylkesrådmann og juridisk rådgiver orienterte utvalget om status i saken. Fylkesrevisor la frem notat om utbetalingsrutinene. Utvalget foreslo en presiserer vedtaket. Utvalget tar saken til orientering. Saken er inne i en rettslig fase og kontrollutvalget avventer resultatet av denne før man konkluderer i saken. Kontrollutvalget ber fylkesrådmannen om å holde kontrollutvalget løpende orientert om status i saken. Fylkesrevisjonens notat om utbetalingsrutinene i fylkeskommunen konkluderer med at de generelle utbetalingsrutinene er gode. Notatet omfatter ikke forhold knyttet til produksjonsdata og de kontraktsrettslige sidene ved kontrakten med Nettbuss. Notatet oversendes fylkestinget og fylkesutvalget til orientering. 5

6 32/15 Byggeregnskap - Sam Eyde videregående skole: Grunnlagsinvesteringer Behandlet av Møtedato Saknr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /15 Kontrollutvalget har fått seg forelagt byggeregnskap for Sam Eyde videregående skole: Grunnlagsinvesteringer, prosjektnummer: Kostnadsrammen er på kr. 55 mill. Prosjektet ble avsluttet sommeren 2015 og viser en samlet utgift på kr Kontrollutvalget viser til fylkesrevisors uttalelse og har ingen merknader utover denne. Fylkesrevisjonen la frem byggeregnskapet. Kontrollutvalget har fått seg forelagt byggeregnskap for Sam Eyde videregående skole: Grunnlagsinvesteringer, prosjektnummer: Kostnadsrammen er på kr. 55 mill. Prosjektet ble avsluttet sommeren 2015 og viser en samlet utgift på kr Kontrollutvalget viser til fylkesrevisors uttalelse og har ingen merknader utover denne. 6

7 33/15 Egenvurdering av uavhengighet - forvaltningsrevisjon Behandlet av Møtedato Saknr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /15 Erklæringen ble fremlagt for utvalget. 7

8 34/15 Forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2015 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /15 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget har følgende innspill til prosjekter for neste periode: - Fylkesrevisjonen la frem notat om forvaltningsrevisjonsprosjekter i perioden. Utvalget fremmet egne innspill til prosjekter. Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget har følgende innspill til prosjekter for neste periode: - Informasjonssikkerhet og personvern - Kursvirksomhet ved videregående skoler - Kryss-subsidiering - Kvalitet i undervisningen i videregående skole formell og pedagogisk - Helseperspektivet innen kollektivtilbudet - PPT oppfølging av vedtak, veiledning - Offentlig anskaffelser organisering og oppfølging 8

9 35/15 Orientering fra fylkesrevisjonen Handsama av Møtedato Saknr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /15 Sakene tas til orientering. Fungerende fylkesrevisor orienterte i saken. Sakene tas til orientering. 9

10 36/15 Bestilling av plan for selskapskontroll for Handsama av Møtedato Saknr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /15 Kontrollutvalget bestiller plan for selskapskontroll for perioden av Arendal revisjonsdistrikt IKS/Aust-Agder revisjon IKS. Tilbud ble lagt frem. Ingen merknader. Kontrollutvalget bestiller plan for selskapskontroll for perioden av Arendal revisjonsdistrikt IKS/Aust-Agder revisjon IKS. 10

11 37/15 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 Handsama av Møtedato Saknr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /15 Kontrollutvalget innstiller følgende til Fylkestinget: Fylkestinget vedtar forslag til budsjett for 2016 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Aust-Agder fylkeskommune med en ramme på kr Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til fylkestinget via fylkesutvalget. Korrigering av driftstilskudd til Temark i tråd med budsjettforslag fra selskapet. Kontrollutvalget innstiller følgende til Fylkestinget: Fylkestinget vedtar forslag til budsjett for 2016 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Aust-Agder fylkeskommune med en ramme på kr Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til fylkestinget via fylkesutvalget. 11

12 38/15 Fylkesutvalgets vedtak i møte , og Handsama av Møtedato Saknr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /15 Gjennomgang av møteprotokollene. 12

13 39/15 Orientering om tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Handsama av Møtedato Saknr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /15 Tilsynsrapport og tilsvar er lagt frem for utvalget til orientering. 13

14 40/15 Eventuelt Handsama av Møtedato Saknr 1 Aust-Agder kontrollutvalg /15 Skriv inn forslag til vedtak Orientering om sekretariatet, nåværende sekretær fortsetter som sekretær for utvalget. Ny daglig leder Line Bosnes Hegna fra 1. november og nytilsetting av rådgiver til Arendalkontoret i løpet av høsten