Revisjonssjef Tor Ole Holbek Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Morten Gahrsen Assisterende revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen

Transkript

1 Møteprotokoll Songdalen kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 Sted: Juvet Arkivsak: 15/10173 Til stede: Espen Alf Halvorsen (Krf), Stein Vidar Eikholm (Frp), Solveig Nordkvist (H). Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Revisjonssjef Tor Ole Holbek Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Morten Gahrsen Assisterende revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen Økonomisjef Arild Andresen sak 15/16 Ordfører Johnny Greibesland sak 16/16 Jan Erik Tønnesland sak 16/16 Protokollfører: Sander Haga Ask Sakskart Side Møteinnkalling 3/16 15/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 3/16 15/ Godkjenning av protokoll fra møtet Saker til behandling 1

2 15/16 16/ Orientering om første tertialrapport Songdalen /16 16/ Saksbehandlingen vedr. KS sak 18/16 - Avklaring av festetomter for Oasen skole på Birkelid 6 17/16 16/ Kristiansandsregionen IKT - Revisjonens rapport 7 18/16 16/ Skriftlig redegjørelse fra kommunen vedrørende prosessen om vannledning mellom Gjervoldstad og Augland 8 19/16 16/ Rammeavtaler for entreprenørtjenester Songdalen kommune 9 20/16 16/ Felles statlig tilsynskalender 2016 Songdalen kommune 10 21/16 16/ Orienteringer fra revisor /16 16/ Eventuelt Songdalen, Espen Alf Halvorsen Kontrollutvalgsleder Sander Haga Ask Sekretær 2

3 Møteinnkalling 3/16 Godkjenning av møteinnkalling Songdalen kontrollutvalg /16 Møteinnkallingen godkjennes. Møteinnkallingen godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 3/16 Godkjenning av protokoll fra møtet Songdalen kontrollutvalg /16 Protokoll fra møtet godkjennes. Protokoll fra møtet godkjennes. 4

5 Saker til behandling 15/16 Orientering om første tertialrapport Songdalen Songdalen kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Økonomisjef Arild Andresen orienterte om kommunens økonomiske situasjon pr 1 tertial 2016 og svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 5

6 16/16 Saksbehandlingen vedr. KS sak 18/16 - Avklaring av festetomter for Oasen skole på Birkelid 1 Songdalen kontrollutvalg /16 Legges frem uten forslag til vedtak. Ordfører Johnny Greibesland og Jan Erik Tønnesland orienterte om kommunestyrets behandling av sak 18/16 og forhandlingsutvalget arbeid i forkant. De orienterte om saksbehandlingen av saken i forhandlingsutvalget og i kommunestyret og svarte på spørsmål fra utvalget. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 6

7 17/16 Kristiansandsregionen IKT - Revisjonens rapport 1 Songdalen kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Revisjonssjef Tor Ole Holbek og assisterende revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen orienterte kontrollutvalget om revisjonens rapport om Kristiansandsregionens kommunale IKT-tjeneste og svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. 7

8 18/16 Skriftlig redegjørelse fra kommunen vedrørende prosessen om vannledning mellom Gjervoldstad og Augland 1 Songdalen kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar den skriftlige redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget vedtok enstemmig at Solveig Nordkvist er inhabil til å behandle saken. Det er ikke blitt kalt inn vara for henne. Kontrollutvalget gikk igjennom kommunens redegjørelse og sa seg fornøyd med svarene på kontrollutvalget spørsmål. Tilleggsforslag fremsatt i møtet: Bortsett fra miljøhensynet og forvaltningsplanen for elven er kontrollutvalget fornøyd med kommunens arbeid i saken. Enstemmig for forslag til vedtak med tilleggsforslag fremsatt i møtet. Kontrollutvalget tar den skriftlige redegjørelsen til orientering. Bortsett fra miljøhensynet og forvaltningsplanen for elven er kontrollutvalget fornøyd med kommunens arbeid i saken. 8

9 19/16 Rammeavtaler for entreprenørtjenester Songdalen kommune 1 Songdalen kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Kontrollutvalget gikk igjennom og diskuterte kommunens rammeavtaler for entreprenørtjenester og konkurranseutsettingen. Revisjonen uttalte seg om deres vurdering av avtalene og bruken av rammeavtaler i kommunen. Saken tas til orientering. 9

10 20/16 Felles statlig tilsynskalender 2016 Songdalen kommune 1 Songdalen kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar felles statlig tilsynskalender for 2016 til orientering. Kontrollutvalget gikk igjennom tilsynskalenderen for Songdalen kommune. Revisjonen orienterte om utarbeidelsen av den felles statlige tilsynskalenderen og pilotprosjektet mellom kommunerevisjonen og fylkesmannen. Kontrollutvalget tar felles statlig tilsynskalender for 2016 til orientering. 10

11 21/16 Orienteringer fra revisor Songdalen kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. 1. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Morten Gahrsen orienterte om det løpende revisjonsarbeidet i kommunen. 2. Revisjonen orienterte om revisjonens nummererte brev 1/2016 «Oppsummering av årsregnskapet 2015» til Songdalen kommune og svarte på spørsmål fra utvalget. Revisjonen gikk igjennom og kommenterte kommunens svar på brevet. Kontrollutvalget tok det til orientering. Saken tas til orientering. 11

12 22/16 Eventuelt Songdalen kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. 1. Kontrollutvalgets saker behandlet i kommunestyret 2. Nest møte blir kl Eventuelt a. Kontrollutvalget diskuterte en henvendelse fra Leif Arne Grødem vedr. sak 1/16 i kommunestyret Framtidig kommunestruktur. Innbyggerinitiativ for folkeavstemning. Kontrollutvalget ønsker å invitere valgstyret for å redegjøre for sitt syn i saken i neste kontrollutvalgsmøte. b. Økonomisjefen orienterte kontrollutvalget om rådmannens anmodning. Revisjonen orienterte om arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Rådmannens anmodning stemmer godt med revisjonens vurderinger. Revisjonssjefen orienterte om budsjetterte timer for forvaltningsrevisjon i Songdalen kommune. Kontrollutvalget diskuterte forespørselen og kontrollutvalgets budsjett for forvaltningsrevisjon. Utvalget ønsker ikke en forvaltningsrevisjon med tanke på budsjett og tidsbruken det krever. Det vil bli behov for å etterspørre kommunestyret om en ekstra bevilgning. : Kontrollutvalget ønsker en utredning/notat fra kommunerevisjonen på rådmannens forespørsel. Kontrollutvalget ber revisjonen gå i gang med arbeidet og melde tilbake på status i neste møte. Saken tas til orientering. 12