Møteprotokoll. Grimstad kontrollutvalg. 2/15 15/ Godkjenning av innkalling

Transkript

1 Møteprotokoll Grimstad kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 12:40 Sted: Rådhuset, Møterom Hamsun 3. etasje Arkivsak: 15/10152 Til stede: Møtende varamedlemmer: Gunnar Topland (leder), Maria Andvik (nestleder), Elisabeth Kjølsrud, Dag Ommundsen, Øystein Haga Benedikte Vonen (sekretær) Arne Kjell Tellefsen (hovedrevisor) - Forfall: - Andre: Økonomisjef Helge Moen, sak 35/15 Kommunalsjef Berit Grønning Nielsen, sak 36/15 Fagansvarlig Petter Tobiassen, sak 37/15 Juridisk seniorrådgiver Hallvard Bjørgum, sak 37/15 Konstituert kommunalsjef Heidi Sten-Halvorsen, sak 38/15 Enhetsleder Gunnar Gundersen, sak 38/15 Ordfører Hans Antonsen, sak 39/15 Protokollfører: Benedikte Vonen Sakskart Side Møteinnkalling 2/15 15/ Godkjenning av innkalling Møteprotokoll 2/15 15/ Godkjenning av protokoll fra møte

2 Saker til behandling 35/15 15/ Orientering om 2. tertial /15 15/ Orientering om kjøp av helsetjenester 6 37/15 15/ Orientering om kommunens rolle som frembortfester av eiendom 7 38/15 15/ Matrikkeltilsyn gjennomført i Grimstad kommune 8 39/15 15/ Dialog mellom kontrollutvalget og kommunestyret perioden /15 15/ Oppfølgende selskapskontroll i Agder IKT Driftssenter IKS 10 41/15 15/ Andre orienteringer /15 15/ Referat- og drøftingssaker Grimstad, Gunnar Topland Kontrollutvalgsleder 2

3 Møteinnkalling 2/15 Godkjenning av innkalling Grimstad kontrollutvalg /15 Innkalling til møte godkjennes. Innkallingen ble lagt frem for godkjenning. Innkalling til møte godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 2/15 Godkjenning av protokoll fra møte Grimstad kontrollutvalg /15 Protokoll fra møte godkjennes. Protokoll fra møte ble lagt frem for godkjenning. Protokoll fra møte godkjennes. 4

5 Saker til behandling 35/15 Orientering om 2. tertial Grimstad kontrollutvalg /15 Redegjørelsen tas til orientering. Økonomisjef Helge Moen redegjorde for kommunens økonomiske situasjon pr. 2. tertial 2015 og svarte på spørsmål. Redegjørelsen tas til orientering. 5

6 36/15 Orientering om kjøp av helsetjenester 1 Grimstad kontrollutvalg /15 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kommunalsjef for helse- og omsorgssektoren Berit Grønning Nielsen redegjorde overfor kontrollutvalget for innkjøp av tjenester uten rammeavtale i helsesektoren. Prosess er i gang for om mulig å få aktuelle rammeavtaler på plass. De vurderer også om de har ressurser knyttet til ansatte som kan øke stilling. Hun svarte også på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 6

7 37/15 Orientering om kommunens rolle som frembortfester av eiendom 1 Grimstad kontrollutvalg /15 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Fagansvarlig Petter Tobiassen og juridisk seniorrådgiver Hallvard Bjørgum orienterte om saken og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 7

8 38/15 Matrikkeltilsyn gjennomført i Grimstad kommune 1 Grimstad kontrollutvalg /15 Kontrollutvalget tar saken til orientering og ber om bekreftelse når avvik er lukket. Konstituert kommunalsjef for samfunns- og miljøsektoren Heidi Sten-Halvorsen og enhetsleder for oppmåling Gunnar Gundersen redegjorde for det statlige tilsynet av matrikkelen i Grimstad kommune i regi av Statens Kartverk, og oppfølgingen av dette. De svarte også på spørsmål. Kontrollutvalget tar saken til orientering og ber om bekreftelse når avvik er lukket. 8

9 39/15 Dialog mellom kontrollutvalget og kommunestyret perioden Grimstad kontrollutvalg /15 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Ordfører Hans Antonsen delte med kontrollutvalget de erfaringer han har med kommunikasjonen mellom kommunestyret og kontrollutvalget i kommunestyreperioden I diskusjonen kom følgende læringspunkter frem fra partene: - Positivt at kontrollutvalget holder fast i saker til de er ferdige - Statlige tilsynssaker går alltid til kommunestyret. Nytt kontrollutvalg bør jobbe for å få disse rapportene til orientering. - Tidlig involvering av ordfører i kontrollutvalgsmøter - Felles forståelse for roller og ansvar for kommunestyret og kontrollutvalget - Revisjonsrapporter som kommer fra kontrollutvalget til kommunestyret får konsekvenser i kommunen - Maktutøvelse: kontrollutvalget bør ha fokus på den påvirkningen sterke eksterne interesser har på kommunale beslutninger - Etiske retningslinjer viktig å reflektere over, rolle som kommunestyrerepresentant Kontrollutvalget tar saken til orientering. 9

10 40/15 Oppfølgende selskapskontroll i Agder IKT Driftssenter IKS 1 Grimstad kontrollutvalg /15 Kontrollutvalget ber Arendal Revisjonsdistrikt IKS utføre oppfølgende selskapskontroll i Agder IKT Driftssenter IKS. Sekretær Benedikte Vonen la frem saken. Kontrollutvalget ber Arendal Revisjonsdistrikt IKS utføre oppfølgende selskapskontroll i Agder IKT Driftssenter IKS. 10

11 41/15 Andre orienteringer Grimstad kontrollutvalg /15 Saken tas til orientering. 1. Orienteringer fra revisor: a. Prosessen med det utvidede revisjonsselskapet går sin gang b. Revisor orienterte om aktuelle saker i løpende revisjon c. Revisor takket for godt samarbeid i 4-årsperioden 2. Orienteringer fra leder: Ingen saker. 3. Orienteringer fra sekretariatet: a. Påminnelse om opplæring for nytt KU b. Brev gått ut til kommunen om innrapportering av nytt utvalg straks valg er foretatt c. Mulige endringer i fordeling av kommuner på rådgiverne i Temark sfa. endringer i personalgruppen. d. Sekretariatet takket for godt samarbeid i perioden fra Temark tok over funksjonen i 2014 Saken tas til orientering. 11

12 42/15 Referat- og drøftingssaker Grimstad kontrollutvalg /15 Saken tas til orientering. 1. Erfaringer fra inneværende periode tips og råd til nytt kontrollutvalg: a. Sekretariatet vil følge opp at kontrollutvalgets budsjett faktisk følger helt til kommunestyret b. Skriftlighet i enda større grad ved orienteringer fra rådmannen, helst som saksdokumenter utsendt med innkallingen c. Ta hensyn til kommunens møteplan ved utarbeiding av kontrollutvalgets møteplan, også i forhold til tilgjengelige møtelokaler. Helst få formannskapssalen. Ta hensyn til eventuelle medlemmer som også må møte i fylkestinget. d. Tilgjengelighet til informasjon om kontrollutvalgets møter på Grimstad kommunes hjemmeside må bedres. e. Leder bør delta på mange sentrale konferanser 2. Neste møte (med forbehold) 3. Eventuelt: a. Henvendelse fra Bjarnes håndverkstjenester AS v/styreleder Arne Eivind Andersen i. Kontrollutvalget er ikke en klageinstans for administrative vedtak fattet i kommunen, og kommunen har i tillegg mottatt prosessvarsel i saken. Eventuell videre behandling av klagesaken ligger til andre instanser. Sekretariatet bes om å oversende begrunnet avvisning av behandling av saken i kontrollutvalget. b. Henvendelse fra Rolf Chr. Ørnholt, Grimstad Arbeiderparti i. Kontrollutvalget er ikke en klageinstans eller en arena for politisk omkamp. Helse- og omsorgskomiteen har i tillegg igangsatt egne undersøkelser i saken. Sekretariatet bes om å oversende begrunnet avvisning av behandling av saken i kontrollutvalget. c. Leder takket avtroppende kontrollutvalg, sekretariatet og revisor for samarbeidet i perioden. Tilleggsforslag fremsatt i møtet: - Læringspunkter oversendes kommunen ved politisk sekretariat med kopi til rådmann og avtroppende ordfører. - Sekretariatet svarer på innkomne henvendelser i tråd med konklusjoner i møtet. 12

13 Enstemmig for forslag til vedtak med tilleggsforslag fremsatt i møtet. Saken tas til orientering. Læringspunkter oversendes kommunen ved politisk sekretariat med kopi til rådmann og avtroppende ordfører. Sekretariatet svarer på innkomne henvendelser i tråd med konklusjoner i møtet. 13